Учет основных средств

В программном модуле «Учет основных средств» предусмотрено ведение следующей справочной информации:

- Справочник «План счетов бухгалтерского учета»

- Справочник «Контрагенты»

- Справочник «Сотрудники»

- Справочник «Подразделения»

- Справочник «Места хранения»

- Справочник «Драгоценные металлы»

- Справочник «Коэффициенты переоценки»

- Справочник «Классификатор шифров»

- Справочник «Оборудование для монтажа»

- Справочник «Основные средства»

Справочники предназначены для хранения информации, а также для ее ввода в первичные документы. Справочник представляет собой одноуровневый или многоуровневый список. Каждому элементу справочника соответствует уникальный код, при вводе нового элемента любого уровня ему автоматически присваивается код (порядковый номер во внутренней классификации), который пользователь может изменить. Уникальность кодов контролируется программой при вводе нового элемента справочника. Справочники можно заполнять как предварительно, так и в процессе ввода операций и документов.

В справочнике «Основные средства» хранится весь список основных средств (ОС), которые числятся на балансе данного предприятии, а также списанные с него.

В программе сначала необходимо провести поступление и ввод в эксплуатацию вновь поступившего основного средства, а только потом можно просмотреть или внести изменения по данному основному средству в справочнике.

В шапке диалогового окна можно увидеть инвентарный номер и наименование основного средства, а также его принадлежность к автотранспорту (если стоит признак «автотранспорт»). На закладке «Основная» находятся основные сведения по данному ОС: группа, документ ввода в эксплуатацию, дата ввода в эксплуатацию, счет учета, залог, состояние основного средства, место хранение. На закладке «Амортизация» находятся сведения для начисления амортизации: признак начисления амортизации; характеристика основного средства (производственное или не производственное); классификатор шифра по данному основному средству; способ начисления амортизации (линейный или производственный); нормативный, фактический и остаточный сроки службы в месяцах; первоначальная стоимость, сумма начисленной амортизации с момента ввода в эксплуатацию, остаточная стоимость, сумма амортизационных отчислений в месяц; счет затрат, на который относятся амортизационные отчисления; величина амортизации за 1 км пробега.

На закладке «Драгметаллы» указывается наличие драгметаллов

На закладке «Прочие сведения» находятся дополнительные сведения дата последнего ремонта, модернизации, реконструкции; изготовитель; дата выпуска/постройки; заводской номер; номер по паспорту; дата приобретения.

Если в шапке карточки основного средства стоит принадлежность его к автотранспорту, то автоматически появляется новая закладка «Автотранспорт», которая содержит дополнительные сведения по машине: полный ресурс; текущий пробег; модель/марка; тип; номер двигателя; номер технического паспорта; грузоподъемность; номер шасси; госномер; марка.

Для отражения любых событий, происходящих на предприятии, в пакете «1С: Предприятие» используются документы. Как правило, набор этих документов совпадает с набором реальных физических документов, используемых в организации, которые требуется вводить в информационную базу.

Заполнение первичных документов осуществляется как посредством прямого ввода данных, так и при помощи вызова контекстной помощи подчиненных справочников.

В данном учете можно выделить несколько этапов, имеющих документально

- Ввод остатков по ОС

- Поступление ОС

- Ввод в эксплуатацию ОС

- Поступление оборудования, услуги

- Монтаж ОС

- Перемещение ОС

- Выбытие ОС

- Ввод пробега по автомобилям

- Начисление амортизации ОС

- Переоценка ОС

Документ «Ввод остатков по ОС» предназначен для ввода данных (балансовой стоимости и начисленного износа) в начале работы с программой «1С: Бухгалтерия» и автоматического формирования проводок (принятия их на баланс предприятия).

Документ «Поступление ОС» предназначен для оформления операций оприходования основных средств

Документ «Ввод в эксплуатацию» предназначен для оформления операций, связанных с вводом в эксплуатацию основных средств.

