Система управленческой деятельности предприятия

      - информационно-справочные документы;

      - документы по личному составу; 

Организационные документы

      Устав – правовой акт, определяющий порядок  образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Содержание устава в соответствии с законодательством РФ должно включать:• наименование учреждения, организации, предприятия, его вид;• местонахождение (почтовый адрес); • предмет и цель деятельности;• порядок образования имущества (или уставного капитала, выпуска и распределения акций и т.д.); • порядок распределения прибыли;• порядок образования учреждения (организации, предприятия);• порядок управления и прекращения деятельности;• органы управления (внутренняя организационная структура).

  Должностные инструкции определяют функции, права и обязанности сотрудников организации и разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием. Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов: • Общие положения;• Должностные обязанности; • Права;• Ответственность; • Взаимоотношения.

      Штатное расписание – документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия, указывающий фонд заработной платы. Форма штатного расписания унифицирована  УСОРД и оформляется на общем  бланке организации с указанием реквизитов: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; гриф утверждения; текст; визы согласования; подпись; печать. Текст оформляется в виде таблицы, указывается перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавок и месячном фонде    заработной платы. 
 Штатное расписание визирует главный бухгалтер, юрист подписывает начальник отдела кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации, подпись которого заверяется печатью.  Регламент работы коллегиального или совещательного органа определяет: • статус коллегиального или совещательного органа; • порядок планирования работы; • порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании; • внесение материалов на рассмотрение; • порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании; • ведение протокола заседания; • оформление решений коллегиального или совещательного органа; • порядок доведения решений до исполнителей; • материально-техническое обеспечение заседаний.

     Регламент оформляется на общем бланке учреждения. 
Обязательные реквизиты: • наименование учреждения (организации); • вид документа; • заголовок к тексту (наименование коллегиального или совещательного органа); • вид документа; • дата; • место составления; • гриф утверждения; • текст, подпись.

     Регламенты  обсуждаются в процессе подготовки на заседаниях коллегиального органа и согласовываются с юридической  службой, подписываются руководителем  организации или руководителем  коллегиального органа, утверждаются коллегиально.

           Положение о структурном подразделении – это локальный нормативный акт, в котором определяются: порядок создания (образования) подразделения; правовое положение подразделения в структуре организации; структура подразделения; задачи, функции, права, обязанности и ответственность подразделения; порядок взаимодействия подразделения с иными структурными единицами предприятия. 
           Положение о структурном подразделении входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации, имеет код по ОКУД 0211111, изготавливается на формате А4 в одном подлинном экземпляре, который хранится в дирекции или канцелярии, по одной копии направляется в соответствующее структурное подразделение, в отдел кадров, в подразделение, разработавшее положение. Положения о всех структурных подразделениях хранятся на предприятии постоянно.

Распорядительные  документы

           Распорядительные документы –  документы, содержащие распоряжение  о совершении хозяйственной операции.

                      Постановление - правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления (комитетами, комиссиями), главами администрации субъектов РФ, мэрами городов и т. д., общественными организациями в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами и организациями.

        Указание - распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов. Право подписи указаний делегируется руководителем своим заместителям или руководителям подразделений в пределах их компетенции.

         Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по основным вопросам, а именно: по вопросам внутренней жизни учреждения, организации, предприятия, по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; утверждения положений, инструкций, правил и т. п. документов, требующих утверждения, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и др.

       Решение - это правовой акт коллегиального или совещательного органа управления. Решения могут издаваться министерствами, ведомствами, учеными советами, общественными организациями по важным вопросам, входящим в компетенцию этих органов.

        Распоряжение - акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего и конкретного характера длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса, разового случая.  
Как правило, распоряжение представляет собой способ доведения до исполнителей оперативных вопросов, имеет ограниченный срок действия и касается ограниченного круга должностных лиц.  

Информационно – справочные документы

      Акт - информационно-справочный документ, составляющийся группой лиц для  подтверждения установленных фактов, событий.

      Акты  подлежат утверждению, если имеют  контрольно-ревизионный характер, содержат рекомендации и предложения, если они не оформлены распорядительным документом.

      Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ.

      Текст акта состоит из двух частей:  вводной;  констатирующей.

      В вводной части текста акта указывается  основание для составления акта, перечисляются лица, составившие  акт и присутствующие при этом.

