Теоретические основы учета денежных средств организации

Поступление денежных средств на расчетный счет ДОУ ЦВР «Искра» от приносящей доход деятельности.

Пример. В октябре 2011 г. ДОУ ЦВР «ИСКРА» выставил счет ИП Скворцову М.Т. на поставку хлебобулочных изделий на сумму 12500 рублей. 30 октября ИП Скворцов М.Т. оплатил, предъявленный счет. На основании выписки из лицевого счета в бухгалтерии сделаны следующие проводки:

Дебет 2 201 01 510 "Поступления денежных средств учреждения на банковские счета" - 12500 рублей

Кредит 2 205 03 660 "Уменьшение дебиторской задолженности с дебиторами по доходам от рыночных продаж товаров, работ, услуг".

Расходование денежных средств с банковского счета в ДОУ ЦВР «ИСКРА»осуществляется в следующих случаях:

- При перечислении денежных  средств в оплату счетов поставщиков  за поставленные материальные  ценности, выполненные работы, оказанные  услуги.

Пример. 30 октября ДОУ ЦВР «ИСКРА» оплатил задолженность ОАО "Энергосбыт " за поставленную в октябре электроэнергию в сумме 2523,80 рублей. В бухгалтерии сделаны следующие бухгалтерские записи:

Дебет 2 302 06 830 "Уменьшение кредиторской задолженности с поставщиками и подрядчиками"

Кредит 2 201 01 610 "Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов" - 2523,80 рублей.

- При получении наличных  денежных средств в кассу учреждения.

Пример. В июне 2012 г. перечислены денежные средства с банковского счета в кассу учреждения на выдачу заработной платы за май 2012 г. в размере 50000 рублей. На основании заявки на получение наличных денег ф.0531802 и выписки из лицевого счета получателя внебюджетных средств ф.0531759 в бухгалтерии сделаны следующие записи:

Дебет 2 201 04 510 "Поступления в кассу"

Кредит 2 201 01 610 "Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов" - 50000 рублей.

Для учета операций со средствами, выделенными из областного бюджета, в ДОУ ЦВР «ИСКРА» используется счет 1 304 05 000 "Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов". Платежи из бюджета учитываются на основании расчетных документов, приложенным к выписке со счета бюджета, предоставляемой финансовым органом.

Пример. В октябре 2012 г. на основании предъявленного счета ДОУЦВР «ИСКРА» перечислил ИП Сайдаметову денежные средства за поставленные продукты питания в размере 54600 рублей. На основании заявки на кассовый расход ф. 0531801, выписки из лицевого счета ф.0531759 и платежного поручения ф.0401060 в бухгалтерии сделаны следующие бухгалтерские записи:

Дебет 1 302 22 830 "Уменьшение кредиторской задолженности с поставщиками и подрядчиками" - 54600 рублей

Кредит 1 304 05 340 "Расчеты по платежам из вне бюджета, организующими исполнение".

Пример. 6 ноября 2009г. ДОУ ЦВР «ИСКРА» перечислил заработную плату за октябрь 2010 г. на банковские карты сотрудникам учреждения в размере 1825000 рублей. На основании заявки на кассовый расход ф. 0531801, выписки из лицевого счета ф.0531759 и платежного поручения ф.0401060 в бухгалтерии операция отражена следующими бухгалтерскими записями:

Дебет 1 302 01 830 "Уменьшение кредиторской задолженности с поставщиками и подрядчиками по оплате труда" - 1825000 рублей

Кредит 1 304 05 211 "Расчеты по удержаниям из заработной платы".

При осуществлении операции с наличными денежными средствами в учреждении также используются:

- заявление на выдачу  чековых книжек;

- денежный чек;

- ведомость на выдачу  денег из кассы подотчетным  лицам ф.0504501;

- объявление на взнос  наличными ф.0402001.

Кассовые операции осуществляются в следующем порядке:

1) оформляются первичные  документы по приходу и расходу;

2) первичные документы  регистрируются в журнале регистрации  приходных и расходных документов;

3) на основании первичных  документов кассир производит  записи в кассовую книгу, в  кассовой книге кассир ежедневно  подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число;

4) кассир передает главному  бухгалтеру ДОУ ЦВР «ИСКРА» в качестве отчета второй отрывной лист с приходными и расходными документами под расписку в кассовой книге.

