Отчет по практике в ТОО “Сапалы-Ц”

Микросреда ТОО “Сапалы-Ц” представлена силами, имеющими непосредственное отношение к самому предприятию и ее возможностям по обслуживанию клиентуры, т.е. поставщиками и потребителями. Главными поставщиками ТОО “Сапалы-Ц” являются: Карасорский ГОК, который поставляет на предприятие песок, фирма "Далмонд", поставляющая огнеупоры (кирпичи для отделки печей), фирма "2007", являющаяся главным поставщиком подшипников; металлолом, непосредственно необходимый для производства проката привозится на завод со всей республики. Ремонтно-эксплуатационные нужды ТОО “Сапалы-Ц” составляют: электротехнические материалы, приборы, которые поставляет фирма "ЭлектроСнабТрэйд" и различные инструменты, главными поставщиками которых являются фирмы "Промоснастка" и "КазРосСнаб". Спецодежду и средства индивидуальной защиты (СИЗ) поставляют фирмы "Дэко" и "Дамир"; хозяйственные товары различных видов поставляет "Инструмпромторг". ГСМ поставляют "Гелос" и "Гелиос". Также на завод поставляется металлопрокат, который необходим для собственных потребностей предприятия, он поставляется фирмой "Табыс". Нужно отметить, что практически все поставщики являются Павлодарскими фирмами, но данные фирмы являются не производителями, а лишь посредниками, закупающими перечисленные материалы у фирм-производителей из таких стран, как Россия, Германия, Дания, Швейцария и различных регионов Казахстана.

Широкая номенклатура и высокое качество продукции предприятия позволяет ему выходить на рынки многих стран. На сегодняшний день продукция ТОО “Сапалы-Ц” - арматурный прокат, квадратная заготовка, медная продукция востребована и поставляется в Россию, Монголию, Киргизию, Иран, Турцию, Китай, Англию, Германию, Шотландию, США, Индию, Южную Корею, Таиланд, 60% -80% производства реализуется на Казахстанском рынке. Мелющая продукция, производимая ТОО "Кастинг", полностью обеспечивает потребность горнорудных предприятий Республики Казахстан.

В ТОО “Сапалы-Ц” большое внимание уделяется внутренней организации отношений в области деятельности предприятия. При разработке планов руководители служб предприятия учитывают интересы прочих групп внутри самого предприятия, таких, как высшее руководство, финансовая служба, служба НИОКР, служба материально-технического снабжения, производство и бухгалтерия. Для разработчиков планов все эти группы как раз и составляют микросреду предприятия.

На предприятии к высшему руководству относятся генеральный управляющий производством проката и его заместители. Этот высший эшелон руководства определяет цели предприятия, ее общие стратегические установки и текущую политику.

Все службы работают в тесном сотрудничестве с другими подразделениями предприятия. Финансовую службу волнуют проблемы наличия и использования средств, необходимых для претворения в жизнь планов предприятия. Служба материально-технического снабжения заботится о наличии достаточного количества сырья для производства проката. Производство несет ответственность за выпуск нужного количества продукции. Бухгалтерская служба следит за доходами и расходами, помогая службе маркетинга быть в курсе дела, насколько успешно идет достижение намеченных ею целей. Деятельность всех этих подразделений и их правильное взаимодействие, так или иначе, сказывается на планах, и на действиях всего предприятия.

Макросреда предприятия ТОО “Сапалы-Ц” представлена силами более широкого социального плана, которые оказывают влияние на микросреду, такими, как факторы экономического, технологического и политического характера.

Экономический фактор оказывает непосредственное влияние на развитие предприятия, так как позволяет понять, как формируются и распределяются ресурсы. Экономические процессы, протекающие на всем протяжении существования организации, безусловно, повлияли на ее функционирование. Нестабильность экономики, влияние таких факторов как инфляция, уровень цен, безработица, непосредственно отразились на деятельности ТОО “Сапалы-Ц” Ярким примером тому явился мировой финансовый кризис, который отразился на деятельности предприятия в 2014 году (снижение производительности, неприем людей на работу, сокращение рабочего дня).

Технологический фактор прямо или косвенно влияет на работу ТОО “Сапалы-Ц” Ввод в эксплуатацию нового высокопроизводительного оборудования, которое позволяет снизить себестоимость продукции, а также повысить качество, выпускаемого металлопроката.

Политический фактор необходимо изучать для ясного представления о том, что органы власти предполагают предпринять в отношении развития бизнеса. Инфляционное ожидание, возможная смена политической власти, появление новых законов влияют на спрос и предложение, и, соответственно на цены реализуемых товаров..

