Отчет по подоочетным лицам

Кассир обеспечивает строгое соблюдение кассовой и расчетной дисциплины, не допускает сверхлимитных остатков наличных денег в кассе ЗАО «ЧЭАЗ», обеспечивает выплату заработной платы в установленные дни, осуществляет учет лимитированных чековых книжек, путевок, бланков строгой отчетности; по окончании рабочего дня сдает запломбированное помещение кассы работникам охраны под роспись. На предприятии применяется журнально-ордерная форма бухгалтерского учета с использованием всех журналов-ордеров за исключением журнала-ордера №9. Запись в журналы-ордера производят ежедневно со вспомогательных ведомостей, которые служат для накапливания и группировки данных первичных документов. Хозяйственные операции записываются в журналы-ордера по мере их совершения и оформления документами. Проверенные месячные итоги журналов-ордеров записывают в Главную книгу. По данным Главной книги, журналов-ордеров и вспомогательных к ним ведомостей составляются бухгалтерский баланс и другие формы отчетности.

Главный бухгалтер осуществляет контроль за вверенным ей подразделением, выполняет административные функции, присутствует на переговорах, ездит в командировки, так же составляет бухгалтерскую отчетность для ИФНС РФ и других заинтересованных пользователей. Имеет высшее образование. Постоянно повышает свой уровень знаний (посещает семинары по бухгалтерскому учету, приобретает справочную литературу и т.д.).

На бухгалтера по расчету зарплаты возложены следующие функции и должностные обязанности:

1.   Обеспечивает прием табелей учета рабочего времени для расчета зарплаты;

2.   Выдает справки о начисленной зарплате работникам акционерного общества, справки для начисления пенсий;

3.   Составляет отчеты по пенсионному фонду, по налогу на доходы и отчитывается в ИФНС РФ.

4.   Производит расчет больничных листов;

5.   Производит расчет очередных отпусков и т.д. на основании приказов.

6.   Обеспечивает прием авансовых отчетов подопечных лиц

предприятия; производит разноску получения и возврат денежных средств по кассе подотчетных лиц;

7.   Производит ежемесячное составление журнала № 7;

8.   Проводит ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение. Использует в своей работе компьютерную технику.

Бухгалтерский учет ведется по журнально-ордерной системе с использованием компьютеризированного метода учета - бухгалтерская программа-1С Бухгалтерия. ЗАО «ЧЭАЗ» использует унифицированные типовые формы первичных учетных документов с использованием программы 1С Бухгалтерия.

Программа 1:С предназначена для работы на IBM-совместимых персональных компьютерах.

Операционная система Microsoft Windows может быть либо западноевропейской версией, либо русской версией.

Программа предназначена для ведения бухгалтерии и делопроизводства на предприятии любой формы собственности. С ее помощью автоматизируется ведение синтетического и аналитического бухгалтерского учета, а также составление, заполнение, хранение и печать первичных бухгалтерских документов, форм квартальной и годовой отчетности предприятия, других документов бухгалтерского и экономического характера.

Обобщая сущность и содержание автоматизированной (диалоговой) формы учета, можно представить схему автоматизированного рабочего места бухгалтера в следующем виде (рис. 2).

Рис.2. Схема автоматизированного рабочего места бухгалтера

В соответствии со Статьей 5 Закона №129 «О бухгалтерском учете» говориться, что организация, руководствуясь законодательством РФ о бухгалтерском учете, нормативными актами органов, регулирующих бухгалтерский учет, самостоятельно  формируют свою учетную политику, исходя из своей структуры, отрасли и других особенностей деятельности.

В системе нормативного регулирования учетная политика предприятия трактуется как выбранная им совокупность отдельных способов ведения бухгалтерского учета. Их перечень определяет первичное наблюдение, стоимостное измерение, текущую группировку и итоговое обобщение фактов хозяйственной деятельности.

Политика руководства ЗАО «ЧЭАЗ» в области контроля качества и управления окружающей средой» вводится в действие приказом по предприятию и соответствует миссии ЗАО «ЧЭАЗ» и направлена на удовлетворение требований потребителя, повышение действенности и результативности мер по снижению вредных воздействий на окружающую среду и непрерывному улучшению качества продукции и услуг.

