Учет денежных средств и расчетов с подотчетными лицами

- при расходовании денежных  средств по прочим операциям  (выплата начисленных сумм доходов  от участия в организации учредителям  (кроме работников организации); возврат имущества участникам  простого товарищества в связи  с прекращением его деятельности; выкуп акционерным обществом  акций, принадлежащих акционерам; списание потерь денежных средств  в кассе, возникших в связи  с чрезвычайными обстоятельствами  хозяйственной деятельности): Д-т  сч.75 «Расчеты с учредителями»  субсчет 2 «Расчеты по выплате  доходов», 80 «Уставный капитал», 81 «Собственные  акции (доли)», 99 «Прибыли и убытки»,  К-т счета 50 «Касса».

- при выдаче денежных  документов из кассы: оплаченных  авиабилетов, марок государственной  пошлины и др. денежных документов: Д-т счета 71 «Расчеты с подотчетными  лицами», К-т счета 50 «Касса»  субсчет 3.

Кассовые операции записываются по кредиту счета 50 и отражаются в журнале-ордере №1. Обороты по дебету этого счета записываются в разных журналах-ордерах и, кроме того, контролируются ведомостью №1.

Основанием для заполнения журнала-ордера №1 и в ведомости  №1 служат отчеты кассира. Каждому отчету в регистре отводится одна строка независимо от периода, за который составлен  кассовый отчет. Количество занятых  строк в журнале-ордере и в  ведомости должно соответствовать  количеству сданных кассиром отчетов.

В кассе предприятия могут  храниться, кроме денежных средств, ценные бумаги (путевки в дома отдыха и санатории, приобретенные за счет средств фонда специального назначения, почтовые марки, марки госпошлины, единые и проездные билеты) и бланки строгой  отчетности. Денежные документы оформляются  аналогично денежным средствам в  кассе организации по приходным  кассовым и расходным кассовым ордерам, на основе которых составляется отчет  о движении денежных документов. Аналитический  учет денежных документов ведется по их видам.

Ценные бумаги учитываются  в журнале-ордере №3. Бланки строгой  отчетности (трудовые книжки и вкладные листы к ним, квитанции путевых  листов автотранспорта и т.п.) учитываются  на забалансовом счете 006 ”Бланки строгой  отчетности”.

Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность  всех принятых им ценностей и за всякий причиненный в связи с  неправильным их хранением ущерб  предприятию.

Инвентаризация (ревизия) наличия  денежных средств в кассе производится согласно Положению о бухгалтерском  учете и отчетности не менее одного раза в месяц.

Ревизия кассы проводится внезапно комиссией, назначенной приказом руководителя предприятия, в присутствии  кассира. При этом полистно проверяются  наличные деньги, денежные документы, ценные бумаги и бланки строгой отчетности. Расписки на выданные суммы наличными, не оформленные расходными кассовыми  ордерами, в остаток по кассе не включаются. Результаты инвентаризации оформляются актом (ф. № инв. 15). На оборотной стороне акта материально  ответственное лицо пишет объяснение о причинах излишков или недостач, установленных инвентаризацией, а  руководитель предприятия - решение  по результатам инвентаризации. Выявленные излишки наличных денег приходуются  с последующим перечислением  в доход бюджета. В случае выявления  недостач их суммы подлежат взысканию  с материально ответственного лица (кассира).

При наличии у предприятия  валютного счета и средств  в валюте других государств может  возникнуть необходимость в использовании  наличной инвалюты. Для учета иностранной  валюты в кассе организации открываются  дополнительные субсчета к счету 50 «Касса» с целью получения  обособленных данных о движении валюты по каждому ее виду, например субсчет 50-2 ”Касса в иностранной валюте”. Учет операций организуется по видам  валют. Банк выдает предприятию наличную инвалюту только на определенные цели: командировочные расходы и приобретения строго ограниченного круга.

При получении в банке: Д-т сч.50-2 ”Касса в иностранной  валюте”, К-т сч.52-2 ”Текущий валютный счет”.

При выдаче под отчет: Д-т  сч.71-2 ”Расходы с подотчетными лицами по загранкомандировкам”, К-т сч.50-2 ”Касса в иностранной валюте”.

В любом случае, так же как и по счету 52 ”Валютный счет”, учет движения наличной инвалюты производится в двух оценках: по видам валют  и в рублях. Синтетический учет ведется только в рублях. Используются учетные регистры: журнал-ордер №1/1 и ведомость №1/1.

