Понятие «эффективной» автоматизации бухгалтерского учета

Министерство сельского хозяйства Российской Федерации

 

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Воронежский государственный аграрный 
университет имени императора Петра I»

 

 

 

Кафедра бухгалтерского учета и аудита

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

 

на тему: «Понятие «эффективной» автоматизации бухгалтерского учета»

 

 

по дисциплине: ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЕ КОМПЬЮТЕРНЫЕ ПРОГРАММЫ В БУХУЧЕТЕ

 

 

 

 

Выполнила:

Студент 2курса З/О

Волкова М.А.

Специальность Бакалавр

Группа Э-бух-(3)-2013

Факультет  Бухгалтерского учета и

финансов

Направление Экономика

Профиль  Бухгалтерский учет,

анализ и аудит

 

 

 

Воронеж

2014

 

 

Содержание

Введение……………………………………………………..………………………3

Глава 1. Теоретические основы автоматизации бухгалтерского учета в современных условиях……………………………………………………4

1. Для чего нужна автоматизация бухгалтерского учета…….….….….4
2. Этапы внедрения автоматизации бухгалтерского учета в России….8
3. Эффективная автоматизация предприятия…………………….……..9
4. Актуальные проблемы и преимущества автоматизации бухгалтерского учета…...………………………………………….…12

Глава 2. Практические технологии эффективной автоматизации бухгалтерского учета………………………………………………………………………17

1. Учет кассовых операций………………………………………………...17
2. Учет реализации продукции и НДС……………………………………21
3. Учет материалов…………………………………………………………25
4. Расчет заработной платы………………………………………………..28
5. Учет основных средств………………………………………………….29

Заключение……………………………………………………………………….....38

Список литературы………………………………………………….………...……39

 

 

 

 

Введение

Бухгалтерский учет является одним из ключевых звеньев в деятельности любой организации. От правильности и точности ведения бухгалтерского учета во многом зависит финансовое благополучие бизнеса.

Современное предприятие предполагает огромное число финансовых потоков, которые отражаются соответствующими информационными потоками. Бухгалтерский учет включает в себя множество рутинных операций, многократное повторение одних и тех же вычислительных действий, а также подготовку множества отчетных и платежных документов. В связи с этим традиционное ведение бухгалтерского учета предполагает сложный и кропотливый труд бухгалтеров, требующий значительных сил и знаний.

Современное развитие информационных технологий и широкое применение их в экономической практике позволяют решить эту проблему путем автоматизации бухгалтерского учета.

Автоматизация бухгалтерского учета предполагает установку специального программного продукта на компьютер и последующий перевод всей бухгалтерии на ЭВМ.

Автоматизация бухгалтерского учета имеет массу преимуществ перед традиционным способом ведения бухгалтерского учета. Бухгалтерские информационные системы позволяют повысить производительность труда сотрудников бухгалтерии, снизить влияние «человеческого фактора», повысить скорость составления отчетов и ведения документации, предоставляют возможность параллельного ведения учета в нескольких стандартах.

Целью данной работы является:

- внедрение информационных систем и технологий в работу бухгалтерии, что позволяет сэкономить время и силы за счет автоматизации операций;

- рассмотреть практические технологии эффективной автоматизации бухгалтерского учета на примере программы «Инфо-бухгалтер»;

- найти арифметические ошибки в учете и отчетности, а также оценить текущее финансовое положение предприятия и его перспективы.

Глава 1. Теоретические основы автоматизации бухгалтерского учета в современных условиях

 

1. Для чего нужна автоматизация бухгалтерского учета.

Автоматизированная форма бухгалтерского учета возникла и развилась на основе ручных форм учета и постепенно стала преобладающей. Она приобретает свою специфику, поэтому важно определить ее современные черты и принципы построения.

Автоматизированная форма учета предусматривает использование персональных компьютеров (ПК) и других технических средств для организации комплексной системы обработки информации по всем разделам бухгалтерского учета, базируется на применении системы классификаторов, типовой документации и машиночитаемых носителей информации, сохранении принципа двойной записи и создании технологии обработки информации, при которой обеспечиваются ввод, обработка и хранение первичной информации и результатных данных в виде бухгалтерских регистров.

Существует ряд принципиальных отличий ручных форм от автоматизированной формы учета.

