Учет материально производственных запасов

Доверенность (формы №-2 и № М-2а) применяется для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей от поставщиков. Доверенность оформляется в бухгалтерии в одном экземпляре и выдается получателю под расписку.

Организации, у которых получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер, применяют форму № М-2а и выдачу этих доверенностей регистрируют в журнале учета выданных доверенностей, который предварительно пронумеровывают и прошнуровывают. Чаще всего доверенность выписывается на 10 - 15 календарных дней. Если материалы систематически получают у одного и того же поставщика, то доверенность можно оформлять на месяц.

В соответствии со статьёй 186 Гражданского кодекса РФ максимальный срок действия доверенности - три года. Если в доверенности не указан срок ее действия, она сохраняет силу в течение года.

Приходный ордер (форма № М-4) применяется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки. Составляется приходный ордер на фактическое количество поступивших материальных ценностей материально-ответственным лицом в одном экземпляре в день поступления ценностей на склад.

При полной идентичности сведений в сопроводительных документах поставщика и фактически поступивших материалов приходный ордер по форме № М-4 можно и не оформлять, а только проставить на документах поставщика штамп, в оттиске которого следует заполнить те же реквизиты, что и в приходном ордере. Наличие такого штампа приравнивается к приходному ордеру.

Акт о приемке материалов (форма № М-7) применяется в следующих случаях:

для оформления приемки материальных ценностей, имеющих количественное и качественное расхождение;

для оформления приемки материальных ценностей, имеющих расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика;

для оформления приемки материалов, поступивших без документов.

Данный акт является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю. Акт составляется комиссией, в состав которой в обязательном порядке входит материально-ответственное лицо, представитель отправителя (поставщика) или представитель незаинтересованной организации.

Акт составляется в двух экземплярах, один из которых с приложенными документами передается в бухгалтерию, а другой - отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику.

В ряде организаций устанавливают лимиты отпуска материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции. Для оформления отпуска материалов в этом случае применяется лимитно-заборная карта (форма № М-8). Данный документ применяется и для текущего контроля соблюдения установленных лимитов отпуска материалов, а также является оправдательным документом для списания материальных ценностей со склада.

На каждое наименование материала выписывается два экземпляра документа, один из которых до начала месяца передается структурному подразделению, а другой - складу.

Учет возврата материалов, не использованных в производстве, ведется в этой же форме, причем никаких дополнительных документов при этом не составляется.

В случае необходимости с разрешения руководителя организации или иного уполномоченного лица допускается сверхлимитный отпуск материалов, а также замена одних видов материалов другими.

Для сокращения количества первичных документов рекомендуется оформлять отпуск материалов в карточках учета материалов (форма № М-17). Лимитно-заборная карта выписывается в таком случае в одном экземпляре, и на ее основании проводится операция отпуска материалов. Кладовщик расписывается в лимитно-заборной карте, а получатель материалов - в карточке учета материалов.

Требование-накладная (форма № №-11) применяется в тех случаях, когда материальные ценности перемещаются между структурными подразделениями организации или между материально-ответственными лицами.

Накладная составляется материально-ответственным лицом того структурного подразделения, которое сдает материальные ценности. Один из двух составленных экземпляров накладной служит основанием сдающему складу для списания ценностей, на основании второго экземпляра принимающий склад принимает эти ценности к учету. Накладная подписывается материально-ответственными лицами и сдающего, и принимающего подразделения и сдается в бухгалтерию для учета движения материалов.

Накладная на отпуск материалов на сторону (форма № М-15) применяется для учета отпуска материальных ценностей:

хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории;

сторонним организациям на основании договоров и других документов.

Первый экземпляр накладной передают складу для отпуска материалов, а второй экземпляр - получателю материалов.

Учет движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру ведется в Карточке учета материалов (форма № М-17), заполняемой на каждый номенклатурный номер материала. Записи в карточке ведутся материально-ответственным лицом на основании первичных приходно-расходных документов в день совершения операции.

В некоторых случаях оформляют отпуск материалов непосредственно в карточках учета материалов. В этом случае операция отпуска материалов производится на основании лимитной карты, выписываемой в одном экземпляре, в которой и расписывается кладовщик.

Для оформления принятия к учету материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений, пригодных для использования при производстве работ, применяется Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма № М-35), составляемый в трех экземплярах.

Акт составляется и подписывается комиссией, в состав которой входит представитель заказчика и подрядчика. Первый и второй экземпляры акта остаются у заказчика, который, в свою очередь, прилагает первый экземпляр акта к предъявленному счету для оплаты подрядчику, третий экземпляр передается подрядчику.

При перевозке грузов автотранспортом оформляется Товарно-транспортная накладная (форма № 1-Т), которая является основным перевозочным документом. Товарно-транспортная накладная состоит из товарного и транспортного разделов. Товарный раздел служит для списания товарно-материальных ценностей со склада грузоотправителя и принятия их к учету грузополучателем, транспортный - для учета транспортных работ и проведения расчетов за оказанные услуги по перевозке грузов.

Товарно-транспортная накладная составляется отправителем груза на имя каждого грузополучателя отдельно на каждую поездку автомобиля.

Как правило, товарно-транспортная накладная оформляется грузоотправителем, но соглашением может быть предусмотрено оформление накладной и автотранспортной организацией, осуществляющей перевозку грузов.

Товарно-транспортная накладная составляется в четырех экземплярах. Каждый экземпляр накладной должен быть заверен подписью, печатью или штампом грузоотправителя.

Первый экземпляр остается у грузоотправителя и предназначается для списания товарно-материальных ценностей.

