По изучению закупки и продажи оптом продуктов питания

1. простота стандартизации купленных материальных ресурсов или готовой продукции;
2. отсутствие административного дублирования;
3. возможность совместного (несколькими отделами компании) размещения заказа у поставщика с целью получения скидок за большой объем заказа;
4. лучший контроль за выполнением обязательств по закупкам;
5. развитие профессиональных навыков специалистов по закупкам за счет специализации, профессионального принятия решений и лучшего использования времени. Вариант структуры службы закупок предприятия, предполагает сосредоточение всех функций закупок предприятия в одних руках, например, в дирекции по материально-техническому снабжению. Такая структура создает широкие возможности логистической оптимизации материального потока на стадии закупок предметов труда.

Специалисты службы закупок предприятия  отвечают за закупку продукции в  соответствии со спецификациями, полученными  от внутренних потребителей. Внутренними  потребителями являются другие функциональные подразделения предприятия, которым требуется продукция.

Внутри самого отдела закупок функции  часто подвергаются дальнейшей специализации  и развитию профессионализма как  результата специализации. В небольшой  компании, где отдел закупок представлен  одним человеком, вероятно, никакого разделения функций не будет. Но в более крупной организации, осуществляющей закупки, обычное разделение функций происходит по четырем специальным направлениям.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4.4 Организация процесса закупок имеет определенные этапы:

1. Определение потребности в материальных ресурсах.
2. Определение нужных характеристик и количества товаров и услуг.
3. Анализ и определение возможных источников снабжения.
4. Определение цены и условий закупок.
5. Подготовка и размещение заказа на закупку.
6. Контроль выполнения заказа и/или экспедирование.
7. Получение и проверка товаров.
8. Обработка счета и оплата.
9. Учет поступлений материальных ресурсов.

Любая закупка начинается с определения  общей потребности компании и  индивидуальных потребностей каждого  ее подразделения. Имея такую информацию, можно получить материальные ресурсы со склада либо путем перемещения избытка товаров из другого подразделения, либо покупая новые товары.

Кроме того, необходимо иметь точное описание потребности, артикула товара или услуги, которые запрашиваются. Для этого в отделе закупок ведется, список (каталог) постоянно закупаемых предметов, что способствует ведению правильного бухгалтерского учета и процедуре хранения их на складе.

Выбор поставщика составляет важную часть функции закупок и включает поиск источников снабжения и оценку возможности своевременной поставки и предоставления необходимых услуг до и после продажи. Среди основных сведений, которые могут храниться как в электронном виде, так и в книгах учета, в отделе закупок должна быть информация о действующих контрактах с поставщиками, в соответствии с которыми размещаются заказы, товарная классификация закупленных изделий, реестр поставщиков. Анализ и выбор поставщика, являющиеся вопросами субъективной оценки, ведут к размещению заказа. Большинство компаний применяют простую форму оценки предложений при их анализе, но универсальной практики в этом не существует. Многие заказы размещаются в результате тендера, например, после ознакомления с прайс-листом или в ходе переговоров.

Размещение заказа на закупку включает заполнение формы заказа, если в качестве альтернативы не используется соглашение поставщиком на продажу товара или поставка товара на оснований общего заказа. Важным требованием любой формы заказа на закупку должно быть наличие серийного номера, даты заполнения, названия и адреса поставщиков, количества и описания заказанный товаров, требуемой даты доставки, указаний по отгрузке, условий; оплаты и условий

После того, как заказ на закупку  отправлен поставщику, покупатель может  контролировать ход его выполнения и/или ускорят выполнение заказа. Эти функции возложены на отдел контроля экспедирования. Функция контроля выполнения заказа - стандартная функция, контролирующая способность поставщика выполнят свои обязательства по срокам доставки. Экспедирование заказа это своего рода давление на поставщика с тем, чтобы он выполнял свои обязательства по доставке товара, доставлял его с опережением графика или ускорил доставку в случае отставания от графика. В качестве стимула может применяться угроза аннулирования заказа или прекращения деловых отношений в будущем, если поставщик не может выполнить условия соглашения.

Важный этап - оприходование (получение) материальных ресурсов и готовой  продукции. Основными целями функции  получения и контроля материальных ресурсов являются: гарантия получения заказа; проверка качества; подтверждение получения заказанного количества материальных ресурсов; отправка их далее к месту назначения (на склад, ОТК и т. д.); регистрация необходимой документации на получение материальных ресурсов.

Счет на оплату налагает обязательства  на покупателя, обычно выписывается в  двух экземплярах и включает номер  заказа, стоимость изделия, общую  сумму к оплате по каждому виду.

После получения заказа необходимо ввести новые сведения в учет отдела закупок. Эта операция включает в себя ведение файлов документов, которые относятся к заказу и необходимы отделу закупок:

1. Журнал заказов на закупку, в котором ведется учет всех заказов по номерам и отображается статус каждого заказа - выполнен/не выполнен.
2. Реестр заказов на закупку, содержащий копии всех заказов на закупку.
3. Товарный реестр, показывающий все закупки каждого основного вида товара или изделия (дату, поставщика, количество, цену, номер заказа на закупку).
4. Реестр с историей поставщика, отображающий все закупки.

Основным документом, регулирующим взаимоотношения по закупкам и поставкам  материальных ресурсов, является договор  поставки. Он представляет собой соглашение, по которому поставщик (изготовитель, посредник) обязуется сформировать и направить соответствующий материальный поток (передать в собственность потребителю продукцию обусловленного ассортимента и качества в установленные сроки и в требуемом количестве), а потребитель - принять и оплатить эту продукцию.

