Пути совершенствования учета движения материалов и расчетов с поставщиками

Постановление Совета Министров  Республики Беларусь от 04.05.98 г. №694 «О государственной программе перехода на международные стандарты бухгалтерского учета в Республики Беларусь»  определило целью реформирования бухгалтерского учета «приведение национальной системы бухгалтерского учета в  соответствии с международными стандартами  финансовой отчетности и требованиям  рыночной экономики». Существенные изменения  в национальном учете произошли  в текущем году: учетная политика направлена на максимальное удобство сбора информации налоговыми службами и другими государственными органами.

3. Документальное оформление поступления материалов

Операции по движению материальных ценностей все юридические лица независимо от формы собственности  должны оформлять унифицированными первичными документами по учету материалов. Первичные документы на получение и отпуск материалов должны быть правильно оформлены, иметь соответствующие подписи и быть заранее пронумерованы.

Список лиц, имеющих право  подписи на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материалов, и  перечень таких материалов устанавливаются  руководителем организации по представлению  начальника отдела снабжения и главного бухгалтера.

Документами по учету материально-производственных запасов являются:

1. Доверенность (ф. № М-2 и № М-2а) - применяется для оформления права должностного лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей от поставщика. Доверенность составляется в одном экземпляре бухгалтерией организации и выдается под расписку получателю. Срок действия доверенностей, как правило, не может превышать 15 дней; в исключительных случаях она может выдаваться на календарный месяц.

2. Приходный ордер (ф. № М-4) - используется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки. Приходный ордер составляется в одном экземпляре материально ответственным лицом в день поступления ценностей на склад. Он выписывается на фактически принятое количество ценностей. Бланки приходных ордеров вручаются материально ответственным лицам в заранее пронумерованном виде.

3. Акт о приемке материалов (ф. № М-7) применяется для оформления приемки материальных ценностей в тех случаях, когда имеются количественные и качественные расхождения с данными сопроводительных документов поставщика, а также при приемке запасов, поступивших без mдокументов (при неотфактурованных поставках). Акт является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику; он составляется в двух экземплярах членами приемочной комиссии с обязательным участием материально ответственного лица и представителя постав или представителя незаинтересованной организации. Утверждается акт руководителем организации или другим уполномоченным лицом. Один экземпляр акта с приложенными первичными документами передается в бухгалтерию для учета движения материальных ценностей, другой - в отдел снабжения или бухгалтерию для направления претензионного письма поставщику.

4. Лимитно-заборная карта (ф. № М-8) нужна для учета отпуска со склада сырья, материалов, покупных полуфабрикатов и т.п. в производственные подразделения организации в пределах утвержденного лимита. Лимит отпуска определяется на основе существующих нормативов расчетным путем, исходя из объемов производственных заданий цехов с учетом переходящих остатков запасов на начало отчетного периода. Лимитно-заборные карты выписываются в двух экземплярах сроком на один месяц, а при небольших объемах - на квартал. Один экземпляр карты до начала месяца передается структурному подразделению - потребителю материалов, другой-складу.

Отпуск материалов в производство осуществляется складом только при  предъявлении представителем структурного подразделения своего экземпляра лимитно-заборной карты. Кладовщик отмечает в обоих  экземплярах дату и количество отпущенных материалов, после чего выводит остаток  лимита материала. В лимитно-заборной карте структурного подразделения  расписывается кладовщик, а в  лимитно-заборной карте склада - представитель  структурного подразделения. Лимитно-заборные карты склад сдает в бухгалтерию  после использования лимита.

5. Требование-накладная (ф. №М-11) применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации, их отпуска филиалам, расположенным за его пределами, и при продаже запасов.

Накладная составляется в  двух экземплярах материально ответственными лицами склада или цеха, сдающего ценности. Первый экземпляр предназначен для  списания ценностей (складом, цехом), второй - для оприходования ценностей  принимающей стороной (складом, цехом). Сверхлимитный отпуск материалов со склада может производиться только с разрешения руководителя или главного инженера и оформляется требованием-накладной (ф. № М-11).

