Учет наличия и движения в розничной и оптовой торговле

1.1 Задачи и основные принципы организации бухгалтерского учета в торговле

В национальной экономике каждой страны особое место занимает сфера обращения. Она объединяет снабженческие, сбытовые и все другие торговые организации. Их назначение – доведение произведенного товара от производителя до потребителя.

Знание основ бухгалтерского учета, его рациональная и правильная организация в условиях торговой организации необходимы не только бухгалтеру, но и директору, собственнику предприятия. Они нужны для своевременного принятия грамотных финансово-экономических решений, для контроля за движением товарной массы, издержками обращения и доходами. Они позволят предотвратить банкротство. Ведь «для купца ничего не может быть слишком ясным ввиду тех бесчисленных случаев, которые встречаются в торговых делах, о чем знает всякий, кто посвятил себя торговле... Для того чтобы стать хорошим торговцем, требуется значительно больше, чем для того, чтобы стать доктором права».

Знание налогового законодательства позволит избежать штрафных санкций со стороны налоговых органов и сэкономит значительные суммы денежных средств

Федеральный закон «О бухгалтерском учете» определяет бухгалтерский учет как «упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организации и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций».

Учет имущества (активов) и источников их образования (пассивов) в торговых организациях аналогичен их учету в организациях других отраслей хозяйства, если иметь в виду учет внеоборотных активов, капитала, долгосрочных и краткосрочных обязательств. Особенность заключается в составе и структуре материальных запасов, в организации наличных расчетов за проданные товары.

Обслуживая сферу обращения, торговые организации обеспечивают продвижение товаров от производителей до потребителей. Здесь нет процесса производства. Основными хозяйственными процессами является приобретение товаров, их хранение и реализация, что определяет специфику формирования оборотных активов, где преобладают товарные запасы при незначительном удельном весе производственных затрат.

Все это позволяет свести особенности бухгалтерского учета в торговле к особенностям учета товарных операций при продаже товаров за наличный и безналичный расчет.

Основным объектом бухгалтерского учета в торговых организациях являются товары. Поэтому в центре внимания бухгалтера должна быть правильная организация их учета.

Большинство производителей предлагают свои товары рынку через посредников. С точки зрения организации-посредника в сфере обращения товары могут иметь более узкое и более точное определение исходя из направления деятельности. Для организации-посредника товары – это предметы, приобретенные или полученные на комиссию с целью последующей их перепродажи.

В системе нормативного регулирования бухгалтерского учета в Российской Федерации приводится следующее определение товаров: «Товары – часть материально-производственных запасов организации, приобретенных или полученных от других юридических и физических лиц и предназначенная для продажи или перепродажи без дополнительной обработки».

Для правильного руководства деятельностью торгового предприятия необходимо располагать полной, точной, объективной, своевременной и достаточно детальной экономической информацией. Это достигается ведением хозяйственного учета. В зависимости от характера данных, методов их получения и способов группировки хозяйственный учет делится на три вида: оперативный, статистический и бухгалтерский.

Принципы:

а)   выбор схемы учета товаров, которая наиболее целесообразна в условиях работы данного предприятия. В практике работы торговой организации используются в основном три схемы учета товаров:

1. индивидуальная (попредметная) – когда фиксируется движение каждой единицы товаров. Схема применяется, как правило, в комиссионной торговле. Материально ответственное лицо должно отчитаться за каждую товарную единицу;
2. натурально-стоимостная – когда фиксируется движение товаров по отдельным наименованиям в натуральном и стоимостном измерениях. Схема применяется, как правило, для учета товаров на складах Материально ответственное лицо обязано отчитаться по каждому наименованию товаров:
3. стоимостная – когда фиксируется общий объем товарной массы. Материально ответственное лицо должно отчитаться за весь объем ценностей в целом;

б)   единство оценки товаров при их оприходовании и выбытии. То есть если товары были оприходованы по продажным ценам, то и списываться они должны по этим же ценам;

в)   отчетность материально ответственных лиц о наличии и движении товаров, представляемая в установленные сроки:

г)   периодическая проверка путем проведения инвентаризаций фактических остатков товаров и их сравнения с данными бухгалтерского учета с целью проверки обеспечения сохранности ценностей:

д)   контроль  за деятельностью  материально   ответственных   лиц   путем встречной сверки показателей. Например, стоимость товаров, отпущенных со склада, должна совпадать со стоимостью этих же товаров, поступивших в торговый зал.

Практическая реализация изложенных принципов при государственном регулировании торговой деятельности создает условия для эффективного решения задач, стоящих перед бухгалтерским учетом товаров, исходя из факторов, определяющих особенности учета товарных операций.

В основе хозяйственной деятельности торгового предприятия лежат процессы приобретения, хранения и реализации товаров. Поэтому основными целями бухгалтерского учета в торговле являются: контроль за сохранностью товаров, своевременное представление руководству предприятия информации о товарообороте и валовом доходе, о состоянии товарных запасов и эффективности их использования.