На основании внесенной информации автоматически заполняется карточка по данному основному средству в справочнике ОС.

При поступлении оборудования требующего монтажа, используется документ «Услуги работы». Также через этот документ можно проводить разнообразные работы, услуги.

Документ «Монтаж ОС» предназначен для оформления операций, связанных с монтажом основных средств.

Документ «Перемещение ОС» используется при перемещении основных средств из одного подразделения в другое, а также при производственной необходимости или смене назначения, при этом может изменяться счет затрат.

Документ «Выбытие ОС» используется при снятии с учета основного средства в случае ликвидации, уничтожения основных средств, пришедших в негодность в силу их физической изношенности, а также в случае продажи, передаче их в виде вклада в уставной капитал или безвозмездной передаче другой организации

Документ «Ввод пробега по авто» предназначен для ввода пробега за месяц и расчета месячной амортизации по автотранспортным средствам. Амортизационные отчисления по автотранспорту начисляются от пробега, и начисляется до полного погашения его стоимости либо списания этого объекта

Документ «Начисление амортизации ОС» предназначен для оформления операций, связанных с ежемесячным начислением износа основных средств. Амортизационные начисления по объекту основных средств начисляется с первого числа месяца, следующего за месяцем принятия объекта к бухгалтерскому учету, и начисляется до полного погашения его стоимости либо списания этого объекта с учета. Рекомендуется записывать этот документ в конец последней даты месяца

Расчет необходимых сумм и формирование проводок выполняется в момент проведения документа. При этом после проведения, документ автоматически закрывается, а на экран выдается служебное сообщение, содержащее список основных средств, по которым не была начислена амортизация.

В процессе хозяйственной деятельности предприятия возникает необходимость в переоценке основных средств. Документ «Переоценка ОС» предназначен для изменения балансовой стоимости, износа основных

Документ заполняется автоматически по кнопке «заполнить» на основании ранее заполненного справочника «Коэффициенты переоценки».

При проведении вышеописанных документов в программе автоматически формируются проводки.

Оплата поступления ОС

В программном модуле предусмотрены следующие варианты оплаты поступления ОС:

- Оплата поступления через выписку банка (51 счет) Функция оплаты документов через регистр оплаты при проведении документа «Выписка банка»;

- Оплата поступления ОС через акт взаимозачета (иной счет, не 51) Документ «Акт взаимозачета»

Для работы функции оплаты через регистр оплаты и документ «Акт взаимозачета» необходимо внести кредитовое сальдо по счету 60.1 (поступившие, но неоплаченные ОС) на дату начала работы с функцией оплаты, в разрезе контрагентов и накладных поступления, с выделением неоплаченной суммы НДС.

Данная операция проводится через документ «Ввод остатков» с функцией ввода накладных из базы данных на сумму кредитового сальдо по контрагенту.

Журналы предусмотрены для хранения, просмотра и редактирования внесенных документов, а также операций и проводок по ним.

Для просмотра списка всех бухгалтерских операций используется журнал операций. В нем каждая операция отображается одной строкой, содержащей наиболее важную информацию: дату, номер, содержание, сумму. Журнал проводок позволяет просмотреть существующие проводки операций в виде общего списка. Журнал документов позволяет просмотреть список документов, разделенных по видам документов, или всех документов сразу.

Отчеты применяются для получения различной информации, содержащей итоги или детальную информацию, подобранную по определенным критериям. Среди итоговых форм, которые необходимо получить по окончании месяца либо по мере надобности:

- Инвентарная карточка (форма ОС-6)

- Инвентарная книга (форма ОС-6б)

- Опись инвентарных карточек (форма ОС-7)

- Инвентарный список (форма ОС-9)

- Инвентаризационная опись (форма ИНВ-1)

- Сличительная ведомость (форма ИНВ-12)

