Создание приходного кассового ордера, расходного кассового ордера, платежного поручения

Содержание

 

1. Создание приходного кассового ордера, расходного кассового ордера, платежного поручения.
2. Расчет лимита остатка кассы и нормы расходования из выручки.
3. Составление справки о результатах проверки работы с денежной наличностью.
4. Оформление операций по продаже-покупке иностранной валют в обменном пункте банка.
5. На основании приходных, расходных кассовых документов составить: реестр операций с наличной волютой и чеком; реестр сумм принятой денежной наличности для осуществления перевода денежных средств.
6. Прием и проверка документов на выдачу и получение наличных денег, ценностей, бланков.
7. Ведение кассовых журналов по приходу и расходу кассы.
8. Сверка с кассой итогов оборотов за день.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Создание приходного кассового ордера, расходного кассового ордера, платежного поручения.

 

Приходный кассовый ордер служит для оформления прихода наличных денежных средств в кассу организации, индивидуального предпринимателя. Унифицированная форма приходного кассового ордера КО-1 утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 года № 88. Приходный кассовый ордер действителен только в день его выписки. Приходный кассовый ордер имеет две части: непосредственно сам приходный ордер и квитанцию к нему. Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером организации и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата, выдается лицу, сдавшему наличные деньги в кассу организации. Сам приходный кассовый ордер остается в кассе.

Инструкция по заполнению приходного кассового ордера.

В заголовке  приходника указывают названия организации  и структурного подразделения (при  его наличии). Если структурное подразделение  отсутствует, ставится прочерк. 
Коды - выбираются из справки Госкомстата. 
Номер документа - указывается в соответствии с журналом регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3). Кассовые документы нумеруются по порядку с начала календарного года. 
Дата составления - оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами:

дд.ММ.ГГГГ. Если порядковый номер дня месяца и (или) месяца меньше десяти, то впереди  ставится 0. Например, дату 1 января 2010 г. следует записывать так: 01.01.2010.

Приходный ордер составляется в день поступления  денег в кассу, следовательно, дата, указанная в нем, и является датой  оприходования денег. 
Записи в графах "Дебет" и "Кредит" делает бухгалтер, который будет обрабатывать первичный документ. 
В графу "Дебет" заносится номер счета, по дебету которого приходуются денежные средства. Здесь же может быть указан номер субсчета в соответствии с рабочим планом счетов организации. 
В графе "Кредит, код структурного подразделения" указывается код структурного подразделения, на которое приходуются денежные средства (если таковое имеется), например, отдел магазина, конкретная торговая точка. 
В графе "Кредит, корреспондирующий счет, субсчет" указывается номер счета и, если необходимо, субсчета, по кредиту которого отражается поступление денежных средств в кассу организации.

В графу "Кредит, код аналитического учета" заносится код аналитического учета по счету, указанному в предыдущей графе, если применение таких кодов  предусмотрено в организации. 
В графе "Сумма, руб. коп." сотрудник, заполняющий документ, указывает денежную сумму (цифрами), получаемую в кассу организации. 
В графе "Код целевого назначения" записывается код назначения использования поступивших средств. Эта графа используется, если организация применяет соответствующую систему кодирования. 
Заполнение строк приходного кассового ордера производится следующим образом. 
"Принято от ________":

если деньги принимаются от работника организации (в которой составлен приходный  кассовый ордер), то в этой строке указываются  фамилия, имя и отчество этого  работника в родительном падеже;

если деньги принимаются от работника сторонней  организации, то в этой строке пишем "Принято от "наименование организации" через "Фамилия, имя, отчество"".

В строке "Основание" указывается источник поступления  наличных денег, т.е. отражается содержание финансовой операции. 
В строке "Сумма" записывают сумму денежных средств, которые поступают в кассу. При этом рубли указывают прописью с заглавной буквы и с начала строки, а копейки - цифрами. Если после написания суммы в рублях в строке осталось свободное место, то его прочеркивают. 
Здесь следует обратить внимание на такую особенность. Если в графе "Сумма" полученная сумма была указана с копейками, то и в этой строке сумма также указывается с копейками. Если же сумма была указана без копеек, то и в строке про копейки не упоминается. Например, в графе "Сумма" указано: 450-00. Следовательно, в строке "Сумма" должно быть написано: "Четыреста пятьдесят рублей 00 копеек". 
Если же в графе "Сумма" указано: 450=, то в строке "Сумма" должно быть написано: "Четыреста пятьдесят рублей". 
В строке "В том числе" указывается сумма НДС, которая записывается цифрами, или делается запись "без налога (НДС)". 
В строке "Приложение" перечисляются прилагаемые первичные и другие документы.