Замена одних видов  материалов другими, сходными по своим  свойствам, также допускается только с разрешения руководителя и оформляется требованием-накладной указанной формы. Этот документ вместе с лимитно-заборной картой заменяемого материала передается на склад, и кладовщик уменьшает остаток лимита с учетом выдачи материалов-заменителей.

6. Накладная на отпуск материалов на сторону (ф. № М-15) используется для учета отпуска материальных ценностей сторонним организациям на основании договоров и других документов.  Накладная выписывается в двух экземплярах по предъявлении получателем доверенности на получение ценностей, заполненной в установленном порядке. Первый экземпляр передается на склад в качестве основания для отпуска материалов, второй - получателю.

При отпуске материалов самовывозом  или выносом накладную, подписанную  получателем, кладовщик передает в  бухгалтерию для выписки расчетно-платежных  документов, если материалы отпускались  с последующей оплатой.

7. Карточка учета материалов (ф. № М-17) служит для учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду, размеру. Карточки являются документом строгой отчетности и выдаются кладовщику под расписку. Материально ответственное лицо (кладовщик, заведующий складом) производит записи в карточках на основе первичных приходно-расходных

документов в день совершения операции в натуральном выражении.

8. Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (ф. № М-35) применяется для учета материальных ценностей, полученных в процессе ликвидации основных средств, пригодных для использования при производстве работ в самой организации.

На стоимость таких  ценностей уменьшается убыток от ликвидации соответствующих объектов.

4. Учет поступления материалов и расчетов с поставщиками

Материальные ценности поступают  в организации от поставщиков  на основании заключенных договоров  поставки. Поставщики материальных ценностей  одновременно с отгрузкой продукции  направляют покупателю сопроводительные документы (счета-фактуры, накладные  и др.). Полученные ценности сдаются  на склад уполномоченным лицом или  представителем отдела снабжения (маркетинга) под расписку заведующего складом  на сопроводительных документах. С  заведующим складом (кладовщиком) обязательно  должен быть заключен типовой договор  о полной материальной ответственности. При отсутствии должности заведующего  складом его обязанности могут  быть возложены на любого работника  организации с его согласия и  с обязательным заключением договора о материальной ответственности. От занимаемой должности кладовщик  может быть освобожден только после проведения сплошной инвентаризации товарно-материальных ценностей и передачи их по акту.

При поступлении материалов от поставщиков заведующий складом  проверяет соответствие фактического их количества данным сопроводительных документов поставщика. Если расхождений  нет, то заведующий складом выписывает приходные ордера (ф. № М-4) на все  количество поступивших материальных ценностей в одном экземпляре на каждый вид материалов в день их поступления. Бланки приходных ордеров  выдаются заведующему складом в  заранее пронумерованном виде. Можно  приходовать материальные ценности без выписки приходного ордера, если нет расхождений между фактически принятым количеством материальных ценностей и количеством, указанным  в сопроводительных документах поставщика. В данном случае на документе поставщика заведующий складом ставит штамп, в  оттиске которого содержатся те же реквизиты, что и в приходном  ордере.

Если при приемке материалов от поставщиков установлено расхождение  с данными сопроводительных документов (недостача, излишки, пересортица) или  имеет место неотфактурованная  поставка (поступление материалов без  сопроводительных документов поставщика), заведующий складом вместе с представителем поставщика или независимой организации  составляет акт о приемке материалов (ф. № М-7) в двух экземплярах. В  этих случаях приходные ордера не составляются и акт является одновременно и приходным документом, и основанием для уточнения расчетов с поставщиком. Второй экземпляр акта передается поставщику.

