Учет кассовых операций, переводов в пути, денежных документов на примере ООО «Агрофирма «Байкара»

 

     Приходные и расходные кассовые ордера до передачи их в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации (приложение 6). Расходные ордера, оформленные на платежные ведомости, регистрируются только после выдачи по ним средств. При этом оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию, стипендий производится кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного ордера на каждого получателя. На титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера ООО «Агрофирма «Байкара» или лиц, на это уполномоченных.

     В аналогичном порядке оформляются  и разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе в отпуск, болезни  и др.), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам.

     На  расчетно-платежной ведомости фиксируется  срок выдачи средств. По истечении сроков оплаты по ведомости кассир:

     а) против невыплаченных сумм делает запись. «Депонировано»;

     б) составляет реестр депонированных сумм;

     в) в конце ведомости проставляет  фактически выплаченные и недополученные суммы;

     г) заверяет своей подписью, записывает в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и ставит на ведомости штамп с указанием номера соответствующего расходного ордера. Депонированные суммы сдаются в банк, на них составляется общий расходный кассовый ордер.

     Факты поступления и выдачи наличных денег учитываются в кассовой книге, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана. Количество ее листов заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера ООО «Агрофирма «Байкара».

     Записи  в кассовой книге ведутся в 2-х  экземплярах, имеющих одинаковые номера страниц, через копировальную бумагу. Второй отрывной экземпляр служит отчетом  кассира. Подчистки и неоговоренные  исправления в книге запрещены. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера ООО «Агрофирма «Байкара» или лица, его заменяющего.

     Записи  в кассовую книгу производятся кассиром сразу после получения или  выдачи денег по каждому ордеру или  другому, заменяющему его документу. Ежедневно он подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию отрывной экземпляр вместе с приходными, расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. Отчет кассира, в котором бухгалтер проставляет корреспонденцию счетов, служит основанием для заполнения журнала ордера и ведомости по счету 50 «Касса».

     Таким образом, проведя анализ синтетического и аналитического учета денежных средств в кассе можно сделать  вывод о том что, сельскохозяйственное предприятие ООО «Агрофирма «Байкара» ведет учет по всем нормам и правилам бухгалтерского учета, при этом ведутся записи о всех движениях денежных средств строго по регламентирующей документации. 

     2.3. Учет переводов в пути и порядок инкассации денежных средств 

     Для учета денежных сумм, находящихся  в пути, в Плане счетов бухгалтерского учета предусмотрен счет 57 «Переводы в пути». Этот счет предназначен для обобщения информации о движении денежных средств (переводов) в отечественной и иностранной валютах в пути, т. е. денежных сумм (преимущественно торговой выручки), внесенных в кассы банка или почтового отделения для перечисления на расчетный, валютный или иные счета организации, но еще не поступивших и не зачисленных по назначению. Этот счет по отношению к балансу является активным и размещается в разделе II актива баланса по статье «Прочие денежные средства». По его дебету учитываются сальдо и поступление, а по кредиту - списание денежных средств при зачислении их по назначению на соответствующий счет в банке.

     Основанием  для записей по дебету счета 57 «Переводы  в пути» являются квитанции о  взносе наличных денег, выдаваемые учреждениями банков или почтовыми отделениями, копии сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка и т. д.: Дт счета 57 «Переводы в пути» Кт счетов 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и др.

     Основанием  для производства записей по кредиту  счета 57 «Переводы в пути» являются выписки банков, подтверждающие поступление денежных средств на счета: Дт счетов 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета» Кт 57 «Переводы в пути».

     Синтетический учет в ООО «Агрофирма «Байкара» ведется в Главной книге в обобщенном виде (без подразделения по субсчетам). Аналитический учет при мемориально-ордерной форме осуществляется в контокоррентной книге, а при журнально-ордерной форме - в журнале-ордере № 3 и в ведомости № 25.

     Таблица 5

     Типовые операции по учету  переводов в пути

 

     ООО «Агрофирма «Байкара» ежедневно сдает выручку инкассатору. Порядок и сроки сдачи наличных денежных средств устанавливаются кредитной организацией с учетом территориального расположения организации, режима работы и специфики деятельности. В период с момента передачи денежных средств инкассаторам сданные денежные средства учитывают на активном синтетическом счете 57 «Переводы в пути». Основанием для принятия денежных средств на учет по счету 57 являются копии сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам.

     Таблица 5

     Бухгалтерские записи по счету 57 за октябрь 2011 года

 

     Суммы наличных денежных средств, сданных  кредитным организациям,  сберегательным банкам или почтовым отделениям, списывают  в дебет счета 57 с кредита счета 50 «Касса». С кредита счета 57 денежные средства списывают в дебет счета 51 «Расчетные счета» (согласно выписке банка) или других счетов в зависимости от их использования (50,52,62,73).

