Синтетический и аналитический учет инвентаря, хозяйственных принадлежностей и специальной одежды и его совершенствование

Главная книга ф. 18-АПК предназначена для сводного синтетического учета по всем балансовым счетам. Ее заполняют на основе итоговых данных журналов-ордеров с расшифровкой по корреспондирующим счетам сумм дебетовых оборотов. Такое построение Главной книги обеспечивает возможность проверки правильности разноски операций по соответствующим корреспондирующим счетам. Главную книгу открывают на год. Для каждого синтетического счета в книге выделяется отдельный разворот. При открытии книги на основании бухгалтерских данных на 1 января записывают остатки по счетам на начало года. В дальнейшем записи в Главную книгу делают из журналов-ордеров ежемесячно итогами за месяц. Для каждого месяца отводится отдельная строка, где последовательно записывают: месяц, за который производят записи; обороты по дебету счета с подразделением по соответствующим корреспондирующим счетам; остаток на конец месяца.

 

 

 

 

4.2. Инвентаризация  инвентаря, хозяйственных принадлежностей  и специальной одежды.

Инвентаризация проводится для проверки сохранности инвентаря, хозяйственных принадлежностей и специальной одежды на складе и правильного оформления операций по их движению. Основная задача инвентаризации стоит в том, чтобы обеспечить соответствие данных бухгалтерского учета фактическому наличию данных материалов на складе.

Порядок и сроки инвентаризации определяются руководителем субъекта бухгалтерского учета. Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для обеспечения одновременности инвентаризации организуются  рабочие инвентаризационные комиссии.

Персональный состав постоянно действующей и рабочей инвентаризационных комиссий формирует и представляет для утверждения руководителю организации главный бухгалтер.

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты.

Отсутствие хотя бы одного из членов комиссии в период проведения инвентаризации дает основание считать ее результаты недействительными.

Объектами инвентаризации в СПК «Ильковичи» являются места хранения инвентаря, хозяйственных принадлежностей и специальной одежды, и материально ответственные лица.

До начала инвентаризации материально ответственное лицо должно сдать все приходные и расходные документы или отчеты о движении материалов, что служит в бухгалтерии основанием для определения остатков к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственное лицо дает расписку о том, что к началу инвентаризации все приходные и расходные документы сданы в бухгалтерию, все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие – списаны.

При проведении инвентаризации выявленные излишки, недостачи, повреждения, порча материальных ценностей должны тщательно анализироваться и по ним должны приниматься решения, предотвращающие такие случаи. Стоимость выявленных излишков материальных ценностей приходуются на счета по учету материалов, а недостачи списываются в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». При этом недостачи в пределах норм естественной убыли относятся на счета издержек производства, а сверх норм - на счета конкретных виновных лиц. Если конкретные виновники не установлены или суд отказал во взыскании с них, суммы недостач погашаются за счет результатов финансово-хозяйственной деятельности субъекта хозяйствования.

Сведения о фактическом наличии товарно-материальных ценностей записывают в Инвентаризационные описи или акты инвентаризации. Она составляется в 2 экземплярах: один передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, а другой остается материально ответственного лица. Фактическое наличие материалов при инвентаризации определяется путем обязательного подсчета, обмера, взвешивания.

Для рассмотрения проведения правильности инвентаризации по материальным ценностям бухгалтер начинает с установления реального сальдо на счете 10 "Материалы". Бухгалтер начинает сравнение путем установления на ближайшую к проверке дату тождественность записей об остатках товаров на счете 10 "Материалы", указанных в балансе, данным Главной книги, регистров аналитического учета и лицевых счетов заведующей складом.

В СПК «Ильковичи» независимо от причин возникновения все недостачи по фактической себестоимости относят в дебет активного счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» до принятия решения о способах погашения недостач. Указанное решение оформляется приказом директора организации, который является основным документом по списанию недостач. Недостачи могут списываться:

1. на затраты производства (себестоимость) - в пределах норм естественной убыли;
2. на счет конкретного виновника;

3) на счет внереализационных расходов.

