Отчет по практике в ТОО “Сапалы-Ц”

Таким образом, сотрудник пишет заявление о приеме на работу, отдел кадров подготавливает приказ о приеме на работу, сотрудник подписывает приказ о приеме ("с приказом ознакомлен"), приказ о приеме направляется на подпись начальнику.

Начальник подписывает приказ и возвращает его в отдел кадров. Приказ о приеме подготавливается в отделе кадров и направляется на подпись начальнику. После того, как приказ подписан начальником и сотрудником, документ приобретает юридическую силу и сотрудник считается работающим, начиная с даты приема.

При приеме на работу обычно сразу же заполняется "Личная карточка" сотрудника. Личная карточка содержит наиболее полную информацию о сотруднике и рассчитана на ее ведение в течение периода работы сотрудника.

Увольнение сотрудника оформляется "Приказом об увольнении".

Приказ о кадровом перемещении выпускается при изменении у сотрудника оклада, разряда (а значит, тарифа), категории, должности/специальности, объекта, графика работы. Перемещение может быть временное, т.е. на определенный срок. Документ Кадровое перемещение очень похож на документ Приказ о приеме на работу. Фактически сотрудник "принимается" на новое место работы, следовательно, действуют все те деловые правила, которые относятся к приказу о приеме.

Приказ по отпуску подписывается сотрудником ("с приказом ознакомлен"), начальником объекта и руководителем предприятия.

Документ больничный лист выпускается медицинским учреждением на специальной бумаге. Задача отдела кадров, рассчитать процент оплаты, зависящий от стажа, и направить этот документ в бухгалтерию.

Документы, поступившие в ТОО “Сапалы-Ц”, начинают свой путь к исполнению с экспедиции (структурного подразделения общего отдела). Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы и документы с пометкой "лично" передаются по назначению. В ТОО “Сапалы-Ц”, обязательно составляется перечень нерегистрируемых документов, который ежегодно пересматривается.

Регистрируемые документы делятся на два потока:

документы на имя руководителя и без указания конкретного адреса;

документы в адрес структурных подразделений.

Документы первого потока передаются в канцелярию, второго потока - в структурные подразделения. При централизованной регистрации все выше указанные документы поступают в канцелярию.

Помощники руководителя или работник канцелярии производят предварительное рассмотрение поступивших документов. Целью предварительного рассмотрения поступивших документов является распределение документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством, установление подразделения или лица, которым должен быть направлен этот документ. Отсюда следует, что при предварительном рассмотрении образуется два документопотока: в адрес руководителя через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений ТОО “Сапалы-Ц”, (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководителя предприятия. Через канцелярию также проходят внутренние документы, порождающие исходящие документы и в структурные подразделения организации. Руководству ТОО “Сапалы-Ц”, передаются документы вышестоящих органов управления и документы, содержащие информацию по важнейшим вопросам деятельности организации (учреждения). Остальные документы передаются руководителям структурных подразделений организации (учреждения) или непосредственно исполнителям. При наличии в учреждении подразделения по рассмотрению писем граждан, заявления и жалобы направляются в него из экспедиции.

Документы передаются руководству или исполнителям в день поступления на ТОО “Сапалы-Ц”,

Документы, подлежащие регистрации, после их рассмотрения регистрируются и передаются руководителям ТОО “Сапалы-Ц”, и структурных подразделений. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются поочередно (согласно резолюции, наложенной в документе) или размножаются и передаются одновременно в копиях.

Проект исходящего документа составляет исполнитель, правильность его оформления проверяет секретарь. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. Проект исходящего документа может быть согласован как со специалистами других организаций (учреждений), так и внутри организации

Подготовленный проект исходящего документа представляется на подпись руководителю вместе с материалами, на основании которых он готовился. К проекту документа исполнитель прилагает список организаций, которым должен быть разослан подписанный документ.

Руководитель ТОО “Сапалы-Ц”, в праве внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку.

После подписания руководителем двух экземпляров исходящего документа он передается на регистрацию. Отправляемые документы регистрируются в "Журнале регистрации исходящих документов". После регистрации и присвоения исходящему документу регистрационного номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах. После регистрации документы направляются в экспедицию. Здесь проверяется правильность оформления исходящих документов и сортировка их по корреспондентам. На ПФ ТОО "Кастинг" имеется массив постоянных адресов. После оформления адресата на конвертах проставляются виды почтовых отправлений, оформляется стоимость отправки, и составляются описи на почтовые отправления. Отправка исходящих документов происходит в тот же день. Второй экземпляр отправляемых документов или единственный экземпляр факса (телефонограммы) подшиваются в дело.

