Учет кассовых операций

 

Документальное  оформление движения денежных средств  в кассе, отчётность кассира

 

Кассовые операции по приему и выдаче наличных денег оформляются  формами первичной учетной документации, утвержденными в соответствии с  законодательством Республики Беларусь. Приходные и расходные кассовые ордера относятся к унифицированным  формам документов, т.е. однотипные, утвержденные формы применяют все организации  независимо от формы собственности  и отраслевой принадлежности.

Контроль за ведением кассовых операций возлагается на главного бухгалтера организации, индивидуального предпринимателя. Ответственность за соблюдение правил ведения кассовых операций возлагается  на руководителя организации, главного бухгалтера, руководителя финансовой службы и кассира, индивидуального  предпринимателя.

Приходный кассовый ордер  (Приложение 1) применяется для приема наличных денежных средств организациями, учреждениями, а также индивидуальными предпринимателями.

Порядок заполнения нового образца приходного кассовому ордера формы КО-1 установлен Инструкцией  по заполнению типовых форм первичных  учетных документов по оформлению кассовых операций, утвержденной постановлением № 38.

Следует учитывать, что нормами  постановления № 38 предусмотрена  возможность не выписывать приходный  кассовый ордер непосредственно  каждому покупателю (заказчику) в  момент получения от него наличных денежных средств с использованием кассового суммирующего аппарата. Однако оприходование полученных с использованием кассового суммирующего аппарата денежных средств в кассу организации  в конце рабочего дня (смены) должно производиться по оформленному приходному кассовому ордеру, зарегистрированному в налоговой инспекции на каждый кассовый аппарат.

Бланки приходных кассовых ордеров изготавливаются и приобретаются  в порядке, установленном Инструкцией  о порядке разработки, производства, учета, хранения, реализации и уничтожения бланков первичных учетных документов, регистрируемых в Государственном реестре бланков строгой отчетности, утвержденной постановлением Минфина, МНС и Минсвязи РБ от 16.04.2002 № 61/47/7 (в ред. постановления названных министерств от 15.08.2003 № 117/79/19).

Последовательность заполнения приходного кассового ордера

№ очереди	Наименование  реквизитов	Порядок осуществления записей
1	2	3
1	Полное  наименование предприятия	Заполняется бухгалтером. Указывается полное наименование организации в соответствии с  ее учредительными документами (свидетельством о регистрации), зарегистрированными  в установленном порядке. Допускается проставление штампа
2	УНН	Заполняется бухгалтером. С 1 января 2004 г. УНН переименован в УНП. УНП указывается от руки или с помощью специально изготовленного штампа
3	ПРИХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР №_____	Приходный кассовый ордер (ПКО) является бланком  строгой отчетности. Наименование документа  и номер наносятся типографским способом. Регистрация приходных  кассовых ордеров производится в  хронологическом порядке согласно типографской нумерации. В журнале  регистрации приходных и расходных  кассовых ордеров используется порядковая нумерация, присвоенная организацией
4	Число, месяц, год	Бухгалтером указывается фактическая дата выписки  и регистрации приходного кассового  ордера. Число и месяц указываются  двумя цифрами, год – четырьмя (например, 04.08.2004)
5	Сумма	Бухгалтером указывается сумма цифрами (например, 10536=)
6	Принято от ____	Бухгалтером указывается фамилия, имя, отчество лица, от которого принимаются денежные средства. Требование указывать имя и отчество полностью нормативными документами жестко не установлено, соответственно можно указывать инициалы
7	Основание ____	Бухгалтером указывается основание (повод), послужившее  причиной внесения денежных средств (например: "Получено из банка по чеку № ___"; "Вносится остаток неиспользованных подотчетных сумм" и т.д.)
8	Ставка  НДС __% Сумма НДС ___	Бухгалтером указывается применяемая ставка НДС и рассчитанная сумма НДС (цифрами) в соответствии с действующим  законодательством
9	Сумма с НДС __________ руб. (прописью)	Бухгалтером указывается прописью общая сумма (с НДС, если осуществляется реализация продукции, товаров, работ, услуг)
10	Приложение___	Бухгалтером перечисляются названия видов прилагаемых  документов с указанием их даты и  номера
11	КВИТАНЦИЯ к приходному кассовому ордеру	В квитанцию из ПКО переносятся  однотипные реквизиты
12	Главный бухгалтер	Заполненный ПКО с квитанцией передается главному бухгалтеру на подпись.   В реквизите указывается и расшифровка подписи (И.О.Фамилия)
13	М.П.	Печать  проставляется на квитанции после  подписания ПКО главным бухгалтером  таким образом, чтобы она захватывала  ПКО (см. образец оформления ПКО ниже)
ПКО регистрируется в журнале  регистрации приходных и расходных  кассовых ордеров и передается кассиру. При получении приходного кассового ордера кассир проверяет: – наличие и подлинность  подписи главного бухгалтера или  лица, им уполномоченного; – правильность его оформления; – наличие перечисленных  приложений. В случае несоответствия ПКО  предъявляемым требованиям кассир возвращает его бухгалтеру, предпринимателю  для надлежащего оформления.
14	Получил кассир (Кассир – на квитанции)	ПКО при приеме наличных денег подписывается  кассиром. В реквизите указывается  расшифровка подписи (И.О.Фамилия). Приложенные к ПКО документы должны быть погашены штампом или надписью "Оплачено" с указанием даты (число, месяц, год)
Кассир принимает денежные средства, пересчитывает их, заверяет квитанцию печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата, отрезает ее и отдает вносителю. Кассир производит записи в кассовую книгу по мере совершения операций по приходным и расходным  кассовым ордерам.