В ЗАО «ЧЭАЗ» определены экологические аспекты своей деятельности и продукции, которые оказывают или могут оказывать значительные воздействия на окружающую среду. Определение экологических аспектов и степени их значимости регламентировано СТП 308.

Управление закупкой деталей и сборочных единиц в сторонних организациях регламентировано СТП 330.

Для достижения целей, определённых «Политикой руководства ЗАО «ЧЭАЗ» в области качества и управления окружающей средой», для функционирования и результативной деятельности ИС созданы необходимые виды обеспечения: организационное; методическое; информационное; юридическое и материально-техническое.

Бухгалтерский учёт на ЗАО «ЧЭАЗ» ведётся при использовании автоматизированной формы учета. Автоматизированная форма бухгалтерского учёта расчетов с подотчетными лицами ориентирована на ввод и обработку информации, представленной в первичных документах с использованием средств вычислительной техники. На основе первичных документов формируется база данных в компьютере. Первичные документы на ЗАО «ЧЭАЗ» оформляются непосредственно в момент совершения хозяйственного факта путем его первоначальной регистрации, удостоверяющей содержание хозяйственного факта и то, что он имел место в действительности. К первичным документам по операциям с подотчетными лицами относятся авансовые отчеты, кассовые ордера, приказы о направлении сотрудников в командировки, командировочные удостоверения и другие первичные учетные документы, которые являются унифицированными.

4. Первичные учетные документы бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами в ЗАО «ЧЭАЗ»

К бухгалтерскому учету у подотчетных лиц принимаются первичные учетные документы в том случае, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации Основными этапами документооборота по расчетам с подотчетными лицами на ЗАО «ЧЭАЗ» являются:

- составление и оформление документов;

- прием документов бухгалтерией;

- обработка и использование документов для дальнейших учетных записей;

- передача документов в архив.

Система бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами ЗАО «ЧЭАЗ» соответствует действующим нормативным документам и обеспечивает возможность подготовки достоверной бухгалтерской отчетности.

При направлении работника в командировку должны быть оформлены следующие документы:

1) Т-9 “Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку” (Приложение 6);

2) приказ (распоряжение) работника в командировку по формам N Т-9 и N Т-9а (Приложение 7);

3) командировочное удостоверение - форма N Т-10 (Приложение 8).

Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки. Суточные выплачиваются только за дни пребывания в командировке, количество которых определяется на основании отметок в командировочном удостоверении;

4) служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении по форме N Т-10а (Приложение 9).

Документом, подтверждающим факт направления работника в командировку, является командировочное удостоверение (типовая форма N Т-10 "Командировочное удостоверение") (Приложение 8). На командировочном удостоверении делаются отметки о дате убытия работника в командировку и его прибытии к месту назначения. Подтверждением нахождения работника в зарубежной командировке может служить отметка визового контроля в паспорте.

Форма Т-9 в ЗАО «ЧЭАЗ» применяется для оформления и учета направления одного работника в командировку, а форма Т-9а применяется для оформления и учета направления сразу нескольких работников одновременно. Эта форма используется крупными предприятиями, где приказы о командировках издаются в большом количестве. Она может использоваться и при направлении в командировку нескольких работников организации одновременно для выполнения общих целей в составе комиссии, бригады, для коллективного участия в семинарах, учебе и т.п.

Унифицированная форма в ЗАО «ЧЭАЗ» Т-10а применяется для оформления учета служебного задания при направлении работника в командировку, а так же служит отчетом о его выполнении.

Для каждого работника должно быть сформулировано служебное задание, которое оформляется документом типовой формы N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении" (Приложение 9). По возвращении из командировки работник делает записи о выполнении служебного задания, его непосредственный руководитель делает пометки о полноте и качестве проделанной работы.

