Производственные запасы

Для проведения проверки финансово-хозяйственной деятельности ОАО «Камайский-АГРО» нами были составлены План-задание (Приложение 4) и Рабочий план по проведению проверки финансово-хозяйственной деятельности (Приложение 5).

 

2.2. Система внутрихозяйственного контроля семян и кормов на предприятии и оценка её эффективности. Проверка состояния складского хозяйства и инвентаризационной работы на складах

 

Оценка системы внутрихозяйственного контроля, осуществляемая на всех этапах проверки, необходима для получения информации о характере операций с производственными запасами, применяемых процедурах контроля за движением и сохранностью производственных запасов, а также для оценки эффективности этих процедур.

К системе внутрихозяйственного контроля в части семян и кормов предъявляются следующие требования:

- обязательное взвешивание, измерение или пересчет при принятии семян и кормов к учету или при отпуске;

- своевременное проведение инвентаризации и правильность отражения ее в учете;

- назначение материально ответственных лиц с обязательным заключением договоров о полной индивидуальной ответственности;

- организация надлежащей системы документооборота по оформлению хозяйственных операций.

В каждой организации должна быть разработана конкретная программа внутрихозяйственного контроля за сохранностью и использованием производственных запасов, которая предусматривает подробный перечень проверяемых вопросов, сроки проверки и фамилии исполнителей. Нами был разработан Перечень вопросов для тестирования надежности системы внутреннего контроля ОАО «Камайский-АГРО» (Приложение 6). На основании его можно сделать вывод, что в ОАО «Камайский-АГРО» система внутрихозяйственного контроля находится на среднем уровне.

В обеспечении сохранности и рационального использования семян и кормов важное значение имеет правильная организация складского хозяйства, в понятие которого входит наличие необходимых помещений и емкостей для их хранения с набором измерительных, учетных, противопожарных и охранных средств. Поэтому при осуществлении экономического контроля за состоянием хранения и сохранности семян и кормов в первую очередь следует уделять внимание организации складского хозяйства. Особые контрольные функции в этом отношении возложены на главного бухгалтера предприятия. При его непосредственном участии осуществляется вся организаторская работа по подготовке мест хранения производственных запасов, обеспечению их необходимыми весоизмерительными и противопожарными средствами и тарой. С лицами, принимаемыми на должность заведующего складом, кладовщика, заключается Договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

Основным приёмом контроля за сохранностью и рациональным расходованием имеющихся в хозяйстве ценностей является проведение инвентаризации, которая позволяет контролировать как сохранность собственности предприятия, так и правильность ведения бухгалтерского учёта.

В процессе инвентаризации для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учёта и отчётности организации проверяются и документально подтверждаются наличие и оценка активов и обязательств.

При проведении и рассмотрении результатов инвентаризации ОАО «Камайский-АГРО» руководствуется: Законом Республики Беларусь «О бухгалтерском учёте и отчётности» (статья 12 «Инвентаризация имущества и обязательств»), Инструкцией по инвентаризации активов и обязательств.

При инвентаризации наличие тех или иных объектов устанавливается с помощью их изучения путём осмотра, обмера, взвешивания и пересчёта.

Инвентаризация семян и кормов производится по их местонахождению и по каждому материально ответственному лицу.

В процессе проведения инвентаризации решаются следующие задачи:

− выявление фактического наличия семян и кормов путём составления инвентаризационных описей;

− контроль за сохранностью семян и кормов путём сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учёта, т.е. контроль за работой материально ответственных лиц, что помогает не только вскрывать, но и предупреждать возможные недостачи и растраты ценностей;

− проверка соблюдения правил хранения семян и кормов;

− установление состояния хранилищ и весоизмерительного оборудования.

В целях обеспечения своевременного и полного проведения инвентаризации в ОАО «Камайский-АГРО» составляется график проведения инвентаризаций».

Инвентаризация семян и кормов в анализируемом хозяйстве проводится два раза в год по состоянию на 1 июня и 1 января в течение отчётного периода, а также в связи с возникновением чрезвычайных ситуаций или смене заведующего складом.

В ОАО «Камайский-АГРО» нет постоянной инвентаризационной комиссии, так что для непосредственного проведения проверки постоянные комиссии создают рабочие инвентаризационные комиссии. Персональный состав рабочих комиссий утверждается приказом руководителя организации, в котором устанавливается срок начала и окончания инвентаризации. Он вручается рабочей комиссии перед началом инвентаризации.

Если инвентаризация проводится внезапно, то все производственные запасы подготавливаются к инвентаризации в присутствии членов рабочей инвентаризационной комиссии. При этом проверка ценностей проводится при обязательном участии материально ответственных лиц.

Наличие ценностей при инвентаризации определяется путём обязательного их подсчёта, взвешивания, обмера. Производственные запасы заносятся в опись после их пересчёта, перевешивания и перемеривания.

Данные о фактических остатках материальных ценностей записываются в инвентаризационные описи в двух или трёх (при смене материально ответственных лиц) экземплярах. Описи могут составляться отдельно по каждому материально ответственному лицу или по месту хранения ценностей (складам, кладовым и другим местам хранения). В процессе заполнения описи ведётся взаимная сверка каждой её страницы. Описи подписываются всеми членами комиссии и материально ответственными лицами. Инвентаризационные описи товарно-материальных ценностей в ОАО «Камайский-АГРО» после сверки печатаются на компьютере.

Если инвентаризация в течение дня не заканчивается, а завершается в последующие дни, то помещение, где хранятся ценности, опечатывается. Описи на всё время работы инвентаризационной комиссии хранятся в закрытом помещении в шкафу под замком.

Результаты инвентаризации семян и кормов (недостачи, излишки) сообщаются рабочей комиссией сразу же после инвентаризации и до открытия структурной единицы. При выявлении крупной недостачи ценностей комиссия закрывает и опечатывает помещение и немедленно докладывает об этом руководителю организации для принятия необходимых мер.

При проведении инвентаризации семян и кормов в ОАО «Камайски-АГРО» было выявлено, что фактическое наличие семян и кормов соответствует данным бухгалтерского учета.

Таким образом, правильный и сплошной контроль за использованием и сохранностью производственных запасов, проводимый в данном хозяйстве, обеспечит значительную экономию на предприятии и достоверную информацию для бухгалтерского учёта. В ОАО «Камайский-АГРО» система внутрихозяйственного контроля находится на среднем уровне. В обеспечении сохранности и рационального использования семян и кормов важное значение имеет правильная организация складского хозяйства. Основным приёмом контроля за сохранностью и рациональным расходованием имеющихся в хозяйстве ценностей является проведение инвентаризации, которая позволяет контролировать как сохранность собственности предприятия, так и правильность ведения бухгалтерского учёта. Для данных целей в ОАО «Камайский-АГРО» рекомендуется создать постоянную инвентаризационную комиссию, обеспечить склады всем необходимыми весоизмерительными приборами, а также привести в порядок сами складские помещения.

 

2.3. Проверка правильности документального оформления, оценки, полноты и своевременности отражения в учете движения семян и кормов

 

При осуществлении проверки бухгалтерского учёта производственных запасов подвергаются проверке первичные учётные документы, регистры синтетического и аналитического учёта.

Для правильной организации бухгалтерского учёта производственных запасов и своевременного отражения хозяйственных операций по их движению необходимо строго соблюдать требования по составлению документов.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учётных документов, отражающих поступление и отпуск производственных запасов, в ОАО «Камайский-АГРО» согласован с главным бухгалтером и утверждён руководителем организации.

Лица, составившие и подписавшие первичные учётные документы, должны обеспечивать своевременное и качественное оформление этих документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учёте, а также достоверность содержащихся в них данных.

В первичных учётных документах по поступлению и выбытию производственных запасов, а также в регистрах синтетического и аналитического учёта стирание записей и неоговоренные исправления не допускаются. Неправильные записи в документах должны быть исправлены путём их зачеркивания и надписи правильных с подписью исправителя и надписью «исправленному верить».

Так, первичные и сводные документы в ОАО «Камайский-АГРО» составляются на бумажных носителях информации. Иногда на первичных документах отсутствуют некоторые реквизиты, например, дата составления, номер документа или нет подписи материально ответственного лица (например, требование-накладная, накладная-приходный ордер), а ведь дата составления в бухгалтерском учёте имеет очень важную роль. Благодаря этому легче вести учёт при составлении сводных и накопительных ведомостей и журналов-ордеров. Информация записывается в другие клетки, и бывает очень трудно разобраться в содержимом какой-либо формы.

Полнота контроля для объективной оценки достоверности данных бухгалтерского учёта и отчётности достигается путём проведения документальных проверок. Поэтому с целью установления сущности, законности, целесообразности и оценки достоверности совершаемых хозяйственных операций следует использовать различные методические приёмы проверки документов и регистров бухгалтерского учёта. Среди них следует выделить: формальную проверку документов, арифметическую или счётную, сопоставление (сверку) документов. В ОАО «Камайский-АГРО» на основании приложенных документов была проведена их формальная проверка. Итоги данной проверки можно обобщить в таблице 2.1.

Таблица 2.1 - Результаты проверки документов по формальному признаку

Наименование документа	№ документа	Дата	Обнаруженные недостатки
1	2	3	4
Акт на сортировку и сушку зерна и другой продукции (ф. № 410-АПК)	49	21.02.2012	Не указаны приложенные к акту приходные и расходные документы, отсутствует дата утверждения документа зам. директора, а также другие данные с характеристиками продукции
Требование-накладная (ф. №203-АПК)		3.02.2012 6.02.2012	Нет подписей бухгалтера. Не указаны номера документов (также всех других товарных-накладных)
Лимитно-заборная карта (ф №201-АПК)		1 – 29 февраля 2012 г.	Не указан номер лимитно-заборной карты (на всех других лимитно-заборных картах)
Отчет о движении продукции и материалов (ф. №315-АПК)		За февраль	Не заполнено количество приходных и расходных документов

Примечание. Источник: собственная разработка (на основании приложений 7, 8, 9, 10, 11,12).

Проведённая проверка по формальному признаку показала наличие нарушений, а именно по заполнению и оформлению документов. В основном отсутствует номер документов, а также документы не погашены штампом.

Немаловажное значение играет также проверка документов по арифметическому признаку.

 

 

 

 

 

 

 

 

Таблица 2.2 - Результаты арифметической проверки документов

Документ		Количество, кг		Откл.
Наименование	Дата	указанное в документе	определенное после арифметической проверки документа
Лимитно-заборная карта (ф №201-АПК)	1 – 29 февраля 2012 г	9150 810 2580 1620 150 1700	9150 810 2580 1620 150 1700	- - - - - -
Отчет о движении продукции и материалов (ф. №315-АПК) (корма)	За февраль	17940 13412 59250 2830 75 4740 48270	17940 13412 59250 2830 75 4740 48270	- - - - - - -
Отчет о движении продукции и материалов (ф. №315-АПК) (семена)	За февраль	35080 2640 3160 85090 23 420 80 1660 150 1760 40080 440 5000	35080 2640 3160 85090 23 420 80 1660 150 1760 40080 440 5000	- - - - - - - - - - - - -