         Порядок учета, хранения и списания приходных кассовых ордеров регулируется Положением о порядке использования бланков строгой отчетности, утвержденным постановлением Минфина РБ от 21.02.2002 № 21*. Испорченные бланки нельзя выбрасывать, они списываются (аннулируются) путем составления Акта списания бланков первичных учетных документов, а с 1 августа 2004 г. субъекты обязаны утвержденные акты представлять в инспекцию МНС РБ.

Выдача наличных денег  из касс организаций, индивидуальных предпринимателей, использующих наемный труд, производится по:

расходному кассовому  ордеру; (Приложение 2)

платежной ведомости (Приложение 4) с последующим наложением на ней реквизитов расходного кассового ордера либо приложением расходного кассового ордера на общую сумму выплаченных по платежной ведомости (ведомостям) наличных денег без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

На общую сумму выданных наличных денег по нескольким платежным  ведомостям допускается составление  одного расходного кассового ордера, дата и номер которого проставляются  на каждой платежной ведомости. Расходный кассовый ордер оформляется в одном экземпляре. В случае выдачи наличных денег по платежной ведомости расходный кассовый ордер оформляется и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров только после выдачи наличных денег и закрытия платежной ведомости.

Последовательность заполнения расходного кассового ордера

№ очереди	Наименование  реквизитов	Порядок осуществления записей, обоснование
1	Полное  наименование предприятия	Заполняется бухгалтером. Указывается полное наименование организации в соответствии с  ее учредительными документами (свидетельством о регистрации), зарегистрированными  в установленном порядке. Допускается проставление штампа
2	РАСХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР № ____	Регистрация расходных кассовых ордеров (РКО) производится бухгалтером в хронологическом  порядке с использованием сквозной нумерации в пределах отчетного  года в журнале регистрации приходных  и расходных кассовых ордеров
3	Номер документа	Этот  реквизит дублирует предыдущий в  части указания номера
4	Дата  составления	Бухгалтером указывается фактическая дата выписки  и регистрации расходного кассового  ордера. Число и месяц указываются  двумя цифрами, год – четырьмя
5	Сумма	Бухгалтером указывается сумма цифрами (например, 580 200=)
6	Выдать ___________ (фамилия, имя, отчество)	Бухгалтером указывается фамилия, имя, отчество лица, получающего денежные средства. Обращаем внимание, что указание только инициалов лица не допускается. В  соответствии с подп. 1.8 Указа Президента РБ от 16.01.2002 № 40* нарушение порядка составления (оформления) первичных учетных документов влечет наложение штрафа на юридические лица и индивидуальных предпринимателей в размере до 10% указанной в документе суммы денежной оценки хозяйственной операции. Выдачу  наличных денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере, платежной ведомости, либо лицу, указанному в доверенности (п. 27 Правил № 57). В случае выдачи наличных денег по доверенности в  тексте расходного кассового ордера после фамилии, имени, отчества получателя наличных денег бухгалтером, предпринимателем делается запись "По доверенности", указываются фамилия, имя, отчество лица, которому доверено получение наличных денег. К расходному кассовому ордеру или платежной ведомости прилагается оформленная в соответствии с законодательством Республики Беларусь доверенность (п. 28 Правил № 57)
7	Основание ______	Бухгалтером указывается основание (повод), послужившее причиной выплаты  денежных средств (например: аванс на командировочные нужды, заработная плата за… и т.д.)
