Учет денежных средств и расчетов с подотчетными лицами

Отзывной аккредитив - аккредитив, который может быть изменен или  аннулирован без предварительного согласования с поставщиком. Если не соблюдаются условия договора или  банк плательщика не может гарантировать  оплату по непокрытому аккредитиву, плательщик, как правило, требует  аннулировать аккредитив. Такое распоряжение плательщик дает через свой банк, который  извещает об этом банк поставщика, а  он ставит в известность организацию-поставщика. Банк поставщика обязан оплатить документы, соответствующие условиям отозванного  аккредитива, если они были приняты  им до получения извещения об отзыве аккредитива. Безотзывной аккредитив не может быть аннулирован или  изменен без согласия поставщика, в пользу которого он был открыт. Если нет четкого указания, то аккредитив считается отзывным.

Наличие и движение денежных средств по счету 55, субсчет 1 «Аккредитивы»  зависит, прежде всего, от вида аккредитива  и от того, на каких условиях открывается  аккредитив. Здесь отражается открытие именно покрытого аккредитива, учет непокрытого аккредитива производится на забалансовом счете 009 «Обеспечения обязательств и платежей выданные».

Списание денежных средств  для открытия покрытого (депонированного) аккредитива оформляется бухгалтерской  записью: Д-т сч.55 «Специальные счета в банках», субсчет 1 «Аккредитивы», К-т счетов 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам».

Основанием для таких  учетных записей являются выписки  со специальных счетов в банках с  прилагаемыми к ним документами.

Использованные суммы  аккредитивов списываются бухгалтерской  записью: Д-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», К-т сч. 55 «Специальные счета в банках», субсчет 1 «Аккредитивы».

После списания суммы использованных аккредитивов банк плательщика производит окончательные операции, связанные  с аккредитивами. Так, если аккредитив использован не полностью, то неиспользованная сумма покрытого (депонированного) аккредитива возвращается исполняющим  банком платежным поручением банку-эмитенту, что дает основание для закрытия аккредитива или уменьшения его  суммы. Неиспользованные средства в  аккредитивах восстанавливаются банком на тот счет, с которого они были перечислены, что отражается бухгалтерской  записью: Д-т счетов 51 «Расчетные счета» или 52 «Валютные счета», К-т сч. 55 «Специальные счета в банках», субсчет 1 «Аккредитивы».

Аналитический учет по счету 55, субсчет 1 «Аккредитивы» ведется  по каждому выставленному организацией аккредитиву, суммам их использования, срокам открытия и закрытия, что  дает возможность контроля за наличием движения денежных средств по данному  субсчету.

На счете 55, субсчет 2 «Чековые книжки» учитывается движение средств, находящихся на чековых книжках. Порядок осуществления расчетов чеками регулируется ГК РФ, а также  правилами расчетов между организациями, установленными банками.

Чек - это ценная бумага, которая  представляет собой ничем не обусловленное  распоряжение чекодателя банку произвести платеж указанной в нем суммы  чекодержателю. Юридическое или  физическое лицо, имеющее денежные средства в банке, является чекодателем. Юридическое или физическое лицо, в пользу которого выдан чек, является чекодержателем. Банк, в котором  находятся денежные средства, является плательщиком. Чек оплачивается плательщиком за счет денежных средств чекодателя, при этом чекодатель не вправе отозвать чек до истечения срока, установленного для его предъявления к оплате. Для получения платежа по чеку необходимо предъявить его в банк, обслуживающий чекодержателя.

Выдача чековых книжек банком за счет собственных средств  организации или за счет краткосрочных  кредитов отражается бухгалтерской  записью: Д-т сч. 55 «Специальные счета  в банках», субсчет 2 «Чековые книжки», К-т счетов 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные  счета», 66 «Расчеты по краткосрочным  кредитам и займам»;

- предъявленные к оплате  в банк используемые чеки при  приобретении материальных ценностей:  Д-т счетов 60 «Расчеты с поставщиками  и подрядчиками», 76 «Расчеты с  разными дебиторами и кредиторами», К-т сч. 55 «Специальные счета в  банках», субсчет 2 «Чековые книжки»;

- суммы неиспользованных  чеков и возвращенных в кредитную  организацию:

Д-т счетов 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета» К-т сч. 55 «Специальные счета в банках», субсчет 2 «Чековые книжки».

Суммы по чекам, выданным, но не предъявленным к оплате, остаются на счете 55, субсчет 2 «Чековые книжки», что должно соответствовать остатку  по выписке банка данного счета.

Аналитический учет по этому  субсчету ведется по каждой полученной чековой книжке с целью контроля за движением денежных средств в  чековых книжках, выданных работникам организации для расчетов с организациями-кредиторами. Синтетический и аналитический  учет операций по субсчету 2 «Чековые книжки»  ведется на основании выписок  из банка в разрезе корреспондирующих  счетов итогами по однородным операциям  в ведомостях.

