Понятие и классификация инвентаризации

 

Однако гораздо важнее установить при инвентаризации, о  ка-ком имуществе идет речь: о  том, которое находится во владении организации, или о том, которое  находится в его собственности. Обычно инвентаризация преследует первую задачу -- она достига-ется проще, но вторая задача важнее, особенно с позиций  юриди-ческой мантии.

 

По цели, которую ставят администраторы, назначающие инвентаризацию выделяют:

 

а) вступительные (начинательные) инвентаризации необходи-мы в начале любой хозяйственной деятельности. (Некоторые спе-циалисты считают, что  такие инвентаризации обычно не проводят-ся, но ведь это не значит, что они  не проводятся вообще. И даже, если бы они не проводились никогда, они  заслуживают внимания как логически  обоснованные.)

 

б) последующие, по более распространенной терминологии, те-кущие -- те обычные  инвентаризации, включая перманентные, которые проводятся ради того, чтобы  и собственники, и админист-раторы могли убедиться в репрезентативности (точности) учетных данных.

 

Последующие -- текущие инвентаризации проводятся при сле-дующих обстоятельствах:

 

1) согласно плановому графику;

 

2) по сигналам, когда администрации  сообщают о неблагопо-лучии в  деле хранения и реализации  товарно-материальных цен-ностей;

 

3) при стихийных бедствиях  (пожаре, наводнении) -- цель инвентаризации  зафиксировать факт гибели ценностей.  Сюда же относят потери от  краж;

 

4) при переоценке ценностей;

 

в) при передаче ценностей -- обязательные инвентаризации, проводимые при смене материально ответственных  лиц и дающие, как правило, очень  высокий результат в смысле точности данных. Однако парадоксальность заключается  в том, что большинство недостач выявляются не при этой инвентаризации, так как матери-ально ответственные  лица, заранее зная о предстоящей  проверке, подготавливаются к сдаче  имущества;

 

г) ликвидационные -- связаны  с закрытием организации и  имеют огромное значение в связи  с тем, что у ликвидируемой  организации, как правило, возникает  необходимость оплатить очень большие  долги. (Д'Альвизе не упомянул еще  одну очень важную разновидность: инвентаризации, проводимые в целях выявления  форс-мажорных обстоятельств. Эти инвентаризации выявляют, как правило, больше всего  недостач.).

 

По последовательности -- одна из определяющих клас-сификации, вытекающих из учетных процедур. Лучшим считается подход от объекта к  регистру, так как предполагается, что матери-ально ответственное  лицо, не зная сколько каких ценностей  за ним числится, представит объективную  картину состояния дел. На практике преобладает подход от регистра к  объекту, ибо он легче и для  проверяющего, и для проверяемого, так как заранее известен результат, на который следует выйти. Но крупный  недостаток данного подхода заключается  в том, что он облегчает и фаль-сификацию  результатов инвентаризации. Однако при проведении перманентных инвентаризаций этот подход до некоторой степени  оправдан, но даже в этом случае следует  предпочесть подход от объекта к  регистру.

 

По субъекту выделяют инвентаризации:

 

а) ординарные, проводимые по инициативе собственников или администраторов;

 

б) экстраординарные, предпринимаемые  по настоянию каких-либо сторонних  органов, например, банков или же по решению судебных органов. В последнем  случае, если дело дошло до этих органов, то положение, в сущности, вышло из под контроля администрации организации.

 

По использованию данных выделяют:

 

а) информативные -- необходимы только для подтверждения какой-либо гипотезы, например, насколько обоснованы испраши-ваемые фирмой кредиты. Информативные  инвентаризации пресле-дуют прежде всего  экономические цели;

 

б) доказательные -- применяются  в случае необходимости обо-сновать  возможность судебного иска или  для опровержения послед-него. Доказательные  инвентаризации преследуют прежде всего  юридические цели. Эта классификация  несколько условна, так как, в  сущности, любая доказательная инвентаризация -- информатив-на, но, правда, не все информативные  инвентаризации доказатель-ны. Кроме  этих, возникают другие трудности, например:

 

а) частичная выборочная инвентаризация безусловно инфор-мативна, но доказательна ли она;

 

б) перманентная инвентаризация информативна, однако, с точ-ки зрения судебного разбирательства, ее результаты, как правило, довольно трудно доказуемы.

