Понятие «эффективной» автоматизации бухгалтерского учета

Программа Инфо-Бухгалтер является универсальным и довольно мощным инструментом, позволяющим вести различные виды учета. Основная задача бухгалтера, определить, каким образом применить этот инструмент, чтобы получить максимальную эффективность от его внедрения.

В описании программы, существует не один способ ведения учета на каждом конкретном участке. Мы можем вводить операции вручную или пользоваться типовыми операциями, можем использовать бланки документов и т.п.  При организации работы мы должны учитывать приоритет способов ввода информации:

• используя бланки первичных документов;
• используя типовые операции;
• ручной ввод.

В структурной схеме программы, при обработке бланков формируются не только бухгалтерские и налоговые проводки, но и происходит запись информации в таблицы различных блоков программы.

Соблюдая этот приоритет, мы можем максимально автоматизировать учет на предприятии. Нам необходимо будет только вводить информацию о хозяйственных операциях, все остальное, от формирования текущих отчетов до заполнения форм бухгалтерской и налоговой отчетности, программа сделает сама. Рассмотрим основные способы ведения учета в программе.   

Программа позволяет очень быстро подготовить и напечатать кассовые ордера. При подготовке этих документов формируются необходимые проводки, которые должны быть записаны в ЖХО.

Кассовая книга и журнал регистрации кассовых документов создаются автоматически, на основании информации занесенной в ЖХО.

Для оформления приходного кассового ордера необходимо выбрать пункт главного меню "Документы/Заполнение",  в открывшемся списке выбрать раздел "2. Кассовые документы" и открыть приходный кассовый ордер (рис.1).

Ордера имеет возможность настройки параметров (клавиша F4).  В параметрах ордера Вы можете указать - формировать или не формировать проводки,  как исчислять налог на добавленную стоимость и налог с продаж.

Рассмотрим назначение полей ввода приходного кассового ордера:

«Номер»  - указывается номер приходного кассового ордера. Вы можете ввести номер вручную или использовать авто нумерацию, нажав клавишу F2 или кнопку справа от поля номера.

«Дата  составления» - вводится дата составления ордера.

«Дебет» - указывается код счет дебета (50/1).

«Код структурного подразделения» - заполняется при необходимости.

«Корр.счет,субсчет» - указывается код счета кредита (51, 62, 71 и т.п.).

«Сумма» - указывается сумма операции.

«Код целевого назначения» - заполняется при необходимости.

«Счет реализации» - вводится код счета реализации (90/1/1). Заполняется только при оформлении операций связанных с реализацией и оплатой товаров. В остальных случаях (например, оформление возврата неиспользованных подотчетных сумм) поле не заполняется.

«Счет НДС» - вводится код счета учета НДС (68/НДС/20). Заполняется только при оформлении операций, связанных с НДС.

«Ставка НП» - вводится ставка налога с продаж. Заполняется только при оформлении операций, связанных с исчислением налога с продаж.

«Принято от...» - заполняется автоматически при выборе счета кредита из справочника организаций. В случае необходимости, Вы можете изменить эту информацию.

«Основание» - заполняется вручную или из справочника оснований.

«Приложение» - заполняется по необходимости.

Программа заполнит поля вывода и сформирует хозяйственную операцию по поступлению денег в кассу, которая будет предъявлена в окне «Новая хозяйственная операция». При нажатии кнопки «ОК», операция будет записана в ЖХО.

 Для оформления расходного  кассового ордера необходимо  выбрать пункт главного меню "Документы/Заполнение",  в открывшемся списке выбрать  раздел "2. Кассовые документы" и открыть расходный кассовый  ордер.

Если необходимо произвести настройку параметров ордера, нажмите клавишу F4.

Назначение граф ввода расходного кассового ордера аналогично соответствующим графам приходного кассового ордера. Подготовка документа заканчивается нажатием кнопки  «Пересчитать» на панели инструментов или клавиши F9.

Если проводки по кассовым операциям занесены в ЖХО, вы сможете автоматически сформировать кассовую книгу.