      Констатирующая  часть текста акта содержит описание проделанной работы (сущность, характер, методы, сроки); в ней  фиксируются факты, излагаются выводы, предложения составителей акта. Текст акта может быть разделен на пункты, составленные в виде таблицы. Если есть приложения, то отметка о их наличии проставляется после текста.

      Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.

      Акты  составляются на общем бланке.

      Формуляр  акта состоит из реквизитов: 1) наименование министерства или ведомства; 2) название организации; 3) наименование структурного подразделения; 4) наименование вида документа; 5) дата, номер; 6) место издания; 7) заголовок; 8) текст; 9) приложения; 10) подписи (членов комиссии); 11) гриф утверждения, согласования.

      Следующий вид информационно-справочного документа - протокол.

      Протокол  - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях и т.п.

      Протоколы оформляются на бланках организаций  формата А4. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

      Вводная часть текста протокола имеет постоянную и переменную информацию.

      Постоянная - слова “Председатель”, “Секретарь”, “Присутствовали”. Пишутся от начала левого поля.

      Переменная - инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствовавших. Пишется  от второго положения табулятора.

      Протокол  может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. Протокол подписывают председатель и секретарь. Последний редактирует  текст, знакомит каждого выступавшего с записью его выступления  и получает подпись.

      Датой протокола является дата проведения заседания.

      Формуляр  протокола состоит из реквизитов: 1) наименование организации или ведомства (если есть); 2) НАЗВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ- крупно; 3) наименование структурного подразделения(если есть); 4) наименование вида документа - ПРОТОКОЛ; 5) дата заседания, номер (в течение календарного года); 6) место составления (город); 7) заглавие (вид коллегиальной работы и наименование коллегиального органа); 8) текст вводной и основной части; 9) подписи; 10) гриф утверждения, согласования (если нужно).

      Следующий вид информационно-справочного документа - докладная записка.

      Докладная записка - документ, адресованный руководителю своей организации или в вышестоящую  организацию и содержащий изложение  какого-либо вопроса или факта.

      По  содержанию докладные записки бывают:

      - информационные;

      - отчетные (по результатам командировки  и т.д.).

      В зависимости от адресата докладные  записки бывают: внутренние;  внешние.

      Внутренние  докладные записки оформляются  на бланке формата А4, подписывает  их автор-составитель.

      Внешние докладные записки оформляются  на общем бланке формата А4, подписываются  руководителем организации. Датой записки является дата её подписания. Докладные записки составляются как по инициативе автора, так и по указанию руководства.

      Цель  инициативной докладной записки - побудить руководителя принять решение.

     Текст докладной записки делится на две части:

     1) изложение фактов, послуживших причиной  её составления;

     2) выводы, предложения организации  или должностного лица.

     Формуляр  внутренней докладной записки состоит из реквизитов:1) наименование структурного подразделения(если есть); 2) наименование вида документа - докладная записка; 3) дата, номер; 4) адресат; 5) заголовок; 6) текст; 7) приложения; 8) подпись.

     Формуляр  внешней докладной записки состоит из реквизитов: 1) наименование министерства или ведомства; 2) название организации; 3) наименование структурного подразделения (если есть); 4) наименование вида документа - докладная записка; 5) дата, номер; 6) место издания; 7) адресат; 8) заголовок; 9) текст; 10) приложения; 11) подпись.

     Следующий вид информационно-справочного документа - объяснительная записка.

     Объяснительная  записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного  документа (плана, программы, отчета) или  объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения.

     Объяснительные  записки, являющиеся приложением к  основному документу, поясняющие его, оформляются на общих бланках.

     Подписывает их руководитель.

     Объяснительные  записки, объясняющие причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения, составляются отдельными работниками на стандартном листе бумаги. Подписываются составителями.

     Формуляр  объяснительной записки состоит  из реквизитов: 1) наименование министерства или ведомства; 2) название организации; 3) наименование структурного подразделения (если есть); 4) наименование вида документа; 5) дата, номер; 6) место издания; 7) адресат; 8) заголовок; 9) текст; 10) подпись.

     Следующий вид информационно-справочного документа - справка.

     Справка - документ, подтверждающий какие-либо факты или события.

     Справки составляются для описания и подтверждения фактов или событий в производственной деятельности организации.

     Текст справки состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие поводом для её написания: во второй - приводятся конкретные данные.