Квитанция к приходному кассовому ордеру заполняется аналогично самому ордеру. 
Перед тем как приходный кассовый ордер попадет в кассу, он должен быть зарегистрирован в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3). 
После заполнения и регистрации ПКО, но до получения денег по нему, ПКО и квитанция подписываются главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на это письменным распоряжением руководителя. 
Также указывается расшифровка подписи - фамилия и инициалы. 
При получении ПКО кассир обязан проверить: 
а) наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера; 
б) правильность оформления документов; 
в) наличие перечисленных в документах приложений. 
Если какое-либо из вышеперечисленных требований несоблюдено, кассир обязан вернуть документы для доработки и надлежащего оформления. В противном случае кассир принимает деньги и после их получения ставит свою подпись, фамилию и инициалы на приходном ордере и квитанции. 
На квитанции кассир указывает также дату приема денег и заверяет свою подпись печатью. Печать на квитанцию ставится так, чтобы краешек заходил на сам приходный ордер (см. образец заполнения). 
Приложенные к ПКО документы погашают штампом или надписью "Получено" с указанием даты (числа, месяца, года). 
После того как деньги поступают в кассу, кассир отрывает квитанцию к ПКО по линии отреза и выдает ее на руки лицу, сдавшему деньги, а сам кассовый ордер оставляет в кассе.

Расходный кассовый ордер используется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации как при ручном ведении учета, так и при обработке информации с применением средств компьютерной техники. Расходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре сотрудником бухгалтерии, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером либо лицом, на это уполномоченным. Код формы по классификатору ОКУД 0310002.

Выписанный РКО регистрируется в журнале регистрации приходных  и расходных кассовых документов по форме N КО-3. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна.

Инструкция по заполнению расходного кассового ордера.

РКО, как и любой другой кассовый документ, требует заполнения только в денежном измерителе, без использования  натуральных показателей. Он может  заполняться как вручную, так  и с помощью ЭВМ. Его выписка  осуществляется в бухгалтерии в  единственном экземпляре. Ответственный  бухгалтер вносит все необходимые  данные: 
– наименование организации, 
– номер РКО (нумерация ордеров начинается с нового календарного года) и дату его выписки (текущую дату), 
– дебетовый корреспондирующий счет (70, 71, 51, 84 и др.) (для предпринимателей необязательно), 
– сумму для выдачи в цифрах (ниже она дублируется прописью), 
– ФИО получателя (полностью), 
– основание для выдачи денежных средств (указывается наименование хозяйственной операции: сдача выручки в банк, аванс на хозрасходы, командировочные расходы, заработная плата и т.д.), 
– приложение, включающее в себя список документов, которые прилагаются к РКО и являются причиной выплаты (квитанция, заявление, авансовый отчет, приказ, ведомость и пр.).

