Отчет по праутике в ОАО "Алга"

Предприятие оборудовано  связью с Интернетом для изучения спроса на товары и ведения деловых  переговоров.

Все рабочие места на предприятии ОАО «Алга» автоматизированы. Для учета расчетов с покупателями, учета товаров, реализации продукции используется программа для ведения бухгалтерского учета «1С Бухгалтерия 8», «1С Предприятие».

Существует локальная  сеть компьютеризации  по всему офису ОАО «Алга».

Общий штат предприятия составляет 120 человек. 

Главенствующим звеном является директор.

В обязанности директора  входит отслеживание работы всех работников предприятия. Выявление и устранение нарушений в бесперебойной работе предприятия, устранение конфликтных  ситуаций в коллективе.

Также отвечает за предоставление рассрочек по договорам с покупателями и заказчиками услуг фирмы.

В подчинении директора находятся  заместитель директора, главный  бухгалтер, коммерческий директор.

В обязанности заместителя  директора входит полный спектр обязанностей по работе уже имеющихся покупателей  и привлечению новых контрагентов.

В обязанности коммерческого  директора входит поиск новых  покупателей и полностью отвечает за подачу рекламы в печатной продукции  и СМИ.

Работники бухгалтерии отвечают за  учет, регистрацию и хранение входящей и исходящей корреспонденции  и информации. Бухгалтера занимаются документооборотом организации, регистрация  и хранение распорядительных документов.

В их спектр обязанностей входит составление и заключение договоров  с заказчиками, ведение бухгалтерского учета, составление налоговой, бухгалтерской  и финансовой отчетности, начисление и выдача заработной платы, ведение  переговоров с заказчиками и  т.д.

Бухгалтерия отвечает за ведение  бухгалтерского учета предприятия  и составление бухгалтерской  отчетности на определенные промежутки времени.

5. Документооборот и делопроизводство на предприятии

Управленческая деятельность в  организации основана на:

1. обработке поступающих официальных документов независимо от способов их пересылки (получения) и видов носителей,
2. производстве документной информации и официальных документов, предназначенных как для внутреннего использования в самой организации, так и для внешнего.

У документа есть разные функции: управленческая, информационная, социальная, коммуникативная, культурная, правовая, учетная функция плюс функция  исторического источника. Последнее  время наряду с управленческой функцией, важнейшую роль начинает  приобретать  информационная функция, которая относится  к делопроизводству. Не случайно вместо термина ДОУ нередко употребляется  новое словосочетание — «инф. документационное обеспечение» или делопроизводство, подчеркивающее значение документации  для  компьютеризованного общества. Комплексные задачи, возникающие  при практической разработке проектов автоматизированных систем документирования, обработке документов или электронных  архивов предприятий, требуют создания единой информационно-документальной базы организации. К специалистам, решающим столь сложные задачи, предъявляются  очень высокие требования. Наряду с хорошим знанием традиционного  бумажного делопроизводства современные  специалисты области документационного  обеспечения управления должны владеть  современными компьютерными технологиями, разбираться в технических средствах, позволяющих решить поставленные задачи, быть специалистами по организации  всех информационных ресурсов государственного или коммерческого предприятия (очень  хорошие знание основ делопроизводства).

    Управленческий  процесс в любой сфере жизни  общества, по сути, сводится к  сбору, обработке, передаче, хранению, поиску, использованию информации (знаний) для выработки необходимых управленческих  решений. Каждое принятое решение  — это новая информация управляющего  органа, предназначенная как для  использования внутри самой организации,  так для внешних потребителей (вышестоящих организаций, контролирующих  государственных органов, партнеров  по бизнесу). Для человека, вне  сферы служебной деятельности, чаще всего используется устная информация, не закрепленная письменно на каком-либо носителе (на бумаге, на дискете). Лишь при необходимости человек пользуется письменной информацией: пишет письма, получает требующиеся ему документы в различных учреждениях на предприятиях (паспорт, трудовую книжку, диплом, рекомендательное письмо а так же любой другой документ...).