Следует отметить, что промышленная деятельность почти всегда наносит вред состоянию природной среды. Озабоченность общественности открывает перед чутко реагирующими на обстановку фирмами хорошую маркетинговую возможность. Создается емкий рынок средств по борьбе с загрязнением, таких, как скрубберы и агрегаты, работающие по технологии рециркуляции исходных материалов. ТОО “Сапалы-Ц” " пока ещё в недостаточной степени использует современные технологии защиты окружающей среды от загрязнений, но в самые ближайшие планы руководства предприятия входит внедрение таких установок на производстве.

Таким образом, анализ внешней среды позволяет организации создать перечень опасностей и возможностей, с которыми она сталкивается в этой среде. Для успешного функционирования предприятия руководство должно иметь полное представление о существенных внешних проблемах.

На сегодняшний день ТОО “Сапалы-Ц” ставит перед собой следующие задачи:

переход на новые стандарты качества;

повышение производительности труда;

уменьшение издержек;

снижение себестоимости;

внедрение новых технологий и оборудования;

максимизация прибыли.

 

4. Организация документооборота  ТОО “Сапалы-Ц”

 

Документооборот - движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость этого движения. Главное правило документооборота - оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда. Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ, приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей - потоков. Они осуществляют прямую и обратную связь в управлении. Документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов. Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности ТОО “Сапалы-Ц”.

Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства ТОО “Сапалы-Ц”, так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.

Основными правилами организации документооборота ТОО “Сапалы-Ц” являются:

оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;

максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);

порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - возможность централизованного выполнения однородных технологических операций.

Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе на ТОО “Сапалы-Ц”, согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.

Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления ТОО “Сапалы-Ц”, все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в ТОО “Сапалы-Ц”,

Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, регламентирован инструкцией по делопроизводству в ТОО “Сапалы-Ц”, " и табелем унифицированных форм документов.

Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения.

Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы).

В ТОО “Сапалы-Ц”, существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота.

Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот:

входящие. Входящий документ - документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанные непосредственно во входящем документе;

исходящие. Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в другие организации);

внутренние. Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы ТОО “Сапалы-Ц”, так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д.

На любом предприятии есть отдел кадров, который занимается учетом сотрудников предприятия. Функции отдела кадров

прием на работу новых сотрудников;

увольнение сотрудников;

кадровое перемещение;

изменение категории;

изменение должности/специальности;

изменение разряда;

изменение графика работы;

перевод на другой объект;

воинский учет;

учет членства в профсоюзе;

оформление отпусков;

оформление больничных листов;

ведение штатного расписания;

отчетность перед бухгалтерией, перед Пенсионным фондом, перед статистическими органами, перед руководством.

Отдел кадров направляет в бухгалтерию следующие документы:

приказы о приеме на работу;

приказы о кадровом перемещении;

приказы об увольнении;

приказы по отпуску;

больничные листы.

В перспективе при разработке информационной системы с единой базой данных для отдела кадров и бухгалтерии некоторые документы не нужно будет направлять в бухгалтерию, что позволит сократить бумажный документооборот, количество ошибок и повысит производительность работы.

Между отделом кадров и Пенсионным фондом существует целый поток из нескольких типов документов в ту и другую сторону, причем часть из них в электронной форме (на дискете или по электронной почте с цифровой подписью).

Перечень документов, связанных с Пенсионным фондом:

страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

анкета застрахованного лица;

заявление об обмене Страхового свидетельства;

заявление о выдаче дубликата Страхового свидетельства;

листок исправлений;

запрос об уточнении сведений;

справка о смерти;

опись документов, передаваемых работодателем;

сопроводительная ведомость;

справка о соответствии;

индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке и начисленных страховых взносах застрахованного лица.

Основными из них являются "Анкета застрахованного лица" и "Индивидуальные сведения". Анкета заполняется на вновь принятого сотрудника, если ему еще не присвоен страховой номер и направляется в Пенсионный фонд. Пенсионный фонд присваивает застрахованному лицу регистрационный номер и возвращает его обратно на предприятие. Индивидуальные сведения подготавливаются ежегодно и содержат сведения о застрахованных лицах, их заработке и стаже. При передаче документов в Пенсионный фонд предприятие также формирует "Опись документов".

Руководство вправе потребовать от отдела кадров отчет произвольной структуры в управленческих целях. Дата запроса заранее не определена, структура отчета может быть совершенно произвольной. Можно выделить следующие основные типы отчетов руководству:

индивидуальные сведения по сотруднику;

списки сотрудников;

события (приемы, увольнения, перемещения, больничные);

штатное расписание.

С разной периодичностью отдел кадров обязан представлять в статистические органы несколько отчетов. Среди них есть такие, как "Принятые / Уволенные", "Отчет по среднесписочной численности" и т.д. При приеме на работу нового сотрудника на основании его заявления начальником предприятия подписывается "Приказ о приеме на работу".

Прием на работу нового сотрудника устно согласуется с начальником предприятия и начальником объекта, на который принимается сотрудник, также определяется его должность / специальность и оклад, если он отличен от положенного по штатному расписанию.