     Таким образом, все расчеты по выполнению обязательств и предъявлению требований осуществляются через учреждения банков. Расчеты наличными деньгами между предприятиями носят ограниченный характер и строго регламентированы. Денежные средства ООО «Агрофирма «Байкара» могут находиться в форме наличных денег в кассе, храниться в банке на расчетных счетах, на валютных счетах, на специальных счетах, а также, использоваться в виде аккредитивов, лимитированных и других чеков. 

     2.4. Автоматизация учета и контроля кассовых операций 

     В ООО «Агрофирма «Байкара» для автоматизации бухгалтерского учета используется программа 1С: Бухгалтерия 7.7. 1С: Бухгалтерия 7.7 является универсальной системой для автоматизации ведения бухгалтерского учета. Она может поддерживать различные системы учета, различные методологии учета, использоваться на предприятиях различных типов деятельности.

     В системе 1С: Бухгалтерия главные особенности ведения учета задаются в конфигурации системы. К ним относятся основные свойства плана счетов, виды аналитического учета, состав и структура используемых справочников, документов, отчетов и т.д.

     В рассматриваемом учреждении используется типовая конфигурация программы «1С: Бухгалтерия для бюджетных учреждений». Она предназначена для автоматизации бухгалтерского учета бюджетных учреждений и реализует стандартную методологию учета в соответствии с требованиями Инструкции по бюджетному учету, утвержденной приказом Минфина России от 10.02.06 г. № 25н, а также другими нормативными правовыми актами, регулирующими порядок ведения бюджетного учета и составления бюджетной отчетности в Российской Федерации.

     Программа 1С: Бухгалтерия позволяет автоматизировать все участки учета бюджетной бухгалтерии. Ведение кассовых операций в 1С: Бухгалтерия позволяет решать следующие задачи:

     - заполнение первичных кассовых документов (заявки на получение наличных денежных средств, приходные и расходные кассовые ордера, объявления на взнос наличными, ведомости на выдачу денежных средств из кассы подотчетным лицам);

     - ведение журнала регистрации кассовых ордеров;

     - формирование кассовой книги.

     При автоматизированном ведении учета  кассовых операций бюджетного учреждения необходимо обеспечить:

     - своевременное и правильное отражение в учете операций по движению наличных денежных средств;

     - формирование первичных и отчетных документов, предусмотренных Инструкцией и Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации (утвержден Решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22.09.1993 № 40);

     - получение вспомогательных отчетов и справок о совершенных кассовых операциях.

     Для выписки приходного кассового ордера заполняется экранная форма документа (рис. 5). Документ можно вызвать из группы «Касса» меню «Документы» главного меню программы или из журнала документов «Касса».

     

     Рис. 5. Экранная форма приходного кассового ордера

     Источник: рабочая программа 1С: Бухгалтерия в ООО «Агрофирма «Байкара» 

     Документ  можно заполнить вручную или вводом на основании документа. При вводе на основании многие реквизиты документа «Приходный кассовый ордер» заполняются автоматически.

     Документ  «Приходный кассовый ордер» можно вводить  и с использованием режима «Ввод  на основании» на основании документов «Заявка на получение наличных денег со счета ОФК», «Поступление родительской платы», «Акт об оказании услуг». Для этого надо найти в соответствующем журнале документ, по которому поступили денежные средства», выбрать его курсором и вызвать из контекстного меню «Действия» пункт «Ввести на основании». Реквизиты документа «Приходный кассовый ордер» будут заполнены данными из документа – основания.

     Для автоматического оформления операций по поступлению наличных денежных средств  в кассу организации в «1С:Бухгалтерии» предназначен документ «Приходный кассовый ордер». (код по ОКУД 0310001). В соответствии с Порядком ведения кассовых операций, приходный кассовый ордер оформляется в бухгалтерии и передается в кассу для принятия наличных денежных средств. В этой связи с документом «Приходный кассовый ордер» работают дважды: сначала его заполняют, сохраняют и распечатывают, а затем, в конце рабочего дня или начале следующего, после получения от кассира отчета, проводят.

     После заполнения всех реквизитов следует проверить правильность составления ордера, сформировав его печатную форму нажатием кнопки «Печать». Правильно заполненный ордер распечатывается.

     

     Рис. 6. Приходный кассовый ордер

     Источник: рабочая программа 1С: Бухгалтерия  в ООО «Агрофирма «Байкара» 

     Для автоматического оформления операций по расходу денежных средств из кассы  организации с использованием расходного кассового ордера в типовой конфигурации предназначен документ «Расходный кассовый ордер». Его можно вызвать из группы «Касса» меню «Документы» главного меню программы или из журнала документов «Касса».

     В соответствии с Порядком ведения  кассовых операций, расходный кассовый ордер оформляется в бухгалтерии  и передается в кассу для выдачи наличных денежных средств.

     

     Рис. 7. Расходный кассовый ордер

     Источник: рабочая программа 1С: Бухгалтерия  в ООО «Агрофирма «Байкара»