Учет кассовых операций

Некоторые субъекты хозяйствования могут использовать наличные денежные средства из выручки, поступающей в  кассу. Размер этих средств определяется банками. К таким организациям относятся те, которые занимаются реализацией товаров (работ и услуг) за наличный расчет и имеющие постоянное их поступление, в том числе содержащие на своем балансе магазины и мелкорозничную сеть, а также организации, занимающиеся одновременно производственной и торговой деятельностью. По другим организациям использование сумм выручки определяется банком исходя из целесообразности. При этом размер расходования наличных денег из выручки устанавливается дифференцировано для каждой организации в зависимости от его потребностей и вида уставной деятельности, но не более 50% поступившей выручки в месяц за вычетом денежных средств, входящих в состав фонда заработной платы, пособий, пенсий [17, c.19]. ЗАО «Селектпроминвест» не имеет данного разрешения, потому что отсутствует такая необходимость.

Поступление денежных средств  в кассу хозяйства оформляется  с использованием приходных кассовых ордеров и других приходных документов, утвержденных в соответствии с законодательством  Республики Беларусь.

Согласно приказу Министерства финансов от 29.10.1999 № 311 для приема денежных средств были утверждены приходный кассовый ордер формы № КО-1, квитанция формы КВ-1 и талон формы № 20-ФС. (Приложение 3).

Согласно вышеназванному нормативному документу бланки приходных  кассовых ордеров изготавливаются только типографским способом по заказам Белбланкоиздата. В случае использования приходных кассовых ордеров для приема денежных средств при реализации продукции (товаров, работ, услуг) перед их применением они в обязательном порядке регистрируются в налоговых органах, после чего подлежат учету как бланки строгой отчетности. Использование копии (ксерокопии) зарегистрированного в налоговой инспекции ордера для приема денежных средств запрещается и рассматривается как сокрытие дохода.

Приказом Минфина Республики Беларусь от 28.05.2003 № 1081, внесшим дополнения в приказ от 24.07.2002 № 501 «О регистрации  бланков строгой отчетности в  Государственном реестре бланков  строгой отчетности», приходный  кассовый ордер формы КО-1 включен  в перечень бланков, которые регистрируются в Государственном реестре бланков строгой отчетности. После данной регистрации приходные кассовые ордера имеют определенную степень защиты и идентификационный номер, нанесенный при изготовлении. И с момента их приобретения организацией бланки приходных кассовых ордеров формы КО-1 подлежат учету как бланки строгой отчетности.

Как уже было сказано, бланки приходных кассовых ордеров  изготавливаются только типографским способом. Однако в настоящее время  отсутствуют бланки, изготовляемые типографским способом, которые можно было бы применять при автоматизированном учете. Это означает, что организации, ведущие учет с использованием ЭВМ, вынуждены выписывать приходные кассовые ордера вручную. Поэтому необходим бланк, позволяющий выписывать его с помощью ЭВМ, как это происходит с товарно-транспортными накладными. Получается, что расходные кассовые ордера можно выписывать с помощью технических средств, а приходный кассовый ордер – нет, он выписывается только вручную [14, с.78].

Касса ЗАО «Селектпроминвест» принимает наличные деньги по приходным  кассовым ордерам. Он состоит из двух частей: приходный кассовый ордер  и квитанция к нему. В подтверждение  факта приема денег квитанция  за подписями главного бухгалтера и  кассира, заверенные печатью, передаются лицу, уплатившему денежные средства. Прием денег по КО-1 может производиться только в день его составления, причем после получения денег приходный ордер должен быть немедленно подписан кассиром. Исправления в приходном кассовом ордере не допускаются.

Поступление денежных средств  в кассу от реализации бетона 08.01.2006 было оформлено накладной-приходный  ордер № 0098106 Сумма в размере 892788 рублей была уплачена Захарченко М.А.