Первичные документы в учреждении составляются на момент совершения хозяйственной операции. Ошибки, подчистки и исправления не допускаются.

При автоматизированном режиме журнал регистрации кассовых ордеров, листы кассовой книги и отчет кассира формируются в программе автоматически. По окончании календарного года вкладные листы Кассовой книги брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера, и Кассовая книга опечатывается.

В сроки установленные руководителем учреждения, а также при смене кассира производится ревизия кассы с полным пересчетом денежной наличности. После ревизии составляется акт, составленный в двух экземплярах и подписанный ревизионной комиссией. Недостача денег в кассе подлежит взысканию с кассира, а излишки приходуются в кассу и зачисляются в доход учреждения.

Учет кассовых операций ведется по счету 0 201 04 000 "Касса". Счет активный, балансовый. Остаток счета указывает на наличие суммы свободных денег в ДОУ ЦВР «ИСКРА» на начало месяца; оборот по дебету – поступление денег в кассу на счет 0 201 04 510, а по кредиту – суммы, выданные наличными из кассы 0 201 04 610. Все хозяйственные операции по движению денежных средств в кассе учреждения ведутся в Журнале операции № 1.

Поступление наличных денежных средств в кассу с банковского счета.

Пример. 29 октября 2011 г. в кассу ДОУ ЦВР «ИСКРА» поступили наличные денежные средства в общей сумме 205862,96 рублей на цели, указанные в денежном чеке. В бухгалтерии сделаны следующие бухгалтерские записи:

Дебет 1 201 04 510 "Поступления в кассу" - 205862,96 рублей

Кредит 1 210 03 660 "Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя внебюджетных средств"

Пример. В мае 2009г. в кассу учреждения поступили наличные денежные средства в размере 10000 рублей от ОАО "Стройкомплект" в оплату услуг по предоставлению автокрана. На основании приходного кассового ордера КО-1 ф.0310001 в бухгалтерии сделаны следующие проводки:

Дебет 2 201 04 510 "Поступления в кассу" - 10000 рублей

Кредит 2 205 03 660 "Уменьшение дебиторской задолженности с дебиторами по доходам от рыночных продаж товаров, работ и услуг"

Расходование наличных денег из кассы.

Пример. Выдана заработная плата сотрудникам учреждения в сентябре 20102г. в сумме 150000 рублей. На основании ведомости на выдачу заработной платы в бухгалтерии выбытие отражено проводками:

Дебет 1 302 01 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате

Кредит 1 201 04 610 "Выбытия из кассы" - 150000 рублей.

 

3.3.  Организация контроля учета денежных средств и расчетных операций

 

Деятельность учреждения финансируется из бюджета, порядок и условия получения, расходования и учета внебюджетных средств регулируются кодексом РФ, Указами Президента РФ, законами, другими нормативно-правовыми актами, а также приказами Минфина России и Минобрнауки России.

Главами 27 и 28 кодекса РФ определены формы контроля, полномочия контролирующих органов, а также меры ответственности участников процесса за нарушения законодательства.

Основной финансовый контроль осуществляют Федеральная служба финансово-бюджетного надзора, Федеральное казначейство, финансовые органы города Читы и уполномоченные ими органы.

Порядок проведения ревизии утвержден приказом Минфина России от 02.05.2007 № 39н “Об утверждении Инструкции о порядке проведения ревизий и проверок Федеральной службой финансово-бюджетного надзора”.

К основным задачам проведения проверок относятся: контроль сохранности и использования учреждением средств внебюджетных фондов;

-проверка хозяйственной  деятельности учреждения, в части  эффективности использования внебюджетных средств и соблюдения условий государственных контрактов, а также договоров на оказание услуг;

-контроль соблюдения  установленного нормативными правовыми  актами порядка конкурсного отбора  поставщиков и подрядчиков для  размещения заказов;

-оценку своевременности  и полноты устранения нарушений  в деятельности учреждения, а  также возмещения ему причиненного  материального ущерба и др.