   Служебная деятельность  человека в любой сфере (производственной, посреднической, торговой, медицинской,  научной и др.), напротив, требует  преимущественно письменной информации, которая может служить подтверждением  конкретных фактов, событий при  деловом общении, особенно при  возникновении хозяйственных или  трудовых споров, рассматриваемых  в судах. Записанная на бумаге  или другом носителе информация  становится документом (а значит  частью документооборота или  делопроизводства), а сам процесс  записи информации на различных  носителях по установленным правилам  называется документированием управленческой  деятельности или созданием документов. Отдельные документы и массивы  документов в информационных  системах (библиотеках, архивах,  фондах, банках данных и других  информационных системах) образуют  информационные ресурсы страны. Удовлетворение информационных  потребностей граждан, органов  государственной власти, местного  самоуправления, общественных объединений  требует создания соответствующих  условий, обеспечения гарантий  реализации предоставляемых законодательством  прав.

Поэтому вполне логично можно  прийти к выводу, что самой важной частью функционирования любого предприятия  является ведение его документов.

Делопроизводство постоянно  расширяется, включая  всё больше различных направлений. Кадровое делопроизводство, архивное делопроизводство, обработка  входящей, исходящей документации, всё это лишь малая часть понятия  делопроизводства.  Канцелярия, секретариат, кадровая служба, архивариусы, делопроизводители, менеджеры по персоналу, табельщики - все это  сотрудники  которые работают в сфере делопроизводства.

    Делопроизводство - это термин, используемый  в конторской  практике для набора правил  работы с документами. Бывают  системы документооборота, которые  настраиваются  на  правила  делопроизводства. Есть системы,  которые изначально ставят  своей  целью выполнение именно этих  правил и содержат более общие  функции в достаточной мере, чтобы  их назвали системами документооборота.

   Документооборот  стал неотъемлемой частью любого  бизнеса или деятельности организации.  Определение документообороту можно  дать, основываясь на самом названии: Документооборот - это движение (оборот) документов, как внутри организации,  так и между организациями,  сотрудничающих между собой по  каким-либо вопросам или в какой-либо  сфере. Понятие документооборота  достаточно широко, а задачи весьма  многогранны, так как система  документооборота в любой организации  включает в себя целые подразделения  и службы (в деятельности любого  предприятия в обязательном порядке  используются финансовые, распорядительные, административные и т.п. документы).

Основные задачи системы  документооборота:

    * Поддержка качественного  накопления.

    * Обеспечение  эффективного управления.

    * Прозрачность  деятельности  организации.

    * Контроль деятельности  предприятия.

    * Кадровая гибкость.

    * Возможность  хранения информации обо всем  производственном процессе.

    * Формализации  деятельности  работников.

    * Управление и  доступ к информации.

    * Оптимизация  процессов.

    * Исключение обычных  бумажных документов из внутреннего  оборота.

    * Автоматизация  механизма их выполнения и  контроля.

 

6. Правила внутреннего распорядка; требования к технике безопасности; охране труда; промышленной санитарии; пожарной безопасности; охране среды

Согласно ст. 189 ТК РФ трудовой распорядок организации определяется правилами внутреннего трудового  распорядка.

Правила внутреннего трудового  распорядка – локальный нормативный  акт организации, регламентирующий в соответствии с ТК РФ и иными  федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность  сторон трудового договора, режим  работы, время отдыха, применяемые  к работникам меры поощрения и  взыскания, а также иные вопросы  регулирования трудовых отношений  в организации.

Инструкции по технике  безопасности соответствуют действующему законодательству Российской Федерации, требованиям государственных межотраслевых  и отраслевых нормативных актов  об охране труда: правил, норм, стандартов.

Инструкции должны содержать  разделы:

- Требования безопасности  перед началом работы;

- Требования безопасности  во время выполнения работы;

- Требования безопасности  по окончании работы;

- Требования безопасности  в аварийных ситуациях.

