Учет операций подотчетных лиц

– проверка платежеспособности сдаваемых  банкнот.

При проверке правильности заполнения приходного кассового ордера бухгалтеру следует учитывать следующие  основные требования, предъявляемые  к его заполнению:

– приходный кассовый ордер применяется  независимо от того, какой метод  обработки данных (ручной или машинный – с применением средств вычислительной техники) используется в организации;

– приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером. Иными словами, бухгалтер-кассир (как  работник бухгалтерии) может выписать приходный кассовый ордер, однако без  подписи главного бухгалтера он считается  недействительным. Из этого следует, что если между моментом выписки  такого ордера (фактического приема денежных средств) и подписанием его главным  бухгалтером будет проведена  внезапная инвентаризация кассы, принятые денежные средства должны быть оприходованы как находящиеся в излишке;

– квитанция к приходному кассовому  ордеру также подписывается главным  бухгалтером. Кроме того, на нем должны быть проставлены подпись кассира  и печать или штамп кассира. Квитанция  регистрируется в журнале регистрации  приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3) и выдается на руки лицу, сдавшему деньги, а приходный  кассовый ордер остается в кассе.

Служебное задание для командировки⁵ оформляется на основании соответствующих сведений из плана командировок. При направлении работника в срочную (внеплановую) командировку задание составляется на основании решения руководителя организации (иного уполномоченного лица), выраженного, допустим, в резолюции на служебной записке (ином документе).  
Как правило, для оформления служебных поручений примененяется унифицированная форма № Т-10а. Необходимо обратить внимание на то, что документ выполняет две функции.  
Во-первых, конкретизирует суть задания, выполнение которого в период командировки возлагается на работника, и, во-вторых, отражает основные результаты выполнения поручения в кратком письменном отчете.  
Краткий отчет о выполнении служебного задания составляется работником непосредственно после прибытия и заполняется от руки в графе 12 бланка унифицированной формы № Т-10а. Также, работником (подотчетным лицом) по возвращении составляется авансовый отчет. 

Поскольку конкретного перечня  документов, которые необходимо оформить для включения представительских  расходов в общие затраты, не существует, компания может самостоятельно определить порядок расходования средств по данной статье, их документального  оформления и контроля.

С одной стороны, это действительно  преимущество. Ведь организация может  в произвольной форме отразить подобные расходы, а затем списать. С другой стороны, такая "произвольность" дает простор для придирок со стороны  государственных контролеров. Итак, какими документами должны быть подтверждены представительские мероприятия?

Внутренняя документация

Представительские расходы оформляются  следующими внутренними организационно-распорядительными  документами:

1. Приказом руководителя организации  об осуществлении расходов на  указанные цели.

2. Программой мероприятий, составом  делегации с указанием должностей  приглашенной стороны.

3. Списком представителей организации,  которые принимают участие в  переговорах или в заседаниях  руководящего органа.

4. Перечнем должностных лиц организации,  которые имеют право получать  под отчет средства на проведение  представительских мероприятий.

5. Порядком выдачи под отчет  средств на представительские  мероприятия.

6. Сметой⁶ представительских расходов. В ней следует указать предполагаемую величину расходов с разбивкой по конкретным статьям расходов. Кроме того, необходимо определить лицо, которое будет отвечать за прием делегации и за все произведенные расходы.

7. Актом (отчетом) об осуществлении  представительских расходов. Этот  документ должен быть подписан  руководителем организации. В  нем должны быть указаны суммы  фактически произведенных представительских  расходов, а также даны ссылки  на документы, подтверждающие  произведенные расходы.

8. Отчетом об израсходованных  сувенирах или образцах готовой  продукции с указанием того, что,  кому и в каком количестве  вручено.

9. Меню, утвержденным директором  столовой, если обед предоставлялся  столовой предприятия. Калькуляция  должна составляться без наценки.

10. Авансовым отчетом с приложением  подлинников соответствующих первичных  документов: чеков ККМ и товарных  чеков с подробной расшифровкой  вида и количества товарно-материальных  ценностей, счетов из ресторана,  накладных, счетов-фактур, торгово-закупочных  актов и т.д.

Кадровый работник оформляет перечисленные  выше документы под конкретное мероприятие, которое ему поручили организовать. Все они, за исключением авансового отчета, должны содержать обязательные реквизиты, о которых идет речь в  ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". Напомним эти реквизиты:

- название документа;

- дата составления;

- наименование организации, которой  составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции  в натуральном и денежном выражении;

- наименование должностных лиц,  ответственных за совершение  хозяйственной операции, и правильность  ее оформления;

- личные подписи указанных лиц.

Кроме того, в этих документах необходимо отразить следующую информацию:

- дату деловой встречи или  приема;

- место проведения этого мероприятия;

- программу мероприятий;

- состав участников со стороны  организации и представителей  другой организации;

- цель проведения мероприятия;

- сумму предполагаемых расходов. 

                      1.3 Аналитический и синтетический учет расчетов

                                    с подотчетными лицами.