Второй, третий и четвертый экземпляры вручаются водителю, из них:

второй экземпляр сдается грузополучателю и предназначается для принятия к учету товарно-материальных ценностей;

третий экземпляр прилагается к счету за перевозку и служит основанием для расчета автотранспортной организации с грузоотправителем (грузополучателем);

четвертый экземпляр прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы.

При сдаче груза водитель предъявляет три экземпляра товарно-транспортной накладной грузополучателю, который удостоверяет в накладной прием груза своей подписью и печатью (штампом), одновременно указав во всех экземплярах время прибытия и убытия автомобиля.

 

4.3 Методы оценки и их влияние  на организацию аналитического  учета материалов

 

Для учета материально-производственных запасов предназначены синтетические счета 10 «Материалы», 43 «Готовая продукция», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей», 19 «НДС по приобретенным ценностям». Все счета активные: по дебету отражаются поступление и оприходование запасов, по кредиту - их выбытие.

Основным счетом, отражающим движение материалов, в организациях служит счет 10 «Материалы». На счете 10 «Материалы» учитываются только материалы, принадлежащие организации на праве собственности, полного хозяйственного ведения, оперативного управления.

Материалы, находящиеся на ответственном хранении, учитываются на забалансовом счете 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение», сырье и материалы заказчиков, принятые на переработку, но неоплачиваемые (давальческое сырье), учитываются на забалансовом счете 003 «Материалы, принятые в переработку».

Учет материалов ведется по субсчетам 10-1 «Сырье и материалы», 10-2 «Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции, детали», 10-3 «Топливо», 10-4 «Тара и тарные материалы», 10-5 «Запасные части», 10-6 «Прочие материалы», 10-7 «Материалы, переданные в переработку на сторону», 10-8 «Строительные материалы», 10-9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности» и другим по видам материалов.

Материалы учитываются на счете 10 «Материалы» по фактической себестоимости их приобретения (заготовления) или учетным ценам.

Аналитический бухгалтерский учет движения запасов может вестись как в количественном и суммовом (стоимостном) выражении (оборотный метод), так и только в стоимостном выражении (сальдовый метод).

При использовании оборотного метода применяют два варианта учета материалов. При первом варианте в бухгалтерии открывают на каждый вид и сорт материалов карточки аналитического учета, в которых на основании первичных документов записывают операции по поступлению и расходованию запасов. Эти карточки отличаются от карточек складского учета тем, что учет запасов ведут в них не только в натуральном, но и в денежном выражении. По окончании месяца по итоговым данным всех карточек составляют количественно-суммовые оборотные ведомости материалов по каждому складу и подразделению. В каждой оборотной ведомости выводят итоги сумм по каждой странице, по группам материалов, по субсчетам, синтетическим счетам и общий итог по складу или подразделению. На основе указанных ведомостей составляют сводную оборотную ведомость, данные которой затем сверяют с данными синтетического учета.

При втором варианте все приходные и расходные документы группируют по номенклатурным номерам и в конце месяца подсчитанные по документам итоговые данные о поступлении и расходовании материалов записывают в оборотные ведомости, составляемые в натуральном и денежном выражении по каждому складу отдельно в разрезе соответствующих синтетических счетов и субсчетов. На основании указанных ведомостей составляют сводные оборотные ведомости. При втором варианте трудоемкость учета значительно уменьшается, поскольку отпадает необходимость ведения карточек аналитического учета. Но и в этом случае учет остается громоздким, так как в оборотную ведомость записывают сотни, а иногда и тысячи номенклатурных единиц.

Более прогрессивен сальдовый метод учета материалов.

 

.4 Сальдовый метод учета материалов

 

Сальдовый метод учета материалов заключается в том, что в бухгалтерии организации не ведется количественный и суммовой учет движения (прихода и расхода) материалов в разрезе их номенклатуры и не составляются оборотные ведомости по номенклатуре материалов. Учет движения материалов ведется в разрезе групп, субсчетов и балансовых счетов материалов бухгалтерской службой только в денежном выражении, определяемом исходя, как правило, из учетных цен. Отдельно учитываются движение (образование и распределение) и остатки транспортно-заготовительных расходов. Материально ответственные лица складов (подразделений) на основании первичных документов ведут количественный учет материалов в карточках или книгах складского учета, а в случаях, предусмотренных П.264 Методических указаний…, утв. Приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н, также и суммовой учет. Указанным П.264 Методических указаний…, утв. Приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н предусмотрено, что если в бухгалтерской службе учет материалов ведется по сальдовому методу, карточки заполняются по форме оборотной ведомости, с указанием по каждой операции по приходу и расходу цены, количества и суммы, остатки выводятся соответственно по количеству и сумме. Сотрудник, ведущий бухгалтерский учет материалов по данному складу (подразделению), принимает первичные учетные документы от материально ответственных лиц, проверяет их, сверяет с документами каждую запись в карточках (книгах) складского учета и подтверждает это своей подписью непосредственно на карточках (книгах). Одновременно проверяет правильность выведения остатков. Количественные остатки материалов на первое число каждого месяца на основании выверенных карточек (книг) складского учета по каждому номенклатурному номеру переносятся в сальдовую ведомость (или сальдовую книгу) сотрудником бухгалтерской службы или заведующим складом. По отдельным складам (кладовым, подразделениям) в качестве сальдовой ведомости может использоваться ведомость остатков материалов, представляемых этими складами (кладовыми, подразделениями) вместе с первичными учетными документами. Остатки материалов, записанных в сальдовой ведомости, таксируются по каждому номенклатурному номеру. Суммы остатков записываются в следующей графе сальдовой ведомости. Затем выводятся суммовые итоги остатков по группам материалов, субсчетам, синтетическим счетам и общий итог по складу (подразделению) в целом. Сальдовая ведомость составляется по той же форме, что и оборотная ведомость, за исключением оборотов (прихода и расхода), и хранится в бухгалтерской службе.