Остатки кассовой наличности в инвалюте подвергаются переоценке при изменении курса рубля  по отношению к имеющейся у  предприятия иностранной валюте. Результат переоценки отражается в  корреспонденции субсчета 50-2 со счетом 99 ”Прибыли и убытки».

4. Учет переводов в пути

Переводы в пути - денежные средства, сданные в кассу кредитной  организации или почтовому отделению  с целью их зачисления на расчетный  счет организаций, но еще не поступившие  по назначению.

Основанием для отражения  переводов в пути являются копии  сопроводительных ведомостей на сдачу  выручки инкассатором банка, квитанции  учреждений банка и почтовых отделений, выписки расчетных и валютных счетов организаций, квитанции банков о приеме наличных средств.

Учет переводов в пути производится на активном счете 57 «Переводы  в пути», по дебету которого фиксируются  суммы переводов денежных средств, не поступивших на расчетные и  другие счета, а по кредиту - списание сумм переводов денежных средств  в связи с их зачислением на расчетные счета организаций.

Счет 57 «Переводы в пути»  используется в случаях инкассации выручки от продажи товаров, сдаваемых  в последние дни месяца, зачисление которых происходит в первые дни  месяца, следующего за отчетным месяцем. В этих случаях при сдаче выручки  на основании копии сопроводительной ведомости на сдачу выручки инкассатором банка делается бухгалтерская запись:

Д-т 57 «Переводы в пути», К-т 50 «Касса», выручка от продажи  товаров -Д-т 50 «Касса», К-т 90 «Продажи»; и только по мере получения выписки  с расчетного счета банка, подтверждающей конкретную дату зачисления денежных средств на расчетный счет, организация  имеет право отразить факт движения денежных средств - Д-т 51 «Расчетные счета», К-т 57 «Переводы в пути».

Информация по данному  счету обобщается в разрезе корреспондирующих  счетов итогами по однородным операциям  в ведомости движения переводов  в пути. Данные этой ведомости используются для составления сводной ведомости  по счетам синтетического учета и  бухгалтерской отчетности организации.

5. Учет денежных средств  на расчетном счете и специальных  счетах в банках

Денежные средства организации, используемые для безналичных расчетов с другими юридическими лицами, обязательно  должны храниться в банках. Банки  открывают организациям расчетные, текущие, валютные и другие счета.

На расчетном счете  сосредотачиваются свободные денежные средства и поступления за реализованную  продукцию, выполненные работы и  услуги, краткосрочные и долгосрочные ссуды, получаемые от банка, и др. зачисления.

С расчетного счета производятся платежи предприятия: оплата поставщикам  за материалы, погашение задолженности  бюджету, соцстраху, получение денег  в кассу для выдачи зарплаты, материальной помощи, премий.

Расчетные счета могут  быть открыты любому юридическому лицу независимо от формы собственности. Расчетные счета в кредитных  организациях открываются на основании  документов, перечень которых установлен действующим законодательством. Все  документы, представляемые банку для  открытия счета, в том числе и  карточки с образцами подписей руководителя организации, главного бухгалтера и  их заместителей, остаются в банке. После проверки всех указанных документов банк открывает организации расчетный  счет и присваивает ему номер.

Расчетный счет организации  представляет собой копию лицевого счета, открываемого банком для конкретного  юридического лица. Информация об открытии счета в пятидневный срок передается банком в налоговую инспекцию, в  которой состоит на учете данная организация. Обслуживание организации  в банке осуществляется согласно договору банковского счета, в котором  определяются обязанности банка  и клиента, порядок расчетов банка  с клиентом, ответственность сторон за обеспечение тайны по операциям  расчетного и других счетов, а также  указываются реквизиты сторон.

Затраты организации на расчетно-кассовое обслуживание согласно договору банковского  счета в соответствии с ПБУ 10/99 «Расходы организации» являются прочими  расходами; отражаются бухгалтерскими записями: Д-т сч.91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы»

К-т сч.76 «Расчеты с разными  дебиторами и кредиторами»; на сумму  перечислений с расчетного счета  за услуги, оказываемые кредитными организациями: Д-т сч.76 «Расчеты с  разными дебиторами и кредиторами»,

К-т сч.51 «Расчетные счета».

Процедуры открытия расчетного счета, его переоформления и закрытия регламентируются Законом о банковской деятельности.

Закрываются расчетные счета  по решению собственника имущества  организации, т. е. ее учредителей, или  по решению суда или арбитража. В  частности, расчетные счета могут  быть закрыты при признании организации  банкротом, при принятии решения  о запрете деятельности данного  юридического лица, других случаях, предусмотренных  законодательством.