Размещение заказов, удовлетворяющее потребности логистической системы, непосредственно влияет на эффективность всего процесса логистики, так как заказ определяет мощность материальных потоков и особенности их формирования, возможные методы и пути продвижения по логистическим цепям.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4.5 Виды отчетов  о закупочной деятельности :

Рыночные и экономические условия и цены:

• тенденции движения цен на основные закупаемые товары и сравнение со средними затратами;

• изменения в соотношении спроса-предложения  на рынке основных закупаемых товаров: прогнозы динамики рынка основных закупаемых товаров).

Изменения вложений в товарные запасы:

• инвестиции в товарные запасы, классифицируемые по основным группам МР/ГП;

• дневные (декадные, ежемесячные) поставки и заказанный объем поставок по основным товарно-сырьевым группам;

• отношение объема вложений в  товарные запасы к объему продаж фирмы;

• оборачиваемость основных видов  закупаемых товаров;

• общая площадь складов, используемая для хранения запасов.

Закупочные операции и их эффективность:

• сокращение издержек в результате изучения рынка и анализа данных;

• допустимые уровни качества закупаемых МР/ГП;

• доля закупок, осуществленных вовремя;

• число ситуаций, когда нужного  сырья не оказалось на складе, что  повлекло за собой сбои в графике производства;

• число изменений, внесенных в  заказы (учет по каждой причине внесения изменений);

• число полученных и обслуженных  заявок;

• производительность труда и загруженность  работников;

• транспортные издержки.

Операции, влияющие на управление и финансовую деятельность:

• сравнение фактических затрат по отдельным видам закупочной деятельности с предусмотренными бюджетом;

• выгоды от полученных скидок и потери от упущенных продаж;

• соглашения о закупках (классифицируются по типам действующих контрактов и в зависимости от ожидаемой даты поставки);

• изменения, внесенные поставщиками в предоставленные скидки;

• время доставки;

• доля просроченных заказов;

• доля случаев, когда задержка доставки повлекла ощутимое отсутствие материалов на складе;

• число случаев остановки производства в результате задержек доставки МР;

• цены, уплаченные за МР/ГП;

• стандартные или прогнозируемые цены на основные МР;

• индекс средних цен, уплаченных за МР/ГП по товарным группам;

• изменения цен, произошедшие в  результате переговоров, произведенного анализа, предложенные продавцом, произошедшие в результате улучшения упаковки и рационализации перевозки;

• анализ форвардной закупочной деятельности.

5. Надежность поставщика/продавца:

• доля просроченных доставок и отказов;

• доля некондиционных поставок;

• доля заказов, вопреки договоренности доставленных не одной партией;

• качество услуг транспортировки, предоставленных различными перевозчиками, измеренное временем в пути и числом повреждений грузов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение 

Оптовая торговля — это любая деятельность по продаже товаров или услуг тем, кто приобретает их в целях перепродажи/или профессионального использования.

Оптовые торговцы отличаются от розничных  по ряду характеристик. Во-первых, оптовик  уделяет меньше внимания стимулированию продаж, атмосфере и расположению своего торгового предприятия, поскольку он имеет дело преимущественно с профессиональными клиентами. Во-вторых, по объему оптовые сделки крупнее розничных, а торговая зона оптовика обычно больше, чем у розничного торговца. В-третьих, в отношении правовых уложений и налогов правительство подходит к оптовым и розничным торговцам с разных позиций.

Целями развития оптовой торговли являются:

создание развитой структуры каналов  товародвижения;

поддержание необходимой интенсивности товаропотоков;

формирование резервных источников финансового обеспечения процесса товародвижения.              

В условиях рыночного хозяйствования изменяются и функции оптовой торговли — с одной стороны, они усложняются, а с другой — персонифицируются. Предприятия оптовой торговли должны специализироваться на коммерческом посредничестве в установлении хозяйственных связей между предприятиями — производителями товаров и розничными торговыми предприятиями или другими оптовыми покупателями, а также на закупке и продаже товаров со складов и оказании сопутствующих услуг.

Основными задачами оптового торгового  предприятия являются:

поиск поставщиков товаров для  розничных предприятий и других покупателей;                      

закупка товаров у производителей и их доставка, хранение;

формирование торгового ассортимента в соответствии с требованиями розничных предприятий;

обеспечение предприятиям-производителям сбыта их товаров;

маркетинговые исследования для производителей товаров и розничных торговых предприятий;

информационное обслуживание.

На макроуровне оптовая торговля выполняет следующие функции:

интегрирующую (обеспечение взаимосвязи  между партнерами по поставкам продукции, по нахождению каналов сбыта);

оценочную (определение уровня общественно необходимых затрат труда через ценообразование);

организующую и регулирующую (обеспечение  рационального построения и гармонического функционирования экономических систем с помощью импульсов, стимулирующих  структурные изменения).

Макроэкономические функции оптовой торговли трансформируются на микроуровне в разнообразные функции оптовых торговых предприятий: экономическая интеграция территории и преодоление пространственного разрыва; преобразование производственного ассортимента в торговый; формирование товарных запасов; сглаживание цен; хранение; доработка, доведение товаров до требуемого качества; фасовка, упаковка; кредитование; маркетинговые исследования рынка и организация рекламных компаний.

Основными стратегическими задачами развития оптовой торговли в современной России являются становление многоканальной системы товародвижения и формирование современных, разнообразных по функциональным направлениям и характеру выполняемых операций оптово-посреднических структур. При их решении должны учитываться не только сложившиеся тенденции традиционных форм организации оптовой торговли, но и современные тенденции развития межотраслевой интеграции и логистических принципов организации товародвижения.