• поле "Организация" – указывается наименование организации оформившей РКО.
• необязательное поле "Структурное подразделение" – уточняется структурное подразделение организации, в котором оформлен расходный кассовый ордер.
• поле "Номер документа" – указывается порядковый номер расходного кассового ордера. При ведении расходных кассовых ордеров должна обеспечиваться их непрерывная нумерация.
• поле "Дата составления" – указывается дата оформления расходного кассового ордера.
• поле "Код структурного подразделения" – указывается код подразделения, из которого расходуются денежные средства. Имеет смысл заполнять если указано структурное подразделение.
• поле "Корреспондирующий счет, субсчет" – указывается дебетовый счет бухгалтерской операции, формируемой на основании расходного ордера.
• поле "Код аналитического учета" – указывается объект аналитического учета корреспондентского счета.
• поле "Кредит" – указывается счет по кредиту бухгалтерской операции, формируемой на основании ордера. Как правило, в данном поле указывается бухгалтерский счет 50 - «Касса».
• поле "Сумма, руб. коп." – указывается расходуемая из кассы сумма цифрами.
• поле "Выдать" – указывается лицо (ФИО полностью), которому выдаются наличные денежные средства.
• поле "Основание" – указывается назначение использования выдаваемых денежных средств.
• поле "Сумма" - указывается с начала строки с заглавной буквы сумма выдачи прописью в рублях, при этом слово "рубль" ("рублей", "рубля") не сокращается, копейки указываются цифрами, слово "копейка" ("копейки", "копеек") также не сокращается. Если сумма расхода номинирована в валюте "рубль" заменяется на наименование валюты.
• поле "Приложение" – содержит перечень прилагаемых документов с указанием их реквизитов.
• поле "Получил" – указывается сумма выданных денежных средств прописью. Поле заполняет лицо, получившее денежные средства по расходному кассовому ордеру. Сумма указывается с начала строки с заглавной буквы сумма выдачи прописью в рублях и копейках.
• поле "По" – указывается наименование, номер, дата и место выдачи удостоверяющего личность получателя документа.

Платёжное поручение — это распоряжение владельца счёта (плательщика) обслуживающему его банку, оформленное расчётным документом, перевести определённую денежную сумму на счёт получателя средств, открытый в этом или другом банке. К лицам, не имеющим счёта, по п.2 ст.863 ГК РФ применяются те же правила, что и к владельцам счета. Платёжные поручения могут быть в бумажном и электронном виде (например, в системе клиент-банк).

 Инструкция по заполнению бланка платёжного поручения.

Обычно платёжное поручение  составляется в четырёх экземплярах: 1-й экземпляр используется в банке плательщика для списания средств со счета плательщика и остается в документах дня банка; 4-й экземпляр возвращается плательщику со штампом банка в качестве расписки о приеме платежного поручения к исполнению; 2-й и 3-й экземпляры платежного поручения отсылаются в банк получателя платежа; при этом 2-й экземпляр служит основанием для зачисления средств на счет получателя и остается в документах дня этого банка, а 3-й экземпляр прилагается к выписке из счета получателя как основание для подтверждения банковской проводки. Платёжные поручения принимаются банком независимо от наличия денежных средств на счёте плательщика, но исполняются только при наличии достаточных средств на нём. Общие положения о расчётах платёжными поручениями определены статьёй 863 ГК РФ. Платежное поручение исполняется банком в срок, предусмотренный законодательством, или в более короткий срок, установленный договором банковского счёта либо определяемый применяемыми в банковской практике обычаями делового оборота. Общий срок осуществления безналичных расчётов не должен превышать: два операционных дня в пределах территории субъекта РФ; пять операционных дней в пределах территории РФ.

Платёжное поручение составляется на бланке — форма 0401060. После проверки банковским работником правильности заполнения и оформления платёжных поручений на всех экземплярах (кроме последнего), принятых к исполнению платёжных поручений, в поле «Поступление в банк плат» ответственный исполнитель банка проставляет дату поступления в банк платёжного поручения.

Последний экземпляр платёжного поручения, в котором в поле «Отметки банка» проставляются штамп банка, дата приёма платёжного поручения и подпись ответственного исполнителя. Банк, принявший платёжное поручение плательщика, обязан перечислить указанную денежную сумму банку получателя средств для её начисления на счёт лица, указанного в поручении. При необходимости банк имеет право привлекать и другие банки для выполнения операций по перечислению денежных средств на счёт, указанный в поручении клиента. Банк обязан по требованию плательщика проинформировать его об исполнении поручения. При оплате платёжного поручения на всех экземплярах расчётного документа в поле «Списано со счёта плательщика» проставляется дата списания денежных средств со счёта плательщика (при частичной оплате — дата последнего платежа), а в поле «Отметки банка» проставляются штамп банка и подпись ответственного исполнителя. Банк обязан информировать плательщика по его требованию об исполнении платёжного поручения не позже следующего рабочего дня после обращения плательщика в банк, если иной срок не предусмотрен договором банковского счёта.