Для достижения этих целей решается целый комплекс бухгалтерских задач:

1. проверка правильности документального оформления товарных операций, своевременное и правильное отражение их в учете;
2. контроль за товарными запасами, выявление неходовых, залежалых и недоброкачественных товаров;                                      
3. контроль за финансовыми показателями (размер прибыли, источники поступления средств и порядок их расходования, оборотные средства, капитальные вложения, отчисления от прибыли и т.д.), за правильностью расчетов с поставщиками и покупателями, за своевременным поступлением платежей в бюджет, за правильностью использования банковских кредитов;
4. учет расходования фонда заработной платы, выявление соотношения между ростом эффективности труда и средней заработной платой;
5. выявление возможности для снижения издержек обращения и повышения рентабельности производства (издержки обращения покрываются за счет торговых наценок, включаемых в цену товара, но за счет наценки образуется и прибыль; поэтому, чем ниже уровень издержек обращения, тем большая часть торговой наценки идет на образование прибыли);
6. контроль за наличием и движением материальных ценностей и денежных средств.

Для правильного и своевременного учета должны быть установлены четкие разграничения материальной ответственности должностных лиц за вверенные им ценности, а также своевременно и качественно необходимо проводить инвентаризации и ревизии.

Задачи, стоящие перед бухгалтерским учетом в торговом предприятии, могут быть выполнены только при правильной его организации. Недостатки в организации бухгалтерского учета вызывают отставание учета, запаздывание представления отчетности и другой информации. Наличие больших разрывов во времени между моментом возникновения учетно-экономической информации и моментом ее использования препятствует повышению экономической эффективности деятельности торговых предприятий. Недостатки организации учета приводят к его запутанности, созданию условий для хищения материальных ценностей и других злоупотреблений, увеличению расходов на содержание учетного персонала.

На предприятиях торговли бухгалтерский учет осуществляется специальным подразделением – бухгалтерией. Если предприятия небольшие, то бухгалтерский учет в них ведут работники, на которых возложены соответствующие обязанности.

Требования главного бухгалтера по документальному оформлению операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации. Ответственность за организацию бухгалтерского учета на предприятии, соблюдение законодательства при выполнении финансово-хозяйственных операций возлагается на руководителя предприятия торговли.

Назначение на должность и освобождение от должности главного бухгалтера производится в порядке, установленном руководителем торгового предприятия. При этом на соответствующую должность назначаются, как правило, лица, имеющие высшее специальное образование или стаж работы по специальности не менее трех лет.

Прием и сдача дел при назначении и освобождении главного бухгалтера оформляются актом проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности на предприятии.    

     Следует отметить, что на главного бухгалтера не могут быть возложены обязанности, связанные с непосредственной материальной ответственностью за ценности и денежные средства, он не может сам получать по чекам денежные средства и товарно-материальные ценности для предприятия. Вместе с тем для малых предприятий сделано исключение: по согласованию с учреждением банка главный бухгалтер имеет право выполнять обязанности кассира.

На время отсутствия главного бухгалтера его функции переходят к заместителю или другому должностному лицу, о чем объявляется приказом по предприятию.                                                                                 

Главный бухгалтер подписывает документы, связанные с приемом и выдачей денежных средств, товарно-материальных ценностей, кредитные, расчетные и денежные обязательства. Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

Бухгалтерия предприятия обеспечивает обработку документов, рациональное ведение записей в учетных регистрах, составление отчетности.

 

1.2 Документальное отражение товаров

Движение товаров в торговых организациях, как правило, включает две основные стадии:

поступление товаров путем их приобретения у поставщиков;

продажа товаров покупателям — юридическим и физическим лицам.

Всё операции по движению товаров в торговых организациях должны оформляться первичными учетными документами.

Полностью все формы по учету торговых операций представлены в Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций, утвержденном постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132.

Приобретение товаров у поставщиков осуществляется на основании договоров купли- продажи.

Товары от поставщиков, как правило, поступают в организацию с их сопроводительными документами (накладными, счетами и т. п.).

Приемка товаров, поступивших от поставщиков, производится по акту о приемке товаров (форма № ТОРГ-1). Данным актом оформляется приемка товаров по качеству, количеству, массе и комплектности в соответствиис правилами приемки товаров и условиями договора.

Акт составляется членами приемной комиссии, уполномоченными на это руководителем организации.

Приемка товара производится по фактическому наличию. При обнаружении отклонений по количеству, качеству, массе организация обязана приостановить приемку, обеспечить сохранность товара, принять мерык предотвращению его смешения с другим однородным товаром, вызвать представителя поставщика (грузоотправителя) для составления двустороннего акта.

Данные акты являются юридическим основанием для предъявления претензии поставщику.

Приемка товаров получателем по количеству, качеству и комплектности товаров от организации транспорта и почтовых отправлений от организаций связи оформляется актом в соответствии с правилами, действующимина транспорте и в организациях связи.

Акты о приемке товаров по количеству составляются исходя из соответствия фактического наличия товаров данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных или расчетных документах, а при приемке их по качеству и комплектности — в соответствии с требованиями к качеству товаров, предусмотренными в договоре или контракте.

Акты составляются по результатам приемки членами комиссии и экспертом организации, на которого возложено проведение экспертизы, с участием представителей организаций поставщика и получателя или представителем организации-получателя с участием компетентного представителя незаинтересованной организации.

Акты составляются отдельно по каждому поставщику на каждую партию товара, поступившую по одному транспортному документу.

Товарно-материальные ценности, по которым не установлены расхождения по количеству и по качеству, в актахне перечисляются.