 

 Более правильным было  бы деление на инвентаризации, кото-рые могут служить основанием  для предъявления иска или  недоста-точные для этого. Однако  и тут возникает сложность:  ведь сразу же после окончания  инвентаризации трудно решить  степень ее юриди-ческой доказательности,  это решает суд. Направлять  или не направ-лять иск в  суд зависит от администрации,  но это, в свою очередь, опять-таки  только подчеркивает условность  данной классификации.

 

По степени агрегирования  различают инвентаризации:

 

а) дифференцированные, т.е. доведенные до каждого наименова-ния ценностей;

 

б) интегральные -- инвентаризуются  ценности только в той или иной степени агрегированной группы.

 

 С точки зрения бухгалтера, практическое значение имеют  диф-ференцированные инвентаризации, так как в этом случае ему  необходимо сверить каждое наименование  товаров, имеющихся в наличии,  с их численностью по данным  учета.

 

По форме описи -- деление  по видам носителей инфор-мации;

 

По способу проведения выделяются два вида инвен-таризаций:

 

а) заранее объявленные (назначенные) -- ответственные лица знают о  времени проведения инвентаризации и обязаны подгото-виться к ней;

 

б) внезапные -- ответственные  лица не знают о времени прове-дения  инвентаризации и не могут заранее  подготовиться к ней.

 

Оба вида инвентаризаций имеют  преимущества и недостатки.

 

При практическом подходе  к инвентаризации многие современ-ные  бухгалтеры, исповедующие старые идеи, считают, что каж-дый баланс должен быть подтвержден инвентарной описью, иначе баланс будет нереальным. Это  ошибочное заключение.

 

1.3. Инвентаризация отдельных  видов имущества и финансовых  обязательств

 

 

Инвентаризация материально-производственных запасов

 

Данные о материально-производственных запасах (сырье, материалы, готовая  продукция, товары, прочие запасы) заносятся  в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых  данных (артикула, сорта и др.).

 

Комиссия в присутствии  материально ответственных лиц  проверяет фактическое наличие  материально-производственных запасов  путем обя-зательного их пересчета, перевешивания или перемеривания. Не допуска-ется вносить в описи  данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц  или по данным учета без проверки их фактического наличия. Материально-производственные запасы, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально  ответственными лицами в присутствии  членов инвентаризационной комиссии и  приходу-ются по реестру или товарному  отчету после инвентаризации. Эти  ценности заносятся в отдельную  опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменно-го разрешения руководителя и главного бухгалтера организации  в процессе инвентаризации материально-производственные запасы могут отпускаться материально  ответственными лицами в присутствии  членов инвентариза-ционной комиссии. Эти ценности заносятся в отдельную  опись под наи-менованием «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации».

 

Описи составляются отдельно на материальные ценности, находящиеся  в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями и находящиеся  на складах других организаций. Инвентаризация указанных ценностей заключается  в проверке обоснованности числящихся сумм на соответству-ющих счетах бухгалтерского учета.

 

Инвентаризация незавершенного производства

 

При инвентаризации незавершенного производства в организациях, занятых  промышленным производством, необходимо:

 

* определить фактическое  наличие заделов (деталей, узлов,  агрегатов) и незаконченных изготовлением  и сборкой изделий, находящихся  в произ-водстве;

 

* определить фактическую  комплектность незавершенного производ-ства (заделов);

 

* выявить остаток незавершенного  производства по аннулированным  заказам, а также по заказам,  выполнение которых приостановлено.

 

В зависимости от специфики  и особенностей производства перед  нача-лом инвентаризации необходимо сдать на склады все ненужные цехам  материалы, покупные детали и полуфабрикаты, а также все детали, узлы и агрегаты, обработка которых на данном этапе  закончена. Проверка заделов незавершенного производства (деталей, узлов, агрегатов) осуществляется путем фактического подсчета, взвешивания, перемеривания.