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете № 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

Таблица 3

Структура 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами»

По дебету	По кредиту
Сальдо начальное  по счету 71 – это остаток долга  подотчетного лица на начало периода	Сальдо начальное  — это остаток долга подотчетному лицу на начало периода
Оборот по дебету – выдача денег подотчетному лицу	Оборот по кредиту  – списание денег с подотчетного лица
Сальдо дебетовое  на конец периода — это остаток  долга подотчетного лица на конец  периода	Сальдо кредитовое на конец периода — это остаток  долга подотчетному лицу на конец  периода

 

Расходы, оплаченные из подотчетных  сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки  неиспользованных сумм списывают с  подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется  по каждой авансовой выдаче.

            счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами:

Дебет 71  Кредит 50 "Касса"

- на выданную  сумму соответственно при получении  работником наличных денег на  оплату услуг связи.

     Дебет 71  Кредит 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям"

- оплата  подотчетным лицом ТМЦ за организацию  (момент предоставления ссуды) 

    Дебет 71 Кредит 91 "Прочие доходы и расходы"

- отражена  курсовая разница при возвращении  подотчетного лица из загранкомандировки;

Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции  со счетами:

      Дебет 10 "Материалы" Кредит 71

- отражена сумма оприходованных  материалов, купленных подотчетным  лицом;

Дебет 19 " Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" Кредит 71

- учтен НДС, отраженный в счете-фактуре по приобретенным запчастям;

Дебет 20  "Основное производство Кредит 71

- приобретение  материальных ценностей подотчетным  лицом;

Дебет 26 "Общехозяйственные расходы" Кредит 71

- приобретены  канцелярские принадлежности подотчетным  лицом;

Дебет 50 "Касса"  Кредит 71

- на суммы, возвращенные в  кассу подотчетным лицом, неиспользованные  во время командировки;

Дебет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" Кредит 71

- отражена задолженность организации  перед работником на основании  авансового отчета;

Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" Кредит 71

- на суммы, удержанные из зарплаты  подотчетного лица;

Дебет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" Кредит 71

- если недостача будет удерживаться  в течение нескольких отчетных  периодов;

Дебет 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)" Кредит 71

- если командировка носит непроизводственный  характер и финансируется за  счет собственных средств;

Дебет 91 "Прочие доходы и расходы" Кредит 71

- если недостачу по расчетам  с подотчетным лицом нельзя  возместить.

Дебет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" Кредит 71

- если сотрудник не отчитался  за выданные ему денежные средства;

Дебет 97 "Расходы будущих периодов" Кредит 71

- приобретена лицензия  на осуществление  деятельности подотчетным лицом;

К представительским расходам относятся (п. 2 ст. 264 НК РФ):

• расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия);

• транспортное обеспечение доставки к месту проведения представительского мероприятия или заседания руководящего органа и обратно;

• буфетное обслуживание во время переговоров;

• оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий

В бухгалтерском учете представительские расходы принимаются к учету в полном объеме и отражаются в составе расходов по обычным видам деятельности в том отчетном периоде, в котором они произведены (Приказ Минфина РФ от 06.05.1999 № 33н «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99» - далее ПБУ 10/99).

Отражение данных расходов на счетах бухгалтерского учета зависит от способа списания управленческих расходов (счет 26), который зафиксирован в  учетной политике организации. Расходы, учтенные на счете 26 «Общехозяйственные расходы», списываются, в частности, в дебет счетов 20 «Основное производство»  или могут списываться в дебет  счета 90 «Продажи» (Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н «Об утверждении  Плана счетов бухгалтерского учета  финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его  применению» - далее План счетов).

1 способ

Дебет 26 Кредит 71, 60, 76

Дебет 20 Кредит 26

2 способ

Дебет 26 Кредит 71, 60, 76

Дебет 90/2 Кредит 26

Организации, осуществляющие торговую деятельность, в соответствии с планом счетов, представительские расходы  учитывают на счете 44 "Расходы  на продажу».

Дебет 44 Кредит 71, 60, 76

Дебет 90/2 Кредит 44

Пример 1.

Предположим, что ООО «Мелена» провело в феврале 2006 года деловые  переговоры с представителями ООО  «Радуга», в результате которых было достигнуто соглашение об организации  совместного производства мебели. ООО  «Мелена» организовало официальный  обед в ресторане, стоимость обслуживания составила 11 800 рублей с учетом НДС. Счет в ресторане был оплачен  подотчетным лицом, ответственным  за проведение официальной встречи. При обслуживании участников встречи  был оплачен счет транспортной организации  за предоставленные услуги. Сумма, выставленного  счета по транспортным услугам составила 1 180 рублей, в том числе НДС. Услуги транспортной организации были оплачены с расчетного счета.

Допустим, что других расходов при проведении переговоров не было. Таким образом, сумма представительских  расходов в данной ситуации у ООО  «Мелена» составила 12 980 рублей, в том  числе НДС.

При утверждении авансового отчета бухгалтер организации отразит  в бухгалтерском учете следующее:

Корреспонденция счетов		Сумма, рублей	Содержание операции
Дебет	Кредит
26	76	1 000	Принят счет за транспортное обслуживание участников переговоров
19	76	180	Учтен НДС, предъявленный  к оплате транспортной организацией
68	19	180	Принят к вычету НДС  по транспортным расходам
26	71	10 800	Принят авансовый отчет  по представительским расходам
19	71	1 800	Учтен НДС по представительским  расходам
68	19	1 800	Принят к вычету НДС
76	51	1 180	Оплачен счет транспортной организации