Вложения денежных средств  организации в банковские вклады отражаются на счете 55«Специальные счета  в банках», субсчет 3«Депозитные  счета». Перечисление денежных средств  организацией отражается на основании  договора и выписки с расчетных  и других счетов в кредитных организациях: Д-т сч.55 «Специальные счета в  банках», субсчет 3 «Депозитные счета», К-т счетов 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные  счета».

При возврате вкладов кредитной  организацией производятся записи: Д-т  сч.51 «Расчетные счета», 52 «Валютные  счета», К-т сч. 55 «Специальные счета  в банках», субсчет 3 «Депозитные  счета». Аналитический учет осуществляется по каждому вкладу в соответствии с договором с кредитной организацией с указанием сроков вклада и их возврата.

На отдельном субсчете счета 55 «Специальные счета в банках»  отражаются денежные средства, перечисленные  с расчетного счета для приобретения банковских карт. Основное назначение приобретенных банковских карт заключается  в том, что они применяются  отдельными работниками организации  для оплаты услуг, хозяйственных  расходов, командировочных, т. е. с теми организациями, которые используют банковские карты в качестве платежного средства.

При приобретении банковских карт организация-держатель карт на основании выписки с расчетного счета на дату списания средств производит бухгалтерскую запись: Д-т сч. 55 «Специальные счета в банках», субсчет «Специальный карточный счет», К-т сч. 51 «Расчетные счета».

Банк, обслуживающий расчеты  по карте, представляет выписки со специального банковского счета в сроки, установленные  договором. На основании полученных выписок и первичных документов, подтверждающих выдачу банковской карты  конкретному работнику организации, производится бухгалтерская запись: Д-т сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами», К-т сч. 55 «Специальные счета  в банках», субсчет «Специальный карточный счет».

Работник организации  представляет в бухгалтерию авансовые  отчеты об использовании банковской карты с прилагаемыми к ним  первичными документами (квитанции, чеки на оплату приобретенных материальных ценностей, оказанной услуги, товарные чеки, накладные, железнодорожные квитанции, счета-фактуры).

Произведенные расходы по банковским картам отражаются бухгалтерской  записью: Д-т счетов 10 «Материалы», 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 41 «Товары», 44 «Расходы на продажу»,

К-т сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Банк на основании реестра  зачисляет на расчетный счет поставщика причитающиеся ему денежные средства, а в документах на зачисление денег  отмечаются даты реестров и суммы  денежных средств. Контроль за использованием банковских карт осуществляется как  поставщиком, так и непосредственно  держателем карты.

Аналитический учет банковских карт ведется по банкам-эмитентам, по видам карт и работникам, использующим эти карты.

По Д-ту счета 55 «Специальные счета в банках», субсчет «Специальный карточный счет» отражаются суммы, поступившие на специальный карточный  счет с расчетного счета организации, по К-ту - суммы, списанные в оплату расходов, произведенных по карте, и  суммы комиссии, уплаченной банку-эмитенту за обслуживание. Сальдо по субсчету показывает остаток средств, не использованных по банковским картам на конец месяца.

6. Учет валютных операций  на валютном счете

Операции с иностранной  валютой могут осуществлять любые  предприятия. С этой целью необходимо открыть в банке, имеющем разрешение (лицензию) от Центрального банка России на совершение операций в иностранной  валюте, текущий валютный счет. Банки, получившие лицензию, называются уполномоченными  банками. При этом банк заключает  с клиентом договор о расчетно-кассовом обслуживании, где оговариваются  тарифы комиссионного вознаграждения за оказываемые банком услуги, сроки  принятия банком претензий по списанию, зачислению средств на валютный счет и т. д.

При работе по договорам-контрактам, заключенным российскими предприятиями - участниками внешнеэкономической  деятельности, производится зачисление иностранной валюты на транзитный валютный счет. Банк не позднее следующего рабочего дня извещает клиента о зачисленных  суммах с целью своевременного получения  от него документа о продаже и  зачислении инвалютных средств на текущий  счет. По получении извещения организация  дает поручение уполномоченному  банку на обязательную продажу валюты и перечисление оставшейся части  валютной выручки на текущий валютный счет. При этом продажа иностранной  валюты в Валютный резерв Банка России производится по курсу рубля ЦБ РФ, действовавшему на день продажи валюты.

Для учета движения средств  в иностранной валюте в плане  счетов предусмотрен счет 52 «Валютный  счет», к этому счету открываются  следующие субсчета: 1 «Транзитные  валютные счета», 2 «Текущие валютные счета», 3 «Валютные счета за рубежом».