8	Сумма ________ руб. (прописью)	Бухгалтером указывается прописью выплачиваемая  сумма (например, Пятьсот восемьдесят тысяч двести руб.)
9	Приложение_____	Бухгалтером перечисляются названия видов прилагаемых  документов с указанием их даты и  номера
10	Главный бухгалтер ____________ (подпись) __________________ (И.О.Фамилия)	Заполненный РКО передается главному бухгалтеру на подпись. В реквизите указывается  и расшифровка подписи (И.О.Фамилия)
11	Руководитель ____________ (подпись) __________________ (И.О.Фамилия)	Подписанный главным бухгалтером РКО передается на подпись руководителю организации. В тех случаях, когда на прилагаемых  к расходному кассовому ордеру документах (заявлениях, счетах и др.) имеется  разрешительная надпись руководителя, подпись его на расходном кассовом ордере не обязательна
12	По _______________ (наименование,  номер, дата и место выдачи документа, удостоверяющего личность получателя)	Бухгалтер заполняет в расходном кассовом ордере реквизиты документа: наименование, серия и номер документа, кем  и когда он выдан. Выдача  организациями, предпринимателями  наличных денег работникам может  производиться по удостоверению, выданному  данной организацией, предпринимателем, при наличии на этом удостоверении  фотографии и личной подписи владельца  удостоверения, подписи должностного лица организации, предпринимателя, выдавшего  удостоверение

 

РКО регистрируется бухгалтером  в журнале регистрации приходных  и расходных кассовых ордеров  (Приложение 3) и передается кассиру.

Кассир при получении  расходного кассового ордера проверяет  правильность его оформления и подлинность  подписей, а также правильность заполнения бухгалтером в расходном ордере реквизитов предъявленного получателем  документа. В случае несоответствия РКО предъявляемым требованиям  кассир возвращает его бухгалтеру, предпринимателю для надлежащего оформления .

13	Получил ______________ руб. (сумма прописью) __________________ (дата) _______________ (подпись)	Кассир  предъявляет расходный кассовый ордер получателю денежных средств. Расписка в получении наличных денег  должна быть сделана получателем  денег только собственноручно чернилами  или шариковой ручкой с указанием  полученной суммы прописью. При оформлении расходных кассовых ордеров с  помощью технических средств все реквизиты и сумма получаемых наличных денег распечатываются, получателем наличных денег собственноручно проставляется только подпись
Кассир забирает у получателя расходный кассовый ордер, проверяет  правильность заполнения им реквизитов и выдает денежные средства.
14	Выдал кассир ______ (подпись) __________________ (И.О.Фамилия)	РКО после выдачи по нему наличных денег  подписывается кассиром. Указывается  расшифровка подписи кассира
Кассир производит записи в кассовую книгу по мере совершения операций по расходным и приходным  кассовым ордерам.
15	Корреспондирующий счет/субсчет Код аналитического учета	Проставляется бухгалтером при обработке отчета кассира в соответствии с рабочим  планом счетов, приложенным к учетной  политике
16	Код целевого назначения	Проставляется бухгалтером в бюджетных учреждениях

Приходные и расходные кассовые ордера до передачи в кассу заполняются и регистрируются бухгалтером, предпринимателем в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в белорусских рублях по форме 1 (журнал открывается отдельно на приходные и отдельно на расходные кассовые ордера) или форме 1-а (журнал по усмотрению руководителя организации и главного бухгалтера, предпринимателя ведется вместо журнала по форме 1 и используется для регистрации как приходных, так и расходных кассовых ордеров).

Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться посредством технических средств. В выходной форме "Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в белорусских рублях", составляемой за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения наличных денег по целевому назначению.

Предприятия, предприниматели, открывшие текущий (расчетный) счет в банке и использующие наемный труд, учитывают все поступления и выдачи наличных денег в кассовой книге по форме КО-4 (Приложение 5), утвержденной постановлением № 43.

Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и  скреплена печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями  руководителя и главного бухгалтера предприятия.

Записи в кассовой книге  ведутся в двух экземплярах через  копировальную бумагу шариковой  ручкой до полного использования  листов кассовой книги.

Записи в кассовую книгу  производятся кассиром сразу после  получения или выдачи наличных денег  отдельно по каждому приходному или  расходному кассовому ордеру. Бланк  отчета кассира до конца операций за день не отрывается. По строке "в  том числе на оплату труда" указывается  сумма остатка наличных денег, не выплаченная по платежной ведомости  на эти цели.

Ежедневно в конце рабочего дня предприятия, его подразделений, предпринимателя, использующего наемный  труд и ведущего кассовую книгу, кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток наличных денег  по кассе. Второй отрывной экземпляр  листа кассовой книги с приложенными приходными и расходными кассовыми  ордерами передается в бухгалтерию  в качестве отчета кассира под  расписку в кассовой книге.

Допускается ведение кассовой книги с помощью технических средств при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов.

Статьей 462 Перечня типовых  документов органов государственной  власти и управления, учреждений, организаций  и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Госкомархива РБ от 06.08.2001 № 38* (с изменениями и дополнениями, внесенными постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 28.04.2004 № 4) (далее – Перечень), установлено, что кассовые документы хранятся 3 года при условии завершения ревизии и после проведения налоговой проверки. Статьей 512 Перечня аналогичные сроки установлены для книг регистрации кассовых ордеров.

В отношении кассовых книг ст. 469 Перечня определен срок хранения 3 года при условии завершения ревизии  и после проведения налоговой  проверки. При этом в случае возникновения  споров, разногласий, следственных и  судебных дел книги сохраняются  до вынесения окончательного решения

 

2. Инвентаризация кассовой наличности и выполнение требований по обеспечению сохранности денежных средств

 

Проверка сохранности  денежных средств в кассе организации  предусматривает использование  различных методов и процедур для получения и анализа аудиторских  доказательств, на основании которых  формируются результаты о соблюдении условий хранения денежных средств  и организации внутреннего контроля.

Последовательное проведение проверки сохранности денежных средств, использование аудиторских процедур и приемов контроля позволяют  систематизировать порядок осуществления  проверки кассовых операций для подтверждения  достоверности бухгалтерской отчетности.

Контроль за сохранностью денежных средств должен осуществляться в такой последовательности:

1. Контроль за установлением  ответственности за сохранность  денежных средств в кассе —  проверка приказа о приеме  кассира на работу, трудового  договора и договора о материальной  ответственности.

2. Контроль за соблюдением  требований к оборудованию кассового  помещения и условий сохранности  денежных средств — осмотр  кассового помещения, анализ условий  сохранности денежных средств  и документов.

3. Контроль за проведением  инвентаризации и инвентаризационной  работы — проверка соблюдения  порядка и сроков проведения  инвентаризации денежных средств  и документов, оформления ее результатов  и отражения в бухгалтерском  учете.

Ведение кассовых операций в организации возложено на кассира, который несет полную материальную ответственность за сохранность  ценностей. Поэтому с ним должен быть заключен договор о полной материальной ответственности. В процессе проведения аудита целесообразно проверить  наличие необходимых документов и их содержание. Условия сохранности  денежных средств анализируются  путем осмотра кассового помещения. Важным этапом аудита условий сохранности  денежных средств и других ценностей  в кассе организации является проверка эффективности инвентаризационной работы в кассе. Контроль инвентаризационной работы рекомендуется проводить  по следующим направлениям: