Проверка кассы и кассовых операций организации

Проверяем правильность кассового отчета и выведения остатка наличных денег в кассе на момент инвен­таризации. Остаток денег в кассе проверяется арифметиче­ски приемом балансовой увязки движения денежных средств с учетом остатка по балансу на первое число месяца, а также общих сумм приходных и расходных операций. При провер­ке кассового отчета и приложенных к нему приходных и рас­ходных документов сопоставляем номера последних при­ходных и расходных ордеров с записями в журнале регистра­ции для полноты учета последних кассовых операций. Про­веренный и завизированный отчет передается в бухгалтерию для отражения его данных на счетах и в ре­гистрах бухгалтерского учета. На основании последнего от­чета определяется остаток денежной наличности в кассе на момент инвентаризации.

В случаях, когда кассир до начала проверки делает заяв­ление о том, что в кассе находятся денежные средства, доку­менты и ценности, не принадлежащие данной организации, или, наоборот, они по какой-то причине полностью или час­тично находятся вне кассы, это заявление необходимо немед­ленно проверить, имея в виду, что хранение в кассе денеж­ных средств и ценностей, не принадлежащих организации, запрещается.

Одновременно с кассира берется расписка о том, что все приходные документы включены им в отчет и к моменту ин­вентаризации кассы не осталось неоприходованных и не спи­санных в расход денежных средств.

Каждый предъявленный кассиром документ, хранящий­ся в кассе, проверяем по форме и по существу отраженных в нем операций, уделяем особое внимание наличию на расходных документах подписей руководителя и главного бухгалтера и подписи лиц в получении денег. Также изучаем соблюдение в приходных и расходных кассовых ордерах последовательности номеров, указанных в последнем отчете кассира. Нарушение последовательности — сигнал о возмож­ном изъятии отдельных документов с целью их сокрытия или злоупотребления.

Если в кассе имеются незакрытые платежные ведомости, по которым начата выплата заработной платы, то уже выпла­ченные по ним суммы включаются в акт инвентаризации и приравниваются к наличным денежным средствам. Факти­чески выплаченные суммы показываются в акте инвентари­зации кассы отдельной строкой с отражением номера и сум­мы по каждому документу. Недооформленные кассовые до­кументы и черновые расписки не принимаются во внимание, и наличие таких фактов отражается в акте инвентаризации кассы как нарушение кассовой дисциплины.

Изучив кассовый отчет и приложенные к нему докумен­ты, проверяющий визирует их и предлагает кассиру предъя­вить находящиеся в сейфе наличные денежные средства, де­нежные документы и бланки строгой отчетности. Денежные средства кассир, а следом за ним один из членов инвентари­зационной комиссии пересчитывают по каждой купюре в от­дельности. Денежные купюры в банковских упаковках так­же пересчитываются. При наличии множества купюр составляется опись с указанием их достоинства, коли­чества и суммы. Опись подписывается членами комиссии. В случае возникновения у проверяющего и членов комиссии разногласий о фактическом наличии денег процедура повто­ряется.

Особое внимание при проверке операций с денежными документами обращаем на путевки в санатории и дома от­дыха, приобретенные за счет соответствующего фонда. Со­хранность их проверяется по данным синтетического сче­та 50, субсчет 3 «Денежные документы».

Остатки бланков строгой отчетности (бланки трудовых книжек, квитанционные книжки и т.п.) сопоставляем с данными забалансового счета 006 «Бланки строгой отчет­ности».

Кассовая книга правильно оформлена и соблюден порядок ее ведения. Устанавливаем наличие приказа руководителя организации, в котором определен круг лиц, имеющих право подписывать кассовые документы, а также есть ли у кассира образцы подписей этих лиц.

