Особенности учета и выдачи подотчетных сумм

 

1.6 Инвентаризация расчетов с подотчетными суммами

 

Инвентаризация  — это проверка наличия имущества  организации и состояния её финансовых обязательств на определённую дату путём  сличения фактических данных с данными  бухгалтерского учёта. Это основной способ фактического контроля за сохранностью имущественных ценностей и средств.

Цель инвентаризации – проверка соблюдения действующего законодательства, правильности документального  оформления и отражения в учете  всех видов расчетов с подотчетными лицами.

Задачи инвентаризации расчетов с подотчетными суммами:

- оценка системы внутреннего  контроля и бухгалтерского учета  расчетов с подотчетными лицами;

⁵ Пункт 2, статья 262 Налогового кодекса РФ (часть 2).

- подтверждение  достоверности выдачи и возврата  подотчетных сумм;

- проверка  организации аналитического и  синтетического учета расчетов;

- установление  законности и полноты возврата  подотчетных сумм.

Необходимо  проверить наличие первичных  документов, подтверждающих расходы, произведенные подотчетным лицом:

- приказ об  учетной политике;

- приказы  о направлении в командировку (форма Т-9)⁶;

- командировочное  удостоверение (форма Т-10)⁶;

- служебное  задание (форма Т-10а)⁶;

- авансовые  отчеты (форма АО-1).

Формы этих документов разработаны Постановлением Госкомстата  РФ.

При инвентаризации подотчетных сумм проверяются авансовые  отчеты подотчетных сумм по каждому  подотчетному лицу (сроки, целевое назначение).

Также необходимо проверить бухгалтерские  регистры:

- оборотно – сальдовые ведомости;

- журнал  – ордер № 7;

- анализы  счетов 71,50,51,52,57,55 

Если по истечению  срока, на который был выдан аванс, подотчетное лицо не представило  отчет, то выданные ему денежные средства, включаются в его совокупный доход, с которого необходимо удержать НДФЛ.

 

7. Нарушения и штрафные санкции

 

1.7.1 Отсутствие в организациях документов, устанавливающих порядок выдачи и порядок списания подотчетных сумм

Расчеты через подотчетных лиц, объективно существующие в каждой организации, будут проводиться и в дальнейшем, ведь с их использованием

⁶ Постановление от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

значительно упрощается процесс расчетов и повышается их оперативность. Поэтому бухгалтеру необходимо свести к минимуму количество возможных ошибок, при организации  учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это поможет организации  избежать штрафных санкций.

Как показывает практика, наиболее распространенные ошибки, связанные 

с организацией учета на данном направлении бухгалтерского учета это:

отсутствие  документов, устанавливающих порядок  выдачи и возврата подотчетных сумм, списание подотчетных сумм на затраты  без оправдательных документов, несоблюдение предельного размера расчетов наличными  средствами между юридическими лицами, отсутствие аналитики по счету «Расчеты с подотчетными лицами», и так  далее.

Отсутствие  в фирме документов, устанавливающих  порядок списания подотчетных сумм - наиболее часто встречающаяся ошибка.

Существование таких документов, является обязательным для любой коммерческой организации. Такое требование исходит из Положения «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» № 373-П от 12 октября 2011 г.

Для того, чтобы организовать своевременный и полный контроль в организации за движением подотчетных средств и их целевом использовании, руководитель должен издать приказ по организации, в котором указывается перечень лиц, которые могут получать денежные средства в подотчет. Как правило, в данный перечень входят работники, выезжающие в служебные командировки, работники снабжения и сбыта, завхозы.

Приказ  должен содержать сроки, на которые  могут выдаваться подотчетные средства, требования, предъявляемые к оформлению первичных оправдательных документов, порядок представления, обработки  и утверждения авансовых отчетов. Сроки, на которые сотрудники организации  могут получить деньги под отчет, устанавливаются организацией самостоятельно с учетом индивидуальных особенностей организации. Могут также устанавливаться  и предельные суммы выдачи денег  под отчет.

Однако  по поводу установления срока, на который  могут выдаваться денежные средства на хозяйственные расходы, желательно, чтобы руководитель установил такой срок во избежание претензий налоговых органов.