1. При автоматизированной  форме учета реализуется принцип  однократной регистрации первичной  информации в виде электронных  документов, хранящихся в журналах  документов и бухгалтерских проводок, накапливаемых в журнале проводок. Журнал проводок служит источником  данных для создания компьютерных  регистров аналитического и синтетического  учета, а также налоговой и  бухгалтерской финансовой отчетности.

2. При автоматизированной  форме в отличие от журнально-ордерной  и других ручных форм учета  используется стандартный набор  регистров аналитического и синтетического  учета, содержание которых пользователь  определяет в окне настройки  отчета. В автоматизированной форме  нет, например, журнала-ордера N 10, а есть журнал-ордер по счету, который пользователь может выбрать произвольно.

3. Компьютерные бухгалтерские  программы, на основе которых  строится автоматизированная форма  учета, обеспечивают неограниченные  возможности формирования аналитических  данных. Это реализуется благодаря  построению многоуровневых иерархических  справочников с объектами аналитического  учета и настройкам Плана счетов на ведение многомерного аналитического учета. Например, наличие в Плане счетов на счете 10 "Материалы" двух измерений: "Материалы" и "Склады" - позволяет группировать все хозяйственные операции по движению каждого вида материала по местам хранения, а если добавить еще одно измерение - "Партии", то и в разрезе "Партий".

4. Автоматизированная форма  учета содержит встроенную бухгалтерскую  информацию. Большая часть компьютерных  бухгалтерских программ имеет  механизмы контроля правильности  формирования корректных проводок, позволяет провести технологический  анализ правильности завершения  отчетного периода, заключения и  закрытия счетов, содержит алгоритмы  увязки показателей налоговой  и бухгалтерской отчетности и  др.

5. Если ручные формы  учета требуют значительных затрат  времени для того, чтобы составить  бухгалтерские справки по закрытию  бухгалтерских счетов, исчислению  фактической себестоимости и  списанию калькуляционных разниц, выявлению финансового результата, то большая часть автоматизированных  бухгалтерских систем обеспечивает  автоматизацию практически всех  регламентных бухгалтерских процедур  завершения отчетного периода.

6. Сегодня трудно представить  себе крупное предприятие, на  котором вручную ведется учет  с использованием нескольких  систем налогообложения, формируется  бухгалтерская финансовая отчетность  одновременно по российским и  международным стандартам, в автоматизированной  системе учета обеспечивается  ведение учета в одной информационной  базе по нескольким предприятиям, автоматическое формирование консолидированной налоговой и бухгалтерской отчетности.

7. При ручных формах  учета аналитические данные могут  быть получены и использованы  для оперативного анализа и  управления по окончании отчетного  периода, когда уже не удается  повлиять на сложившуюся хозяйственную  ситуацию, автоматизированная форма  учета существенно повышает уровень  оперативности и достоверности  учетных данных. Внедрение автоматизированной  формы учета предполагает создание  на предприятии бухгалтерской  информационной системы (БУИС). БУИС - это автоматизированная система, обеспечивающая сбор, регистрацию  и обработку информации о хозяйственной  деятельности объекта с помощью  аппаратно-программных средств в целях удовлетворения потребностей внутренних и внешних пользователей информации для принятия обоснованных управленческих решений.

В основе БУИС лежит функциональный подход, который реализуется путем создания системы взаимосвязанных автоматизированных рабочих мест (АРМ), образующих иерархическую структуру. На нижнем уровне это АРМ вспомогательного персонала, ведущего первичный учет (кладовщики, табельщики, кассир и др.). Их задача своевременно и правильно зарегистрировать хозяйственные операции в системе. На среднем уровне функционируют АРМ бухгалтеров конкретных участков учета ("Заработная плата", "Основные средства", "Расчеты", "Производство" и т.д.). На верхнем уровне обеспечивается информационная поддержка главного бухгалтера, финансового директора, внутреннего аудитора, отвечающих за формирование достоверной и своевременной налоговой, финансовой и бухгалтерской отчетности.

Одним из важнейших компонентов БУИС является программное обеспечение. Именно оно реализует методологию ведения автоматизированного учета и учитывает специфику конкретного предприятия. Хорошие бухгалтерские системы вне зависимости от их масштаба, программно – аппаратной платформы и стоимости должны обеспечивать качественное ведение учета, быть надежными и удобными в эксплуатации.