Проверяющему следует тщательно осмотреть все отделе­ния и ячейки сейфа (металлического ящика) и все помеще­ния кассы, чтобы не допустить неполного предъявления кас­сиром денежных средств и ценностей для пересчета. Целесо­образно обратить внимание на наличие у кассира подписан­ных руководителем или главным бухгалтером незаполнен­ных приходных и расходных кассовых ордеров или чеков в чековых книжках.

Кроме того, осуществляя внезапную инвентаризацию кассы, проверяющий сопоставляет номер корешка в чековой книжке от последнего получения суммы в учреждении банка или от квитанции на взнос наличными в учреждение банка с их последними номерами в отчете кассира. При ненадлежа­щей постановке контроля недобросовестный кассир может предъявить денежные средства, полученные в учреждении банка в день проверки, и тем самым скрыть недостачу, так как выписки из счетов банка, как правило, приходят в орга­низацию на следующий день после совершения операций.

При наличии изолированного помещения кассы доступ в него на время инвентаризации перекрывается для всех, кро­ме кассира и членов комиссии, но ни один человек не вправе покидать помещение кассы в процессе проверки.

Составленные акт инвентаризации наличных денежных средств подписывают проверяющий, члены инвентаризационной комиссии и кассир. Последний при этом должен дать расписку в принятии на ответственное хра­нение всех указанных в акте сумм денежных средств, а так­же документов и других ценностей. Акт инвентаризации на­личных денежных средств составляется обычно в трех экзем­плярах: один прилагается к материалам проверки, второй передается в бухгалтерию, а третий остается у кассира.

Выявленные в процессе проверки, проводимой государ­ственными контролирующими органами, излишки денеж­ных средств подлежат немедленному оприходованию; не позднее трехдневного срока они должны быть перечислены в доход бюджета. На счетах бухгалтерского учета оприходова­ние денег отражается по дебету счета 50 «Касса» и кредиту счета 68 «Расчеты по налогам и сборам».

Если обнаруживаются излишки или недостача денежных средств, денежных документов, ценных бумаг, то кассир обязан дать этому письменное объяснение, которое необходи­мо тщательно проверить.

При выявлении крупной недостачи денежных средств проверяющий вправе поставить вопрос перед руководителем организации об отстранении кассира от выполнения обязан­ностей до окончания проверки. В процессе дальнейшей про­верки принимаются меры к погашению недостачи.

На сумму недостачи денежных средств в кассе выписыва­ют расходный кассовый ордер и предлагают кассиру немед­ленно ее погасить, а на счетах бухгалтерского учета произво­дят записи:

дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — кредит счета 60 «Касса»;

дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба») — кредит счета 94.

Проверяющий обязан проверить своевременность и пра­вильность отражения недостач и излишков в бухгалтерском учете, так как в отдельных организациях бухгалтеры отно­сят суммы недостач с кредита счета 94 в дебет производствен­ных или других счетов.

Если по результатам проверки, проведенной государ­ственным контролирующим (надзорным) органом, кассир отказывается погасить недостачу денежных средств, под­твержденную результатами инвентаризации кассы, то прове­ряющий оформляет материалы для передачи в правоохрани­тельные органы или оказывает помощь организации в оформлении искового заявления в суд общей компетенции. Кроме искового заявления в органы суда и следствия направ­ляются промежуточный акт проверки кассовых операций и прилагающиеся к нему документы: акт инвентаризации де­нежных средств, письменное объяснение кассира, подлин­ные расписки, служебные записки и другие документы и материалы, доказывающие обоснованность предъявляемых претензий.

2.2 Проверка законности и целесообразности хозяйственных операций по движению денежных средств, денежных документов и соответствия данных аналитического и синтетического учета

Проверка кассовых операций позволяет выявить нарушения государственной дисциплины в обеспечении сохранности и правильности расходования денежных средств. Основная задача ревизии кассовых операций — проверка соблюдения организацией требований Инструкции № 4 при осуществлении кассовых операций.

Начинаем проверку с установления тождественности остатков по счету 50 «Касса» на начало проверяемого периода путем сверки записей в кассовой книге, кассовом отчете, журнале-ордере № 1 или соответствующей машинограмме, Главной книге и балансе организации.

