Состояния бухгалтерского учета сохранности и использования наличных денежных средств в кассе предприятия

Источник: собственная  разработка по данным отчетности предприятия

Кроме вышеперечисленных  операций могут встречаться и  другие:

- Получена иностранная  валюта из банка:

Д 50/4 К 52

- Поступление  выручки от реализации основных  средств и прочих активов:

Д 50 К 91

          - Погашение задолженности по  претензиям:

         Д 50 К 76

          - Поступление в кассу краткосрочного займа:

         Д 50 К 66

          - Оприходование излишков денежных средств при инвентаризации:

          Д 50 К 92

- Взносы учредителей  наличными деньгами в счет  их вкладов в уставный фонд:

Д 50 К 75

Операции, связанные  с выплатой денег из кассы, отражаются по кредиту 50 «Касса». Из кассы СПК «Заостровечье» денежные средства расходуются на различные цели. Приведем наиболее распространенные записи по кредиту счета 50 в таблице 2.2.2.

 

Таблица 2.2.2 Учетные  записи по кредиту счета 50 «Касса», совершаемые в СПК «Нива-2003»

Содержание  операции	Сумма	Дебет счетов	Документ
Внесение из кассы денежных средств на счета  в банке	823480	51	Расходный кассовый ордер №307 от 14.10.2010
Выдана заработная плата работникам организации	1258000	70	Расчетно-платежная  ведомость № 13 (Расходный кассовый ордер №15 от 25.02.07)
Выданы из кассы  деньги на командировочные, хозяйственные нужды	58000	71	Расходный кассовый ордер №295 от 30.09.2010
Выплата пособий  по уходу за ребенком	204000	69	Расходный кассовый ордер № 200 от 29.07.2010
Выдана депонированная заработная плата	250000	76	Расходный кассовый ордер № 311 от 15.10.2010

Источник: собственная  разработка по данным отчетности предприятия

Среди названных  записей могут встречаться и  следующие:

- Суммы денежных  средств, сданные на инкассацию:

Д 57 К 50

- Выплачены из кассы дивиденды (участникам) учредителям организации:

Д 75 К 50

- Отражена недостача,  выявленная при инвентаризации:

Д 94 К 50

- Осуществлены  финансовые вложения за счет  наличных денежных средств:

Д 58 К 50

- Отражена выдача  депонированной зарплаты:

Д 76 К 50

- Возмещено  из кассы за использование  личного автомобиля в служебных  целях организации:

Д 73 К 50

Таким образом, с помощью приведенных корреспонденций  счетов в организациях отражаются хозяйственные  операции по поступлению и выбытию  денежных средств.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.3. Инвентаризация  кассы и контроль за соблюдением  правил ведения кассовых операций 
 
