Учет кассовых операций, переводов в пути, денежных документов на примере ООО «Агрофирма «Байкара»

     Правильно составленный документ сохраняется  в журнале, но не проводится - в ответ на предложение программы «Провести документ?» следует ответить «Нет». После прохождения ордера через кассу документ следует провести - открыть документ, нажать кнопку «ОК» и в ответ на предложения программы «Сохранить документ?» и «Провести документ?» следует ответить «Да». Также как и приходной кассовый ордер документ имеет дополнительный реквизит - флажок «аннулирован».

     В типовой конфигурации Бюджетные  учреждения существуют ещё два документа  для ведения кассовых операций: «Приходный кассовый ордер (фондовый)» и «Расходный кассовый ордер (фондовый)».

     Оба документа - универсальные и позволяют оформлять поступление и выбытие денежных документов не только в рублях, но и в другой валюте, а также указывать (при еобходимости) количество денежных документов.

     Для формирования и нумерации листов кассовой книги в типовой конфигурации предназначен документ «Отчет кассира». Экранная форма документа представлена на рис.8.

     

     Рис. 8 Экранная форма «Отчет кассира»

     Источник: рабочая программа 1С: Бухгалтерия  в ООО «Агрофирма «Байкара» 

     Документ  следует вводить ежедневно в  конце рабочего дня по графику  работы учреждения после оформления последней выдачи (получения) наличных денежных средств и проведения соответствующих документов. На каждую валюту следует вводить отдельный документ «Отчет кассира». Документ можно ввести из журнала «Касса».

     Если  за указанный день операций по кассе не было, в таблице отразятся только остатки на начало и конец дня по данным бухгалтерского учета, а также будет заполнена строка «В том числе на зарплату» данными из предыдущего документа «Отчет кассира».

     Для формирования и печати листа кассовой книги следует нажать кнопку «Печать». Перед печатью документ следует записать. При нажатии кнопки «Печать» формируются «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира», которые имеют одинаковое содержание и включают все реквизиты, предусмотренные кассовой книгой по форме № 0504514. Нумерация листов кассовой книги осуществляется автоматически в порядке возрастания номеров с начала года, с учетом количества строк, заданного в реквизите «Количество строк на листе». Если за день было зарегистрировано кассовых операций больше, чем количество, заданное в реквизите «Количество строк на листе», формируется несколько листов кассовой книги. Номер последнего листа кассовой книги фиксируется в программе. На последнем за текущий месяц листе печатается общее количество листов кассовой книги за этот месяц, а на последнем листе за календарный год - общее количество листов кассовой книги за год. Документ может быть сопровожден комментарием. Для этого в поле «Комментарий» следует ввести произвольную строку текста.

     Перед печатью отчета для подшивки и  передачи в бухгалтерию следует  проверить формирование листа кассовой книги с помощью пиктограммы  «Предварительный просмотр», при необходимости  изменить настройку полей (меню «Файл  – Параметры страницы») и количество строк на листе (реквизит «Количество строк на листе» документа «Отчет кассира»). Заполненный документ следует сохранить и провести. Документ не формирует проводок, а нужен лишь для нумерации листов кассовой книги. Документ «Отчет кассира» нельзя провести, не сформировав предварительно отчет «Кассовая книга», так как в момент формирования отчета производится определение номера и количества листов кассовой книги, которые должны быть сформированы на основании этого документа. Документы, включенные в документ «Отчет кассира», нельзя удалить.

     Кроме выше перечисленных документов из группы «Касса» меню «Документы» главного меню можно вызвать документы «Заявка на получение наличных денег со счета ОФК» и «Заявление на получение денежных чековых книжек».

     Первый  документ (рис. 9) предназначен для оформления доверенности на получение наличных денег по чеку со счета ОФК по форме 0510033 (Приложение 3 к «Правилам осуществления операций по обеспечению наличными деньгами получателей средств федерального бюджета», утвержденными приказом Минфина России от 21.09.2004 г. № 85н).

     Рис. 9. Экранная форма Заявки на получению денег со счета ОФК

     Источник: рабочая программа 1С: Бухгалтерия  в ООО «Агрофирма «Байкара» 

     Заполненный документ следует сохранить. Документ не проводится, а служит лишь для печати заявки.

     Документ  «Заявление на получение денежных чековых книжек» (рис. 10) предназначен для оформления заявления (доверенности) на получение денежных чековых книжек в органах федерального казначейства по форме 0510031

     

Рис. 10. Экранная форма Заявления на получение

денежных  чековых книжек

Источник: рабочая программа 1С: Бухгалтерия  в ООО «Агрофирма «Байкара»

     После заполнения всех реквизитов можно сформировать печатную форму заявления нажатием кнопки «Печать». Заполненный документ следует сохранить. Документ не проводится, а служит лишь для печати заявки. После получения чековых книжек в документ можно ввести дополнительную информацию в группе «Выданы чековые книжки» – серии и первый и последний номера листов чековых книжек.

     Для составления отчета кассира в типовой конфигурации предназначен отчет «Кассовая книга». Он предназначен для формирования и печати листов кассовой книги по форме № 0504514, утвержденной Минфином РФ для бюджетных учреждений. Отчет строится по документам «Отчет кассира». Отчет можно вызвать из документа «Отчет кассира», а также из журнала «Касса» или меню «Отчеты – Отчеты по кассе».

