Работа бухгалтерии

В настоящее время  сложилось три основных типа организации  структуры бухгалтерий: линейная (иерархическая), по вертикали (линейно-штабная) и комбинированная (функциональная).

При линейной организации  все работники бухгалтерии подчиняются  непосредственно главному бухгалтеру. Такая структура бухгалтерии  применяется в небольших организациях с численностью аппарата до 7-9 человек.

При организации  аппарата бухгалтерии по вертикали  создаются промежуточные звенья управления (отделы, бюро, секторы, группы), возглавляемые старшими бухгалтерами. Распоряжения главного бухгалтера в  этом случае передаются старшим бухгалтерам  соответствующих бюро, отделов, секторов, групп, которые определяют конкретных исполнителей и контролируют выполнение работ.

Данная структура  бухгалтерии применяется в большинстве  средних и части крупных организаций.

В средних организациях в состав бухгалтерии входят, как  правило, следующие группы (отделы, бюро, секторы):

-            материальная группа, отвечающая  за учет приобретения материальных  ценностей, их поступления и  расходования. 

В этой же группе, как  правило, ведется учет основных средств, МБП. 

-            группа учета оплаты труда,  осуществляющая учет труда рабочих,  исчисление заработной платы  работниками, контроль за использованием фонда оплаты труда, учет всех расчетов с работниками предприятий, бюджетом, и другими ведомствами, связанными с оплатой труда; 

-            производственно-калькуляционная группа, где ведется учет затрат на  производство, калькулируется себестоимость  продукции, выявляются результаты  внутризаводского хозрасчета, составляется  отчетность о производстве; 

-            группа учета готовой продукции,  где осуществляется учет готовой  продукции на складах и ее  реализации; общая группа, работники  которой ведут учет остальных  операций и главную книгу, составляют  бухгалтерский баланс и другие  формы финансовой отчетности. 

Кроме того, в состав бухгалтерии входят группы (отделы) капитального строительства и жилищно-коммунального  хозяйства. 

В крупных организациях, кроме перечисленных, обычно выделяют группы (отделы) учета тары, основных средств, расчетную группу, работники  которой ведут учет денежных средств  и расчетов с организациями и  лицами, группу подготовки и машинной обработки информации, сводно-аналитическую  группу и т.д. 

Общая схема бухгалтерского аппарата средних и крупных организаций  представлена на рис.1. 

Важным этапом разработки структуры бухгалтерии является формирование системы должностей, зависящих  от характера, состава и объема учетных  работ на предприятии. 

Основным назначением  графиков учетных работ является распределение работ между исполнителями, определение времени выполнения работы, намечаются мероприятия по научной организации труда счетных  работников. Графики бывают индивидуальные, структурные и сводные.

Рис. №1 
 
 
 
 

Главный бухгалтер 

  
 

Заместитель главного бухгалтера 
 
 

Касса                                                                                    бухгалтерия

                                                                     ОКСа                 ЖКО 
 
 
 
 
 
 
 

Группа (отделы, секторы) 

 

Материаль- 

Ная 

Учета оплаты труда 

Производст.-калькуляционная 

Учета готовой продукции 

     общая 
 

  

В индивидуальных графиках  (календарных планах) указывается, какие  работы должны выполняться каждым работником и срок их выполнения. Графиком регламентируется занятость работника и внутри рабочего дня, и на более длительные периоды (месяц, квартал и т.д.) 
 

В структурных графиках указывается, какие работы и в  какой  срок должны выполняться отдельными структурными частями бухгалтерии  или организации (расчетной группы бухгалтерии, складом, цехом и т.п.) 

В сводном графике  указываются сроки выполнения отдельных  учетных работ (составление отчетности, проведение инвентаризации и т.д.) по организации в целом. В нем  в обобщенном виде отражается весь учетный процесс, и ответственность  за его выполнение лежит на главном  бухгалтере или старшем бухгалтере организации. Графики учетных работ  составляются в виде таблиц, причем в таблицах предусматриваются отметки  о сроках выполнения запланированных  работ. ( 2 (1)). 

Пример составления  графика запланированных работ  представлен в виде таблицы № 1.

Пример графика  документооборота по предприятию, учреждению 

Утверждено приказом №        от "      " 200   г.Создание документа 

Проверка документа 

Обработка документа 

Передача в архив 

Наименование документа 

Кол-во экземп. 

Ответств. За выписку 

Ответств. за оформлен. 

Ответств. за исполнен. 