По операциям обязательной продажи части валютной выручки  оформляются следующие бухгалтерские  записи:

1) На общую сумму валютной  выручки: Д-т сч.52 «Валютные счета», субсчет 1 «Транзитный валютный  счет», К-т 62 «Расчеты с покупателями  и заказчиками»;

2) На стоимость иностранной  валюты, подлежащей продаже: Д-т  сч.57 «Переводы в пути», К-т  сч.52-1;

3) На рублевый эквивалент  проданной валюты: Д-т сч. 51 «Расчетные  счета», К-т сч. 91 «Прочие доходы  и расходы»;

4) На часть проданной  валютной выручки: Д-т сч. 91 «Прочие  доходы и расходы», К-т сч.57«Переводы  в пути»;

5) На часть выручки,  зачисленной на текущий счет: Д-т сч.52 «Валютные счета», субсчет  2 «Текущий валютный счет», К-т  сч.52 «Валютные счета», субсчет 1 «Транзитный валютный счет»;

6) Начислено комиссионное  вознаграждение банку: Д-т счетов 26 «Общехозяйственные расходы», 91 «Прочие  доходы и расходы», К-т сч. 76 «Расчеты  с разными дебиторами и кредиторами»;

7) Уплачено комиссионное  вознаграждение банку: Д-т сч. 76 «Расчеты с разными дебиторами  и кредиторами», К-т сч. 51 «Расчетные  счета»;

8) Списание прибыли от  продажи валюты: Д-т сч. 91 «Прочие  доходы и расходы», К-т сч.99 «Прибыли  и убытки»;

9) Списание убытка от  продажи валюты: Д-т сч.99 «Прибыли  и убытки», К-т сч. 91 «Прочие  доходы и расходы».

Согласно закону о валютном регулировании предприятие имеет  право покупать иностранную валюту на внутреннем валютном рынке РФ в  порядке и на цели, определенные ЦБ РФ, через уполномоченные банки. В бухгалтерском учете эти  операции находят отражение на счетах:

1) На сумму поручения  на покупку иностранной валюты: Д-т сч.57 «Переводы в пути»,  К-т сч.51 «Расчетные счета»;

2) На сумму купленной  иностранной валюты: Д-т сч.52 «Валютные  счета», субсчет 2 «Текущий валютный  счет», К-т сч.57 «Переводы в  пути»;

3) Расходы по приобретению  иностранной валюты, если это  связано с производственной необходимостью: Д-т счетов 08,15,26,41 и др., К-т сч.57 «Переводы в пути»;

4) Расходы по приобретению  иностранной валюты, если ее приобретение  не связано с производственной  необходимостью: Д-т сч. 91 «Прочие  доходы и расходы», К-т сч.57 «Переводы  в пути».

По продаже иностранной  валюты составляются следующие бухгалтерские  записи:

1) На стоимость иностранной  валюты, подлежащей продаже: Д-т  сч.57 «Переводы в пути»; К-т  сч.52 «Валютные счета», субсчет 1 или 2;

2) На расходы, связанные  с продажей иностранной валюты: Д-т сч. 91 «Прочие доходы и расходы», К-т сч.51 «Расчетные счета» и  др.;

3) На сумму выручки за  проданную иностранную валюту: Д-т  сч.51 «Расчетные счета», К-т сч. 91 «Прочие доходы и расходы»;

4) На стоимость проданной  иностранной валюты: Д-т сч. 91 «Прочие  доходы и расходы», К-т сч.57 «Переводы  в пути»;

5) Списание прибыли, полученной  от продажи иностранной валюты: Д-т сч. 91 «Прочие доходы и расходы», К-т сч.99 «Прибыли и убытки»;

6) Списание убытка, полученного  от продажи иностранной валюты: Д-т сч.99 «Прибыли и убытки»,  К-т сч. 91 «Прочие доходы и расходы».

В любых случаях, учет инвалюты отражается в двух оценках: в валюте иностранного государства и в  валюте РФ (национальной).

Отделение банка уведомляет предприятие о движении инвалюты по его лицевому счету выпиской, как из транзитного, так и из текущих  счетов. На основании выписок из текущих валютных счетов ведется  журнал-ордер №2/1 для оборотов по кредиту и ведомость №2/1 - по дебету. По валютному счету необходимо также  вести карточки аналитического учета  по наименованиям валют.

7. Учет расчетов с подотчетными  лицами в рублях и в иностранной  валюте

Подотчетными лицами являются работники предприятия, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные  и командировочные расходы. Список лиц, имеющих право получать в  кассе наличные деньги под отчет  на хозяйственные нужды, утверждается руководителем предприятия. Размер этих сумм ограничен, выдача наличных денежных средств на хозяйственные  нужды предусмотрена сметой предприятия. Сумма выдачи на расходы, связанные  со служебными командировками, зависит  от срока командировки и ее места  назначения. Командированному работнику  выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда (в оба конца), суточных и расходов по найму жилого помещения.