Понятие «эффективной» автоматизации бухгалтерского учета

"Инфо-Бухгалтер" - программа  для автоматизации ведения бухгалтерского  учёта на малых и средних  предприятиях различных форм  собственности и видов деятельности, работающих по любой системе  налогообложения.

Функциональные возможности программы настолько широки, что позволяют с легкостью охватить потребности любого малого предприятия. Направление деятельности предприятия может быть любым: торговля, производство, строительство, страховая, адвокатская деятельность, аудит, сельское хозяйство, внешнеэкономическая деятельность, реализация ювелирных изделий, нефтепродуктов, ценных бумаг, рекламные агентства, профсоюзы и другие.

3. Эффективная автоматизация предприятия

Для того, чтобы эффективно провести автоматизацию, следует, в первую очередь, хорошо представлять себе что же такое автоматизированный бухгалтерский учет. На первый взгляд все просто и даже такая постановка вопроса кажется несколько надуманной, потому что автоматизированный бухгалтерский учет – это просто когда бухгалтерский учет ведется на компьютере. Вот такое заблуждение и служит причиной большого количества неудачных попыток автоматизации. Следует осознать, что внедрение бухгалтерской программы эффективно только тогда, когда следствием внедрения является повышение эффективности и улучшение качества ведения бухгалтерского учета на предприятии. Это может выражаться в:

1. Упорядочении бухгалтерского учета. Если при бумажной бухгалтерии для получения какой-либо информации, например специфической выборки оборотов по субсчету счета, требовалось несколько часов работы, то на компьютере – нажал клавишу и выборка распечаталась.

2. Увеличении количества информации, получаемой из бухучета. (Раньше можно было увидеть аналитику по 41 счету только в каком-нибудь одном разрезе, сейчас, на компьютере – в нескольких)

3. Снижение числа бухгалтерских  ошибок. Это очень важный фактор, если учитывать величину штрафов  и пеней за сокрытие налогооблагаемых  величин, причиной которого, как  правило являются именно бухгалтерские ошибки, а не некий злой умысел.

4. Повышение оперативности  бухучета. Если раньше, при бумажном  бухучете, бухгалтера не поспевали  за первичной документацией и  делали проводки с опозданием, а квартальный и годовой отчет  сдавался в последний момент, то сейчас это прекратилось.

5. Повышении экономичности бухгалтерского учета. Наша практика показывает, что во многих случаях, изменив применяющиеся на предприятии план и типовую корреспонденцию счетов, формы первичных документов и другие «подвластные» бухгалтерии параметры можно без использования различных рискованных схем уменьшить налогооблагаемые величины или, по крайней мере, передвинуть сроки и снизить частоту налоговых платежей.

Другие факторы, зависящие от специфики каждого конкретного предприятия.

Если таких улучшений не произошло, то автоматизация бессмысленна –она не принесла конечного результата, сам же по себе переход с заполнения бумажных журналов-ордеров на нажимание компьютерных клавиш улучшением не является, это просто замена. Такую ситуацию следует скорее называть «псевдоавтоматизацией». К сожалению, псевдоавтоматизация встречается часто, происходит это потому, что люди думают: «Автоматизировать – значит просто перевести на компьютер и все тут», а процесс внедрения программы в их понимании состоит в том, чтобы как-то начать заводить операции в компьютер. Последствия псевдоавтоматизации удручающи. Бухгалтерия, которая раньше была перегружена текущей работой, сейчас, «при компьютерах», тоже ничего не успевает, иногда работы становится еще больше – надо же вначале сделать все или отдельные разделы бухучета на бумаге, а потом,непонятно для чего, завести в компьютер. Руководство тоже не понимает для чего потрачены немалые деньги на компьютеры, программы и внедрение, когда в бухгалтерии как был «завал», так и остался.

Таким образом, можно сказать, что автоматизация бухгалтерского учета – это процесс, при котором в результате перевода бухгалтерии на компьютер повышается эффективность и улучшается качество ведения бухучета на предприятии. Значит перед тем как принимать решение об автоматизации бухучета следует выделить, что и как эта автоматизация должна в бухгалтерии улучшить, это и будет целью автоматизации.