Для оформления кассовой книги необходимо выбрать пункт главного меню "Документы/Заполнение",  в открывшемся списке выбрать раздел "2. Кассовые документы" и открыть одну из форм кассовой книги.

Откроется чистый бланк, в котором имеются несколько полей ввода (рис. 2).  В поле ввода "касса" вводится код счета кассы (50), в поля "с" и "по" вводятся даты начала и конца периода, за который надо сформировать кассовую книгу.

Для заполнения кассовой книги нажмите кнопку  «Пересчитать» на панели инструментов или клавишу F9. По этой команде программа начинает просмотр ЖХО, и заносит в кассовую книгу все операции по кассе.

Аналогично можно заполнить журнал учета кассовых документов.

Кроме указанных форм, в разделе "2. Кассовые документы" имеются бланки "Объявление на взнос наличными", "Акт инвентаризации наличных денежных средств". Эти бланки предназначены только для подготовки документов для печати. Бухгалтерские проводки в этих документах не формируются.

 

2. Учет реализации продукции и НДС

Учет реализации продукции (товаров, работ, услуг) является одним из самых сложных участков учета. Это связано с тем, что здесь в единый узел связаны бухгалтерский учет операций по отгрузке продукции, списанию ее со склада, оплате продукции, учет налога на добавленную стоимость и налога с продаж, учет доходов для целей налогообложения прибыли организации.

Можно сказать, что автоматизация учета на этом участке является сердцевиной автоматизации всего предприятия.

Максимальную эффективность использования программы Инфо-Бухгалтер на этом участке учета можно получить, если для оформления операций, связанных с реализацией продукции использовать бланки раздела  "3. Счета, счета-фактуры, накладные, прайс-лист".

При использовании этих бланков происходит формирование всех бухгалтерских и налоговых проводок, связанных с реализацией продукции, и производится запись результатов расчетов в таблицы блока "Учет НДС".

При этом программа позволяет:

• выписывать счета-фактуры,  расходные накладные  (ф. №8 и ТОРГ-12),  счета и акты о выполненных работах в произвольной последовательности;
• выписывать счета-фактуры на полученные суммы авансов;
• использовать справочники реквизитов организаций;
• выписывать счет-фактуру на товары с разным НДС;
• учитывать любое число платежей по счету-фактуре, с возможностью редактирования;
• учитывать оплату одним платежом нескольких счетов-фактур;
• учитывать любое число авансов по счету-фактуре;
• осуществить ручной ввод в книги покупок и продаж;
• вести учет налога с продаж при выписке документов;
• проводить редактирование всех выписанных документов;
• проводить выписку нескольких вторичных документов, с автоматическим распределением количества товаров или услуг, на основе одного первичного;
• выписывать счета-фактуры в валюте;
• учитывать оплату счетов-фактур в валюте с возможностью пересчета суммовых разниц;
• проводить буквенно-цифровую нумерацию документов;
• удалять ранее оформленные документы;
• проводить закрытие периода.

 

Программа автоматически производит:

• корректировку (сторнирование) авансов;
• выписку нескольких вторичных документов, с автоматическим распределением количества товаров или услуг, на основе одного первичного;
• формирование журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур;
• формирование книги покупок и книги продажи  на основе принятой учетной политики (по отгрузке или оплате);                  
• формирование всех необходимых бухгалтерских и налоговых проводок.

Для учета расчетов с покупателями необходимо использовать субсчета 3-го уровня субсчета 62/СР "По документам, срок оплаты которых не наступил".  Например,  субсчет 62/СР/035 - ООО "Полином".

 Для учета авансов  используются субсчета 3-го уровня, субсчета 62/А  "Расчеты по авансам полученным". Эти субсчета должны полностью соответствовать субсчетам 62/СР.

При реализации продукции бухгалтер оформляет документы:

• счет;
• счет-фактуру;
• расходную накладную.

