Учет поступления материально-производственных запасов

Форма № М-2а применяется  организациями, у которых получение  материальных ценностей по доверенности носит массовый характер. Выдачу этих доверенностей регистрируют в заранее  пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей. Выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается.

Приходный ордер (форма № М-4) применяется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки, в том случае, когда поставка полностью соответствует условиям договора по количеству, ассортименту, качеству и иным существенным условиям. Приходный ордер выписывается на фактически принятое количество ценностей.

Приходный ордер составляется в одном экземпляре материально  ответственным лицом в день поступления ценностей на склад.

Акт о приемке  материалов (форма № М-7) составляется в случаях:

— приемки материалов, по которым есть количественное и  качественное расхождения с данными  сопроводительных документов;

— приемки материалов, имеющих расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика;

— при приемке материалов, поступивших без документов.

Акт формы №  М-7 служит юридическим основанием для предъявления претензии поставщику или отправителю.

Данный акт составляется в двух экземплярах членами приемочной комиссии. Обязательно участие в составлении акта материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации.

Методическими указаниями¹¹ достаточно подробно регламентируется документооборот, соответствующий поступлению материалов (особенно материалов, приобретенных за плату). В частности, согласно п. 44 основанием для расчетов при оплате материалов, поступивших по договорам купли-продажи, поставки и другим аналогичным договорам от поставщиков (грузоотправителей), служат следующие документы.

1. Расчетные документы:

— платежные требования;

— платежные требования-поручения;

— счета;

— товарно-транспортные накладные и пр.

2. Сопроводительные документы:

— спецификации;

— сертификаты;

— качественные удостоверения и др.

Формы перечисленных  документов не утверждены в установленном  порядке Госкомстатом России (Росстатом), поэтому основаниями для оприходования  такие документы быть не могут. Это  обусловливает необходимость установления в каждой организации порядка приемки, регистрации, проверки, акцептования и прохождения расчетных документов на поступающие материалы с учетом условий поставок, транспортировки (доставки до организации), организационной структуры организации и функциональных обязанностей подразделений (отделов, складов) и должностных лиц¹².

Рекомендуется следующая  схема документооборота и действий, выполняемых должностными лицами организации (не только бухгалтерии, обязанности  которой определены особо) при поступлении  тех или иных документов.

1. Регистрация документов  в журнале учета поступающих  грузов. Форма этого журнала (№  МХ-4) утверждена постановлением  Госкомстата России от 9 августа  1999 г. № 66 (далее — постановление  Госкомстата России № 66).

Журнал формы №  МХ-4 применяется для регистрации грузов (товарно-материальных ценностей), поступающих на места хранения (на плодоовощные базы, склады, холодильники) разными видами транспортных средств (автотранспортом, железнодорожным, водным, воздушным и др.) за отчетный период (ежемесячно). Записи в журнал делаются уполномоченными работниками по мере поступления запасов на основании сопроводительных товарно-транспортных документов, приходных ордеров, актов о приемке.

2. Проверка соответствия данных документов на поступающие грузы договорам поставки (другим аналогичным договорам) по ассортименту, ценам и количеству материалов, способу и срокам отгрузки и иным условиям поставки, предусмотренным в договорах. Выполнение данной функции лучше всего проводить в два этапа.  Во-первых,  осуществлять проверку непосредственно при поступлении грузов. Для этого комиссия, принимающая грузы должна располагать необходимой информацией. Во-вторых, вести последующий контроль при обработке расчетных и сопроводительных документов в бухгалтерии (при наличии службы снабжения нелишней будет подобная проверка и в таком подразделении). Разумеется, работники бухгалтерии также должны располагать копиями договоров и приложений к ним, в которых имеются необходимые данные.

3. Проверка правильности расчетов в расчетных документах. Проверка расчетов (прежде всего арифметическая) также уместна и при приемке, и при обработке документов, т.е. в местах поступления или хранения материалов и в бухгалтерии.

4. Передача документов в подразделения организации (бухгалтерскую службу, финансовый отдел и др.) в сроки, предусмотренные правилами документооборота организации. Для получения материалов со склада поставщика или от транспортной либо иной организации уполномоченному лицу выдаются необходимые документы и доверенность на получение материалов. Доверенность оформляется в порядке, установленном действующим законодательством.

Доверенность от имени  юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами, с приложением печати организации.

Доверенность от имени  юридического лица, основанного на государственной или муниципальной  собственности, на получение или  выдачу денег и других имущественных  ценностей должна быть подписана  также главным бухгалтером этой организации. Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна. Об унифицированных формах доверенности № М-2 и № М-2а уже говорилось.

5. Определение фактических размеров ответственности в случае нарушения условий договора. Для того чтобы определить размеры и предполагаемую степень ответственности отдельных лиц или организаций, по нашему мнению, нужно участие трех специалистов: снабженца, отвечающего за организацию договорных отношений с поставщиками и располагающего самой подробной информацией об условиях договора, юриста, который обязан юридически грамотно составить документы, служащие основанием для предъявления претензий или обращения взыскания на работников организации, получающей материалы), бухгалтера, обеспечивающего точность расчетов размера ущерба.

Поступившие в организацию счета-фактуры, товарно-транспортные накладные, акты и другие сопроводительные документы на поступившие грузы передаются соответствующему подразделению организации как основание для приемки и оприходования материалов. Материалы в организации должны быть своевременно оприходованы. При приемке они подвергаются тщательной проверке на соответствие ассортименту, количеству и качеству, указанным в расчетных и сопроводительных документах. Порядок и сроки приемки материалов по количеству и качеству устанавливаются специальными нормативными документам.

