Учет денежных средств в бюджетной организации ( на примере УПФ в Ульяновском районе )

Расчетный счет обязан открыть  банк по месту регистрации учреждения, бюджетные средства на содержание учреждения накапливаются на этом счете.

Взаимоотношения между Отделениями и банком оформлены договором текущего счета. По этому договору банк обязуется открыть расчетный счет и другие счета, зачислять на них поступающие клиенту суммы и по поручению клиента списывать соответствующие суммы управления для зачисления их на счета кредиторов, принимать от клиента и выдавать ему наличные деньги и др. Первый расчетный счет служит для обеспечения финансирования выплаты государственных пенсий и плановых показателей по сбору страховых взносов, а второй расчетный счет служит для финансирования УПФ РФ на  исполнение сметы доходов и расходов.

Поступление денежных средств  из бюджета учитываются на расчетном  счете в бухгалтерии Отделений и отражаются на активном субсчете 201.01 «Расчетный счет» по дебету и кредитуются счетом 304.04 «Внутренние расчеты между главным распорядителем и получателем бюджетных средств».

По кредиту этого  субсчета отражаются операции, связанные  с различными платежами, выдачей  и перечислением денежных средств, в корреспонденции с дебетом  счетов 201.04 «Касса», 302.00 «Расчеты с поставщиками и подрядчиком», 303.02 «Расчеты с Фондом социального страхования РФ», «Расчеты с Фондом обязательного медицинского страхования РФ», « Расчеты с Пенсионным фондом РФ». Со счета  денежные средства осуществляются платежными  и другими расчетными документами, составленными в соответствии с требованиями настоящего Положения, в пределах имеющихся на счете денежных средств. Учет операций по движению на расчетном счете ведется в накопительной ведомости к журналу операций№2. По окончании итоги переносятся в  книгу Журнал – Главная.  Отделения имеют право перечислять авансы другим организациям по договорам. В договорах должен быть пункт об оплате вначале аванс 30% , а после оказанных услуг полностью оплата оставшейся части 70%. Все авансовые платежи отражаются по дебиту  субсчета 302.00 кредит 201.01 .

Отделения осуществляют все расчеты с поставщиками за полученные товары и оказанные услуги, как правило, в безналичном порядке по расчетным документам через учреждения банков. Центральным Банком установлен предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами 10 тысяч рублей.

Формы расчетов определяются в договорах сторон в соответствии с Законодательством РФ. Работники бухгалтерии должны точно и своевременно учитывать и строго контролировать все расчетные операции, принимать меры к ускорению расчетов, предупреждать нарушения расчетной дисциплины. Важно правильно и оперативно оформлять расчетные документы, своевременно сдавать их в банк для осуществления расчетов, следить за полнотой и своевременностью платежей.

Платежными документами  считаются платежное поручение  – это распоряжение плательщика банку списать со счета на счет получателя определенную сумму в погашение своих обязательств. Так же  платежные требования - поручения  поставщика к покупателю оплатить на основании направленных в банк, обслуживающий плательщика, расчетных документов стоимость поставленных по договору  оказанных услуг или выполненных работ[5,с.148].  Оно является акцептированным если плательщик не отказался от оплаты,  «Акцепт», который означает согласие плательщика на оплату расчетных документов за товарно – материальные ценности и услуги. Все расчетные операции регулируются нормативными актами Банка России, определяющими порядок обмена электронными документами с использованием средств защиты информации.  В Отделениях существует отдел по защите информации, в обязанность которого входит контроль за входящей информацией и ушедшей вся она проверяется  Анти – Вирусом.