Иногда  случается, что в организации  существует такой приказ, однако лица, имеющие право получить подотчетные  средства, с ним не ознакомлены.

Поэтому совет руководителям, ознакомьте с  положениями данного приказа  своих работников, лучше сделать это «под проспись». Ведь в случае, несвоевременного возврата таких сумм, либо наличие израсходованной суммы, не подтвержденной надлежащим образом оформленными документами, может привести к тому, что данная сумма будет включена в доход сотрудника и приведет к удержанию с него суммы налога на доходы физических лиц.

Чтобы обезопасить себя от нежелательных  последствий ознакомьте своих сотрудников  с правилами удержания таких  сумм с физических лиц.

Кроме вышеназванного приказа, в организации  должен быть, так называемый «лимит кассы». Этот документ выдается на руки хозяйствующему субъекту и согласовывается  с банком, в котором организация  обслуживается. Для определения  лимита денежных средств существует специальный расчет, который зависит  от многих факторов: от вида хозяйственной  деятельности субъекта, от размера  ежедневной налично-денежной выручки, поступающей в кассу организации, от количества рабочих дней. Данный документ устанавливает максимальное число денежных средств, которые  могут находиться в кассе организации  на конец рабочего дня. Если при проверке кассовой дисциплины (данную проверку, как правило, проводят обслуживающие  банки, налоговые органы и органы МВД) будет обнаружен факт превышения лимита остатка кассы, организация  неминуемо попадет под штрафные санкции. Если лимит остатка денежных средств, устанавливаемый на каждый календарный год отсутствует, то вся остающаяся в кассе наличность считается сверхнормативной.

Данный  документ, не только устанавливает  лимит остатка, но и дает перечень расходов, на которые организация  имеет право использовать налично-денежную выручку. Как правило это следующие  виды затрат: командировочные расходы, закупка гарюче-смазочных материалов (ГСМ), хозяйственные нужды.

При отсутствии специального разрешения кредитного учреждения на расходование поступающей  выручки вся наличность ежедневно  должна сдаваться в учреждение банка, а средства для выдачи под отчет  организация должна получать только по чеку, который оформляется по мере необходимости и предъявляется  в банк.

Однако, на практике, нередко у организации  случается ситуация, когда на конец  дня в кассе образуется остаток  денежных средств, превышающий лимит  кассы. Что делать в такой ситуации, ведь Порядок ведения кассовых операций запрещает организациям использовать наличную выручку без согласования с банком? Здесь следует заметить, что на сегодняшний день ни Налоговый  Кодекс, ни Кодекс об административных нарушениях не предусматривает для  организаций за нарушение этого  требования Порядка никакой ответственности. А вот штраф за превышение лимита достаточно высок. Согласно статье 15.1 «Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения  кассовых операций» Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях:

  «Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, - влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от сорока до пятидесяти минимальных размеров оплаты труда; на юридических лиц - от четырехсот до пятисот минимальных размеров оплаты труда».

Поэтому, чтобы не попасть под штрафные санкции по этому основанию, организация  иногда просто вынуждена нарушать требование Порядка о целевом использовании  денежных средств, выдавая денежные средства в подотчет своим сотрудникам  на определенные цели. Поступив таким образом, организация имеет возможность на следующий день оформить возврат подотчетных сумм в кассу от подотчетных лиц и внести деньги в банк. Такая операция поможет избежать штрафных санкций за превышение лимита кассы.

1.7.2 Несоблюдение предельного размера расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами

Приобретение  материальных ценностей в магазинах, на оптово-розничных рынках и ярмарках, проведение мелкого ремонта и  технического обслуживания оргтехники, оплата ГСМ и аналогичные операции осуществляются, чаще всего, наличными  денежными средствами через подотчетных  лиц. Иногда и расчеты по долгосрочным договорам осуществляются через  подотчет (достаточно часто встречается  в практике случай - оплата по договору аренды).

