Учет денежных средств и расчетов с подотчетными лицами

Списание денежных средств  в бесспорном порядке со счетов плательщиков оформляется инкассовым поручением. Используется оно в случаях, установленных  законом, в том числе при взыскании  денежных средств органами, выполняющими контрольные функции; для взыскания  по исполнительным документам; в случаях, если договором банковского счета  предусматривается право обслуживающего банка производить списание денежных средств со счета плательщика  без его разрешения. В инкассовом поручении во всех случаях должна быть дана ссылка на основание взыскания  денежных средств в бесспорном порядке  со счетов плательщика.

Взнос наличными денежных средств на расчетный счет оформляется  объявлением на взнос наличными, которое означает приказ организации  принять на ее расчетный счет наличные деньги. Используется оно при сдаче  выручки на расчетный счет, оплате банковских услуг наличными деньгами, при взносе уставного капитала в  соответствии с учредительными документами, при внесении депонентских сумм и  др. операциях. Объявление заполняют  в одном экземпляре с указанием  источника взноса денежных средств. Оно состоит из трех частей: верхняя - остается в банке, средняя (квитанция) - передается кассиру, нижняя (ордер) - возвращается кассиру, но только после проведения банком соответствующей операции и  вместе с банковской выпиской.

Получение денежных средств  с расчетного счета в кассу  оформляется денежным чеком, в котором  указываются цели данной операции: выдача заработной платы, пособий, командировочных  расходов, на хозяйственные нужды. Денежный чек подписывается руководителем  и главным бухгалтером организации, его реквизиты полностью повторяются  в корешке, который остается для  подтверждения записей по кассовым операциям в учетных регистрах. Чеки (25 или 50 чеков) содержатся в специальной  чековой книжке, которая выдается по заявлению владельца счета. Чековые книжки являются бланками строгой отчетности и хранятся в сейфе предприятия.

Использование наличных денег  с расчетного счета предусматривается  кассовым планом, подписанным руководителем  организации и главным бухгалтером. Этот план сдается в банк в установленные  сроки - за 60 дней до планируемого квартала. При этом, кроме выплаты заработной платы, пенсий, пособий, существуют нормы  выдачи наличных средств на хозяйственные  нужды, командировочные расходы.

Денежные средства со счета  организации списываются банком на основе распоряжения владельца счета, и только в отдельных случаях - в порядке бесспорного их взыскания. Основанием для этого являются: решение  суда на списание по исполнительным листам, установленные законом нормы  без акцептного порядка расчетов за услуги коммунальных, энергетических и водопроводно-канализационных  предприятий, а также условия, предусмотренные  договором банковского счета  между клиентом и банком.

При наличии на счете денежных средств, сумма которых достаточна для удовлетворения всех требований, предъявленных к счету, эти средства со счета организации списываются  в порядке поступления распоряжения клиента и других документов на списание. В настоящее время установлена  календарная очередность платежей согласно ГК РФ (ст. 855).

Так, при недостаточности  денежных средств на счете для  удовлетворения всех предъявленных  требований денежные средства списываются  в следующей очередности:

- по исполнительным документам, предусматривающим перечисление  или выдачу денежных средств  со счета с целью удовлетворения  требований о возмещении вреда,  причиненного жизни и здоровью, а также требований о взыскании  алиментов;

- по исполнительным документам, предусматривающим перечисление  или выдачу денежных средств  для расчета по выплате выходных  пособий и оплате труда с  лицами, работающими по трудовому  договору, контракту, авторскому  договору;

- по платежным документам, предусматривающим платежи во  внебюджетные фонды;

- по платежным документам, предусматривающим платежи в  бюджет, и по исполнительным документам, предусматривающим удовлетворение  др. денежных требований; другим платежным документам в порядке календарной очередности.

Средства со счета по требованиям, которые относятся к одной  очереди, списываются в порядке  календарной очередности поступления  документов.

Сведения о движении денежных средств на расчетном счете содержатся в выписке с расчетного счета, которая представляет собой копию  записей по расчетному счету конкретной организации, она содержит такие  обязательные реквизиты: входящие и  исходящие остатки, дата, номер документа, шифры и коды совершаемых операций с указанием сумм по дебету или  кредиту расчетного счета. Выписка  с расчетного счета показывает задолженность  учреждения банка по денежным средствам  перед организацией, поэтому расчетный  счет организации для банка является пассивным. Остатки задолженности  банка (остатки денежных средств  на расчетном счете организации) и ее увеличение (поступление денежных средств на расчетный счет организации) показываются по кредиту, а уменьшение (списания денежных средств с расчетного счета организации) - по дебету.