 

Описи составляются отдельно по каждому обособленному структурному подразделению (цех, участок, отделение) с указанием наименования заде-лов, стадии или степени их готовности, количества или объема, а по строительно-монтажным  работам -- с указанием объема работ: по неза-конченным объектам, их очередям, пусковым комплексам, конструктивным элементам и видам работ, расчеты  по которым осуществляются после  полного их окончания.

 

Инвентаризация основных средств

 

При инвентаризации основных средств комиссия проводит осмотр объектов и заносит в описи полное их наименование, назначение, инвентар-ные  номера и основные технические или  эксплуатационные показатели. При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных  объектов в собственности организации. Проверяется также наличие доку-ментов на земельные участки, находящиеся  в собственности организации.

 

При выявлении объектов, несвоевременно принятых к учету, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны  неправильные данные, характеризующие  их, комиссия должна включить в опись  правильные сведения и технические  показатели по этим объектам.

 

Если комиссией установлено, что расходы по оплате работ капитального характера (надстройка этажей, пристройка новых помещений и др.) или частичной  ликвидации строений и сооружений (слом отдельных конструк-тивных элементов) своевременно не отражены в бухгалтерском учете, то необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения

 

 или уменьшения балансовой  стоимости объекта и занести  в описи данные о произведенных  изменениях.

 

На основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись (Приложение 7) с указанием времени  ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты в состояние  непригодное к эксплуатации (порча, полный износ и т. п.).

 

Одновременно с инвентаризацией  собственных основных средств про-веряются основные средства, находящиеся на ответственном хранении и арендованные. По указанным объектам составляется отдельная опись, в которой дается ссылка на документы, подтверждающие принятие этих объектов на ответственное хранение или в аренду. В этом случае опись  составляется в трех экземплярах  отдельно по каждому контрагенту, кото-рому передается один экземпляр описи.

 

Инвентаризация нематериальных активов

 

При инвентаризации нематериальных активов необходимо проверить:

 

* наличие надлежаще оформленных  документов, подтверждающих существование  самого нематериального актива  и исключительного права у  организации на результаты интеллектуальной  деятельности (патенты, сви-детельства, другие охранные документы, договор  уступки (приобретения) патента,  товарного знака и т. п.);

 

* правильность и своевременность  отражения нематериальных активов  в балансе.

 

Инвентаризация финансовых вложений

 

Натуральная проверка финансовых вложений возможна, если орга-низация  обладает ценными бумагами в документарной  форме. При проверке фактического наличия  ценных бумаг устанавливается:

 

* правильность оформления  ценных бумаг;

 

* реальность стоимости  учтенных на балансе ценных  бумаг;

 

* сохранность ценных бумаг  (путем сопоставления данных о  факти-ческом наличии с данными  бухгалтерского учета);

 

* своевременность и полнота  отражения в бухгалтерском учете  полу-ченных доходов по ценным  бумагам.

 

При хранении в организации  ценных бумаг их инвентаризация прово-дится  одновременно с инвентаризацией  денежных средств в кассе, результаты инвентаризации финансовых вложений отражаются в описях ценных бумаг и бланков  документов строгой отчетности.

 

Инвентаризация ценных бумаг, сданных на хранение в специальные  организации (банк-депозитарий -- специализированное хранилище ценных бумаг и др.), заключается в сверке остатков сумм, числящихся на соответ-ствующих счетах бухгалтерского учета организации, с данными выписок этих специальных  организаций. Следует иметь в  виду, что депозитарии как профессиональные участники рынка ценных бумаг  могут переоценивать принадлежащие  клиентам ценные бумаги при изменении  котировки на фондовой бирже, а непрофессиональные участники должны вести учет по фактическим  затратам на приобретение ценных бумаг. Поэтому сто-имостная оценка объектов у организации и депозитария  будет различаться.

 

В связи с этим важной становится сверка данных о количестве ценных бумаг на хранении.