Внутренние документы готовятся, оформляются в пределах ТОО “Сапалы-Ц”. Прохождение их на этапах подготовки и оформления организуются так же, как подготовка и оформление исходящих документов, а на этапе исполнения оно совпадает с маршрутом входящих документов.

Особенность движения внутренних документов является то, что маршруты их различны для отдельных видов документов.

Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений ТОО “Сапалы-Ц”, (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководителя предприятия. Через канцелярию также проходят внутренние документы, порождающие исходящие документы.

Под объемом документооборота понимают общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени.

Учет объема документооборота организуется для установления:

загрузки ТОО “Сапалы-Ц”, его подразделений и службы документационного обеспечения управления;

потребности ТОО “Сапалы-Ц”, организационной и электронно-вычислительной технике.

При определении объема документооборота однократно обязательно учитываются все документы. Подсчет входящих, исходящих и внутренних документов ведется раздельно. Отдельно учитываются машинописные копии и копии, изготовленные средствами оперативного размножения. Общий объем документооборота выражается дробью, числитель - количество основных документов, знаменатель - количество копий.

Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Следуя определению, регистрация документа - это присвоение ему индекса и проставление его на документе с последующей записью данных о документе в журнале регистрации или регистрационной карточке. Целью регистрации является обеспечение учета, контроля и поиска документов.

Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться только один раз.

Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние документы - в день подписания.

Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. В инструкции по делопроизводству при регистрации документов используются следующие основные справочные материалы: перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства; перечень структурных подразделений с их условными обозначениями; номенклатура дел.

Индексация документов в делопроизводстве - это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения (составления) и хранения.

Регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документы при его регистрации.

Индекс входящего, исходящего и внутреннего документа, как правило, состоит из индекса дела по номенклатуре и регистрационного номера документа.

Индексами распорядительных документов и протоколов являются их регистрационные номера, которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида документов

Наиболее рациональным ведением контрольных операций регистрации документов является использования персонального компьютера, который в заданном режиме устанавливает промежуточные сроки исполнения и выводит на экран номера документов в назначенный день для проведения над ними контрольных операций. Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Организация контроля за исполнением документов в ТОО “Сапалы-Ц”, обеспечивает их своевременное и качественное исполнение. Контроль осуществляется за наиболее важными входящими, исходящими и внутренними документами.

Контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений осуществляют руководители предприятия, руководители структурных подразделений и уполномоченные ими лица. Непосредственный контроль за исполнением документов возлагается на службу документационного обеспечения управления ТОО “Сапалы-Ц”.

В структурных подразделениях ТОО “Сапалы-Ц”, контроль за исполнением документов осуществляет секретарь или лицо, ответственное за делопроизводство.

Срок исполнения документа - срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.

Существует два вида срока исполнения документа: типовой и индивидуальный.

Типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.

Индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.

Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов периодически анализируются. На основе анализа разрабатываются предложения по ускорению исполнения документов и повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.

 

Заключение

 

Во время прохождения практики был изучен характер деятельности предприятия, его организационная структура управления, выполняемые подразделениями управленческие функции. Изучено состояние внутренней и внешней среды организации и степени влияния их на процессы, происходящие в организации. Собрана информация для проведения анализа производственно-хозяйственной деятельности организации. Изучена система учета, используемая на предприятии ТОО “Сапалы-Ц”.

Характеризуя хозяйственную деятельность ТОО “Сапалы-Ц” необходимо отметить, что общий товарный выпуск продукции предприятия за 4 года увеличился на 33,3 процента по отношению к базисному 2011 году, что в стоимостном выражении составляет 72 млрд. тнг. В связи с увеличением объема реализации продукции в 2014 году по сравнению с 2011 годом на 75 млрд. тнг. (133,8%), понизились затраты на её производство. Это сказалось на размере прибыли - она повысилась на 3 млрд. тнг. или на 50%.

Среднегодовой темп роста товарной продукции предприятия составил 126,1 %, а темп прироста, 26,1%. Т.е. вытекает вывод, что предприятие работает стабильно с увеличением производства.

Из анализа показателя фондовооруженности ТОО “Сапалы-Ц”. с 2011 по 2014 гг. отмечен его стабильный рост. Так в 2014 году рост фондовооруженности по сравнению с 2011 годом составил 284%, что в стоимостном выражении составляет 5580 тнг.

