Учет движения денежных средств в кассе

Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу. Вторые экземпляры должны быть отрывными, они служат отчетом кассира. Подчистки и недоговоренные исправления в кассовой книге запрещаются, исправления, сделанные корректурным способом, заверяются подписями кассира и главного бухгалтера. Разрешается ведение кассовой книги с использованием вычислительной техники. (Николаева Г.А., Блицау Л.П. Бухгалтерский учет- М.: Финансы и статистика, 2005. стр. 98)

Записи в кассовую книгу производятся сразу после получения или выдачи денег. Кассир обязан подсчитать итоги операций за день, вывести остаток денег в кассе и передать в бухгалтерию отчет с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге (на первом экземпляре). Кассовая книга ведется ежедневно с расчетом остатка на конец каждого дня. Бухгалтеры и другие счетные работники, имеющие право подписки кассовых документов, не могут исполнять обязанности кассиров.

Для учета наличия и движения денежных средств организации используется активный счет 50 «касса». Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег организации на начало месяца; оборот по дебету –поступившие наличными в кассу, а по кредиту – суммы, выданные наличными.

Кассовые операции, записанные по кредиту счета 50, отражаются в журнале-ордере № 1. Обороты по дебету этого счета записывается в разных журналах- ордерах и, кроме того, контролируются ведомостью № 1.

Основанием для заполнения журнала- ордера №1 и ведомости № 1 служат отчеты кассира. Каждому отчету в регистре отводится одна строка независимо от периода, за который составлен кассовый отчет. Количество занятых строк в журнале- ордере и ведомости должно соответствовать количеству сданных кассиром отчетов.

В кассе организации могут храниться не только наличные денежные средства, но и ценные бумаги, денежные документы, являющиеся бланками строгой отчетности. К денежным документам относятся путевки в дома отдыха и санатории, почтовые марки, марки, госпошлины, единые и проездные билеты (трамвайные, троллейбусные, автобусные).

Бланки строгой отчетности (трудовые книжки и вкладные листы к ним, квитанции путевых листов автотранспорта и т.п.) учитываются на забалансовом счете 006 « Бланки строгой отчетности».

Для учета наличия и движения денежных средств организации используется активный счет 50 « Касса». Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег организации на начало месяца; оборот по дебету — поступившие наличными в кассу, а по кредиту – суммы, выданные наличными.

К счету 50 «Касса» могут быть открыты следующие субсчета:

1. 50-1 « Касса организации»

2. 50-2 «Операционная касса»

3. 50-3 «Денежные документы»

На субсчете 50-1 «Касса организации» учитывается денежные средства в кассе организации. Когда организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» должны быть открыты соответствующие счета для обособления учета движения каждой наличной иностранной валюты.

На субсчете 50-2 « Операционная касса» учитывается наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплутационных участков, вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделения связи, остановочных пунктов, речных переправ, судов и т. п. Он открывается организациями при необходимости.

На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на счете 50 «Касса» в сумме фактических затрат на приобретение.

Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.

По дебету счета 50 « Касса» отражается начальное или конечное сальдо, поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 « Касса» отражаются выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы организации.

В таблице 1 приведены типичные проводки по счету 50 « Касса». Кассовые операции, записанные по кредиту счета 50, отражаются в журнале-ордере № 1. Обороты по дебету этого счета записываются разных журналах-ордерах и, кроме того, контролируются ведомостью № 1. Основанием для заполнения журнала-ордера № 1 и ведомости № 1 служат отчеты кассира. Каждому отчету в регистре отводится одна строка независимо от периода, за который составлен кассовый отчет. Количество занятых строк в журнале-ордере и ведомости должно соответствовать количеству сданных кассиром отчетов.

Таблица 1. Отражение на счетах кассовых операций Счет 50 «Касса»

Операция

Дебет

Кредит

Сумма

Поступили деньги в кассу с расчетного счета для выдачи заработной платы работникам.

50/1

51

550 000

Оприходованы деньги, полученные в возврате от подотчетных лиц.

50/1

71

75

Поступили деньги в кассу от продажи путевки.

50/1

90

1500

Поступили деньги в кассу со специальных счетов в банке.

50/1

55

5000

Выдана заработная плата.

70

50/1

550 000

Выданы деньги подотчетным лицам

71

50/1

300

Оплачены из кассы за электролампочки для столовой.

26

50/1

15

Внесены деньги из кассы на расчетный счет в банке.