     В форме настройки параметров отчета «Кассовая книга» (рис. 8) следует  указать день или период, за который  надо формировать отчет. При формировании отчета за период предполагается, что настройка разбиения кассовой книги на листы в соответствии с используемым принтером была выполнена в документах «Отчет кассира». Флаг «Печатать сразу» позволяет выводить отчет сразу на принтер, без предварительного формирования на экране. Эту возможность следует использовать при печати листов кассовой книги за период.

     Таким образом, в результате автоматизации  кассовых операций сокращается объем  рутинной ручной работы и тем самым  высвобождается рабочее время для  анализа совершенных операций, предоставляется возможность оперативно получать отчетные регистры и информацию об остатках средств в кассе и их целевом использовании.

     В целях контроля за правильностью  отражения в учете кассовых операций и соблюдения кассовой дисциплины в ООО «Агрофирма «Байкара» проводится инвентаризация кассы. В Учетной политике организации указывается срок проведения инвентаризации кассы:

     - плановая (на первое число каждого  месяца);

     На  день инвентаризации кассир должен оформить все приходные и расходные денежные документы и сдать их в бухгалтерию. Результаты инвентаризации оформляются актом инвентаризации (ревизии) кассы, составляемые в двух экземплярах, один из которых остается в делах бухгалтерии, второй - у кассира, подписываются членами инвентаризационной комиссии и кассиром.

     При этом излишки денег, выявленные инвентаризацией, приходуют в кассу и зачисляют  в доход организации. На счетах это  отражается следующей записью:

     Дт 50 «Касса» Кт 91 «Прочие доходы и  расходы»

     Недостача денег (денежных документов) в кассе (организации, операциониста) подлежит взысканию с материально ответственного лица (кассира), что отражается бухгалтерской записью:

     Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

     Кт 50 «Касса» (50-1, 50-2, 50-3) - в сумме недостачи  согласно акту инвентаризации;

     Дт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

     Кт 50 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - в сумме, предъявленной к возмещению кассиру, согласно приказу руководителя организации.

     Если  во взыскании с виновных лиц отказано судом или они не найдены, убытки списываются в прочие расходы:

     Дт 91 «Прочие доходы и расходы»

     Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

     Банк  не реже одного раза в квартал проверяет  состояние кассовой дисциплины ООО «Агрофирма «Байкара». При выявлении нарушений он направляет в налоговый орган представление с приложением копий справок по указанной проверке для принятия мер финансовой и административной ответственности.

     При несоблюдении кассовой дисциплины на руководителя организации налагается штраф. Имущественная ответственность организации включает штрафы в случае выявления фактов расчетов наличными денежными средствами с другими экономическими субъектами, включая предпринимателей без образования юридического лица, в размерах, превышающих установленный лимит; несоблюдения действующего порядка хранения свободных денежных средств; выявления сверхлимитной кассовой наличности.

     Методология учета инвентаризации и отражение  ее результатов в учете организации  не нарушается. Тем не менее, выявлен  ряд недостатков:

     1. Не назначена приказом руководителя  организации комиссия для проведения  ревизии кассы;

     2. Внеплановые проверки в кассе  не проводятся.

     3. Перед составлением годовой бухгалтерской  отчетности инвентаризация не  проводится, что является нарушением  п.2ст.12 Федерального закона «О бухгалтерском учете».

     Для устранения недостатков в учете  кассовых операций можно предложить пути совершенствования учета денежных средств:

     1. Усилить контроль по срокам  предоставления отчетов кассира  главному бухгалтеру.

     2. Руководству ООО «Агрофирма «Байкара» также усилить контроль над формированием инвентаризационной комиссии, так как отсутствие при инвентаризации даже одно члена комиссии, включенного в ее состав, служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

     3. Рекомендуется проводить внезапную  инвентаризацию кассы и расчетов  с подотчетными лицами, для своевременного  выявления отклонений в бухгалтерском  учете.

     4. Необходимо повысить уровень  ответственности работников за  нарушение сроков предоставления  авансовых отчетов.

     5. Повысить уровень ответственности  кассиров за нарушение порядка  ведения кассовых операций, путем  применения административных санкций:  выговоров, замечаний, увольнений.

     6. Необходимо следить за заполнением  всех реквизитов оправдательных  документов, а также соблюдать порядок списания расходов при отсутствии оправдательных документов.

     7. Усилить контроль за сохранностью  денежных средств путем проведения  сверок с банком, где располагается  расчетный счет.

     8. Повысить уровень ответственности  кассиров за нарушение порядка  ведения кассовых операций, путем  применения административных санкций: выговоров, замечаний, увольнений.

     9. Также необходимо систематическое  проведение учебы по повышению  квалификации среди кассиров  и работников бухгалтерии. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Заключение 

     В результате написания курсовой работы решение поставленных задач привело к достижению намеченной цели: изучению учета денежных средств в кассе на предприятии ООО «Агрофирма «Байкара». При этом были исследованы технико-экономическая деятельность предприятия ООО «Агрофирма «Байкара», дана характеристика предприятия и изучен учет денежных средств и расчетов на предприятии.

     Денежные  средства - это финансовые ресурсы  организации самые высоколиквидные  активы, способные обеспечить выполнение обязательств любого вида и уровня. Понятно, что от их наличия зависит  своевременность погашения задолженности перед бюджетом, персоналом и прочими кредиторами. К внутрифирменным расчетам относят расчеты с персоналом по заработной плате, с подотчетными лицами, с персоналом по прочим операциям. Во внешней среде ООО «Агрофирма «Байкара» рассчитывается с поставщиками за приобретенную у них продукцию, с подрядчиками за выполненные работы и услуги, уплачивают налоги, получают выручку за реализованную продукцию от покупателей.