Получая денежные средства в подотчет, и  оплачивая контрагентам, суммы задолженности  за приобретенное имущество (работы или услуги), сотрудник организации  выступает, по доверенности, от имени  своей организации – юридического лица. Поэтому, осуществляя платежи из подотчета, поставщикам – юридическим лицам, сотрудник организации должен помнить о предельном размере наличными между юридическим лицами.

  Указанием Центрального Банка Российской Федерации предельный размер наличных средств, используемых при расчетах между юридическим лицами, установлен в сумме 100 тысяч рублей.

Следовательно, рассчитываясь подотчетными средствами с юридическим лицом за какое-то имущество (работы, услуги) работник организации  может осуществить оплату в размере  не более 60 тысяч рублей по одному договору.

При расчетах юридических лиц с физическими  лицами, вышеуказанных ограничений  не существует.

Предельный  размер расчетов наличными деньгами по одной сделке. Сделками согласно статье 153 Гражданского кодекса РФ, признаются действия граждан и юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей. К примеру, внесение наличных денег в кассу (в порядке оплаты товара, работ или услуг) является действием, но не является сделкой. Это действие по исполнению обязательства по оплате.

Любой договор, заключенный сторонами, является сделкой. (Только односторонняя сделка не является договором.) Поэтому фактически предельный размер расчетов наличными  деньгами в сумме 100 000 тысяч рублей установлен по одному договору. Если, например, заключен договор на 200 тысяч рублей (или не определили сумму договора), то лишь 100 тысяч рублей по нему можно оплатить наличными деньгами, остальную сумму необходимо оплатить путем безналичных расчетов.

С одним лицом можно заключить  неограниченное число договоров. Предельный размер расчетов установлен для сделки (договора) и сумма денег, которую  можно принять от одного контрагента  в течение одного дня, определяется лишь количеством заключенных с  ним договоров.

  Что же может считаться договором?  Договор, если одной из сторон  является юридическое лицо или  предприниматель без образования  юридического лица (далее - предприниматель), всегда заключается только в  письменной форме 

  Договор в письменной форме  может быть заключен путем: 

- составления  одного документа, подписанного  сторонами (п. 2 ст. 434 Гражданского  кодекса РФ);

- обмена документами  посредством связи, которая позволяет  установить, что документ исходит  от стороны по договору (п. 2 ст. 434 Гражданского кодекса РФ);

- совершения  лицом, получившим письменную  оферту (предложение заключить договор  с указанием существенных условий  такого договора), действий по выполнению условий предлагаемого договора (п. 3 ст. 438 Гражданского кодекса РФ);

  В первом случае каждая из  сторон имеет подписанный всеми  сторонами договор. Во втором  случае одна из сторон имеет,  например, подписанный ею договор  с факсимильным воспроизведением  подписи руководителя и оттиска  печати другой стороны. Вторая  сторона имеет идентичный по  содержанию договор с факсимильным  воспроизведением подписей руководителей  и оттисков печатей каждой  из сторон (то есть как бы  подписанный двумя сторонами  договор, затем переданный по  факсу).

Если  в организации будет обнаружено превышение предельно установленного размера расчетов наличными между  юридическими лицами, то на основании  статьи 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях с организации-нарушителя будет удержан штраф в размере  от 40 000 до 50 000 рублей, с должностного лица - от 4 000 до 5 000 рублей соответственно.

Меры  ответственности за осуществление  расчетов наличными денежными средствами сверх установленных предельных сумм применяются только к одной  стороне расчетов – к лицу, производящему  платеж в адрес другого лица.

1.7.3 Отсутствие «мягкого» чека

Данный  вид нарушения является так же достаточно распространенным. Любая  организация, в процессе осуществления  хозяйственной деятельности, приобретает  какие-либо материальные ценности в розничной торговле. Это могут быть любые хозяйственные принадлежности, канцелярские товары, бухгалтерские бланки, техническая литература. Конечно, в условиях крупного субъекта хозяйственной деятельности, можно предусмотреть, чтобы закуп перечисленных ценностей был организован с помощью безналичных расчетов, хотя полностью исключить приобретение какого-то имущества (работ, услуг) не может и крупная организация. В условиях же малого бизнеса приобретение хозяйственных и канцелярских принадлежностей, как правило, осуществляется только через розничную торговую сеть.