В функциональном аспекте бухгалтерские системы должны, по крайней мере, безошибочно производить арифметические расчеты; обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных и отчетных документов произвольной формы; осуществлять безошибочный перенос данных из одной печатной формы в другую; производить накопление итогов и исчисление процентов произвольной степени сложности; обеспечивать обращение к данным и отчетам за прошлые периоды.

Для того чтобы обеспечить указанные возможности, система должна иметь единую базу данных по текущему состоянию бухгалтерского учета на предприятии и архивным материалам. В зависимости от особенностей учета на предприятии базы данных могут иметь различную структуру, но в обязательном порядке должны соответствовать структуре принятого плана счетов, задающего основные параметры настройки системы на конкретную учетную деятельность. Модули системы, обеспечивающие проведение расчетов, суммирование итогов и начисление процентов, должны использовать расчетные нормативы, которые приняты в текущее время.

Надежность системы в компьютерном плане означает защищенность ее от случайных сбоев и в некоторых случаях от умышленной порчи данных. Как известно, современные персональные компьютеры являются достаточно открытыми, поэтому нельзя достоверно гарантировать защиту чисто на физическом уровне. Важно, чтобы после сбоя разрушенную базу данных можно было легко восстановить, а работу системы возобновить в кратчайшие сроки. Хорошие бухгалтерские системы отвечают этим требованиям. Не менее важно, чтобы фирма – разработчик бухгалтерской программы имела значительный опыт работы и солидную репутацию. При выборе системы следует учитывать то обстоятельство, что в дальнейшем к продавцу придется неоднократно обращаться и за советом или консультацией, и за заменой устаревшей версии на более свежую.

2. Этапы внедрения автоматизации бухгалтерского учета в России.

Несмотря на то, что в мире существует более тысячи тиражируемых бухгалтерских пакетов различной мощности и стоимости, российские бухгалтеры и предприниматели предпочитают отечественные пакеты, более подходящие для условий переходной экономики и быстрой смены законодательных актов, регулирующих порядок бухгалтерского учета. Сегодня мы анализируем уже третье поколение российских автоматизированных бухгалтерских систем.

Первый этап разработки программ автоматизации бухгалтерского учета совпал по времени с перестройкой, когда в России появилась реальная потребность в программных продуктах такого типа для нужд малых предприятий и кооперативов, обслуживания временных трудовых коллективов и других новых субъектов бухгалтерского учета. Этот период характеризовался массовым ввозом в нашу страну персональных компьютеров, что в значительной степени обусловило выбор последних в качестве основной аппаратной платформы для бухгалтерских разработок. Большинство программ создавалось в виде АРМ (автоматизированных рабочих мест) и предназначалось для эксплуатации на автономных компьютерах. В это время были популярны первые бухгалтерские программы: "Финансы без проблем" ("Хакерс Дизайн"), "Турбо-бухгалтер" ("ДИЦ"), "Парус" ("Парус").

Второй этап был связан с развитием коммерческих структур и началом приватизации. Десятки тысяч создаваемых ТОО, АОЗТ и кооперативов нуждались в бухгалтерском учете. На волне всеобщей коммерциализации наблюдался бурный рост тиражируемых разработок, в значительной степени вытеснивших заказные. Энтузиастов-одиночек и временные трудовые коллективы сменили профессиональные группы специалистов, объединившихся в собственные компании, которые хотели получать прибыль с продаваемого тиража бухгалтерских программ. Именно тогда были образованы сегодняшние фирмы-лидеры: "1С", "Диасофт", "Омега", R-Style Software Lab.

Современный (третий) этап развития бухгалтерских систем характеризуется созданием интегрированных программных средств, объединяющих несколько предметных областей автоматизации.

Сегодня на рынке представлен широкий спектр программ автоматизации бухгалтерского и налогового учета. Стоимость одного рабочего места находится в пределах от 100 $ до 5000$ и более.  Затраты на внедрение программ составляют от 100 до 500 процентов от стоимости программы.

К наиболее популярным программам автоматизации учета  относятся "Инфо-Бухгалтер", "Турбо-Бухгалтер", 1С, "Фолио", "Парус" и другие. Эти программы позволяют при минимальных затратах и сроках внедрения максимально автоматизировать процессы учета на предприятии.