Инструкции, действующие  на предприятии, разрабатываются на основе действующих государственных  межотраслевых и отраслевых нормативных  актов об охране труда, примерных  инструкций и технологической документации предприятия с учетом конкретных условий производства и требований безопасности, изложенных в эксплуатационной и ремонтной документации предприятий.

Разработка инструкций осуществляется непосредственным руководителем работ.

Требования к  технике безопасности

Под техникой безопасности подразумевается комплекс мероприятий  технического и организационного характера, направленных на создание безопасных условий труда и предотвращение несчастных случаев на производстве. Несоблюдение техники безопасности влечет за собой меры дисциплинарного  взыскания.

Охрана  труда

Охрана труда – это  система правовых, социально-экономических, организационно-технических, санитарно-гигиенических  и лечебно-профилактических мероприятий  и средств, направленных на сохранение жизни, здоровья и трудоспособности человека в процессе трудовой деятельности.

Обязанности по обеспечению  безопасных условий и охраны труда  в организации возлагаются на работодателя. Работодатель обязан обеспечить:

• безопасность работников при эксплуатации зданий, сооружений, оборудования, осуществлении технологических процессов, а также применяемых в производстве сырья и материалов;
• применение средств индивидуальной и коллективной защиты работников;
• соответствующие требованиям охраны труда условия труда на каждом рабочем месте;
• обучение безопасным методам и приемам выполнения работ, инструктаж по охране труда, стажировку на рабочих местах работников и проверку их знаний требований охраны труда, недопущение к работе лиц, не прошедших в установленном порядке указанные обучение, инструктаж, стажировку и проверку знаний требований охраны труда;
• санитарно-бытовое и лечебно-профилактическое обслуживание работников в соответствии с требованиями охраны труда.

 

 В области охраны труда работник обязан:

• соблюдать требования охраны труда;
• правильно применять средства индивидуальной и коллективной защиты; 
  проходить обучение безопасным методам и приемам выполнения работ, инструктаж по охране труда, стажировку на рабочем месте и проверку знаний требований охраны труда;
• немедленно извещать своего непосредственного или вышестоящего руководителя о любой ситуации, угрожающей жизни и здоровью людей, о каждом несчастном случае, происшедшем на производстве, или об ухудшении состояния своего здоровья, в том числе о проявлении признаков острого профессионального заболевания (отравления);
• проходить обязательные предварительные (при поступлении на работу) и периодические (в течение трудовой деятельности) медицинские осмотры (обследования).

Правила промышленной санитарии

Промышленная санитария  – это система организационных мероприятий и технических средств, предотвращающих или уменьшающих воздействие на рабочих вредных производственных факторов. Основными опасными и вредными производственными факторами являются: повышенная запыленность и загазованность воздуха рабочей зоны; повышенная или пониженная температура воздуха рабочей зоны; повышенная или пониженная влажность и подвижность воздуха в рабочей зоне; повышенный уровень шума; повышенный уровень вибрации; повышенный уровень различных электромагнитных излучений; отсутствие или недостаток естественного света; недостаточная освещенность рабочей зоны и другие.

Так же под промышленной санитарией понимают производственно-гигиенические мероприятия, направленные на создание для рабочих наиболее благоприятных и безопасных условий труда. К числу их безопасных условий труда относиться: устройство специальной вентиляции; обеспечение рабочих требуемой спецодеждой; создание достаточного естественного или искусственного освещения; устройство душевых, столовых; обеспечение правильным режимом работы и отдыха, медицинским обслуживанием и т. д. Большое значение для сохранения здоровья рабочего и повышения производительности труда имеет также личная гигиена.

Правила пожарной безопасности

Пожарная безопасность предприятия  должна предусматривать:

1. Политику предприятия в области пожарной безопасности;
2. Организацию работ по пожарной безопасности;
3. Обязанности должностных лиц в области пожарной безопасности;
4. Обязанности ответственного лица за пожаробезопасность предприятия;
5. Обязанности служащих и рабочих;
6. Организация противопожарной подготовки специалистов, служащих и рабочих;
7. Основные требования пожарной безопасности.