Система управленческой деятельности предприятия

     Правила создания документов и метаданных о  документах и их включения в систему  управления документами должны быть внедрены в процедуры, регулирующие все процессы деловой деятельности, для которых требуется доказательство осуществления действий.

     Долгосрочное  планирование деловой деятельности и меры в случае непредвиденных обстоятельств  должны гарантировать, что документы, важные для продолжительного функционирования организации, защищены и могут быть восстановлены в случае необходимости. 

Регламентация контроля исполнения документов в инструкции по ДОУ

     Основным  нормативным документом, регламентирующим организацию контроля исполнения документов в организации, является инструкция по документационному обеспечению управления (ДОУ). В Инструкции, как правило, находят отражение следующие вопросы:

     ·  кем осуществляется контроль исполнения документов в организации;

     ·  какие документы ставятся на контроль;

     ·  этапы контроля исполнения документов;

     ·  сроки исполнения документов;

     ·  формирование и использование массива данных, необходимых для контроля;

     ·  отражение данных о контроле в регистрационно-контрольных формах;

     ·  ведение контроля исполнения документов (постановка на контроль, проверка хода исполнения документов, продление срока исполнения, снятие документа с контроля);

     ·  основные этапы работы с исполнителями (проверка хода исполнения, напоминания о приближении срока исполнения и др.);

     ·  обобщение и анализ данных о результатах контроля исполнения документов;

     ·  информирование руководства организации о результатах контроля и об исполнительской дисциплине.

     От  того, насколько детально и полно  будет описана система контроля исполнения документов в инструкции по ДОУ, зависит организация этой работы и ее результаты, которые, несомненно, скажутся и на всей деятельности организации.  

Сроки исполнения документов

     На  контроль ставятся документы, содержащие поручения, требующие исполнения в установленный срок. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.

     Типовые сроки устанавливаются законодательными или иными нормативными правовыми актами. Перечень типовых сроков исполнения документов должен быть помещен в инструкцию по ДОУ организации. Типовой срок исполнения документа не может быть изменен.

     Индивидуальные  сроки исполнения документов указываются в тексте документа или резолюции руководителя. Изменить индивидуальный срок исполнения документа может только руководитель, установивший его. Приостанавливать исполнение документа или отменять его имеет право вышестоящая организация, организация – автор документа и вышестоящие контролирующие органы в соответствии со своей компетенцией.

     Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:

     ● внутренних – с даты подписания (утверждения) документа;

     ● поступивших из других организаций  – с даты их поступления;

     ● обращений граждан, в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», – с даты регистрации обращения.

     В федеральных органах исполнительной власти срок исполнения документов, поступивших  из вышестоящих органов государственной  власти, исчисляется с даты подписания или утверждения документа.

     Типовой инструкцией по делопроизводству в  федеральных органах исполнительной власти (п. 8.1.5), утвержденной приказом Минкультуры от 08.11.2005 № 536, установлено: если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий  день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

     Сроки исполнения документов устанавливаются  руководителем при вынесении  резолюции исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. Типовой срок исполнения документов может быть изменен руководителем организации только в сторону его сокращения.

     В поступившем документе может  быть указан предполагаемый срок получения  ответа. В этом случае руководитель при вынесении резолюции устанавливает срок, совпадающий со сроком, указанным в тексте, или на 1–2 дня ранее этого срока. Увеличивать срок исполнения можно только в том случае, если документ поступил в организацию с опозданием, и времени, оставшегося до указанного в документе срока, недостаточно для подготовки полноценного ответа, если при этом документ поступил не из вышестоящей организации.

     В отдельных случаях допускается  продление срока исполнения документа. Продлить срок исполнения документа  может то должностное лицо или учреждение, которое этот срок установило. Продление срока исполнения документа должно быть обосновано (это входит в обязанности ответственного исполнителя).

     Приостанавливать  исполнение документов, а также отменять его имеют право только вышестоящие органы или организация – автор документа.

     После исполнения документы  снимаются с контроля. На копии документа проставляется отметка об исполнении документа и направлении в дело, включающая:

     •     краткие сведения об исполнении или ссылку на документ-ответ (дата и номер);

     •     отметку "В дело";

     •     номер дела, в котором будет храниться документ;

     •     дату;

     •     подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

В регистрационно-контрольную  форму также вносятся сведения об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата. Если контроль велся с помощью РКК, карточка исполненного документа переставляется во второй раздел картотеки.

     Если  служба ДОУ установит, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствовали заданию, она вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения, даже если документ-ответ уже был подписан руководителем. В конфликтной ситуации вопрос о снятии с контроля решает руководитель, установивший срок исполнения документа, или руководитель организации.

     Копия исполненного документа помещается в дело в соответствии с отметкой об исполнении. Если исполнялось поступившее в организацию письмо (от организации или физического лица), входящий документ и документ-ответ помещаются в одно дело по дате ответа и составляют единый комплекс документов.