Операции по расчетным  счетам оформляются в соответствии с Положением ЦБ РФ от 8 сентября 2000 г. № 120-П «О безналичных расчетах в Российской Федерации».

Для документального оформления этих операций предусматриваются следующие  расчетные документы: платежные  поручения, чеки, платежные требования, инкассовые поручения.

Платежное поручение - документ, оформляющий поручение организации  своему банку перевести сумму, указанную  в документе, на счет получателя либо произвести депонирование указанной  суммы для последующего перечисления средств на счет получателя. Оно  действительно в течение 10-и дней со дня его выписки (день выписки  при этом в расчет не берется) и  оформляется в трех экземплярах  при совершении операции в рамках одного кредитного учреждения, в остальных  случаях - в четырех экземплярах.

Платежные поручения используются для оформления широкого спектра  расчетов с поставщиками и подрядчиками, с государственными внебюджетными  фондами, с работниками организации  при перечислении заработной платы  на их счета в другие кредитные  организации, при платежах налогов  и сборов, при уплате банку комиссионных и т. д.

Платежные поручения принимаются  к исполнению независимо от наличия  средств на счете плательщика. Если товары уже получены или оказаны  услуги, что подтверждается соответствующими документами (приходными ордерами, накладными, актами приемки выполненных работ), то банк принимает платежные поручения  покупателя и при отсутствии средств  на расчетном счете. В этом случае принятые платежные поручения банк помещает в картотеку № 2 «Расчетные документы, не оплаченные в срок». Такие  платежные поручения банк оплачивает по мере поступления средств на счет покупателя в установленной очередности.

В платежном поручении  при отражении назначения платежа  необходимо указывать, за какие товарно-материальные ценности, работы или услуги и на основании каких документов произведен данный платеж. При этом в платежном  поручении важно отразить, в какой  срок осуществляется перечисление средств, т. е. в порядке предварительной  оплаты или в форме авансового платежа, и в соответствии с каким  договором.

Особое внимание в платежном  поручении необходимо обращать на выделение  суммы НДС. Если платежная сумма  подлежит обложению НДС, то указывается  сумма НДС; если вид платежа не подлежит обложению НДС, то следует  отметить «НДС не облагается». Правильность оформления платежных поручений  позволяет обеспечить достоверность  синтетического учета списания денежных средств с расчетного счета и  получить полную информацию о сумме  НДС по приобретенным ценностям.

Платежное требование -- расчетный  документ, который содержит требование кредитора (получателя средств) к должнику (плательщику) произвести уплату денежной суммы через банк в соответствии с основным договором. Применяется  для оформления расчетов за товары, выполненные работы и услуги в  соответствии с договором организации  с поставщиком. В платежном требовании отмечаются условие оплаты, срок для  акцепта, дата вручения плательщику  документов в соответствии с договором, а также наименование товара (выполненных  работ и услуг), номер и дата договора, номера приемо-сдаточных  документов с указанием даты их составления, подтверждающих поступление товара или приемку выполненных работ  и услуг.

Платежное требование выписывается на одну или несколько отгрузок товаров  в адрес одного покупателя. Получатель средств представляет в банк платежное  требование при реестре переданных на инкассо расчетных документов, составленном в двух экземплярах. Инкассо - это банковская операция получения  платежа от плательщика, которая  совершается банком по поручению  клиента на основании расчетных  документов.

Расчеты платежными требованиями осуществляются с предварительным  акцептом и без акцепта плательщика. Акцептованным считается то платежное  требование, по которому покупатель не заявил обслуживающей его кредитной  организации обоснованный отказ  от платежа в течение трех рабочих  дней, установленных для акцепта. Такое платежное требование подлежит оплате со счетов плательщика на следующий  рабочий день после истечения  срока акцепта при условии  наличия денежных средств.

Плательщик имеет право  отказаться от акцепта платежного требования полностью или частично в случаях  нарушения поставщиком условий  договора поставки (некачественная продукция, изменение продажных цен, арифметические ошибки в расчетных документах и  т.д.). Отказ плательщика от оплаты платежного требования оформляется  заявлением об отказе от акцепта. Безакцептное списание денежных средств имеет  место в случаях, установленных  законодательством, и если такой  порядок расчетов предусматривается  условиями договора банковского  счета. При этом в платежном требовании получатель средств проставляет  «без акцепта» и дает ссылку на основание, по которому осуществляется взыскание  платежа.