Отделения готовили расчетные документы на бумажных носителях - это были в основном платежные поручения, которые печатались   автоматизировано  шрифтом черного цвета. Подписи на расчетных документах проставлялись ручкой с пастой или чернилами черного, синего или фиолетового цвета. При составлении документа  особо обращалось  внимание на то, чтобы оттиск печати и оттиск штампа на расчетных документах всегда  были четкими, все слова на печати  хорошо читались[4,с.458].  Также  внимание обращалось на заполнение реквизитов,   на назначение платежа, в котором обязательно указывался счет,  или договор являющиеся  основанием для перечисления со  счета денежной суммы на счет получателя, указывалась очередность платежа согласно правилам, которые утверждены постановлением Банка, например налоги - 3 очередность, платежи за услуги - 6 очередность. Списание денежных средств с расчетных счетов проходило   в течении 3-х дней. Курьеру было необходимо отнести платежные документы и только на следующий день в выписке Банка можно было бы увидеть, произошло ли списание денежных средств со счета, но это не значит, что деньги уже на счете получателя. Они еще проделывали долгий путь, чтобы попасть на  счет получателя, деньги из Бака попадают на счет сбербанка и только после этого на 3-й день происходит зачисление на счет получателя. Расчетные документы принимались и принимаются банком к исполнению независимо от их суммы. Если же банком будут определены нарушения при заполнении платежных документов, согласно установленным требованиям правил ведения бухгалтерского учета и настоящее частью Положения,  то они будут возвращены и оплата по ним не будет произведена. Поручения действительны в течение десяти дней со дня выписки (день выписки в расчет не принимается). Финансирование ПФР производит  своевременно. Расчеты через картотеку внебалансового счета, Отделения ПФ РФ не производит, в этом  случае платежи не задерживаются. Банк в установленный срок производит списание денежных средств за поставленные товары, выполненные работы, оказанные услуги.

На сегодняшний, день в Отделениях ПФ РФ фонда производятся расчеты с контрагентами используя программное обеспечение «Банк – клиент». Эта программа изначально составлена программистами Банка. Конкретные люди имеют доступ к работе с банком, согласно инструкции, предусмотрены все необходимые условия для пользования секретными ключами этой программы. Все это помогает  быстро, оперативно  справится  с  задачами финансирования пенсий и всех текущих платежей. Сокращаются  сроки списания  денежных средств, с расчетного счета на расчетные счета получателя, сегодня он составляет всего 1 день.  Уменьшился документооборот, меньше затрат на перечисление. Отделения сами контролируют  банковскую выписку, к которой прикладываются все первичные документы на оплату, рассчитывают  расходы исходя из остатков на расчетном счете. Однако,  курьер все равно получает выписку из Банка для подтверждения остатков. Такие же требования остались к оформлению платежных документов, несмотря на то, что отправляются в электронном виде. «Банк – клиент» новшество очень удобное, современное и экономное во всех отношениях.

1.3 Цели и  задачи учета и контроля денежных  средств в организации

Основные требования, предъявляемые к бухгалтерскому учету, отражены в ряде нормативных  актов. К примеру, часть положений  федерального закона «О бухгалтерском учете», можно отнести к учету движения наличных денежных средств.

Так, бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных  операций организаций ведется в валюте Российской Федерации - в рублях.

Организация ведет бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций путем двойной записи на взаимосвязанных счетах бухгалтерского учета, включенных в рабочий план счетов бухгалтерского учета.

Данные аналитического учета должны соответствовать оборотам и остаткам по счетам синтетического учета.

В статье 9, главы II федерального закона о бухгалтерском учете особым образом описаны требования к оформлению первичных учетных документов.

Для отражения в учете  хозяйственных операций, связанных  с движением наличных денежных средств, в соответствии с приказом Минфина от 31.10.2000 года, № 94н  открыт счет 201.00 «Касса». Счет предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации.

К счету 201.00 "Касса" могут быть открыты субсчета:

201.04 "Касса организации",

201.05 "Денежные документы"  и др.

В п. 9 части II положения  по ведению бухгалтерского учета  и бухгалтерской отчетности в  Российской Федерации, указано, что  организации ведут бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций (фактов хозяйственной деятельности) путем двойной записи на взаимосвязанных счетах бухгалтерского учета, включенных в рабочий план счетов бухгалтерского учета.

Таким образом, нами изучена теория и методология  бухгалтерского учета и контроля наличных денежных средств. Установлено, что деньги играют важнейшую роль в хозяйственной деятельности предприятия и позволяют ему включаться во всеобщий процесс обмена товарами и услугами. Государство в свою очередь стремиться жестко регулировать данную область экономических отношений и для этого у него имеются объективные причины.

Бухгалтерский учет денежных средств в полной мере описан в законодательных актах. Имеются унифицированные формы первичной документации, аналитические и синтетические регистры. Предусмотрен специальный балансовый счет для учета кассовых операций, описан порядок инвентаризаций. Заслуживает внимания независимое подтверждение законности хозяйственных операций на базе аудита.

Вместе с  тем, для изучения того, как реализуются указанные нормы на практике, необходимо изучить опыт организации бухгалтерского учета на конкретном предприятии, что и будет сделано в следующей главе.