Согласно Правил ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь, утвержденными постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 26.03.2003 г. № 57 в сроки, установленные руководителем субъекта хозяйствования, но не реже одного раза в квартал производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. 
В соответствии с Инструкцией по инвентаризации активов и обязательств, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от от 30.11.2007 № 180, при инвентаризации денежных средств в кассе, на счетах, в банках, в пути документы или расписки в остаток наличных денег не включаются. В ходе инвентаризации проверяется наличие денег путем их полного пересчета. По итогам инвентаризации наличных денежных средств комиссия составляет акт инвентаризации наличных денежных средств. 
Не реже 1 раза в квартал в сроки, установленные руководителем СПК «Заостровечье» в кассе проводиться инвентаризация. 
Для проведения инвентаризации кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия. [8, c.153] 
Комиссия проверяет достоверность данных бухгалтерского учета и фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов, находящихся в кассе, путем полного пересчета денежной наличности и проверки других ценностей, проверяет соблюдение кассовой дисциплины, уделяет внимание обеспечению сохранности денег и ценностей в кассе. 
Во время инвентаризации операции по приему и выдаче денежных средств, разных ценностей не производятся. 
Комиссия ходе ревизии составляет акт по форме № инв-9. Форма № инв-9 применяется для отражения результатов инвентаризации фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов, находящихся в кассе организации. 
Результаты инвентаризации оформляются и подписываются всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводятся до сведения руководителя организации. 
Предложения и рекомендации по устранению выявленных в ходе проверки кассовой дисциплины недостатков, а также причин и условий, способствующих совершению хищений, обязательны к выполнению. 
При этом ответственность за соблюдение Правил ведения кассовых операций возлагается на руководителей предприятий, главных бухгалтеров, и кассиров. 
Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй - остается у материально ответственного лица - кассира. 
При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается материально ответственному лицу, сдавшему ценности, второй - материально ответственному лицу, принявшему ценности, и третий - в бухгалтерию. 
Не допускается проведение инвентаризации при неполном составе инвентаризационной комиссии. Никаких подчисток и помарок в описях не допускается. Исправления оговариваются и подписываются членами комиссии и материально ответственным лицом. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения. 
Кассир в соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям. [3, c.60] 
В декабре 2011 года в кассе СПК «Заостровечье» производилась инвентаризация на 30 декабря 2011 года. В результате была выявлена недостача денежных средств на сумму 7210 белорусский рублей. В бухгалтерском учете была учтена недостача денежных средств в кассе следующей записью: дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — кредит счета 50 «Касса», субсчет 1 «Касса организации». 
Недостача денежных средств была допущена по вине материально ответственного лица — кассира, то ее сумма была списана проводкой: дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» - кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». 
А в последующем возмещение суммы недостачи производилось из заработной платы кассира, и оформлялась проводкой: дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труд» — кредит счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 1 «Расчеты по возмещению материального ущерба» на сумму 7210 белорусский рублей. 
Если недостача возмещается в кассу организации, то в бухгалтерском учете выполняется запись: дебет счета 50 «Касса», субсчет 1 «Касса организации» — кредит счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 1 «Расчеты по возмещению материального ущерба». 
При отсутствии конкретного виновного лица сумма недостачи денежных средств, ранее отраженная по дебету счета 94, включается в состав внереализационных расходов организации и списывается следующей проводкой: дебет счета 92 «Внереализационные доходы и расходы», субсчет 2 «Внереализационные расходы» — кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» 
Если обнаруживаются наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, то они считаются излишком кассы и зачисляются по дебету счета 50 «Касса», субсчет 1 «Касса организации» и кредиту счета 92 «Внереализационные доходы и расходы», субсчет 2 «Внереализационные доходы» 
Ответственность за соблюдение кассовой дисциплины ведет руководитель предприятия, главный бухгалтер. 
Проверки соблюдения кассой дисциплины субъектами хозяйствования могут осуществлять: налоговые, финансовые и другие государственные контролирующие организации, а так же банки и их филиалы, в которых открыты счета данных субъектов хозяйствования. Периодичность проверок банками устанавливается самостоятельно, но не ранее одного раза в два года. При этом, в период, за который проверяется кассовая дисциплина, должен быть не менее 3-х месяцев, а при установлении грубых нарушений, за более длительный период. О систематических нарушениях кассовой дисциплины, банки информируют Национальный банк Республики Беларусь, его главное управление, комитет государственного контроля, налоговые дисциплины. 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.5. Совершенствование  учета кассовых операций в  условиях развития системы автоматизированной  обработки учетной информации

 

В начале 90-х  годов началось зарождение отечественного рынка экономических программ. Эти программы начали рассматриваться как продукт, товар, стали доступны небольшим фирмам, бухгалтериям. Тогда же в основном формировались юридически самостоятельные коллективы разработчиков.

Некоторые из них стали теперь преуспевающими, известными на всю страну компаниями.

Бесспорным  лидером на сегодня по известности  и тиражу продаж является фирма «1С».

Прежде всего, фирма известна благодаря своему продукту под названием «1С: Бухгалтерия». Существует базовая и профессиональная разновидности этой программы, а также их различные модификации, предназначенные для использования в локальном и сетевом варианте.

«1С: Бухгалтерия» версии 7.7 является, по сути, одной из функциональных компонент технологической  платформы «1С: Предприятие». Программа имеет современный внешний вид, разделы главного меню интуитивно понятны даже неопытному пользователю: в отдельные группы скомпонованы справочники, документы, отчеты и журналы документов, что дает возможность удобно и быстро работать с ними. В программе имеется список корректных проводок, что уменьшает вероятность ошибки при корреспонденции счетов. Каждый бухгалтер может иметь свой «пользовательский интерфейс», свои пункты меню и панели инструментов в зависимости от обслуживаемого им участка бухгалтерского учета, права доступа к данным, хранящимся в системе. Пользователь может оставить свое рабочее место и заблокировать работу с программой. Без его личного пароля никто не сможет получить доступ к программе и учетным данным, хранящимся в информационной базе [22, с.23].

Начать работать с «1С: Бухгалтерией» можно практически  сразу после ее установки на компьютер  даже без предварительного ознакомления с документацией. Освоение базовых  возможностей программы - процедур ручного  ввода бухгалтерских записей и получения самых необходимых отчетов, оборотно-сальдовой ведомости, главной книги, шахматки, оборотного баланса и многих других - вполне по силам даже самому неподготовленному в компьютерном отношении бухгалтеру.

Но мере накопления опыта и изучения документации у бухгалтера возникает естественное желание «заставить» компьютер выполнять и другие действия - вести не только стоимостной, но и натуральный учет, рассчитывать износ основных средств, калькулировать себестоимость, выполняв переоценку валютных средств, формировать отчетность. Иными словами, более полно учитывать особенности принятой в его организации учетной политики.

Своеобразие ведения  отдельных учетных операций в  организациях различного профиля настолько  велико, что нет и не может быть компьютерной программы, которая могла бы удовлетворить все необходимые потребности.

