Порядок организации централизованных поставок материальных ценностей в бюджетном учреждении и их учет

  

2.3.2. Документальное  оформление поступления и списания  материальных запасов

Контроль за выполнением  плана материально-технического обеспечения  по договорам, своевременностью поступления и оприходования материалов осуществляет отдел материально-технического снабжения. С этой целью в отделе ведут ведомости (машинограммы) оперативного учета выполнения договоров поставки. В них отмечают выполнение условий договора о поставке по ассортименту материалов, их количеству, цене, срокам отгрузки. Бухгалтерия осуществляет контроль за организацией данного оперативного учета.

Поступающие в организацию  материалы оформляются бухгалтерскими документами в следующем порядке [15].

Вместе с отгрузкой  продукции поставщик высылает покупателю расчетные и другие сопроводительные документы  -  платежное требование (в двух экземплярах: один непосредственно  покупателю, другой − через банк), товарно-транспортные накладные, квитанцию  к железнодорожной накладной.

Расчетные и другие документы, связанные с поступлением материалов, поступают в бухгалтерию, где  проверяют правильность их оформления и после этого передают ответственному исполнителю по снабжению.

В отделе снабжения по поступающим  документам производят проверку соответствия объема, ассортимента, сроков поставки, цен, качества материалов договорным условиям. В результате такой проверки на самом  расчетном или другом документе  делают отметку о полном или частичном  акцепте.

Проверенные платежные требования из отдела снабжения передают в бухгалтерию, а квитанции транспортных организаций  − экспедитору для получения  и доставки материалов.

Экспедитор принимает  на станции прибывшие материалы  по количеству мест и массе. При обнаружении  им признаков, вызывающих сомнение в  сохранности груза, он может потребовать  от транспортной организации проверки груза.

Принятые грузы экспедитор доставляет на склад организации  и сдает заведующему складом, который проверяет соответствие количества и качества материала  данным счета поставщика.

В случаях, когда количество, качество или ассортимент прибывших  на склад материалов не соответствуют данным счета поставщика, приемку материалов производит комиссия и оформляет актом о приемке материалов, который служит основанием для предъявления претензий поставщику [16].

Акт составляется в двух экземплярах. Один экземпляр передают в бухгалтерию учреждения для  учета движения материальных ценностей, другой − в отдел снабжения  или в бухгалтерию для направления  претензионного письма поставщику.

Если перевозку материалов осуществляют автотранспортом, то в  качестве первичного документа применяют  товарно-транспортную накладную, которую  составляет грузоотправитель в четырех  экземплярах. Первый из них служит основанием для списания материалов у грузоотправителя; второй − для оприходования материалов получателем; третий − для расчетов с автотранспортной организацией и  является приложением к счету  на оплату перевозки ценностей; четвертый  служит основанием для учета транспортной работы и прилагается к путевому листу. Товарно-транспортную накладную  применяют в качестве приходного документа у покупателя в случае отсутствия расхождения количества поступивших грузов с данными  накладной. При наличии такого расхождения  приемку материалов оформляют актом  о приемке материалов.

Отражение в учете операций по перемещению материальных запасов  внутри учреждения, передаче их в эксплуатацию, к списанию осуществляется в регистрах  аналитического учета материальных запасов путем изменения материально  ответственного лица на основании следующих  документов:

-  требования-накладной (ф. 0315006);

-  меню-требования на выдачу продуктов питания (ф. 0504202);

-  ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210);

-  акта о списании материальных запасов (ф. 0504230);

-  акта о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143);

-  путевого листа (ф. 0340002, 0345001, 0345002, 0345004, 0345005, 0345007) [17].

Требование-накладная применяется  для учета движения материальных ценностей внутри организации между  структурными подразделениями или  материально ответственными лицами.

Меню-требование на выдачу продуктов  питания применяется для оформления отпуска продуктов питания и  составляется ежедневно в соответствии с нормами раскладки продуктов  питания и данных о количестве довольствующихся лиц.

Акт о списании материальных запасов применяется для списания с баланса материальных запасов  на основании документов, подтверждающих их количественный расход и утвержденных руководителем учреждения. Акт составляется комиссией, назначаемой приказом (распоряжением), и утверждается руководителем учреждения.

Акт о списании мягкого  и хозяйственного инвентаря применяется  для списания мягкого инвентаря, независимо от стоимости, и однородных предметов хозяйственного инвентаря  стоимостью от 3тысяч рублей до 20 тысяч рублей.

Путевой лист строительной машины применяется в специализированных организациях для учета работы строительной машины на автомобильном ходу при  почасовой оплате. Он также является основанием для получения исходных данных при начислении заработной платы  обслуживающему персоналу. Путевой  лист выписывается в одном экземпляре диспетчером или уполномоченным лицом и выдается на смену, день или  декаду. Выезд и возвращение строительной машины оформляет диспетчер, механик, машинист.

Путевой лист легкового автомобиля является первичным документом по учету  работы легкового автотранспорта и  основанием для начисления заработной платы водителю.

 

2.3.3. Учет поступление  и выбытие материальных запасов

Для учета поступления  и выбытия материальных запасов  используется счет 0.105.00.000. Он активный: по дебету  отражается поступление материальных запасов, по кредиту – использование материальных запасов[4].

Данный счет ведется в  разрезе следующих счетов (таблица 2).