51

50/1

6000

В кассе организации хранятся не только наличные денежные средства, но ценные бумаги, денежные документы, являющиеся бланками строгой отчетности. К денежным документам относятся путевки, единые и проездные билеты (автобусные). Итоги за месяц из ведомости № 1а и журнала-ордера № 1 переносятся в Главную книгу. Необходимо отметить, что в конце месяца важное значение имеет взаимная сверка оборотов. Так, кредитовые обороты по счету 50 «Касса» по журналу-ордеру № 1 сверяют: по счету 51 – с соответствующими данными в размере дебетовых оборотов (ведомость № 2а по счету 55 – с данными журнала-ордера 7.

Дебетовые обороты по счету 50 «касса» сверяют: по счету 51 – с данными журнала-ордера № 2 , по счету 55 – журнала-ордера № 3, по счету 71- журнала-ордера 7. После сверки и разноски итогов журнала-ордера № 1 в Главную книгу об этом делают соответствующую отметку в журнале- ордере и подписывает лицо, исполняющее записи и данную сверку, а также указывают дату.

 

 

2. УЧЕТ ОПЕРАЦИЙ ПО РАСЧЕТНОМУ  И ДРУГИМ СЧЕТАМ В БАНКАХ

2.1 Учет операций по расчетному счету

Свободные денежные средства организаций хранятся на их расчетных и других счетах в банках. Это способствует ускорению денежного оборота в народном хозяйстве, предотвращению инфляции, эффективному осуществлению кредитных, расчетных и кассовых операций, обеспечению сохранности денежных средств.

Количество расчетных счетов, необходимое для осуществления расчетов, определяется самим предприятием. По своему усмотрению предприятие выбирает и банки для их открытия. С любого из них предприятие как владелец счета может производить все виды расчетных, кредитных и кассовых операций.

Для обособленного хранения и использования денежных средств целевого финансирования (поступления средств от родителей или других источников на содержание детских садов, яслей и других социальных учреждений, средств на финансирование капитальных вложений, субсидий правительственных органов и др.) могут открываться текущие счета. Текущие счета могут открываться для территориально обособленных структурных подразделений предприятия в местных учреждениях банков. С них осуществляется текущие расходы таких подразделений на оплату труда, командировки, повседневные хозяйственные нужды и др.

Порядок открытия расчетного счета, совершения и оформления операций по нему определяется Центральным Банком РФ. При открытии расчетного счета предприятие представляет в банк заявление об открытии счета, нотариально заверенные копии документов о создании предприятия (учредительного договора и устава), справки о регистрации предприятия, о его постановке на налоговый учет в налоговой инспекции и в социальных фондах как плательщика соответствующих налогов и отчислений в Пенсионный фонд, Фонд обязательного медицинского страхования и другие фонды, карточки с образцами подписей распорядителей кредитов (руководителя предприятия и его заместителя) и главного бухгалтера. Карточки с образцами подписей и печати заверяются нотариусом, а в государственных организациях их вместо нотариуса может заверять и вышестоящая организация. Если по штатному расписанию на предприятии не предусмотрена должность главного бухгалтера, то банковские документы подписываются только руководителем предприятия и поэтому в карточке представляется образец его подписи. Временно до изготовления печати в создаваемой организации карточки могут быть приняты банком и без образца ее оттиска. Один экземпляр карточки с образцами подписей и печати храниться у контролера банка для постоянного контроля подлинности представляемых денежных документов. (Козлова Е.П., Парашутин Н.В., Бабченко Т.Н., Галанина Е.Н., Бухгалтерский учет. – М.: Финансы и статистика, 2006. стр. 178-179).

Каждому открытому счету присваивается номер, о чем делается отметка в уставе предприятия, заверенная гербовой печатью банка. Этот номер в дальнейшем указывается во всех документах, связанных с движением денежных средств на расчетном счете.

При возникновении изменений в названии предприятия, характере его уставной деятельности, состава распорядителей расчетным счетом в указанную документацию вносятся соответствующие изменения, а при реорганизации предприятия (разделении, слиянии и т.д.) – представляются новые документы.

Банковская расчетно-кассовая обслуживание предприятия осуществляется по договору между предприятием и учреждением банка, в котором оговариваются стоимость банковских услуг предприятию, размер начисляемых процентов за хранение денежных средств и другие обязательства сторон.

Операции по расчетному счету, как правило осуществляется на основании письменных распоряжений владельцев счета, оформляемых специальными банковскими документами: внесение наличных денег – по объявлениям о взносе, получение наличных денег с расчетного счета – по денежным чекам, перечисление денег – по платежным поручениям, расчетным чекам, платежным требованиям – поручениям. Оплата платежных требований поставщиков и подрядчиков может не оформляться распорядительными документами владельца счета, но также производиться с его согласия (акцепта). В безакцептном порядке банком описываются средства на оплату счетов предприятий энергоснабжения, теплоснабжения. Водоснабжения и канализационных организаций. Наконец, без согласия владельца счета (в бесспорном порядке) допускается списание денег по решению судебных, налоговых и финансовых органов, в установленных законом случаях (просроченные платежи в государственный бюджет, внебюджетные фонды, фонды социального назначения, таможенные платежи), а также в случаях обусловленных договором между учреждениями банка и владельцем счета.