Обработка полученных выписок  с расчетного счета производится в соответствии с прилагаемыми к  ней документами, исходя из содержания которых производятся записи по счетам бухгалтерского учета в регистрах, предназначенных для отражения  движения денежных средств. Периодичность  получения выписки с расчетного счета предопределяется количеством  операций, произведенных банком за определенный промежуток времени. Каждая выписка, обработанная вышеуказанным  способом, является основанием для  заполнения ведомости по дебету и  кредиту расчетного счета.

Синтетический учет операций по расчетному счету бухгалтерия  предприятия ведет на счете 51 ”Расчетный счет”. Это активный счет, по дебету которого записываются остаток свободных  денежных средств предприятия на начало месяца, поступления наличных денег из кассы предприятия, денежные средства, зачисленные от покупателей  продукции, заказчиков, дебиторов, полученные ссуды. По кредиту этого счета  отражаются денежные средства в погашение  задолженности предприятия поставщикам  материальных ценностей (услуг), подрядчикам  за выполненные работы, бюджету, банку  за полученные ссуды, органам социального  страхования и прочим кредиторам, а также суммы, выданные предприятию  наличными в кассу.

Поступление денежных средств  на расчетные счета организации  оформляется бухгалтерскими записями:

- при сдаче денежной  наличности из кассы организации  на расчетные счета; при перечислении  денежных средств с других  расчетных счетов организации,  валютных счетов и специальных  счетов в банках: Д-т сч. 51 «Расчетные  счета» К-т счетов 50 «Касса», 51 «Расчетные  счета», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные  счета в банках»;

- при зачислении на  расчетные счета организации  сумм, числящихся в пути: Д-т сч. 51 «Расчетные счета», К-т сч. 57 «Переводы  в пути»;

- при возврате займов, предоставленных организацией др.юридическим  и физическим лицам (кроме работников  предприятия): Д-т сч. 51 «Расчетные  счета» К-т сч.58 «Финансовые вложения»,  субсчет 3 «Предоставленные займы»;

- при возврате излишне  перечисленных сумм налогов и  сборов в бюджеты всех уровней,  а также во внебюджетные фонды:  Д-т сч. 51 «Расчетные счета», К-т  счетов 68 «Расчеты по налогам  и сборам», 69 «Расчеты по социальному  страхованию и обеспечению»;

- при поступлении денежных  средств от других физических  и юридических лиц в результате  погашения дебиторской задолженности  покупателями и заказчиками, подотчетными  лицами, учредителями, разными дебиторами  и отдельными структурными подразделениями  организации: Д-т сч.51«Расчетные  счета», К-т счетов 62 «Расчеты с  покупателями и заказчиками», 71 «Расчеты  с подотчетными лицами», 75 «Расчеты  с учредителями», 76 «Расчеты с  разными дебиторами и кредиторами», 79 «Внутрихозяйственные расчеты»;

- при зачислении денежных  средств на расчетные счета  организации в результате предоставленных  кредитов и займов: Д-т сч. 51 «Расчетные  счета»

К-т счетов 66 «Расчеты по краткосрочным  кредитам и займам», 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам»;

- при получении на расчетные  счета организации вкладов от  участников простого товарищества  в уставный капитал, средств  целевого назначения, используемых  в качестве источников финансирования  конкретных мероприятий: Д-т сч. 51 «Расчетные счета» К-т счетов 80 «Уставный капитал», 86 «Целевое финансирование»;

- при зачислении на  расчетные счета организации  выручки от продажи товаров,  работ и услуг, а также при  отражении операционных и внереализационных  доходов: Д-т сч. 51 «Расчетные счета», К-т счетов 90 «Продажа», субсчет 1 «Выручка», 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 1 «Прочие доходы»;

- при зачислении на  расчетные счета денежных средств,  не принадлежащих организации  и выявленных в процессе проверки  и обработки выписки кредитной  организации: Д-т сч. 51 «Расчетные  счета», К-т сч. 76 «Расчеты с разными  дебиторами и кредиторами», субсчет  2 «Расчеты по претензиям».