     Служба  ДОУ обобщает и  систематизирует  данные о ходе и  результатах исполнения документов, как правило, один раз в месяц и по завершении года. Данные о результатах контроля представляются руководителю организации и в каждое структурное подразделение.

     Данные  о контроле исполнения должны содержать  сведения о ходе и сроках выполнения документов, являются средством обратной связи (исполнитель – руководитель) и необходимы для повышения исполнительской дисциплины.

     Для обобщения данных о контроле используются различные формы сводок (справок, отчетов). Сводка (справка, отчет) может  содержать данные по организации  в целом, по отдельным подразделениям, исполнителям.

      
Таким образом, контроль исполнения документов - это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Контроль исполнения осуществляют руководители предприятий и организаций, структурных подразделений, а также уполномоченные ими лица (помощники, референты, кураторы, секретари, техники по учету). Руководители всех уровней несут персональную ответственность за адекватное и своевременное принятие решений, отраженных в документной информации (в пределах своей компетенции). 
 
 
 
 
 
 
 

2.2 Кадровая система управленческой деятельности предприятия 

     Кадровое  обеспечение системы управления персоналом организации представляет собой необходимый количественный и качественный состав работников кадровой службы.

     Качественные  характеристики персонала представляют собой совокупность профессиональных, нравственных и личностных свойств, являющихся конкретным выражением соответствия персонала тем требованиям, которые предъявляются к должности или рабочему месту. Всю совокупность качественных характеристик персонала можно условно разделить на три основные группы:

     - способности (уровень образования,  объем полученных знаний, опыт  работы в определенной сфере  профессиональной деятельности, профессиональные  навыки);

     - мотивации (сфера профессиональных и личных интересов, стремление сделать карьеру, стремление к власти, готовность к дополнительной ответственности и дополнительным нагрузкам);

     - свойства (способность воспринимать  определенный уровень физических, психических или интеллектуальных  нагрузок, способность концентрации внимания, памяти и другие личностные свойства, необходимые для выполнения какой-либо работы).

     Количественный  состав кадровой службы – это списочный состав работников данного подразделения организации.

     При расчете количественного состава службы управления персоналом должны учитываться следующие факторы: общая численность работников организации; конкретные условия и специфика организации, связанные со сферой ее деятельности (промышленность, сельское хозяйство, торговля, страховая деятельность), масштабами, наличием разнохарактерных производств, филиалов; социальная характеристика организации; структурный состав работников организации (наличие различных категорий – рабочих, специалистов, служащих, научных работников), их квалификация; степень сложности решаемых задач по управлению персоналом (осуществление стратегического планирования, выработка кадровой стратегии и политики, организация обучения, продвижения и т. д.); техническое обеспечение управленческого труда (компьютеры, оргтехника и пр.).

     Количественный  состав службы управления персоналом определяется организационно-штатными структурами и уставом организации.     

     Работа  кадровой службы в организации обязательно  документируется. В первую очередь работники, отвечающие за делопроизводство по личному составу, должны знать ТК РФ. На основании ТК РФ в организации устанавливается единый порядок оформления документов кадровой службы. Составление, оформление документов, работа с ними и их хранение регламентированы законодательными и нормативно-правовыми актами, выполнение которых обязательно для кадровой службы.   

     Документы кадровой службы:

     Локальные нормативные акты - документы, разрабатываемые  для регламентации трудовых отношений  в данной организации и установления работодателем условий труда в пределах своей компетенции в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором и соглашениями.

     Локальные нормативные акты устанавливают порядок организации и условия труда, характеризуют систему управления трудом в целом, для всех работников предприятия. Документация по личному составу всегда "привязана" к конкретному работнику и отражает специфику его должности (профессии), условий приема на работу, результатов труда и т. п. Образно говоря, локальные нормативные акты следует разработать до "встречи" с желающим поступить на работу гражданином, как бы подготовиться к этой "встрече" путем оформления в установленном порядке нормативных актов, которые создадут организационно-правовую базу будущих трудовых отношений с работниками.

     Документация  по личному составу - документы, создаваемые  в процессе выполнения кадровой службой  своих обязанностей по документированию работы с персоналом.

     К документам по личному составу относятся:

     Штатно-должностная книга ведется на основании штатного расписания предприятия для отслеживания вакантных должностей и, как правило, заполняется карандашом.

     Алфавитная книга ведется на всех работников предприятия с указанием Ф.И.О работников предприятия в алфавитном порядке, места работы и должности, а также номеров всех приказов по каждому работнику.

     Алфавитные карточки по форме № П-3, которые оформляются на каждого работника на крупных предприятиях с целью облегчения работы отдела кадров (службы по работе с персоналом) с картотекой.