Программа позволяет выписывать эти документы в любой последовательности. На основании документа, оформленного первым, происходит автоматическое оформление двух других. При этом возможны два варианта взаимосвязи этих документов:

• связанные документы. Документ формируется на основе уже созданного документа (например, при выписке счета-фактуры используется ранее оформленный счет или накладная). Любое изменение одного из них приводит к такому же изменению другого (связанного) документа. Этот ситуация возникает, если в этих документах в поле ввода "Вариант выписки" выбрать "К счету" или "К счету-фактуре" или "К накладной";
• несвязанные документы. Документ формируется, на основании другого (несвязанного) документа, и изменения в одном из них не повлекут изменения в другом. Этот вариант возникает, если в графе "Загрузить товары" выбрать один из документов (счет, счет-фактуру, накладную).

В соответствии с главой 21 Налогового кодекса, при получении  денежных средств в виде авансовых платежей в счет предстоящих поставок продукции должен составляться счет-фактура на аванс, который регистрируется в книге продаж.

При отгрузке продукции в счет полученных авансовых платежей в книге продаж производится корректировочная запись, уменьшающая ранее начисленного налога на добавленную стоимость по этим платежам. Затем выписывается счет-фактура на отгрузку продукции, который регистрируется в книге продаж в соответствии с учетной политикой.

Программа позволяет выписывать счета-фактуры на аванс, автоматически корректирует суммы авансов при отгрузке продукции и формирует необходимые проводки.

Рассмотрим схему формирования проводок при реализации продукции и поступлении авансовых платежей.

Выписка счета-фактуры на отгрузку

Дебет	Кредит	Сумма	Примечание
62/СР/ХХ	90/1/1	Полная стоимость с учетом НДС и НсП
90/3	68/НДС	Сумма НДС	По отгрузке
90/3	76/НДС	Сумма НДС	По оплате
90/2	43/ХХ	Себестоимость продукции	Для торговли-  кредит  41/ХХ
62/А/ХХ	68/НДС	Сторно НДС с суммы аванса
64/А/ХХ	62/СР/ХХ	Сумма аванса
0/0	0/1/3	Выручка от реализации без НДС и НсП	Налоговая проводка
0/2/1/254	0/0	Расходы, связанные с производством и реализацией	Налоговая проводка

 

Выписка счета-фактуры на аванс

Дебет	Кредит	Сумма	Примечание
51	62/А/ХХ	Сумма аванса
62/А	68/НДС	Сумма НДС с аванса

 

Поступление оплаты по счету-фактуре

 

Дебет	Кредит	Сумма	Примечание
50 или 51	62/СР/ХХ	Сумма оплаты
76/НДС	68/НДС	НДС с суммы оплаты	По оплате
90/НСП	68/НСП	Сумма налога с продаж

 

Для учета реализации рекомендуем использовать следующую очередность оформления документов:

• выписывается счет, проводки не формируются;
• при поступлении предоплаты от покупателя выписывается счет-фактура на аванс, формируются проводки по учету аванса;
• в момент отгрузки продукции выписывается счет-фактура на отгрузку, формируются бухгалтерские и налоговые проводки по отгрузке продукции и списанию ее со склада;
• выписывается расходная накладная, проводки не формируются;
• учитывается поступление оплаты за отгруженную продукцию, формируются проводки по оплате продукции.

Для оформления документов по реализации продукции необходимо выбрать пункт главного меню "Документы/Заполнение",  в открывшемся списке выбрать раздел "3. Счета, счета-фактуры, накладные, прайс-лист"  и открыть необходимый бланк.

 

3. Учет материалов

Учет материалов (товаров), так же как и учет реализации продукции является довольно сложным участком учета. Это вызвано тем, что операции, по оприходованию материалов содержат в себе операции по учету НДС, расчетов с поставщиками и тесно связаны с учетом материалов на складе.   Оплата за материалы влечет за собой операции, связанные с налоговыми вычетами по НДС. Кроме того необходимо учитывать затраты по приобретению материалов для целей налогового учета.