Расходование денежных средств  с расчетных счетов организации  отражается бухгалтерскими записями:

- при перечислении денежных  средств организации с расчетного  счета на расчетные счета в  др. кредитных учреждениях, валютные  счета, специальные счета в  банках: Д-т счетов 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные  счета в банках», 57 «Переводы в  пути», К-т сч. 51 «Расчетные счета»;

- при осуществлении расчетных  операций (погашение кредиторской  задолженности перед поставщиками  и подрядчиками; кредитными организациями,  другими заимодавцами по краткосрочным  кредитам и займам; перед бюджетами  всех уровней по налогам и  сборам; перед социальными внебюджетными  фондами по страховым взносам;  перед персоналом организации  по оплате труда; перед разными  кредиторами и структурными подразделениями  организации): Д-т счетов 60 «Расчеты  с поставщиками и подрядчиками», 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам  и займам», 68 «Расчеты по налогам  и сборам», 69 «Расчеты по социальному  страхованию и обеспечению», 70 «Расчеты  с персоналом по оплате труда», 76 «Расчеты с разными дебиторами  и кредиторами», 79 «Внутрихозяйственные  расчеты»,

К-т сч. 51 «Расчетные счета»;

- при осуществлении расчетных  операций, следствием которых является  возникновение дебиторской задолженности  (перечисление авансов и предварительная  оплата поставщикам и подрядчикам;  предоставление по договору работнику  организации займа на индивидуальное  и кооперативное жилищное строительство  и др. цели): Д-т сч. 60 «Расчеты с  поставщиками и подрядчиками»,  сч. 73 «Расчеты с персоналом по  прочим операциям», субсчет 1 «Расчеты  по предоставленным займам», К-т  сч. 51 «Расчетные счета»;

- при списании денежных  средств с расчетных счетов  организации по прочим операциям  (перечисление начисленных сумм  доходов учредителям - юридическим  и физическим лицам от участия  в организации (кроме работников  предприятия); возврат имущества  участникам простого товарищества  в связи с прекращением его  деятельности; выкуп акционерным  обществом акций, принадлежащих  акционерам): Д-т счетов 75 «Расчеты  с учредителями», субсчет 2 «Расчеты  по выплате доходов»; 80 «Уставный  капитал», 81 «Собственные акции (доли)»,  К-т сч. 51 «Расчетные счета»;

- при списании сумм, ошибочно  отнесенных в кредит расчетного  счета организации и выявленных  при проверке выписок кредитной  организации:

Д-т сч. 76 «Расчеты с разными  дебиторами и кредиторами», субсчет 2 «Расчеты по претензиям», К-т сч. 51 «Расчетные счета».

Аналитический учет по счету 51 «Расчетные счета» ведется организацией по каждому расчетному счету, сумма  оборотов по которым должна соответствовать  дебетовому и кредитовому оборотам синтетического счета. Для отражения  оборотов по кредиту счету 51 служит журнал-ордер №2. Обороты по дебету этого счета записываются в разных журналах-ордерах и, кроме того, контролируются ведомостью №2. Основанием для заполнения этих регистров являются проверенные  и обработанные выписки из расчетного счета.

Обобщение информации о движении денежных средств на расчетных счетах организации осуществляется в разрезе  ее основной, инвестиционной и финансовой деятельности, что обусловлено необходимостью составления отчета о движении денежных средств.

Денежные средства, используемые по целевому назначению, учитываются  на специальных счетах в банках. К вложениям денежных средств  на определенные цели относятся аккредитивы, чековые книжки, депозитные, текущие  и другие счета. Для учета денежных средств на специальных счетах в  банках предназначен счет 55 «Специальные счета в банках», по которому формируется  информация о наличии и движении денежных средств, находящихся в  аккредитивах, чековых книжках, банковских счетах, картах, на текущих, депозитных счетах, а также на счетах средств  целевого финансирования. К этому  счету могут быть открыты субсчета: 1 «Аккредитивы», 2 «Чековые книжки», 3 «Депозитные  счета» и др.

Аккредитив - условное денежное обязательство банка, выдаваемое им по поручению клиента в пользу его контрагента по договору, согласно которому банк, открывший аккредитив (банк-эмитент), может произвести поставщику платеж или предоставить полномочия другому банку производить такие платежи при условии предоставления им документов, предусмотренных в аккредитиве, и выполнения других условий аккредитива. Предназначен для расчетов с одним получателем средств.

В соответствии с Положением о безналичных расчетах в РФ аккредитивы  могут быть покрытые (депонированные) и непокрытые (гарантированные), отзывные и безотзывные. Покрытые (депонированные) - аккредитивы, при открытии которых  банк-эмитент за счет средств плательщика  перечисляет сумму аккредитива (покрытие) с расчетного счета в распоряжение исполняющего банка поставщика на срок действия аккредитива. При открытии непокрытого (гарантированного) аккредитива  банк-эмитент предоставляет исполняющему банку право списывать средства с ведущегося у него корреспондентского счета в пределах суммы аккредитива. Непокрытые (гарантированные) аккредитивы  открываются только при наличии  корреспондентских отношений между  банком плательщика и банком поставщика.