Система управленческой деятельности предприятия

     Выводы  и предложения в справке не даются. Это и отличает её от докладной  записки.

     В справке фиксируют сведения определенного  периода времени.

     Датой справки является дата её подписания.

     Справки составляются для удостоверения юридических фактов: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности и т.д.

     При составлении справок, удостоверяющих юридические факты, используются унифицированные  трафаретные бланки формата А5.

     Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых  направляется адресату, а второй - подшивается  в дело.

     Формуляр  справки состоит из реквизитов: 1) наименование министерства или ведомства; 2) название организации; 3) наименование структурного подразделения (если есть); 4) наименование вида документа; 5) дата, номер; 6) место издания; 7) адресат; 8) заголовок; 9) текст; 10) подпись; 11) печать.

     Текст справки начинается с указания фамилии, имени и отчества (в именительном падеже) работника (или иного лица - учащегося, пенсионера и т.д.), о котором сообщают сведения.

     Самым значительным видом информационно-справочных документов являются деловые письма.

     Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих для связи и передачи информации между адресатами.

     Функции письма следующие: средство коммуникации; ретрансляции информации; уведомление  о чем-либо.

     Виды  служебных писем:1) письмо - просьба; 2) письмо - предложение; 3) письмо - претензия; 4) письмо - запрос; 5) письмо - извещение; 6) информационное письмо; 7) письмо - отказ; 8) письмо - напоминание; 9) сопроводительное письмо и т.д.

     Формуляр  письма состоит из реквизитов: 1) наименование министерства или ведомства; 2) название организации; 3) наименование структурного подразделения (если есть); 4) адрес организации (почтовый, телеграфный); 5) номер телефона, факса, телетайпа; 6) номер счета в банке; 7) дата, номер; 8) ссылка на индекс и дату входящего документа; 9) адресат;

10) заголовок; 11) текст; 12) приложения; 13) подпись; 14) печать; 15) фамилия и телефон исполнителя; 16) гриф ограничения доступа.

     Требования  к тексту письма следующие: краткость; лаконичность; последовательность; убедительность; корректность; одноаспектность; объективность; ясность.

     Текст письма состоит из двух частей: вводной и основной.

     В вводной части излагаются факты, послужившие поводом для его  написания.

     В основной части излагаются цели: просьба, предложение, отказ и т.д.

Документы по личному составу

Трудовой  контракт

      Трудовой  контракт (договор) заключается между нанимателем и наемным работником. В соответствии со ст. 18 Кодекса законов о Труде Российской Федерации трудовой договор заключается в письменном виде на определенный срок или на время выполнения конкретной работы (подряд). Права, обязанности и ответственность сторон, условия оплаты и организация труда устанавливаются самостоятельно сторонами соглашения. В контракте могут быть предусмотрены разнообразные льготы для создания дополнительных стимулов к труду.

      По  истечении срока действия контракта  он автоматически продлевается на неопределенный срок, если ни одна из сторон не потребовала  прекращения трудовых отношений.

      Обязанности сторон

      Работник  обязуется (пункт 3 трудового контракта):

     1. добросовестно выполнять работу, в объеме, предусмотренном должностной инструкцией и распоряжениями нанимателя (иными ЛНПА);

     2. соблюдать правила внутреннего  трудового распорядка, иные документы,  регламентирующие вопросы дисциплины  труда;

     3. выполнять письменные и устные  приказы (распоряжения) Нанимателя, не противоречащие законодательству и локальным нормативным актам;

     4. не допускать действий, препятствующих  другим работникам выполнять  их трудовые обязанности;

     5. обеспечивать соблюдение установленных  требований к качеству выполняемой работы;

     6. соблюдать установленные нормативными  правовыми актами (документами) требования  по охране труда и безопасному  ведению работ, пользоваться средствами  индивидуальной защиты;

     7. бережно относиться к имуществу  Нанимателя, использовать это имущество для выполнения работы, предусмотренной настоящим контрактом, и (или) в соответствии с письменными или устными приказами (распоряжениями) Нанимателя, не противоречащими законодательству. Принимать меры к предотвращению ущерба (хищения);

     8. принимать меры к немедленному устранению причин и условий, препятствующих нормальному выполнению работы (авария, простой и другие), и немедленно сообщать о случившемся Нанимателю;

     9. поддерживать свое рабочее место,  оборудование и приспособления  в исправном состоянии, порядке и чистоте;

     10. соблюдать установленный порядок  хранения документов, материальных  и денежных ценностей;

     11. хранить государственную и служебную  тайну, не разглашать без соответствующего  разрешения коммерческую тайну  Нанимателя;

     11-1. не позднее, чем за две недели до истечения срока действия контракта письменно предупредить Нанимателя о решении продолжить или прекратить с ним трудовые отношения;

     12. исполнять другие обязанности,  вытекающие из законодательства, локальных нормативных актов.

