Состояния бухгалтерского учета сохранности и использования наличных денежных средств в кассе предприятия

Расход наличных денег из кассы чаще всего связан с выплатой заработной платы, премий, пособий по временной нетрудоспособности, выдачей на командировочные расходы  и т.д. Указанные выплаты производятся в основном по расчетно-платежным или платежным ведомостям с проставлением реквизитов расходного кассового ордера, без составления такого ордера на каждого получателя. Разовые выдачи денег на оплату труда, выдачи депонированных сумм и денег под отчет на предстоящие расходы производится по расходным кассовым ордерам формы КО-2.

Бланк расходного кассового ордера формы КО-2 (Приложение Б) был утвержден постановлением Министерства финансов Республики Беларусь №43 от 19.04.2001г. Он обязательно подписывается руководителем и главным бухгалтером. Ордер также заверяется подписью кассира. При выдаче денег по расходному кассовому ордеру отдельному лицу в СПК «Заостровечье» кассир требует предъявления документа, удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и берет расписку получателя. Таким же образом оформляется выдача наличных денег по платежной ведомости, то есть получатели предъявляют документы и расписываются в графе ведомости.

Деньги кассир СПК «Заостровечье» имеет право выдавать только лицу, указанному в расходном кассовом ордере, платежной ведомости. При выдаче денег по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени, отчества получателя денег бухгалтером делается запись «по доверенности» и указываются реквизиты лица, которому доверено получение наличных денег. Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе организации, производится по расходным кассовым ордерам, выписанных отдельно на каждое лицо либо по отдельной ведомости.

По расходному кассовому ордеру также осуществляется выдача денег под отчет на командировочные расходы. Лица, получившие деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечению срока, на который они были выданы, или со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, предъявить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги. Кассир имеет право выдавать деньги под отчет только при условии полного отчета по ранее полученным на эти цели суммам.

Оплата труда, выплата пособий и премий, а  также другие массовые выплаты производятся по платежным (расчетно-платежным) ведомостям, без составления расходного кассового  ордера на каждого получателя. На титульном  листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера, с указанием сроков выдачи денег и суммы прописью. По истечении установленных сроков выдачи денег (3 или 5 дней) кассир против фамилии лиц, не получивших деньги, ставит штамп или надпись «Депонировано» и составляет реестр депонированных сумм. В конце платежной ведомости указываются суммы, фактически выплаченные, и суммы, подлежащие депонированию, и скрепляется подписью кассира. После этого на выплаченную сумму фактически составляется расходный кассовый ордер, депонированные суммы сдаются в банк и на них составляется общий расходный кассовый ордер. Платежные ведомости регистрируются в журнале регистрации.

До передачи в кассу организации приходные  и расходные кассовые ордера и заменяющие их документы регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров формы № 1 или форма № 1-а (Приложения 8-10). Журнал формы № 1 открывается отдельно на приходные и расходные кассовые ордера, форма №1-а ведется по расходным и приходным ордерам вместе.

Таким образом, все приходные и расходные  кассовые ордера или заменяющие их документы сразу после их исполнения подписываются кассиром, а приложенные  к ним документы погашаются штампом  или надписью «Оплачено» с указанием числа, месяца, года. При этом прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления. Кроме этого кассир не должен принимать к исполнению кассовые ордера не заполненные полностью. Никаких подчисток, помарок или исправлений, хотя бы и оговоренных, в приходных и расходных кассовых документах не допускается.

В СПК «Заостровечье» соблюдаются все вышеперечисленные требования, определяющие порядок оформления кассовых операций.

Все поступления  и выдачи денег в конце рабочего дня кассир СПК записывает в кассовую книгу (Приложение В). В настоящее время СПК «Заостровечье» применяет кассовую книгу формы КО-4, утвержденную постановлением Министерства финансов РБ от 19.07.2001 № 43. В нее записываются исходные данные на основе первичных учетных документов (приходных и расходных кассовых ордеров, чеков денежных, объявлений на взнос наличными и так далее).

