Понятие и классификация инвентаризации

 

При инвентаризации остальных  составляющих финансовых вложений возможна только документальная проверка, которую  следует проводить по видам вложений и отдельным эмитентам.

 

Инвентаризация денежных средств, денежных документов и бланков  документов строгой отчетности

 

Инвентаризация наличных денежных средств в кассе организации  производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации. При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются  к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государст-венной пошлины, вексельные марки, оплаченные путевки в дома отдыха и санатории, оплаченные авиабилеты и др.).

 

Проверка фактического наличия  бланков ценных бумаг и других блан-ков документов строгой отчетности ведется по видам бланков (например, по акциям: привилегированные и обыкновенные), с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным  лицам.

 

Для инвентаризации денежных средств в пути делается сверка числя-щихся  сумм на счетах бухгалтерского учета  с данными квитанций учреж-дения  банка, почтового отделения, копий  сопроводительных ведомостей на сдачу  выручки инкассаторам банка и  т. п.

 

Инвентаризация денежных средств, находящихся в банках на расчетных (текущих), валютных и специальных  счетах, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих  счетах, по данным бухгалтерии организации, с данными выписок банков.

 

Инвентаризация расчетов

 

Инвентаризация расчетов с банками и другими кредитными учреж-дениями по ссудам (по терминологии Методических указаний по инвента-ризации  имущества и финансовых обязательств), с бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, работниками, другими  дебиторами и кредиторами заключается  в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.

 

Инвентаризационная комиссия в результате документальной проверки должна установить обоснованность, полноту  и своевременность отражения  в бухгалтерском учете операций, связанных с формированием и  движением дебиторской и кредиторской задолженности по всем видам расчетов.

 

Инвентаризация расходов будущих периодов

 

При инвентаризации расходов будущих периодов инвентаризационная комиссия по документам проверяет обоснованность и правильность сумм, отраженных на счете учета расходов будущих  периодов, а также их отне-сение  на счета учета затрат на производство (либо на соответствующие источники  средств организации) в течение  документально обоснованного

 

срока в соответствии с  разработанными в организации расчетами  и учет-ной политикой.

 

Инвентаризация резервов предстоящих расходов

 

При инвентаризации резервов предстоящих расходов проверяется  правильность и обоснованность созданных  в организации резервов: на пред-стоящую  оплату отпусков работникам; на выплату  ежегодного вознаграж-дения за выслугу  лет; на выплату вознаграждений по итогам работы орга-низации за год; расходов на ремонт основных средств; производственных затрат по подготовительным работам  в связи с сезонным характером про-изводства; предстоящих затрат по ремонту предметов проката  и другие цели, предусмотренные законодательством  Российской Федерации, нормативными актами Министерства финансов РФ и отраслевыми  особенностями состава затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), утвержден-ными в установленном  порядке, а также учетной политикой  организации.

 

Таким образом, инвентаризация - это проверка имущества и обязательств организации путем подсчета, обмера, взвешивания. Она является способом уточнения показателей учета  и последующего контроля за сохранностью имущества организации.

 

ГЛАВА 2. ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ И ОТРАЖЕНИЯ В УЧЕТЕ РЕЗУЛЬТАТОВ  ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ИМУЩЕСТВА И ОБЯЗАТЕЛЬСТВ

 

 

2.1. Порядок проведения  инвентаризации

 

 

Для проведения инвентаризации в организации создается по-стоянно  действующая инвентаризационная комиссия. При малом объеме работ и наличии  в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается  возлагать на нее. При большом  объеме работ для одновременного проведения инвента-ризации имущества  и финансовых обязательств создаются  рабо-чие инвентаризационные комиссии. Персональный состав посто-янно действующих  и рабочих инвентаризационных комиссий ут-верждает руководитель организации.

 

В состав инвентаризационной комиссии включаются пред-ставители  администрации, организации, работники  бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т. д.). В ее состав можно включать и представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских орга-низаций.

 

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведе-нии  инвентаризации служит основанием для  признания резуль-татов инвентаризации недействительными.

 

До начала проверки фактического наличия имущества ин-вентаризационной комиссии надлежит получить последние  на момент инвентаризации приходные  и расходные документы или  отчеты о движении материальных ценностей  и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все при-ходные и  расходные документы, приложенные  к реестрам (отче-там), с указанием  «до инвентаризации на «__» (дата) », что долж-но служить бухгалтерии  основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

 

Материально ответственные  лица дают расписки в том, что к  началу инвентаризации все расходные  и приходные документы на имущество  сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие  на их ответственность, оприходова-ны, а выбывшие -- списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или до-веренности на получение имущества.

 

Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точ-ность  проверки данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и  финан-совых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации. Фактическое наличие  имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взве-шивания, обмера. Руководитель организации должен создать ус-ловия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия  имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для  перевешивания и перемещения  грузов, технически ис-правными весами, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).

 

По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей  может опре-деляться на основании  документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение массы (или  объема) навалочных материалов допускается  производить на основании обмеров  и технических расчетов. При инвентариза-ции  большого количества таких товаров  ведомости отвесов ведут раздельно  один из членов инвентаризационной комиссии и мате-риально ответственное  лицо. Проверка фактического наличия  имущества производится при обязательном участии материаль-но ответственных  лиц.