      Наниматель обязан ( пункт 7 трудового контракта):

     1. организовать труд Работника;

     2. рационально использовать труд  Работника;

     3. обеспечивать трудовую и производственную  дисциплину;

     4. вести учет фактически отработанного  Работником времени;

     5. выдавать Работнику заработную плату в сроки и размерах, установленных настоящим контрактом;

     6. обеспечивать охрану труда Работника;

     7. обеспечивать соблюдение законодательства  о труде, условий, установленных  локальными нормативными правовыми  актами и настоящим контрактом;

     8. своевременно оформлять изменения в трудовых обязанностях Работника и знакомить его с ними;

     9. создавать необходимые условия  для совмещения работы с обучением  в соответствии с Трудовым  кодексом Республики Беларусь;

     10. обеспечивать участие Работника  в управлении организацией, своевременно рассматривать критические замечания Работника и сообщать ему о принятых мерах;

     11. оформлять изменения условий  и прекращение контракта с  Работником приказом (распоряжением);

     12. отстранять Работника от работы  в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Республики Беларусь и другими актами законодательства;

     13. не позднее, чем за две недели  до истечения срока действия  контракта письменно предупредить  Работника о решении продолжить  или прекратить с ним трудовые  отношения;

     14. исполнять другие обязанности, вытекающие из актов законодательства.

Приказы по личному составу

     Приказы по личному составу оформляют  трудовые отношения работодателя и  работника, которые регламентируются Трудовым кодексом Российской Федерации.

      • при приеме на работу обязательно указывается установленный размер оплаты труда и условия приема: временно (с…по…), с испытательным сроком (продолжительность); 
  • при увольнении – причина увольнения (конкретная статья ТК РФ); 
  • при предоставлении отпуска – его вид, продолжительность, дата начала и окончания; 
  • при переводе на другую работу – вид перевода(если временный - продолжительность), новая должность и подразделение, причина перевода, изменение оплаты труда; 
  • при поощрении или дисциплинарном взыскании – причина и вид поощрения или взыскания; 
  • при командировании – дата, продолжительность и цель командировки, наименование организации командирования.

     Приказы по личному составу хранятся 75 лет.

      Приказы по личному составу визируются лицом, ответственным за кадры, и руководителями тех структурных подразделений, чьих сотрудников приказ касается. Приказы по личному составу подписываются руководителем, а в его отсутствие - заместителем руководителя, курирующим эти вопросы, в соответствии с приказом о распределении обязанностей между руководством. 

Таким образом, документальное обеспечение любой системы предполагает сбор и подготовку информации, необходимой заинтересованным пользователям. Документированию подлежит управленческая деятельность организации, связанная с выполнением ее задач и функций в соответствии с уставными документами и иными нормативными правовыми актами. Документирование управленческой деятельности организаций осуществляется в соответствии с требованиями нормативных правовых актов и государственных стандартов по документационному обеспечению управленческой деятельности. Организация документирования возлагается на структурное подразделение документационного обеспечения управления или уполномоченное должностное лицо. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ И КАДРОВАЯ СИСТЕМА УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ 

2.1 Контроль исполнения  документов управленческой деятельности предприятия 

      В марте 2007 года был утвержден новый  стандарт в сфере ДОУ – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу». Раздел 7 «Требования к управлению документов».

      Документы создаются, поступают и используются в процессе осуществления деловой  деятельности. Для обеспечения непрерывности  деловой деятельности, соблюдения соответствия нормативной среде и обеспечения необходимой отчетности организации должны создавать и сохранять аутентичные, надежные и пригодные для использования документы, а также защищать целостность этих документов в течение требуемого времени. Для этого организации должны принимать и выполнять комплексную программу управления документами, включающую в себя:

a) перечни  документов для каждого процесса  деловой деятельности и требования  к информации, подлежащей включению  в документы;

b) решения, какой формы и структуры должны быть создаваемые и включаемые в систему документы и какие технологии для их создания и обработки следует использовать;

c) требования  к составу метаданных, их структуре  и управлению ими;

d) установление  требований к поиску, использованию и передаче документов, а также срокам хранения документов;

e) решение,  как организовывать документы  с тем, чтобы они отвечали  требованиям, предъявляемым к  их использованию;

f) оценку  рисков, связанных с отсутствием  официальных документов, отражающих деятельность организации;

g) обеспечение  сохранности документов и доступа  к ним в целях выполнения  требований деловой деятельности  и общественных ожиданий;

h) соответствие  правовым требованиям, нормативной  среде, стандартам и политике  организации;

i) обеспечение  хранения документов в безопасной  и защищенной среде;

j) обеспечение  хранения документов в течение  необходимого или требуемого  срока;

k) определение  и оценку возможностей повышения эффективности и результативности организационных процессов, решений и действий в результате качественного управления документами.