Порядок ведения кассовых операций

     К таким документам, например, относятся  платежные и расчетно-платежные  ведомости, по которым выдается зарплата работникам организации, заявления  на выдачу денег и др. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером организации или лицами, на это уполномоченными.

     В тех случаях, когда на прилагаемых  к расходным кассовым ордерам  документах, заявлениях и др. имеется  разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на расходных  кассовых ордерах не обязательна.

     При выдаче денег по расходному кассовому  ордеру или заменяющему его документу  отдельному лицу кассир обязан потребовать  предъявления документа (паспорта или  другого документа), удостоверяющего  личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда  он выдан и отбирает расписку получателя. Если заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные  документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей  графе платежных документов. Однако в последнем случае запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится.

     Расписка  в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно  чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей - прописью, копеек цифрами. При получении  денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается.

     Выдача  денег лицам, не состоящим в списочном  составе организации, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной  ведомости на основании заключенных  договоров. Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном  кассовом ордере или заменяющем его  документе.

     Если  выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном  порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег  бухгалтерией указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег.

     Если  выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: "По доверенности". Доверенность остается как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

     Для учета денег, выданных кассиром из кассы  организации другим кассирам или  доверенному лицу (раздатчику), а  также учета возврата наличных денег  и кассовых документов по произведенным  операциям, применяется Книга учета  принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5).

     Оплата  труда, выплата пособий по социальному  страхованию и стипендий производится кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

     Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным  лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.

     По  истечении установленных сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий  кассир должен:

• в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: "Депонировано";
• составить реестр депонированных сумм;
• в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью;
• записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и указать в ведомости номер расходного кассового ордера.
• Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассиром в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм.
• Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.
• Выдача наличных денег из кассы (выручка, депонированные суммы и т.д.) для их сдачи в банк и зачисления на расчетный счет организации также осуществляется на основание расходных кассовых ордеров.
• Расходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре и подписывается руководителем организации и главным бухгалтером, а затем регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КОЗ).
• В расходном кассовом ордере по строке "Основание" указывается содержание хозяйственной операции, а по строке "Приложение" перечисляются прилагаемые первичные " другие документы с указанием их номеров и дат составления. Операции по выдаче денежных документов из кассы организации также оформляются расходными кассовыми ордерами.
• Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилам, шариковой ручкой или выписаны на пишущей или вычислительной машине. Подчистки, помарки и исправления в этих документах не допускаются.
• Если допущена ошибка в таких документах (кроме денежного чека), то они уничтожаются и вместо них составляются новые документы.
• Сдача наличных денег в банк осуществляется по установленной форме объявления на взнос наличными (форма № 0402001).

     Объявление  на взнос наличными подписывается  лицом, вносящим деньги в банк.

     Объявление  состоит из трех частей: непосредственно  объявления на взнос наличными, квитанции  и ордера.

     Первая  часть объявления на взнос наличными  остается в кассе банка. Вносителю денег выдается квитанция, которую он представляет в кассу организации. В кассе организации квитанция прилагается к расходному кассовому ордеру, по которому были выданы деньги для их сдачи в банк.

     Ордер выдается организации на следующий  день вместе с выпиской из банка, в  которой отражено поступление сданных  денег на расчетный счет организации.

     При осуществлении расчетов наличными  деньгами в организации должна вестись  кассовая книга установленной формы (форма № КО-4).

     Кассовая  книга является учетным регистром, в котором отражаются в хронологическом  порядке все совершенные организацией кассовые операции, подтвержденные рассмотренными ранее первичными учетными документами.

     Каждая  организация ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью  на последней странице, где делается запись "В этой книге пронумеровано  и прошнуровано____листов". Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумaгу чернилами или шариковой ручкой. Записи кассовых операций начинаются со строки "Остаток на начало дня".

     Вторые  экземпляры листов должны быть отрывными  и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

     Подчистки и неоговоренные исправления  в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера организации.

     Записи  в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или  выдачи денег по каждому ордеру или  другому заменяющему его документу.

     Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит  остаток денег в кассе на следующее  число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

     При условии обеспечения полной сохранности  кассовых документов кассовая книга  может вестись автоматизированным способом. Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.

     Контроль  за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     2.2 Синтетический и аналитический  учет кассовых операций 

     В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета, утвержденным Министерством  Финансов РФ, в бухгалтерском учете  организации, для учета наличия  и движения денежных средств в кассе, используется активный счет - 50 "Касса". Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег в кассе предприятия на начало месяца. Оборот дебету счета отражает поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации, по кредиту - выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы организации. К счету 50 "Касса" могут быть открыты субсчета:

• 50-1 "Касса организации",
• 50-2 "Операционная касса",
• 50-3 "Денежные документы".

     На  субсчете 50-1 "Касса организации" учитываются денежные средства в  кассе организации. Когда организация  производит кассовые операции с иностранной  валютой, то к счету 50 "Касса" должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты. На субсчете 50-2 "Операционная касса" учитывается наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов и т.п. Он открывается организациями при необходимости. На субсчете 50-3 "Денежные документы" учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и др. Денежные документы учитываются на счете 50 "Касса" в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам. Типовые бухгалтерские проводки по счету 50 "Касса", приведены в таблице 2.2. 
 

     Таблица 2.2 Типовые бухгалтерские проводки по счету 50 "Касса".