Распространенным стереотипом является то, что автоматизация бухгалтерского учета приводит к сокращению бухгалтерского персонала, что приводит к страху перед автоматизацией, а иногда и к ее саботажу. Несмотря на то, что, на первый взгляд, все логично – часть работы берет на себя компьютер, который и вытесняет бухгалтеров-людей, стереотип является ошибочным. Дело в том, что количество необходимых в бухгалтерии бухгалтеров зависит только от количества обрабатываемых бухгалтерией первичных документов (накладных, кассовых ордеров, платежек и пр.), а количество первичных документов не зависит от того, автоматизирован бухучет или нет, оно зависит от объема хозяйственных операций в организации. Таким образом, автоматизация бухучета не уменьшает числа необходимых в бухгалтерии бухгалтеров.

Только тогда, когда определены цели автоматизации, ее масштаб и порядок, сделана постановка задачи, выбрана и куплена оптимальная для предприятия программа и решены технические вопросы можно приступать к собственно работе с программой. Качественное внедрение программы – процесс очень трудоемкий и сложный, затраты на него, как правило, значительно превышают затраты на приобретение программы и компьютеров, причем доля затрат на внедрение тем больше, чем больше предприятие, поскольку при большем количестве нюансов и особенностей необходимо больше работы по настройке на все эти нюансы и особенности.

Внедрение можно производить своими силами, можно заказать сторонней организации. Если пытаться внедрять самим, то приходится сталкиваться с трудностями: отсутствие опыта автоматизации; отсутствие времени на внедрение, поскольку бухгалтерия должна выполнять свою текущую работу, которая, как правило, и съедает весь рабочий день.

Причем, чем крупнее организация, и, соответственно сложнее процесс внедрения, тем более актуальны эти трудности. На практике попытки внедрить программу своими силами на предприятиях, где число бухгалтеров превышает4человекапрактическивсегдаприводятк«псевдоавтоматизации». Если принято решение заказывать автоматизацию у специализированной организации, то необходимо приготовиться к дополнительным денежным затратам, поскольку качественная автоматизация не может обойтись дешево так как она занимает достаточно много времени и требует квалифицированных и опытных специалистов.

4. Актуальные проблемы и преимущества автоматизации бухгалтерского учета

Помимо описанных ранее преимуществ автоматизированного бухгалтерского учета, хотелось бы рассмотреть объективная причина необходимости автоматизации.

Одним из важнейших процессов современности является интеграция мировой экономики. Этот факт делает автоматизацию бухгалтерского учета требованием времени и залогом успешного перехода на Международные стандарты финансовой отчетности.

Без этого невозможен переход на международный рынок и привлечение иностранных инвестиций. В случае если предприятие выходит на внешний рынок необходимо достижение соответствия организации бизнеса международным стандартам. Эту проблему легко решают автоматизированные системы, которые позволяют при одноразовом внесении первичных данных рассчитать в короткие сроки множество показателей и представить их в различных формах отчетности.

Таким образом, перспективы внедрения автоматизированных информационных систем бухгалтерского учета неотъемлемо связаны с переходом на международные стандарты. В свою очередь, внедрение этих стандартов является в настоящее время экономической необходимостью.

Прозрачность и качество финансовой отчетности является необходимым условием развития отдельных предприятий и экономики в целом. Поэтому можно утверждать, что перспективы автоматизации ведения бухгалтерского учета однозначны — они являются необходимым условием развития.

Разумеется, в первую очередь процессы автоматизации коснутся крупных предприятий. Такая тенденция обусловлена тем, что крупные предприятия и их позиция на мировом рынке определяют экономическую мощь страны. Они в большей степени вовлечены в процессы интеграции в международные рынки, конкурировать на которых невозможно без соответствующего уровня ведения учета и составления отчетности. Большинство из них уже перешли на автоматизированное ведение бухгалтерского учета ориентированное на Международные стандарты финансовой отчетности.

Но не стоит думать, что предприятия меньших масштабов откажутся от использования информационных систем. Несмотря на то, что эти предприятия в своей деятельности в большей мере зависят от внутренней экономической конъюнктуры, они также нуждаются в автоматизации бухгалтерского учета. Эта необходимость будет обусловлена потребностью в эффективном управлении финансовыми потоками предприятия, потребностью гибкого учета и быстрого приспособления к изменениям рынка. Наличие модернизированной системы учета также будет играть важную роль в привлечении дополнительных инвестиций, что также является важным элементом экономического развития.

Таким образом, автоматизация бухгалтерского учета, безусловно, является необходимостью для предприятий, независимо от масштабов их деятельности. Внедрение автоматизированной системы бухгалтерского учета поможет обеспечить эффективность учета и дальнейшее развитие предприятия. Однако, не стоит забывать о том, что автоматизация является сложным и трудоемким процессом и для ее успешной реализации стоит заранее продумать решение хотя бы основных сопутствующих ей проблем.