Отражение недостач материалов, выявленных в результате проведения инвентаризации, до принятия решения о погашении в учете отражается записями:

Списание недостач отражается по кредиту счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» по разным направлениям в зависимости от источника погашения бухгалтерскими записями:

Дт    Кт

26 94 - списание недостач в пределах норм естественной убыли по фактической себестоимости (без НДС);

Дт     Кт

73/2 94 - списание недостач при наличии конкретных виновников в недостаче ценностей;

Дт    Кт

92   94 - списание недостач при отсутствии конкретных виновников в недостаче ценностей или если суд отказал во взыскании с них.

Стоимость излишков, выявленных в результате проведения инвентаризации, приходуется бухгалтерской записью:

Дт     Кт

10     92 - на сумму выявленных излишков по оценке комиссии.

 

 

4.3. Учет инвентаря, хозяйственных  принадлежностей и специальной  одежды при автоматизированной  форме учета.

Автоматизация учета товарно-материальных ценностей может строиться на основе АРМ только работников бухгалтерии либо системы взаимосвязанных АРМ учетных работников нескольких структурных подразделений, в том числе АРМ кладовщика, АРМ диспетчера, АРМ бригадира, АРМ бухгалтера по выписке ТТН и т.д.

Распределенная структура АРМ основывается на использовании единой сетевой информационной базы данных. Ее создание и функционирование отвечает текущим задачам бухгалтерских служб, потребности в эффективной обработке данных учета и оперативном контроле за состоянием и использованием материальных ценностей. Создание корпоративной вычислительной сети для сельскохозяйственных организаций Республики Беларусь особенно актуально.

В зависимости от специфики хозяйственной деятельности организации и эксплуатируемого программно-технического комплекса задачи автоматизации учета инвентаря, хозяйственных принадлежностей и специальной одежды могут решаться на одном либо нескольких АРМ, в одном либо нескольких программных модулях. В конфигурации «Главный бухгалтер» обеспечивается единая технология автоматизации учета производственных запасов, товаров и готовой продукции на основе одного программного модуля в единой базе данных.

Особенность настройки системы «Главный бухгалтер» на решение задач учета материальных ценностей заключается в организации количественно-стоимостного учета по синтетическим счетам и в выборе параметра, определяющего метод списания материалов. Признак ведения количественного учета в программах системы «1С» задается в справочнике «Счета» на этапе конфигурирования.

В системе «Главный бухгалтер» по счету 10 предусмотрено использование трех видов аналитического учета, организуемого при помощи справочников «Материалы», «Места хранения» и «МОЛ». Отклонение в стоимости материальных ценностей учитывается на специальном балансовом счете 16, ведение аналитического учета по счету не предусмотрено.

Справочник «Материалы» содержит перечень всех учитываемых материалов, упорядоченных по уникальным номенклатурным номерам. В нем указываются вид материала (собственного изготовления, не собственного изготовления), учетная цена, наценка поставщика, ставка НДС. Кроме того, существует возможность подключения подчиненного справочника «Драгметаллы».

Автоматизация комплекса задач учета материальных ценностей предусматривает использование справочников валют и классификатора единиц измерения, и связанных с корреспондирующими счетами (справочники контрагентов, статей затрат, ставок НДС, видов вариантов реализации и др.). Большинство справочников можно пополнять.

Остатки по материальным ценностям на дату внедрения оформляются с использованием специальных документов «Ввод остатков материалов» и «Ввод остатков спецодежды». Данные о текущих остатках материалов можно просмотреть в справочнике «Материалы» в любой момент времени, щелкнув кнопку <Остатки> в окне справочника.

Оперативная информация по движению материальных ценностей вводится и отражается в экранных формах документов, которые регистрируются, корректируются и обрабатываются в нескольких журналах.