Большое значение при проверке финансово-хозяйственной деятельности учреждения, проверяющие органы придают проведению мероприятий по недопущению нецелевого использования внебюджетных средств.

Нецелевое использование средств вне бюджета выражается в виде трат на цели, не предусмотренные:

-внебюджетной росписью и лимитами обязательств на соответствующий финансовый год;

-в утвержденных сметах  доходов и расходов на соответствующий  финансовый год;

-договором (соглашением) на  получение кредитов;

-договорами (соглашениями), исполнение которых оплачивается  в установленном порядке за  счет средств ДОУ ЦВР «ИСКРА»;

-условиями предоставления субсидий или субвенций;

-бюджетным законодательством.

Необходим постоянный контроль за расходованием внебюджетных средств, в т. ч. в соответствии с учетной политикой.

Приказом Минфина России от 06.10.2008 N 106н утверждено Положение по бухгалтерскому учету “Учетная политика организации” ПБУ 1/2008, которое устанавливает основы формирования и раскрытия учетной политики организаций, юридических лиц по законодательству РФ (исключение – кредитные организации и бюджетные учреждения). Несмотря на то, что данный приказ Минфина России не обязывает бюджетные учреждения его исполнять, учреждение разрабатывает свою учетную политику, т. к. имеются  свои особенности, не регулируемые приказами Минфина России.

Положения учетной политики утверждены в форме приказов по учреждению в конце года.

В приказе об учетной политике учреждения отражаются все изменения, связанные как с финансово-хозяйственной деятельностью учреждения, так и с применением других документов по бухгалтерскому учету и налогообложению.

При организации учета кассовых операций важно проконтролировать соблюдение Порядка ведения кассовых операций (утв. решением Совета директоров Центробанка России от 22.09.1993 № 40). Проверяется, ознакомление кассира с данным документом и заключение с ним договора о полной материальной ответственности.

При проверке полноты оприходования наличных денег, полученных из банка, сличаются записи в кассовой книге с записями в выписках банка и корешками чеков.

Законность операций по списанию в расход наличных денежных средств по кассе проверяется по наличию:

-подкрепления ко всем  записям правильно оформленных  документов;

-погашения приходных, расходных  кассовых документов штампами  “Получено”, “Оплачено” или “Погашено”  с указанием даты проведения  операции и подписью кассира;

-расписки получателя  в каждом расходном кассовом  ордере;

-соответствия даты оплаты  документа и даты его подписания;

-обязательного заполнения  в расходном ордере всех строк.

Принято за правило – составление ежедневного отчета кассира по произведенным кассовым операциям в соответствии с приходно-расходными документами, расчетно-платежными ведомостями.

Также в рамках проверки учета кассовых операций контролируется использование наличных денег, полученных в банке на цели, указанные в чеке.

Помимо ежемесячной, проводится внезапная ревизия кассы. По ее результатам составляется акт и ведется соответствующая работа.

Еще одним пунктом проверки учета кассовых операций является утвержденный банком лимит денежной наличности в кассе и его соблюдение. Учреждение ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана. Количество листов в кассовой книге заверяется подписью руководителя и главного бухгалтера учреждения.

В ДОУ ЦВР «ИСКРА» в качестве средств для упорядоченного и эффективного ведения финансово-хозяйственной деятельности, обеспечения сохранности активов, выявления, исправления и предотвращения ошибок и искажения информации, а также своевременной подготовки достоверной отчетности осуществляется внутренний контроль.

Система внутреннего контроля включает в себя надзор и проверку:

- соблюдения требований законодательства;

- точности и полноты  составления документов и регистров  бухгалтерского учета;

- предотвращения возможных  ошибок и искажений в учете  и отчетности;

- исполнения приказов  и распоряжений руководства учреждения;

- сохранности финансовых  и нефинансовых активов учреждения.

На главного бухгалтера и аппарат бухгалтерии возложена основная ответственность за организацию системы внутреннего контроля. В зависимости от основных задач, цели и методологического подхода, контроль имеет всегда определенную направленность. Она влияет на сроки, длительность проверки, объем проверяемой информации.