Проверка кассовых операций проводим сплошным способом со дня окончания предыдущей проверки по следующим направлениям:

- проверка установленного порядка ведения кассовых операций;

- установление достоверности и законности операций с наличными денежными средствами;

- проверка соблюдения кассовой дисциплины.

Проверяя соблюдение установленного порядка ведения кассовых операций, также обращаем внимание на правильность документального оформления операций по кассе, при этом устанавливаем:

- полноту заполнения реквизитов приходных и расходных кассовых документов;

- обязательную регистрацию приходных и расходных ордеров, платежных ведомостей и др.;

- наличие подписей ответственных лиц и получателей денежных средств;

- отсутствие исправлений, подчисток;

- наличие в расходных кассовых ордерах сведений о документе, удостоверяющем или подтверждающем личность получателя денежных средств;

- наличие в качестве приложения к расходному кассовому ордеру или платежной ведомости оформленной в соответствии с законодательством Республики Беларусь доверенности в случае выдачи наличных денег другому лицу;

- наличие штампа или подписи «Оплачено» с указанием даты (число, месяц, год) на документах, прилагаемых к приходным и расходным кассовым ордерам;

- соблюдение требований Инструкции № 4 по вопросам ведения кассовой книги.

Для подтверждения данных вопросов изучаем отчеты кассира с приложенными документами и кассовая книга.

Далее в ходе проверки устанавливаем достоверность, законность и экономическую целесообразность совершенных кассовых операций. Для этого тщательно анализируем полноту и своевременность оприходования денег в кассу, полученных со счетов организации в банке. Устанавливаем это путем встречной и взаимной сверки данных банковских выписок, корешков чековых книжек, приходных кассовых ордеров и записей в кассовой книге.

Тщательно проверяем операции по оприходованию выручки за реализованные товарно-материальные ценности, продукцию и оказанные услуги работникам организации за наличный расчет.

При проверке выплат наличных денег по платежным ведомостям выборочно устанавливаем, все ли внесенные в расчетно-платежные ведомости лица работали в организации и нет ли среди них подставных лиц, которым выписывалась заработная плата с целью присвоения.

При проверке кассовых отчетов устанавливаем соответствие записей кассовых отчетов приложенным к ним документам, правильность подсчета оборотов по приходу и расходу, определения остатка на конец отчетного периода и переноса его с одной страницы на другую, а также соответствие остатка по отчету кассира на конец месяца остатку по счету 50 «Касса» в Главной книге или соответствующей машинограмме.

В Бобруйском филиале ОАО «Могилевоблавтотранс» Автобусный парк №2 соблюдается кассовая дисциплина. Соблюдаются все правила ведения кассы:

-установлен предельный размер расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицам, индивидуальными предпринимателями в Республике Беларусь;

- своевременно оприходоваются в кассу наличные денежные средства;

- установленны сроки сдачи выручки в кассу банка, службе инкассации банка

Республики Беларусь;

- установлены сроки возврата неиспользованных сумм, выданных под отчет на командировочные и другие предстоящие расходы;

- целенаправленно  используются наличные денежные средства, полученные из касс банков.

Типичные ошибки в учете кассовых операций:

- не установлен лимит наличных денег в кассе, порядок сдачи выручки и предельный размер расчетов наличными денежными средствами;

- допускается ведение кассовой книги за несколько дней при наличии ежедневных операций;

- не ведутся журналы регистрации приходных и расходных кассовых ордеров;

- допускаются подчистки, помарки и исправления при оформлении приходных и расходных ордеров;

- отсутствуют приложения к приходным и расходным кассовым ордерам, являющиеся основанием для принятия и расхода наличных денег (заявления; расчет стоимости оказанных услуг, реализованных материальных ценностей; приказы; распоряжения и др.) и другие нарушения.