Платежеспособное предприятие в состоянии оплатить имеющимися у него денежными средствами все свои обязательства. В этом случае списание денежных с его расчетного счета производиться в календарной последовательности платежей, то есть по мере поступления платежных поручений владельца счета или наступления срока платежей. При недостаточных денежных средств на расчетном счете для оплаты всех обязательств предприятия, списание денежных средств производиться в порядке очередности, устанавливаемой в законодательном порядке. Неоплаченные в срок платежные документы хранятся банком в специальной карточке № 2.

Бухгалтерский учет движения денежных средств на расчетном счете ведется на активном синтетическом счете 51 «Расчетный счет», по дебету которого отражаются остатки и поступления денег на расчетный счет, по кредиту – их списания при получении или перечислении. Поступление денег на расчетный счет происходит при их взносе наличными из кассы (кредит счета 50), зачислении выручки от покупателей и заказчиков за реализованные продукцию и услуги (кредит счетов 46, 62), основные средства (кредит счета 47), материалы, нематериальные активы, валюту, ценные бумаги и другие финансовые вложения (кредит счета 48), зачисление кредитов банков (кредит счетов 90, 92, 93), средств целевого финансирования (кредит счета 96), авансовых платежей (кредит счета 64), арендой платы (кредит счета 80) и т.д. списываются денежные средства по кредиту счета 51 «расчетный счет» при получении наличных денег в кассу (дебет счета 50), перечислении поставщикам и подрядчикам (дебет счета 60), органам имущественного и личного страхования, внебюджетным фондам, в бюджет органам социального страхования и обеспечения (дебет счетов 65, 67, 68, 69,), в погашение кредитов банков (дебет счетов 90, 92, 93), займов (дебет счетов 94, 95) финансирования (дебет счета 96) и т.д.

Записи по кредиту счета 51 «Расчетный счет» производятся специальном журнале-ордере, ведомости или машинограмме, по дебету – во вспомогательных ведомостям и машинограммах или других регистров в зависимости от применяемой формы бухгалтерского учета.

Основанием для записей служат выписки из расчетного счета. Такие выписки в установленном по договору с банком сроки периодически представляются предприятию учреждением банка с приложением всех соответствующих первичных документов, на основе которых осуществлялись операции. В выписке приводятся начальные и конечные остатки денег, их поступление списание с расчетного счета в календарной последовательности совершения операций. Поступающие выписки контролируются бухгалтерией предприятия по первичным документам. Выявленные ошибки исправляются после согласования с банком, для чего установлен предельный десятидневный период с момента получения выписки.

Для учета наличия и движения денежных средств на текущих, особых и специальных счетах, целевого финансирования, в аккредитивах, чековых книжках и других платежных документах (кроме векселей) используется счет 55 «специальные счета в банках». Для учета выставленных аккредитивов и полученных для расчетов чековых книжек используются субсчета 55-1 «Аккредитивы» и 55-2 «Чековые книжки». По дебету этих субсчетов отражаются зачисление денежных средств в аккредитивы и чековые книжки с кредита счетов 51, 52, 90 и др., а по кредиту – соответствующие оплаты с аккредитивов или чеками из чековых книжек в дебет соответствующих счетов по учету расчетов (60, 76 и др.) или возврат неиспользованных аккредитивов и чеков (в дебет счетов 51, 52). Аналитический учет по этим субсчетам ведется отдельно по каждому выставленному аккредитиву и по каждой полученной чековой книжке.

2.2Учет операций по валютному счету

Денежные средства в иностранных валютах хранятся на специальных валютных счетах в банках на территории России или за рубежом. Для их учета используется счет 52 «Валютный счет», по дебету которого отражается поступление денежных средств на валютные счета, по кредиту – их списание. В развитие счета 52 открываются субсчета 52-1 «Транзитные валютные счета», 52-2 «Текущие валютные счета», 52-3 «Валютные счета за рубежом». Аналитический учет ведется отдельно по каждому виду иностранной валюты и одновременно в российских рублях. Пересчет иностранной валюты в рубли производится по курсу Центрального Банка Российской Федерации.

Для учета операций на валютном счете предприятия предусмотрен активный валютный счет 52 «Валютный счет». Записи операций на валютных счетах ведутся в валюте платежа (доллары США, немецкие марки и т.д.) и её рублевом эквиваленте по курсу ЦБ РФ, установленному на дату поступления (списания) средств на валютные счета (с валютных счетов).