Срок исполне 

ния 

Ответственный за проверку 

Кто представляет 

Порядок представл 

Срок исполне 

ния 

Кто исполня 

ет 

Срок исполне 

ния 

Кто исполня 

ет 

Срок исполне 

ния 

тре 

бование 

  

2 

  

Цех 

ОМТС 

бух-рия 

  

склад 

Ежедневно (до…час) 

Бух-рия 

1-экз цех 

При отчете 

ежедневно 

бухгалтерия 

ежедневно 

Бухгалтерия 

По истечении квартала 

  

  

  

  

  

  

  

2- экз цех 

При реестре 

  

  

  

  

  
 

  

Ведение кассовых операций возложено на кассира, который несет  полную материальную ответственность  за сохранность принятых ценностей. В кассе можно хранить небольшие  денежные суммы в пределах установленного банком лимита для оплаты мелких хозяйственных  расходов, выдачи авансов на командировки и других небольших платежей. 

Руководители организации  обязаны оборудовать кассу и  обеспечить сохранность денег в  помещении кассы, а так же при  доставке их из учреждения банка и  сдаче в банк. 

При оборудовании кассы  нужно руководствоваться "Едиными  требованиями по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс предприятий". Приложение № 3 к "Порядку введения кассовых операций в РФ". Коротко осветим их. 

Помещение кассы, независимо от разрешенного остатка хранения денежных средств и размещения материальных ценностей в них относятся  к объектам и помещениям группы "А", оборудуемых по высшей категории  укрепленности. 

Для обеспечения  надежной сохранности наличных денежных средств и ценностей помещение  кассы должно отвечать следующим  требованиям: 

-         быть изолированными от других  служебных и подсобных помещений; 

-         располагаться на промежуточных  этажах многоэтажных зданий, в  двухэтажных зданиях кассы размещаются  на верхних этажах, в одноэтажных  зданиях окна кассового помещения  оборудуются внутренними ставнями; 

-         оборудоваться специальным окошком  для выдачи денег; 

-         иметь сейф (металлический шкаф) для хранения денег и ценностей; 

-         располагать исправным огнетушителем; 

-         закрываться на две двери: внешнюю,  открывающуюся наружу, и внутреннюю, изготовленную в виде стальной  решетки, открывающейся в сторону  внутреннего расположения кассы. 

Доступ в помещение  кассы лицам, не имеющим отношения  к ее работе, воспрещается. Кассы  организаций могут быть застрахованы в соответствии с действующим  законодательством. [ I (4)] 

В условиях автоматизированного  ведения кассовой книги должна проводиться  проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов. 

Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителя организации, главных бухгалтеров, кассиров. 

  

  

       

1.2. Права, обязанности  и ответственность главного бухгалтера 

Полномочия главного бухгалтера широки, но не безграничны. Бремя ответственности лежит  на плечах первого лица руководителя организации. Руководитель, как определено Федеральным Законом от 21 ноября 1996 г. № 129-Ф3 "О бухгалтерском учете", несет ответственность за организацию  бухгалтерского учета, а так же за соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций. В сфере  ответственности главного бухгалтера – формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности. Главный бухгалтер, в частности, несет ответственность в случаях: 

-         неправильного ведения бухгалтерского  учета, следствием чего явились  ошибки в бухгалтерском учете  и искажения в бухгалтерской  отчетности; 

-         принятие к исполнению и оформлению  документов по операциям, которые  противоречат действующему законодательству, нарушения правил и положений,  регламентирующих финансово-хозяйственную  деятельность; 

-         несвоевременной и неправильной  выверки операций по расчетному и другим счетам в банках, расчетов с дебиторами и кредиторами; 

-         нарушение порядка списания с  бухгалтерских балансов недостач, дебиторской и кредиторской задолженностей  и других потерь, за несвоевременное  взыскание денежных начетов с  виновных лиц; 

-         составление недостоверной бухгалтерской  отчетности, за нарушение сроков  представления квартальных и  годовых бухгалтерских отчетов. 

Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные  документы, финансовые и кредитные  обязательства считаются недействительными  и не должны приниматься к исполнению. 

С главным бухгалтером  целесообразно согласовывать назначения, увольнения и перемещения материально  ответственных лиц (кассиров, заведующих складами и др). 

В организациях, с  небольшой численностью работающих и не имеющих в штате кассира, его обязанности могут выполняться  главным бухгалтером или другим работником по письменному распоряжению руководителя организации. 

Должностной оклад  главному бухгалтеру устанавливается, как правило, на уровне заместителя  руководителя организации. 

Следует отметить, что  на практике нередко случается так, что руководитель организации и  главный бухгалтер по-разному  оценивают ту или иную хозяйственную  операцию. Приоритет в этом случае остается за руководителем организации, а главному бухгалтеру следует лишь принять к исполнению документы  по таким операциям. Напомним, что  руководитель организации полностью  несет ответственность за возможные  негативные последствия таких действий. 

Оригиналы распоряжений могут пригодиться, если возникнет  конфликтная ситуация, либо претензии  со стороны администрации организации. Сохранять эти документы рекомендуется  вплоть до увольнения и передачи дел  другому бухгалтеру.