С точки зрения хронологии событий сначала оформляется служебное задание, оно подписывается руководителем организации, в котором работает командированный работник, утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку по форме Т-9 (Т-9а). Таким образом, отчет о выполненной работе является первым документом, относящимся к командировке работника организации. Без него нельзя издавать приказ и выписывать командировочное удостоверение (форма Т-10).

Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы (другим уполномоченным работником) на основании приказа (распоряжения) о направления в командировку и является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке, которое определяется по времени прибытия в пункт назначения и времени убытия из него. Если работник в ходе выполнения служебного задания должен посетить несколько пунктов назначения, то в каждом из них следует сделать отметку о прибытие и убытие в командировочном удостоверении. Отметки о времени прибытия и выбытия заверяются подписью ответственного лица принимающей стороны и печатью.

Все командировочные удостоверения регистрируют в специальном журнале. Отдельный журнал заводят для регистрации удостоверений сотрудников, прибывших в командировку из других организаций.

Для журнала учета работников, выбывающих в командировки, предусмотрена специальная форма.

После того как журнал будет заполнен, его хранят в архиве организации в течение 5 лет.

Для авансового отчета предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55 (Приложение   ).

Авансовый отчет применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы.

Составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии. К отчету работник прикладывает все документы, подтверждающие произведенные расходы (накладные, чеки ККМ, проездные билеты, счета на оплату жилья и т.д.).

Перечень этих документов приводят на оборотной стороне авансового отчета. Все документы, приложенные к отчету, нумеруются в том порядке, в котором они приложены к отчету.

Работник ЗАО «ЧЭАЗ» сдает авансовый отчет в бухгалтерию, а бухгалтер - передает работнику отрывную часть отчета - расписку в том, что отчет принят к проверке.

Заполненный авансовый отчет утверждает руководитель ЗАО «ЧЭАЗ».

Вместе с авансовым отчетом сотрудник возвращает неизрасходованную сумму подотчетных денег. Кассир ЗАО «ЧЭАЗ», принимая деньги в кассу, выписывает приходный кассовый ордер по форме N КО-1. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Пример 1. Работнику ЗАО «ЧЭАЗ» Петрову О.В. в декабре 2011г. были выданы деньги под отчет в сумме 7000 руб.

На подотчетную сумму Петров приобрел материалы. Стоимость материалов – 11800 руб. (в том числе НДС – 1800 руб.).

Бухгалтер ЗАО «ЧЭАЗ» делает записи:

Дебет 71 Кредит 50 - 7000 руб. - выданы деньги Петрову под отчет;

Дебет 10 Кредит 71 - 10 000 руб. (11800 - 1800) - оприходованы материалы;

Дебет 19 Кредит 71 - 1800 руб. - учтен НДС по оприходованным материалам на основании счета-фактуры поставщика;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19 - 1800 руб. - НДС по оприходованным материалам принят к вычету.

По состоянию на конец года кредитовое сальдо по счету 71 составляет 4800 руб. (11800 - 7000). Его показывают  по строке 1520 баланса.

ЗАО «ЧЭАЗ» возместил Петрову О.В. расходы, то в учете делается проводка:

Дебет 71 Кредит 50 - 4800 руб. - возмещены затраты, превышающие подотчетную сумму.

В этой ситуации по строке 1520 баланса ставят прочерк.

Если товары (услуги) на представительские цели приобретены подотчетным лицом, то подтверждающими являются первичные документы, выданные соответствующими организациями указанному подотчетному лицу: например, кассовые и товарные чеки, акты приема-передачи товаров (услуг) и т.д., а также авансовый отчет об использовании подотчетных сумм.

При заключении договора со сторонней организацией (например, с предприятием общественного питания) документальным подтверждением осуществления представительских расходов будут служить договор с данной организацией, акт выполнения работ (оказания услуг), счет-заказ, счет-фактура. Если привлекаются переводчики, не состоящие в штате организации, расходы также подтверждаются соответствующими договорами, актами выполненных работ и иными документами.

В ходе инвентаризации расчетов анализируются расчеты по ссудам, с бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, работниками, депонентами, другими дебиторами и кредиторами на предмет обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.