Расход наличных денег  из кассы чаще всего связан с выплатой заработной платы, премий, пособий по временной нетрудоспособности, выдачей на командировочные расходы. Указанные выплаты производятся в основном по расчетно-платежным или платежным ведомостям с проставлением реквизитов расходного кассового ордера, без составления такого ордера на каждого получателя. Разовые выдачи денег на оплату труда, выдачи депонированных сумм и денег под отчет на предстоящие расходы производится по расходным кассовым ордерам формы КО-2. Так, 09.01.2006 была выплачена материальная помощь Богуш И.И. в размере 247500 рублей по расходному кассовому ордеру № 2.

Бланк расходного кассового  ордера формы КО-2 был утвержден  постановлением Министерства финансов Республики Беларусь №43 от 19.07.2001г. Он обязательно подписывается руководителем  и главным бухгалтером. Ордер также заверяется подписью кассира. При выдаче денег по расходному кассовому ордеру отдельному лицу кассир требует предъявления документа, удостоверяющего личность получателя, и берет расписку получателя. Таким же образом оформляется выдача наличных денег по платежной ведомости, то есть получатели предъявляют документы и расписываются в графе ведомости.

Деньги кассир имеет  право выдавать только лицу, указанному в расходном кассовом ордере, платежной  ведомости. В случае выдачи денег по доверенности в тексте ордера после фамилии, имени, отчества получателя денег бухгалтером делается запись «по доверенности» и указываются реквизиты лица, которому доверено получение наличных денег. Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе организации, производится по расходным кассовым ордерам, выписанных отдельно на каждое лицо либо по отдельной ведомости.

По расходному кассовому  ордеру также осуществляется выдача денег под отчет на командировочные  расходы. Так, Илькевичу С.И. по расходному кассовому ордеру № 1 от 09.01.2006 было выдано 712550 рублей.

 Лица, получившие деньги  под отчет, обязаны не позднее  3 рабочих дней по истечению  срока, на который они были  выданы, или со дня возвращения  из командировки, исключая день  прибытия, предъявить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги. Кассир имеет право выдавать деньги под отчет только при условии полного отчета по ранее полученным на эти цели суммам.

Оплата труда, выплата  пособий и премий, а также другие массовые выплаты производятся по платежным ведомостям, без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. На титульном листе платежной ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера, с указанием сроков выдачи денег и суммы прописью. По истечении установленных сроков выдачи денег (3 или 5 дней) кассир против фамилии лиц, не получивших деньги, ставит штамп или надпись «Депонировано» и составляет реестр депонированных сумм. В конце платежной ведомости указываются суммы, фактически выплаченные, и суммы, подлежащие депонированию, и скрепляется подписью кассира. После этого на выплаченную сумму фактически составляется расходный кассовый ордер, депонированные суммы сдаются в банк и на них составляется общий расходный кассовый ордер.

До передачи в кассу  организации приходные и расходные  кассовые ордера и заменяющие их документы  регистрируются в журнале регистрации  приходных и расходных кассовых ордеров формы № 1 или форма № 1-а. Журнал формы № 1 открывается отдельно на приходные и расходные кассовые ордера, форма №1-а ведется по расходным и приходным ордерам вместе. В ЗАО «Селектпроминвест» бухгалтер заполняет журнал формы №1.

Таким образом, все приходные  и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы сразу после их исполнения подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием числа, месяца, года. При этом прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления. Кроме этого кассир не должен принимать к исполнению кассовые ордера не заполненные полностью.

В ЗАО «Селектпроминвест» соблюдаются все вышеперечисленные  требования, определяющие порядок оформления кассовых операций.

2.3. Порядок ведения кассовой книги и хранения наличных денег

При осуществлении расчетов наличными деньгами в организации  должна вестись кассовая книга установленной  формы. В настоящее время ЗАО  «Селектпроминвест» применяет кассовую книгу формы КО-4, утвержденную постановлением Министерства финансов РБ от 19.07.2001 № 43. В нее записываются исходные данные на основе первичных учетных документов (приходных и расходных кассовых ордеров, чеков денежных, объявлений на взнос наличными и так далее) [15, c.44].

Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована, и  скреплена печатью на последней  странице, где делается запись «В книге  пронумеровано и прошнуровано ____ листов». Общее количество листов заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей. Неотрывная часть листа (с горизонтальной разлиновкой) как первый экземпляр  остается в кассовой книге. Отрывная часть листа (без горизонтальной разлиновки) является вторым экземпляром и заполняется с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Второй экземпляр служит отчетом кассира, который передается главному бухгалтеру. При этом первые и вторые экземпляры нумеруются одинаковыми номерами.

Необходимо отметить, что записи кассовых операций начинаются со строки «Остаток на начало дня». Причем, предварительно кассовый лист надо согнуть пополам по линии отреза так, чтобы отрывная часть была подложена под неотрывную часть листа, которая остается в книге.

Подчистки и неоговоренные  исправления в кассовой книге  не допускаются. Сделанные исправления  должны быть обязательно заверены подписями  кассира, а также главного бухгалтера организации или лица, его замещающего.

 Записи в кассовую  книгу должны производится кассиром сразу после получения или выдачи денег по каждому ордеру или заменяющему его документу. Для этого в листе есть две колонки «Приход» и «Расход». Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день по приходу и расходу, выводит остаток на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. Не допускается составление отчета кассира за несколько рабочих дней.

В ЗАО «Селектпроминвест» при ведении регистра аналитического учета, кассовой книги, допускаются  некоторые ошибки. Так, записи в кассовую книгу производятся не сразу после  получения или выдачи наличных денег  отдельно по каждому кассовому приходному или расходному ордеру, а в конце рабочего дня или при наличии свободного времени у кассира.

В период выдачи средств  на оплату труда, остаток кассы выводится  по учтенным в кассовой книге приходным  и расходным кассовым ордерам. По строке «В том числе на оплату труда» указывается сумма остатка наличных денег, не выплаченная по платежной ведомости. При этом сумма выданных за день наличных денег по платежный ведомости на оплату труда расходным кассовым ордером не отражается по колонке «Расход» в кассовой книге. Платежная ведомость на оплату труда в обязательном порядке хранится в кассе вместе с остатком наличных денег и является документом, подтверждающим отсутствие недостачи наличных денег в кассе [20, c.73].

Контроль правильности ведения кассовой книги возлагается  на главного бухгалтера организации. В бухгалтерии, поступающие кассовые отчеты с первичными документами подвергаются обработке. Каждая запись проверяется по существу операции, сверяется с первичным документом, проставляется код корреспондирующего со счетом 50 синтетического счета и субсчета. Кроме этого остаток денег на начало дня по отчету кассира сверяется с остатком на конец дня, показанном в предыдущем отчете, проверяется также правильность выведенных оборотов и остатка.

Руководители организаций  обязаны обеспечить сохранность наличных денег и других ценностей в кассе, а также при доставке их из банка и сдачи в банк. Поэтому руководителям при приеме на работу кассира и других лиц, занимающихся транспортировкой либо сопровождением наличных денег, рекомендуется обращаться в органы внутренних дел и медицинские учреждения для получения сведений об этих лицах. На эти должности по возможности не допускаются лица:

ранее привлекающиеся к  уголовной ответственности за умышленные преступления, судимость которых  не погашена или не снята в установленном порядке;

страдающие хроническими психическими заболеваниями;

систематически нарушающие общественный порядок;

злоупотребляющие спиртными  напитками либо употребляющие наркотические  вещества без назначения врача [8, с.25]

Кроме того, рекомендуется предоставлять кассиру сопровождающее лицо, а в случае необходимости и транспортное средство при сдаче либо получения денежных ценностей в банке. В настоящее время законодательство предусматривает также возможность страхования наличных денег и ценностей в кассе.

Существует ряд требований по технической  укрепленности и оборудованию помещения  кассы. Оно должно быть снабжено техническими средствами охраны, тревожной и пожарной сигнализацией. Все наличные средства и другие ценности должны храниться в сейфах или металлических шкафах, которые по окончанию работы кассы должны закрываться ключом и опечатываться. Ключи и печати должны храниться у кассира.