- Ведомость основных средств

- Ведомость амортизационных отчислений

- Ведомость амортизационных отчислений по счетам затрат /

- Ведомость переоценки основных средств /

- Акт по результатам переоценки

- Инвентаризационная опись драгметаллов /

- Анализ счета

- Карточка счета

- Обороты счета

- Оборотно-сальдовая ведомость по счету

- Журнал-ордер № 6

- Книга покупок

- Отчет о наличии и движении ОС (форма № 11)

- Справка к балансу «Амортизируемое имущество»

- Сведения о зданиях (сооружениях) на балансе предприятия

- Залог  основных   средств 

Из рассмотренных возможностей программы, можно сделать вывод, что автоматизация  учета   основных   средств:

- повышает производительность труда бухгалтера в два и более раза по сравнению с ручной техникой ведения  учета ;

- сокращает трудоемкость и стоимость затрат на ведение  учета ;

- способствует внедрению передовых форм и методов  учета ;

- позволяет сократить количество работников, занятых на учетных операциях, или высвободить их для выполнения других работ;

- повышает качество обработки учетной информации; сокращает сроки составления отчетности.

Также, одним из важных путей совершенствования бухгалтерского учета является введение дополнительного контроля со стороны руководства предприятия. Просмотр руководителем бухгалтерских документов, изучение им нормативных актов, действующих в данной области позволит более рационально расходовать средства на приобретение основных средств, тратить меньше времени на убеждение руководства в необходимости приобретения того или иного объекта, повысить дисциплину использования основных средств сотрудниками предприятия.

Нужно ввести анализ эффективности использования основных средств по данным бухгалтерского учета под непосредственным контролем руководителя предприятия. При этом руководитель будет получать более полную картину состояния дел на своем предприятии.

Также необходимо более тесное сотрудничество между руководителями предприятий и служащими, которые осуществляют финансово- расчетные  и снабженческо- сбытовые операции.

Также для эффективности использования основных средств в СПК «Родина» предлагаем следующие рекомендации:

1. Совершенствование структуры основных средств.

Определение оптимальной структуры основных средств является одним из наиболее эффективных путей совершенствования состояния основных средств. Говоря об улучшении структуры основных средств, предполагается что на предприятии СПК «Родина» необходимо:

- провести обновление и модернизацию оборудования;

- усовершенствовать структуру основных фондов в результате увеличения доли прогрессивных видов оборудования и машин;

- повысить удельный вес активной части основных средств до оптимальной величины с установлением рационального соотношения различных видов оборудования;

- улучшить использование зданий и сооружений;

- установить дополнительное оборудование на свободных площадях;

- грамотно разрабатывать различные проекты строительства;

- ликвидировать лишнее и малоиспользуемое оборудование;

- устанавливать оборудование, которое обеспечивает более правильные пропорции между его отдельными группами.

Также нельзя недооценивать разработку мероприятий по освоению выявления резервов. Такими мероприятиями могут быть, например, усиление контроля за рациональным использованием времени работы оборудования, применение автоматизированных приборов контроля у учета работы предприятия, базирующейся на использовании вычислительной техники.

2. Улучшение воспроизводства за счет использования лизинга.

Для улучшения воспроизводства основных фондов в СПК «Родина» предлагается использования лизинга.

Лизинг представляет собой один из способов обновления, модернизации основных средств с меньшими, чем при покупке издержками. Одним из ключевых моментов привлекательности лизинга для предприятия является повышение прибыли над лизинговыми платежами. Так же лизинг стимулирует развитие производства. Это происходит за счет включения лизинговых платежей в себестоимость, а значит снижения налогооблагаемой базы.

Предметом лизинга могут быть любые вещи здания, сооружения, оборудование, транспортные средства и другое движимое и недвижимое имущество, которое может использоваться для предпринимательской деятельности.

С помощью лизинга происходит выгодное обновление основных средств с меньшими издержками и увеличивается эффективность использования основных производственных фондов. Что является очень актуальным для СПК «Родина», так как за исследуемый период (2009-2011гг.) произошло значительное выбытие основных средств, в связи с износом.