Однако, несмотря на кажущуюся простоту внедрения автоматизированной системы в бухгалтерский учет предприятия — это не так просто. Для успешной реализации автоматизации бухгалтерского учета на предприятии необходимо иметь четкое представление о проблемах, и выгодах этого процесса.

Рассмотрим основные проблемы, возникающие в процессе автоматизации бухучета на российских предприятиях.

Одна из важнейших проблем возникает уже на этапе определения задач автоматизации. Не стоит стремиться автоматизировать и формализовать каждый шаг в новой системе, ведь тогда ее структура, а, следовательно, и настройка и эксплуатация могут оказаться слишком сложными для определенного предприятия. Чтобы избежать завышения требований к системе нужно четко определить основы функционирования предприятия и ключевые бизнес-процессы. Это позволит не выйти за рамки реальных потребностей предприятия.

Процесс внедрения бухгалтерских информационных систем на современных предприятиях осложняется также частой сменой нормативных актов, устанавливающих правила учета, отчетности и налогообложения. Это одна из основных проблем использования автоматизированных систем бухгалтерского учета на российских предприятиях. Для решения этой проблемы стоит останавливать свой выбор на информационных системах, обладающих большей гибкостью и способных отражать изменения внешних условий.

Еще одна важная проблема — это недостаток квалифицированных кадров. Для успешной реализации автоматизации бухгалтерского учета необходима организация обучения для сотрудников, которые станут пользователями программы или же замена их на более квалифицированные кадры. Также возможна замена ключевых пользователей программы, которые в процессе последующей работы поделятся своими знаниями с остальным персоналом.

Следующая проблема — это перенос данных в новую систему. Как правило, на момент внедрения автоматизированной системы на предприятии уже имеются данные отражающие хозяйственные операции за продолжительный период времени. Эти данные необходимо перенести в новую систему. Здесь нужно сделать выбор между возможностью сделать переход на новую систему более плавным, занеся в нее все имеющиеся данные и упростив дальнейшую работу, и минимизацией затрат на ввод этой информации. Для этого следует оценить потребность в начальных данных, выбрать те документы, которые действительно необходимы, ведь часто на предприятии используются нестандартные формы отчетности или виды программ, которые значительно увеличивают количество документации. Стоит учитывать, что ручной ввод большого объема информации приводит к росту количества ошибок, поэтому лучше будет выбрать лишь необходимые данные. Однако может возникнуть и ситуация, когда необходим сбор дополнительной информации. Это происходит в том случае, если новая система способна обеспечить поддержку большего количества параметров.

Стоит также отметить проблемы, проявляющиеся уже после введения информационной системы в эксплуатацию. В случае если автоматизация осуществлялась привлеченной организацией специализирующейся в этой сфере, то большой проблемой может стать обеспечение поддержки системы после ухода консультанта. Поскольку ведение бухгалтерского учета непрерывно, а предоставление отчетности в налоговые органы обязательно, целесообразно наличие на предприятии работника, отвечающего за поддержку и дальнейшее развитие автоматизированной системы бухгалтерского учета. Также этот работник будет способствовать наиболее полному использованию всех возможностей программы по сравнению со специалистами, которые ранее не работали с прикладными информационными системами.

Все эти проблемы могут стать причиной увеличения затрат на внедрение автоматизированной системы ведения бухгалтерского учета, отсутствия экономического эффекта от ее внедрения, а также получения отрицательного эффекта.

Именно поэтому для успешной реализации процесса автоматизации бухгалтерского учета важно продумать все эти проблемы на стадии подготовки проекта внедрения и по возможности разрешать их на первых стадиях внедрения системы.

Глава 2. Практические технологии эффективной автоматизации бухгалтерского учета

1. Учет кассовых операций

Для автоматизации бухгалтерского и налогового учета организаций я предлагаю программу "Инфо-Бухгалтер".

Первые упоминания о программе Инфо-Бухгалтер стали появляться в прессе в конце прошлого тысячелетия, когда на территории бывшего СССР только зарождалась компьютеризация предприятий. Инфо-Бухгалтер разработан в Институте проблем информатики Российской Академии Наук. Десятки бухгалтерских и экономических периодических изданий обратили свое внимание на Инфо-Бухгалтер. Достоинства программы были очевидны - это экономия рабочего времени за счет полной автоматизации, удобство, скорость работы и многие другие.