Бухгалтерские программные продукты фирмы «1С», особенно так называемая профессиональная версия «1С:Бухгалтерия» и специализированная программа расчета кассовых операций, в достаточной мере обладают такими возможностями.

Наличие мощных инструментальных средств позволяет  гибко приспосабливать программы  к автоматическому выполнению массовых расчетов, зависящих как от специфики  конкретного раздела учета, так  и от особенностей учетной политики предприятия. При этом указанные средства не только дают возможность изменять отдельные параметры, как, например, коды счетов, субсчетов, аналитических счетов, их названия, налоговые ставки и т.п., но и позволяет достаточно описать и модифицировать правила выполнения расчетов.

Автоматизация учета кассовых операций предполагает составление всех форм первичных  документов по движению наличных денег, ведение кассовой книги, составление  журнала-ордера по счету 50, ведение  валютного учета.

Аналитический учет по субконто «Движение денежных средств» ведется на счете 50 «Касса»  только по субсчетам, открываемым к  нему. В целом по счету 50 он не ведется.

Основными документами  для отражения в учете кассовых операций являются приходные и расходные кассовые ордера. Найти их можно в пункте главного меню программы «Документы». При составлении приходного кассового ордера сначала нужно установить, по какой кассе, рублевой или валютной, оформляется приход денежных средств. Соответствующий субсчет будет потом фигурировать в дебете проводки, сформированной документом. Отметим, что если мы выберем валютную кассу, то внизу под переключателями появится раскрывающийся список, из которого нужно выбрать конкретную валюту.

В реквизите  «Принято от» необходимо указать лицо или организацию, от которой принимаются денежные средства. Если это наш сотрудник, то его можно выбрать из справочника «Сотрудники», нажав кнопку выбора.

Далее, в соответствующих  реквизитах вводится основание для  оприходования денежных средств и прилагающиеся к приходному ордеру документы, если они есть. В реквизит «Сумма» мы вносим сумму приходуемых денежных средств.

Печатная форма  документа соответствует унифицированной  форме документа № КО-1.

С помощью флажка «Формировать проводки» на основании заполненных реквизитов документа при его проведении автоматически формируются соответствующие проводки. Если же флажок не установлен, то документ будет проведен без формирования проводок.

Расходный кассовый ордер также можно найти в  пункте меню Документы à «Расходный кассовый ордер». Он предназначен для учета выдачи наличных денег из кассы организации.

Реквизиты формы  этого ордера и порядок работы с ним полностью соответствуют  реквизитам формы и порядку работы с приходным кассовым ордером. Так  же, как и в приходном ордере, для того, чтобы программа при проведении документа сформировала проводки, требуется установить флажок «Формировать проводки».

Печатная форма  документа соответствует унифицированной  форме № КО-2.

Для фиксирования всех кассовых операций предназначен Журнал «Касса», находящийся в меню «Журналы». В соответствующих графах журнала хранится информация о виде документов, формировавших кассовые операции, их номерах. Отдельно выделены графы для суммы прихода или расхода денежных средств, а также графа, содержащая номера счетов, корреспондирующих со счетом 50.

Кроме того, на форме журнала расположена кнопка «Кассовая книга», которая позволяет  сформировать отчет «Кассовая книга» согласно типовой форме № КО-4, обязательный при ведении кассовых операций. Отчет формируется на основании введенных документов «Приходный кассовый ордер» и «Расходный кассовый ордер». За каждый день, в котором проводились кассовые операции, отчет формирует отдельный лист кассовой книги. С помощью соответствующих переключателей можно указать, лист какого типа нам необходимо распечатать. По нажатию кнопки «Сформировать» будет создана печатная форма отчета. Формируя таким способом кассовую книгу за каждый день, в котором были кассовые операции, мы можем создать полный аналог «ручной» кассовой книги.

В полуавтоматическом режиме могут быть подготовлены следующие  документы: платежные поручения, платежные  требования, инкассовое поручение. При  этом реквизиты по организациям в  полном объеме должны быть заполнены  в справочнике. В этом случае данная информация выбирается из справочника и заносится в платежный документ. При формировании платежного документа сумма платежа прописью заполняется автоматически, после набора числовой суммы. Данные об организации заполняются сразу при входе в окно формирования соответствующего документа.

Выход в окно печати документов осуществляется из последнего поля нажатием клавиши «Enter». На стандартный лист бумаги можно  вывести два документа.

Автоматизированная  обработка данных в учете приобретает  все большее значение. Она позволяет в пределах функций бухгалтерского учета полностью регламентировать автоматизированное получение данных, необходимых как для ведения оперативного, синтетического и аналитического учета, так и для составления форм бухгалтерской отчетности, данных, необходимых пользователям для выработки и принятия решений, а также системного контроля за ходом производственных процессов.