Таблица 2 – Материальные запасы в разрезе счетов бюджетного учета

Название и номер счета	Увеличение стоимости	Уменьшение стоимости
Медикаменты и перевязочные средства 0.105.31.000	0.105.31.340	0.105.31.440
Продукты питания 0.105.32.000	0.105.32.340	0.105.32.440
Горюче – смазочные  материалы 0.105.33.000	0.105.33.340	0.105.33.440
Строительные материалы 0.105.34.000	0.105.34.340	0.105.34.440
Мягкий инвентарь 0.105.35.000	0.105.35.340	0.105.35.440
Прочие материальные запасы 0.105.36.000	0.105.36.340	0.105.36.440

 

Материальные запасы могут  поступать из следующих  источников: 

1) приобретение от поставщика;

2) приобретение подотчетным  лицом; 

3) изготовление  собственными  силами;

4) безвозмездное поступление   по договору дарения; 

5) поступление от ГРБС;

6) поступление материальных  ценностей, оставшихся после списания  основных средств (рисунок 3) [21].

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 3 – Поступление  материальных запасов

Рассмотрим поступление  материальных запасов в МБУЗ «Городской поликлиники № 5» (таблицы 3 и 4)[22].

Таблица 3 – Поступление  материальных запасов на счетах бюджетного учета

№	Содержание	Дт	Кт	Сумма, руб.
1	Приняты бюджетные обязательства  на приобретение продуктов питания	1.501.03.340	1.502.01.304	50000
2	Списаны денежные средства на приобретение продуктов питания	1.210.03.560	1.304.05.340	50000
3	Денежные средства поступили  в кассу	1.201.34.510	1.210.03.660	50000
4	Выданы из кассы подотчетному лицу денежные средства на приобретение продуктов питания	1.208.34.560	1.201.34.610	50000
5	Подотчетным лицом приобретены  продукты питания	1.106.34.340	1.208.34.660	45000
6	Приняты продукты питания  к учету	1.105.32.340	1.106.34.440	45000
7	Неизрасходованная сумма  внесена в кассу	1.201.34.510	1.208.34.660	5000
8	Неизрасходованная сумма  возвращена на счет ОФК	1.210.03.560 1.304.05.340	1.201.34.610 1.210.03.660	5000
9	Продукты питания отпущены в производство	1.401.20.272	1.105.32.440	45000

 

Таблица 4 – Поступление  материальных запасов на  счетах бюджетного учета

№	Содержание	Дт	Кт	Сумма, руб.
1	Приняты бюджетные обязательства  на: А) приобретение медикаментов Б)на услуги связи	1.501.03.340 1.501.03.222	1.502.01.340 1.502.01.222	60000 5000
2	Со счета ОФК перечислен аванс поставщику на приобретение медикаментов	1.206.34.560	1.304.05.340	18000
3	От поставщика поступили  медикаменты	1.106.34.340	1.302.34.730	60000
4	Принят счет транспортной организации за доставку медикаментов	1.106.34.340	1.302.22.730	5000
5	Зачтен ранее выданный аванс поставщику	1.302.34.830	1.206.34.660	18000
6	Со счета ОФК перечислен погашена задолженность перед: А) поставщиком Б) транспортной организации	1.302.34.830 1.302.22.830	1.304.05.340 1.304.05.222	42000 5000
7	Приняты к учету медикаменты	1.105.31.340	1.106.34.440	65000
8	Медикаменты отпущены в производство	1.401.20.272	1.105.31.440	65000

 

 Выбытие материальных запасов происходит в следующих случаях:

1)  выдача материальных запасов на нужды учреждению;

2) безвозмездная передача  материальных запасов; 

3) выбытие материальных  запасов пришедших в негодность  в результате  стихийных бедствий,  форс – мажорных обстоятельствах  и др.;

4) передача материальных  запасов ГРБС;

5)списание материальных запасов  при выявлении недостачи при инвентаризации;

6) реализация материальных  запасов (рисунок 4) [23].

 

 

 

 

 

 

Рисунок 4 – Выбытие материальных запасов

 

Рассмотрим движение выбытия  материальных запасов в МБУЗ «Городская поликлиника № 5» (таблица 5) [24].

Таблица 5 – Выбытие материальных запасов на счетах бюджетного учета

№	Содержание	Дт	Кт	Сумма, руб
1	Отпущены продукты питания  на нужды учреждении	1.401.20.272	1.105.32.440	50000
2	Переданы безвозмездно предметы мягкого инвентаря: а) ГРБС б) бюджетному  учреждению  в) коммерческой организации	1.304.05.340 1.401.20.241 2.401.20.242	1.105.35.440 1.105.35.440 2.105.35.440	20000 25000 19000
3	Списаны горюче - смазочные  средства  в результате  стихийного бедствия пришедших в негодность	1.401.20.273	1.105.33.440	35000
4	Списаны медикаменты, выявленные как недостача при инвентаризации	1.401.20.272	1.105.31.440	1000

 

2.3.4. Аналитический  учет материальных запасов

Аналитический учет материальных запасов, за исключением посуды, продуктов  питания, молодняка животных и животных на откорме, ведется на карточках  количественно-суммового учета материальных ценностей.

В заголовочной части карточек отражаются наименование учреждения, структурного подразделения; фамилия, имя, отчество материально ответственного лица, номер счета бюджетного учета; наименование продукции (вида оборудования, детали и материала).

В содержательной части указываются  дата и номер журнала операции, содержание операции, цена, количество и сумма по дебету, кредиту, остаток (количество и сумма), а в оформительной  части − должность, подпись, расшифровка  подписи лица, заполнившего карточку, дата[18].

Аналитический учет продуктов  питания ведется в оборотной  ведомости по нефинансовым активам. Записи в оборотную ведомость по нефинансовым активам производятся на основании данных накопительной ведомости по приходу продуктов питания и накопительной ведомости по расходу продуктов питания.