В журнале «Учет материалов» производится работа с документами, фиксирующими операции поступления материалов от поставщиков, из переработки, из производства на склад, на ответственное хранение, операции по внутреннему перемещению и списанию материалов в производство, на общехозяйственные нужды, и списанию недостач и порчи. Это следующие документы: «Поступление материалов», «Оприходование сырья и материалов из собственного производства», «Акт на приход материала с переработки», «Внутреннее перемещение материалов», «Акт на списание материалов», «Материальный отчет», «Списание по нормам» и др.

Документ «Поступление материалов» предназначен для оформления хозяйственных операций поступления материальных ценностей на склад, либо на ответственное хранение, либо в переработку. Экранная форма документа определяется реквизитом «Вид». ТМЦ различных видов и типов вводятся разными документами. При указании цены и количества материалов автоматически просчитываются суммы материалов, НДС и сумма операции. В процессе ввода осуществляется контроль за правильностью ввода даты, уникальностью номера документа, соответствием кодов справочника, проставлением обязательных реквизитов документов. Все документы после сохранения формируют бухгалтерские записи по счетам, которые можно просмотреть в журналах операций или проводок.

Операции по поступлению материальных ценностей от подотчетных лиц регистрируются в журнале «Авансовые отчеты» раздела «Учет расчетов с подотчетными лицами». Подотчетное лицо вводится как элемент справочника «Сотрудники».

Хозяйственные операции по учету наличия и движения материальных ценностей в эксплуатации оформляются с использованием ряда специальных документов («Ввод в эксплуатацию спецодежды и спецоснастки», «Выбытие спецодежды и спецоснастки», «Внутреннее перемещение спецодежды и спецоснастки», «Расчет износа»), сгруппированных в разделе «Учет спецодежды, спецоснастки в эксплуатации».

После отражения хозяйственных операций в бухгалтерии формируются и печатаются выходные формы о наличии и движении материальных ценностей в различных разрезах: главная книга; ведомость и (или) журнал-ордер по счету 10; оборотно-сальдовая ведомость по материалам; сальдовая ведомость по материалам; анализ субконто «Материалы» и др.

В условиях автоматизации учета для отражения хозяйственных операций на поступление и расход сельскохозяйственной продукции, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов используются те же первичные документы, что и при журнально-ордерной форме организации и ведения бухгалтерского учета. Ввод оперативной информации с них производится с двух последовательно сменяющих друг друга экранов. На первый экран вводятся постоянные справочные данные с ярлыка пачки документов на поступление, внутреннее перемещение или выбытие материальных ценностей.

После ввода реквизитов «цена», «количество», «сумма» производится автоматическая проверка суммы (цена умножает на количество). Если полученная сумма не равна введенной записи, выдается сообщение «проверьте цену» и предоставляете возможность исправить цену, количество или сумму. Запись и будет введена до тех пор, пока не выполнится данное равенство.

Корректировка данных по поступлению и расходу материальных ценностей осуществляется аналогично вводу данных, за исключением того, что для просмотра определенной группы записей пользователю предлагается меню для указания ключевых реквизитов - номера пачки и номера документа, что позволяет просмотреть либо запись с конкретным значением номера документа, либо последовательно все записи в пачке документов.

На дату внедрения автоматизированного учета необходимо сформировать массив остатков «Входящее сальдо по счетам материальных ценностей», который ежемесячно после просчета задачи автоматически корректируется и обновляется.

Следует отметить, что в СПК «Ильковичи» автоматизация учета не развита. На мой взгляд, это является недостатком учета.

 

                              

 

 

 

 

Заключение

В данной курсовой работе были рассмотрены теоретические и правовые основы учета инвентаря, хозяйственных принадлежностей и специальной одежды. На примере СПК «Ильковичи» были рассмотрены документальное оформление и учет данных материалов на складах и в бухгалтерии, порядок проведения и отражения итогов инвентаризации материалов.