 

Если инвентаризация имущества  проводится в течение не-скольких дней, то помещения, где хранятся материальные цен-ности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время  перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим при-чинам) документы должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

 

В тех случаях, когда материально  ответственные лица об-наружат после  инвентаризации ошибки, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т. п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризаци-онная  комиссия проверяет указанные факты  и в случае их под-тверждений исправляет выявленные ошибки в установленном  порядке.

 

По окончании инвентаризации могут проводиться конт-рольные  проверки правильности ее проведения, с участием чле-нов инвентаризационных комиссий и материально ответственных  лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т. п., где проводилась  инвентаризация.

 

В межинвентаризационный  период в организациях с боль-шой  номенклатурой ценностей могут  проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработку. Контрольные  проверки правильности проведения инвентаризаций и выборочные инвентаризации, проводимые в межинвентаризационный период, осуществляются инвентариза-ционными комиссиями по распоряжению руководителя органи-зации.

 

2.2. Документальное оформление  инвентаризации

 

 

Госкомстатом России от 18.08.98 г. № 88 (в ред. от 03.05.2000 № 36) «Об утверждении  унифицированных форм первичной  учет-ной документации по учету кассовых операций, по учету резуль-татов  инвентаризации» утверждены для  документального офор-мления проведения инвентаризации и отражения ее результатов  в учете типовые унифицированные  формы первичной учетной документации (Приложение 9):

 

Для проведения инвентаризации руководителем организации издается приказ (Приложение 5).

 

Приказ регистрируют в  книге контроля за выполнением при-казов  о проведении инвентаризации.

 

Сведения о фактическом  наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентари-зационные описи (Приложение 6,7) или акты инвентаризации не менее  чем в двух экземплярах.

 

Инвентаризационные описи  могут быть заполнены как с  ис-пользованием средств вычислительной и другой организацион-ной техники, так и ручным способом -- чернилами  или шарико-вой ручкой четко и  ясно, без помарок и подчисток.

 

Наименования инвентаризуемых  ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

 

На каждой странице описи  прописью указывают число по-рядковых номеров материальных ценностей  и общий итог коли-чества в натуральных  показателях, записанных на данной стра-нице, вне зависимости от того, в каких  единицах измерения (шту-ках, килограммах, метрах и т. д.) эти ценности показаны.

 

Ошибки исправляются во всех экземплярах описей, т. е. зачеркиваются  неправильные записи и над ними проставляются  пра-вильные. Исправления должны быть оговорены и подписаны все-ми членами инвентаризационной комиссии и материально ответ-ственными  лицами.

 

В описях не допускается оставлять  незаполненные строки, на последних  страницах незаполненные строки прочеркиваются. На последней странице описи должна быть сделана отметка  о проверке цен, таксировке и подсчете итогов за подписями лиц, проводивших  эту проверку.

 

Описи подписывают все  члены инвентаризационной комис-сии  и материально ответственные  лица. В конце описи матери-ально  ответственные лица дают расписку, подтверждающую про-верку комиссией  имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий  и принятии перечислен-ного в описи  имущества на ответственное хранение.

 

При проверке фактического наличия  имущества в случае смены Материально  ответственных лиц принявший  имущество, расписывается в описи  в получении, а сдавший -- в сдаче  этого имущества.

 

На имущество, находящееся  на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

 

Если по окончании инвентаризации проводятся контрольные, проверки, то результаты оформляются актом и  регистрируются и книге учета  контрольных проверок правильности проведения инвентаризации

 

2.3. Бухгалтерский учет  результатов инвентаризации

 

 

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и  отчетности того месяца, когда была закончена инвентаризация, а по годовой  инвентаризации - в годовом бухгалтерском  отчете Сафронова Н.Г., Яцюк А.В. Бухгалтерский  финансовый учет: Учебное пособие. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское  соглашение, 2003

 

. Выявленные при инвентаризации  расхождения фактического наличия  имущества с данными бухгалтерского  учета регулируются в следующем  порядке:

 

· основные средства, материальные ценности, денежные средства и другое имущество, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию и зачислению соответственно на финансовые результаты организации с последующим установлением  причин возникновения излишка и  виновных лиц;

 

· убыль ценностей в  пределах норм, утвержденных в законодательном  порядке, списывается по распоряжению руководителя организации соответственно на затраты (расходы на продажу) организации.

 

Нормы убыли могут применяться  лишь в случаях выявления недостач. Убыль ценностей в пределах установленных  норм определяется после зачета недостач ценностей излишками по пересортице. В том случае, если после зачета по пересортице, проведенного в установленном  порядке, все же оказалась недостача, нормы естественной убыли должны применяться только к тем ценностям, по наименованию которых установлена  недостача. При отсутствии норм убыль  рассматривается как недостача  сверх норм. Недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого  имущества, а также порча сверх  норм естественной убыли относятся  на виновных лиц.

 

Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортице  может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый  период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах. О допущенной пересортице материально  ответственные лица представляют подробные  объяснения инвентаризационной комиссии. В том случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице  стоимость недостающих ценностей  выше стоимости ценностей, оказавшихся  в излишке, эта разница в стоимости  относится на виновных лиц.