Что касается рентабельности, то из проделанного анализа можно сказать, что рентабельность основной деятельности, так же, как и рентабельность продукции с 2011 по 2014 года возрастала, так, например, в 2011 году рентабельность основной деятельности и продукции составляла 2,8%, а в 2014 года она стала составлять 3,1%.

 

Список использованных источников

 

1. Закон РК "О бухгалтерском  учете и финансовой отчетности" от 28 февраля 2007 года № 234-III. - Алматы: Каржы, 2008

2. Абрамова М. д. Ценообразование в рыночной экономике / М.Д. Абрамова. - М.: Дело и Сервис, 2004. - 200 с.

3. Аманбаев Т.М. Ценообразование: учебное  пособие / Т.М. Аманбаев. - Алматы: Экономика, 2009. - 164 с.

4. Баранов Г.А. Экономика: учеб. пособие для вузов / Г.А. Баранов, П.М. Тарасюк, X. Анн. - М.: Экономика, 2000. - 318 с.

5. Белова К.Д. Менеджмент: учеб. пособие для вузов / К.Д. Белова. - Алматы: Экономика, 2009. - 152 с.

6. Басовский Л.Е. Маркетинг: курс лекций / Л.Е. Басовский. - М.: ИНФРА-М, 2002. - 219 с.

7. Баканов М.И. Теория экономического  анализа / М.И. Баканов, А.Д. Шеремет. - М.: Финансы и статистика, 1999. - С.260-263.

8. Бердникова Т.Б. Анализ и диагностика  финансово-хозяйственной деятельности  предприятия / Т.Б. Бердникова. - М.: ИНФРА-М, 2002. - 232 с.

9. Голубков Е.П. Основы маркетинга: учеб. пособие для вузов / Е.П. Голубков. - М.: Финпресс, 1999. - 656 с.

10. Давыдова А.Д. Цены и ценообразование: учебное пособие / А.Д. Давыдова. - М.: Экзамен, 2005. - 116 с.

11. Дихтль Е. Практический маркетинг / Е. Дихтль, X. Хёршген. - М.: ИНФРА-М, 1996. - 316 с.

12. Капштык А.И. Маркетинг предприятия и управление ассортиментом товаров / А.И. Капштык, И.В. Колбаско, А.П. Бобович. - Минск: Право и экономика, 2003. - 256 с.

13. Кирцнер И. Конкуренция и предпринимательство / И. Кирцнер. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. - 257 с.

14. Ковалев В.В. Анализ хозяйственной  деятельности предприятия / В.В. Ковалев, О.Н. Волков. - М.: Проспект, 2004. - 284 с.

15. Ковалев В.В. Как читать баланс / В.В. Ковалев, В.В. Патров. - М.: Финансы  и статистика, 2002. - 341 с.

16. Комкова Е. Товарный портфель и управление закупками в рознице / Е. Комкова. - СПб.: Питер, 2008. - 293 с.

 

 

Приложение

 

Таблица А.1 - Отчет о доходах и расходах ТОО “Сапалы-Ц”за период с 01 января 2014 г. по 31 декабря 2014 г.

 

 

Наименование показателей	Код строки	На конец отчетного периода
Доход от реализации продукции (6010)	010	0
Себестоимость реализованной продукции (7010)	020	297 000 000 000
Валовая прибыль (стр.010-стр.020)	030	0
Доходы от финансирования (6110)	040	-
Прочие доходы (6280)	050	-
Расходы на реализацию продукции и оказание услуг (7110)	060	80 578 400
Административные расходы (7210, 7211)	070	14 000 000
Расходы на финансирование	080	-
Прочие расходы (7410, 7430, 7450, 7470)	090	7 000 685
Доля прибыли / убытка организации, учитываемых по методу долевого участия	100	-
Прибыль (убыток) за период от продолжаемой деятельности (стр.030 + стр.040 + стр.050 - стр.060 - стр.070 - стр.080 - стр.090 + / - стр.100)	110	0
Прибыль (убыток) от прекращенной деятельности	120	-
Прибыль (убыток) до налогообложения (стр.110 + / - стр.120)	130	0
Расходы по корпоративному подоходному налогу	140	-
Итоговая прибыль (убыток) за период (стр.130 - стр.140) до вычета доли	150	0
Доля меньшинства	160	-
Итоговая прибыль (убыток) за период (стр.150 - стр.160)	170	0
Прибыль на акцию	180	-
Наименование показателей	Код строки	На конец отчетного периода
Доход от реализации продукции (6010)	010	0
Себестоимость реализованной продукции (7010)	020	297 000 000 000
Валовая прибыль (стр.010-стр.020)	030	0
Доходы от финансирования (6110)	040	-