         Особенности отчетности Управления представляет собой систему показателей, характеризующих условия и результаты  работы за определенный период. Составление отчетности – завершающий этап учетного процесса. Она составляется по данным бухгалтерского, статистического и оперативного учета. Это позволяет включить в содержание отчетности не только стоимостные, но и натуральные показатели для оценки и обобщения как количественных, так и качественных  характеристик.

В международных  стандартах бухгалтерского учета в  едином учетном процессе выявляются четыре стадии: документирование хозяйственных операций, сведение воедино отдельных учетных данных на основе счетов синтетического и аналитического учета; формирование отчетных форм  анализа деятельности организации.

В бухгалтерской  отчетности отражаются нарастающим  итогом имущественное и финансовое положение учреждения, результаты хозяйственной деятельности за отчетный период. Учреждения и организации, а также централизованные бухгалтерии, обслуживающие учреждения не производственной сферы, состоящие на республиканском бюджете Российской Федерации, бюджетных национально – государственных и административно – территориальных образований Российской Федерации составляются годовые, квартальные и месячные бухгалтерские отчеты об исполнении смет расходов.

При составлении  и представлении бухгалтерской  отчетности Управление руководствуется Федеральным законом от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 48, ст. 5369), положением по бухгалтерскому учету "Бухгалтерская отчетность организации" ПБУ 4/99 и иными положениями по бухгалтерскому учету. Планом счетов бухгалтерского учета в Бюджетных организациях, инструкцией по его применению утвержденными Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 31 октября 2000 г. N 94н (по заключению Министерства юстиции Российской Федерации от 9 ноября 2000 г. N 9558-ЮД указанный Приказ в государственной регистрации не нуждается).

При отражении  данных в бухгалтерской отчетности следует иметь в виду, что если в соответствии с нормативными документами  по бухгалтерскому учету показатель должен вычитаться из соответствующих показателей (данных) при исчислении соответствующих данных (промежуточных, итоговых и пр.) или имеет отрицательное значение, то в бухгалтерской отчетности этот показатель показывается в круглых скобках (операционные расходы,  направление денежных средств, выбытие основных средств и пр.).

Отчетным годом  для всех предприятий, учреждений и  организаций считается период с 1 января по 31 декабря включительно. Годовые отчеты составляются по состоянию на 1 января, квартальные – на 1 июля и 1 октября, месячные – на первое число следующего за отчетным месяца. Первым отчетным годом для вновь создаваемых учреждений считается период с даты государственной регистрации, т.е. приобретения прав юридического лица, по 31 декабря включительно, а для предприятий, созданных после 1 октября,- по 31 декабря следующего года включительно.

Правила составления  и представления отчетности регламентируются Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации от 29 июля 1998 г. № 34н; Положением по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организаций» (ПБУ №4/96), утвержденным Приказом Министерства финансов Российской Федерации  от 8 февраля 1996 г. №10, а также письмом Министерства финансов Российской Федерации «О порядке составления годовой, квартальной и месячной бухгалтерской отчетности учреждениями и организациями, состоящими на бюджете» от 15 февраля 1993 г. №12(с изменениями от 3 августа 1993 г. , 25 июля 1994 г., 27 июня 1995 г.,26 августа 1997 г.)

Образцы форм годового, квартальных и месячных отчетов  для Управления и их содержание устанавливается  Министерством финансов РФ., и заполняются в точном соответствии с предусмотренными в них показателями. Годовые, квартальные и месячные отчеты могут представляться в виде автоматизированных форм.

Сметные показатели форм годового, квартального и месячного  отчетов должны соответствовать  утвержденным сметам расходов, сметам  доходов и расходов с учетом внесенных в отчетном периоде изменений, оформленных в порядке, установленном Министерства финансов РФ.

Годовой отчет  Отделения включает следующие формы:

• 0503130 «Баланс исполнения бюджета главного распорядителя, получателя средств бюджета»;
• 0503125 «Справка по внутренним расчетам »;
• 0503126 «Справка об остатках денежных средств на банковских счетах получатели средств бюджета»;
• 0503121 «Отчет о финансовых результатах деятельности»
• 0503127 «Отчет об исполнении бюджета главного распорядителя, получателя, получателя средств бюджета»;
• 0503169 «Сведения о дебиторской и кредиторской задолженности»;
• 0503130 «Справка к балансу»по заключению счетов бюджетного учета отчетного финансового года;
• 050168 «Сведения о движении нефинансовых активов»;
• 0503174 «Сведения о финансовом результате деятельности учреждения»;
• 0503176 «Сведения о недостачах и хищениях денежных средств».