Если в течение дня  несколько раз осуществляются поставки однородного груза, то можно выписывать один приходный ордер в целом  за день. На оборотной стороне приходного ордера делается отметка о каждой отдельной приемке с подведением  общего итога за день.

Материалы могут поступать  в организацию и от подотчетных  лиц. В этом случае подотчетное лицо передает материальные ценности, приобретенные  за наличные денежные средства в магазинах, на рынках, у населения и т.д., заведующему  складом, который приходует их, выписывая  приходные ордера в общеустановленном  порядке.

При составлении авансового отчета о суммах, израсходованных  на приобретение материальных ценностей, к нему необходимо приложить оправдательные документы, подтверждающие покупку: счета  и чеки магазинов, квитанции приходных  кассовых ордеров, акты (справки), если покупки сделаны на рынках или  у населения.

Учет движения и остатков материалов заведующий складом ведет  в карточках складского учета  типовой формы (ф. № М-17). На каждый номенклатурный номер запасов открывают  отдельную карточку. Поэтому складской  учет называют сортовым и ведут только в натуральном выражении. Бланки карточек выдаются заведующему складом  под расписку на основании реестра, в котором указаны их количество и регистрационные номера.

Запись в карточках  делается заведующим складом на основании  первичных документов в день совершения операции. После каждой записи выводится  остаток по каждому номенклатурному  номеру, сорту, размеру соответствующих  запасов. На основании этих данных заведующий складом своевременно информирует  руководство организации, службу маркетинга о состоянии запасов по отдельным  номенклатурным позициям, а также  об остатках запасов, длительно находящихся  без движения.

Складской учет материалов можно вести в книгах сортового  учета, которые содержат те же реквизиты, что и карточки складского учета.

Периодически (не реже одного раза в неделю) работники материального  отдела бухгалтерии проверяют правильность записей в карточках складского учета с одновременной проверкой  оформления первичных документов. Остатки  материалов, выведенные в карточках, подтверждаются подписью проверяющего. Затем заведующий складом составляет реестр сдачи приходных и расходных  документов и передает его с приложением  необходимых сопроводительных документов (счетов поставщиков, транспортных накладных  и т.п.) в бухгалтерию. Документы  подбираются в пачки по группам  и номенклатурным номерам запасов. Лимитно-заборные карты сдаются  по мере использования лимита. В  конце месяца они все должны быть переданы в бухгалтерию.

По окончании месяца заведующий складом переносит количественные остатки из карточек складского учета  в сальдовую книгу (ведомость), которая  ведется по балансовым счетам материальных запасов, субсчетам, группам запасов  и отдельным их видам.

Контроль за правильностью  складского учета осуществляется в  бухгалтерии путем проверки правильности составления и оформления первичных  документов, записей движения материалов в карточках складского учета  и их остатков в сальдовой книге.

Аналитический учет материалов в бухгалтерии ведется в денежном выражении по материально ответственным  лицам (складам) в разрезе балансовых счетов (субсчетов) и групп запасов.

Поступившие со склада в  бухгалтерию первичные документы  проверяются с точки зрения правильности их оформления, а затем таксируются (оцениваются) по твердым учетным  ценам. Итоги реестров документов (по приходу и расходу) отражаются по синтетическим счетам, субсчетам  и группам материалов в накопительных  ведомостях. По окончании месяца информация накопительных ведомостей используется для составления групповых оборотных  ведомостей по каждому складу.

Правильность ведения  складского учета материалов проверяется  путем сопоставления стоимостных  итогов по каждой группе запасов в  сальдовой книге с аналогичными остатками в групповой оборотной  ведомости. Если обнаружены расхождения  между показателями складского учета  с показателями групповой оборотной ведомости, то, как правило, составляется сортовая оборотная ведомость в пределах той группы запасов, по которой выявлены расхождения.

Такой метод учета материалов называется оперативно-бухгалтерским, или сальдовым.

5. Нормативные и правовые документы, регулирующие учет материалов и расчетов с поставщиками