Кассовая книга  должна быть пронумерована, прошнурована, и скреплена печатью на последней  странице, где делается запись «В книге пронумеровано и прошнуровано 100 листов». Общее количество листов заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей. Неотрывная часть листа (с  горизонтальной разлиновкой) как первый экземпляр остается в кассовой книге. Отрывная часть листа (без горизонтальной разлиновки) является вторым экземпляром и заполняется с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Второй экземпляр служит отчетом кассира, который передается главному бухгалтеру. При этом первые и вторые экземпляры нумеруются одинаковыми номерами.

Необходимо  отметить, что записи кассовых операций начинаются со строки «Остаток на начало дня». Причем, предварительно кассовый лист надо согнуть пополам по линии отреза так, чтобы отрывная часть была подложена под неотрывную часть листа, которая остается в книге.

Подчистки и  неоговоренные исправления в  кассовой книге не допускаются. Сделанные  исправления должны быть обязательно  заверены подписями кассира, а также главного бухгалтера организации или лица, его замещающего.

Записи в  кассовую книгу должны производиться кассиром СПК «Заостровечье» сразу после получения или выдачи денег по каждому ордеру или заменяющему его документу. Для этого в листе есть две колонки «Приход» и «Расход». Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день по приходу и расходу, выводит остаток на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

В период выдачи средств на оплату труда, остаток  кассы выводится по учтенным в  кассовой книге приходным и расходным  кассовым ордерам. По строке «В том  числе на оплату труда» указывается сумма остатка наличных денег, не выплаченная по платежной ведомости. При этом сумма выданных за день наличных денег по платежный ведомости на оплату труда расходным кассовым ордером не отражается по колонке «Расход» в кассовой книге. Платежная ведомость на оплату труда в обязательном порядке хранится в кассе вместе с остатком наличных денег и является документом, подтверждающим отсутствие недостачи наличных денег в кассе.

Контроль правильности ведения кассовой книги возлагается  на главного бухгалтера СПК «Заостровечье». В бухгалтерии, поступающие кассовые отчеты с первичными документами подвергаются обработке. Каждая запись проверяется по существу операции, сверяется с первичным документом, проставляется код корреспондирующего со счетом 50 синтетического счета и субсчета. Кроме этого остаток денег на начало дня по отчету кассира сверяется с остатком на конец дня, показанном в предыдущем отчете, проверяется также правильность выведенных оборотов и остатка.

Кассовые операции осуществляет кассир, являющийся материально-ответственным лицом. При приеме на работу заключается договор о полной материальной отвественности.

Ответственность за соблюдение правил ведения кассовых операций в СПК «Заостровечье» возлагается на руководителя хозяйства, главного бухгалтера, кассира.

 

 

 

 

2.2. Синтетический  учет кассовых операций 

 

 

Информация  о наличии и движении денежных средств в кассе СПК «Заостровечье» отражается на активном счете 50 «Касса», согласно Типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденным Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.05.2003 № 89. Сальдо по счету только дебетовое, поскольку нельзя выдать из кассы денег больше, чем там имеется. Сальдо по счету свидетельствует о наличии свободных денег у организации.

К счету 50 «Касса» могут открываться при необходимости следующие субсчета:

50-1 «Касса организации»;

50-2 «Операционная  касса»;

50-3 «Денежные  документы»;

50-4 «Валютная  касса»;

50-5 «Касса филиала».

Субсчет 50-1 «Касса организации» предназначен для учета  денежных средств в головной кассе.

Субсчет 50-2 «Операционная  касса» используется для учета денежных средств в кассах вокзалов, товарных контор и эксплуатационных участков отделений связи, остановочных пунктов, билетных и багажных кассах вокзалов, аэропортов, пристаней и т.д.

Субсчет 50-3 «Денежные  документы» предназначен для учета  почтовых марок, марок государственной  пошлины, вексельных марок, оплаченных авиабилетов и других денежных документов.

Субсчет 50-4 «Валютная  касса» предназначен для учета кассовых операций в иностранной валюте при осуществлении внешнеэкономической деятельности, в том числе при направлении работников в заграничные командировки.

Субсчет 50-5 «Касса филиала» предназначен для учета  кассовых операций обособленных филиалов и представительств, выделенных на отдельный баланс [6, с. 465].

