Особенности учета и выдачи подотчетных сумм

Имея  на руках денежные средства, принадлежащие  организации и осуществляя закуп в рознице, сотрудник организации будет выступать в качестве физического лица. То есть в данном случае розничная организация торговли осуществляет продажу не юридическому, а физическому лицу. В соответствии с налоговым законодательством, в частности со статьей 168 Налогового кодекса РФ, при реализации товаров за наличный расчет организациями (предприятиями) и индивидуальными предпринимателями розничной торговли и общественного питания, а также другими организациями, индивидуальными предпринимателями, выполняющими работы и оказывающими платные услуги непосредственно населению, требования по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы.  То есть, если подотчетное лицо обратится к продавцу розничного предприятия с просьбой выписать ему счет-фактуру, то, скорее всего, получит отказ, так как, пробив сумму покупки на контрольно-кассовой техники (ККТ) и, выдав чек покупателю, продавец выполнил все свои обязательства. Однако для целей списания подотчетной суммы одного чека ККТ недостаточно, сотруднику организации необходим еще и товарный чек, иногда его называют «мягким». Товарный чек служит для расшифровки сведений, указанных в кассовом чеке. Кассовый чек содержит сведения о продавце, его наименование, ИНН, возможно сумму НДС, и указывает общую сумму, на которую произведена покупка; а в товарном чеке должен содержаться фактический перечень приобретенных товаров. Именно на основании товарного чека бухгалтер организации осуществляет принятие к учету приобретенных ценностей. В том случае, если продавец розничного предприятия отказывает покупателю в выписки товарного чека (такие случаи нередки, несмотря на действующие Правила торговли) сотрудник организации должен убедить продавца выписать такой документ, в противном случае бухгалтер может не списать данную сумму расхода с подотчетного лица. И еще одна «мелочь» в товарном чеке запрещается использовать общие фразы, например, приобретены хозяйственные товары на сумму 300 (триста) рублей 00 копеек. В нем должны содержаться сведения о конкретном товаре, его количестве и цене за единицу. Например, приобретены хозяйственные товары на суммы 300 (триста) рублей 00 копеек, а именно: Стиральный порошок «Миф» в количестве 10 шт. по цене 30-00 рублей. = 300-00 рублей.

Форма товарного чека не является унифицированной  и в соответствующие альбомы  унифицированных форм не входит. Однако оформление этого документа является обязательным для торговой организации. Эта обязанность установлена  Правилами продажи отдельных  видов товаров, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 19 января 1998 г. № 55 (от 04.10.2012 N 1007). Основными реквизитами данного документа являются наименование продавца, наименование товара, дата продажи, артикул, сорт и цена товара, а также подпись лица, осуществившего продажу. Для того, что не возникало спорных ситуаций с налоговыми органами, можно форму товарного чека разработать самостоятельно и закрепить ее в приложении к учетной политике организации.

Примерная форма товарного чека может выглядеть  следующим образом:

Магазин «Юбилейный»

ООО «Вдохновение плюс»

ИНН 5506099629

Копия чека

Наименование  товара: Стиральный порошок 

Количество: 10 шт

Цена, руб: 30,00

Сумма, руб: 300,00

Всего на сумму: 300-00 рублей 00 коп.

Оплачено: Триста рублей 00 коп.

«15»  апреля 2013 года                                               

Продавец  ___Сударева_____

Установленный в настоящий момент предельный размер расчетов наличными денежными средствами позволяет приобрести в режиме розничной  торговли материалы и основные средства, имеющие различные режимы постановки на учет, использования в производстве и списания. Поэтому четкое указание в товарном чеке номенклатуры, количества и стоимости приобретенных товаров  исключат ошибки в учете. Таким образом, товарный чек фактически представляет собой товарную накладную, а, следовательно, является обязательным первичным документом.

1.7.4 Нарушение принципов учетной политики

Учетная политика организации определяет и  направляет дальнейшую работу не только бухгалтерских и финансовых служб, но и всей организации. Насколько  точно все тонкости учетной работы, обусловленные спецификой деятельности данного хозяйствующего субъекта, будут  предусмотрены в учетной политике, настолько верно будет выбрана  наиболее оптимальная схема ведения  бухгалтерского и налогового учета. В конечном итоге от этого зависит  сумма уплачиваемых налогов, возможные  налоговые последствия в виде налоговых санкций и, соответственно, финансовое благополучие организации.

Учетная политика должна быть основана на ряде установленных принципов, в том  числе на принципе временной определенности фактов хозяйственной деятельности. В целях реализации этого принципа хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета  в хронологической последовательности.

Несоблюдение  указанного требования в отношении  подотчетных средств подразумевает  то, что бухгалтер неправомерно отражает в учете операции по возмещению работникам расходов, понесенных в связи с  приобретением для нужд организации  материальных ценностей за счет собственных  средств, как списание подотчетных  средств.