Счет 50 по дебету корреспондирует с кредитом счетов:

- 90 «Реализация» - на поступившие в кассу наличные  деньги за реализованную продукцию  и материальные ценности;

- 51 «Расчетный  счет» - на суммы, полученные из учреждений банка на различные цели;

- 99 «Прибыли  и убытки» - на излишки денег  в кассе, выявленные инвентаризацией;

- 71 «Расчеты  с подотчетными лицами» - на  возвращенные ими в кассу остатки  неиспользованных авансов;

- 73 «Расчеты  с персоналом по прочим операциям» - на внесенные в кассу платежи в порядке погашения долгов;

- 76 «Расчеты  с разными дебиторами и кредиторами» - на поступление денег за купленные  товары в кредит, в счет погашения  займов;

- 86 «Целевые  финансирование» - на взносы родителей за содержание детей в детских учреждениях и рядом других счетов.

По кредиту  счет 50 «Касса» корреспондирует  с дебетом счетов:

- 51 «Расчетный  счет» - на внесенные в банк  наличные деньги;

- 69 «Расчеты  по социальному страхованию и  обеспечению» - на выплаты из фонда социальной защиты;

- 70 «Расчеты  с персоналом по оплате труда» - на выданную наличными зарплату, премии;

- 71 «Расчеты  с подотчетными лицами» - на  выданные авансы в подотчет;

- 76 «Расчеты  с разными дебиторами и кредиторами» - на выплаты наличными по исполнительным листам, депонентских сумм;

- 84 «Нераспределенная  прибыль (непокрытый убыток)»  - на выданные единовременные  премии и т. д.

Текущие записи в журнале-ордере №1 (Приложение Г) и ведомости №1, как и в некоторых других журналах-ордерах, влекут за собой составление листков-расшифровок для переноса дебетовых и кредитовых оборотов по отдельным счетам в те журналы-ордера или ведомости, в которых ведется аналитический учет по этим счетам. Если в отчете кассира содержится большое число операций и их разноска непосредственно в журнал-ордер №1 и ведомость №1 без ошибок затруднительна, тогда на основании отчета кассира готовится сводка операций в разрезе корреспондирующих счетов и в соответствии с нею заполняются журнал-ордер №1 и ведомость №1. Сводка может составляться как вручную, так и на персональных ЭВМ.

В кассах предприятий, как правило, хранятся бланки документов строгой отчетности: квитанционные  книжки, бланки удостоверений, дипломов, различные абонементы, талоны, билеты, бланки товаросопроводительных документов и т. п. Перечень документов, относящихся к бланкам строгой отчетности, место, порядок их хранения и использования устанавливаются предприятием. Для их учета предназначен забалансовый счет 006 «Бланки строгой отчетности». По дебету этого счета записывается поступление указанных бланков в организацию, а по кредиту – их выбытие. Аналитический учет их ведется по каждому виду бланков и местам хранения [6, с.472].

Приведем записи, которые чаще всего встречаются  в учетной практике СПК «заостровечье» по дебету счета 50 «Касса» в корреспонденции с другими счетами. Для этого воспользуемся таблицей 2.2.1.

 

Таблица 2.2.1. Примерные  бухгалтерские операции, совершаемые  в СПК «Заостровечье»

 

Содержание операции	Сумма	Кредит счетов	Документ
Получены наличные деньги в кассу по чеку для выплаты  заработной платы	4500000	51	Приходный кассовый ордер № 0845814 от 29.09.2010
Возвращены  неиспользованные подотчетные суммы	8000	71	Приходный кассовый ордер № 0845830 от 01.10.2010
Получена торговая выручка от Бобрик С.Г. за реализованную продукцию	1500000	90/1	Приходный кассовый ордер № 0845851 от 14.10.2010
Погашена задолженность  по квартплате Скадорва Л.В.	25100	76	Приходный кассовый ордер № 0845801 от 05.09.2010
Поступили деньги в возмещение причиненного ущерба	41390	73/2	Приходный кассовый ордер № 0845858 от 20.09.2010