Приемка и оприходование  поступающих материалов и тары (под  материалы) оформляется складами, как  правило, путем составления приходных  ордеров (форма № М-4) при отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными (по количеству и качеству). Приходный ордер должен выписываться на фактически принятое количество ценностей.

При перевозке грузов автотранспортом приемка поступающих  материалов осуществляется на основе товарно-транспортной накладной, получаемой от грузоотправителя (при отсутствии расхождений между данными накладной и фактическими данными).

При установлении несоответствия поступивших материалов ассортименту, количеству и качеству, указанным  в документах поставщика, а также  в случаях, когда качество материалов не соответствует предъявляемым требованиям (вмятины, царапины, поломка, бой, течь жидких материалов и т.д.), приемку осуществляет специальная комиссия, которая оформляет ее актом о приемке материалов.

При составлении приемочного  акта приходный ордер не оформляется.

Акт о приемке служит основанием для предъявления претензий  и исков к поставщику и (или) транспортной организации. Приемочные акты и приходные  ордера на оприходование материальных ценностей обычно должны составляться в день поступления материальных ценностей. Только при этом условии возможно предъявление претензий поставщику (в том случае, если те или иные условия договора нарушены) без опасения того, что органы арбитража будут иметь формальную возможность отказать в рассмотрении иска.

При оприходовании готовой  продукции одновременно списываются  затраты соответствующего подразделения. Основанием для списания являются: приемо-сдаточные накладные, ведомости  выпуска, акты приемки готовой продукции. На предприятиях различных отраслей применяются типовые специализированные бланки этих документов. На складах учет готовой продукции ведут в карточках складского учета (форма № М-17), аналогично учету материалов.

 

Глава 4. Организация бухгалтерского учета поступления материально-производственных запасов

§ 4.1. Учет материально-производственных запасов, поступивших 
за плату

Наиболее распространенный случай — приобретение материально-производственных запасов за плату. Документами системы нормативного регулирования бухгалтерского учета предусмотрены два способа отражения в бухгалтерском учете поступления материально-производственных запасов в организацию — с использованием счетов 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» и без их использования. Выбор способа закрепляется в учетной политике организации.

Первый способ (без  использования счетов 15 и 16) предполагает следующую схему проводок):

Дебет счета 60 «Расчеты с  поставщиками и подрядчиками», субсчет  «Авансы выданные» — Кредит счета 51 «Расчетные счета» — на сумму произведенной оплаты поставщикам материально-производственных запасов;

Дебет счета 10 «Материалы» (41) — Кредит счета 60 — на сумму стоимости поступивших материально-производственных запасов по договорным ценам;

Дебет счета 10 (41)— Кредит счета 60 — на сумму работ и услуг сторонних организаций, которые в соответствии с нормативными документами могут быть включены в фактическую себестоимость приобретения материально-производственных запасов.

Кроме того, возникают  отношения, связанные с НДС, которые будут подробно рассмотрены далее.

В том случае, когда  расходы организации, связанные  с приобретением или заготовлением  материалов, предварительно аккумулируются на счете 15, а счет 16 не используется, схема бухгалтерских проводок будет такой же, как приведенная выше:

Дебет счета 60 «Расчеты с  поставщиками и подрядчиками», субсчет  «Авансы выданные» — Кредит счета 51 «Расчетные счета» — на сумму произведенной  оплаты поставщикам материально-производственных запасов;

Дебет счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» — Кредит счета 60 — на сумму стоимости поступивших материально-производственных запасов по договорным ценам;

Дебет счета 15 — Кредит счета 60 — на сумму работ и  услуг сторонних организаций, которые  в соответствии с нормативными документами могут быть включены в фактическую себестоимость приобретения материально-производственных запасов;

Дебет счета 10 (41) — Кредит счета 15 — на сумму фактической себестоимости приобретения материально-производственных запасов.

Если применяется счет 16, то схема проводок будет несколько  иной (при этом, как правило, используется и счет 15):

 Дебет счета 60 «Расчеты  с поставщиками и подрядчиками», субсчет «Авансы выданные» — Кредит счета 51 «Расчетные счета» — на сумму произведенной оплаты поставщикам материально-производственных запасов;

Дебет счета 15 «Заготовление  и приобретение, материальных ценностей» — Кредит счета 60 — на сумму стоимости  поступивших материально-производственных запасов по фактической себестоимости приобретения;

Дебет счета 15 — Кредит счета 60 — на сумму работ и  услуг сторонних организаций, которые  в соответствии с нормативными документами  могут быть включены в фактическую  себестоимость приобретения материально-производственных запасов;

Дебет счета 10 (41) — Кредит счета 15 - на сумму стоимости приобретенных материально-производственных запасов по учетным ценам;

Дебет счета 16 «Отклонение  в стоимости материальных ценностей» — Кредит счета 15 — на сумму отклонений в стоимости материально-производственных запасов (транспортно-заготовительных расходов);

Дебет счетов учета производственных затрат (20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 44 «Расходы на продажу» и др.) — Кредит счета 10 — на сумму стоимости использованных материалов по учетным ценам;

Дебет счетов учета производственных затрат — Кредит счета 16 — на сумму  положительных отклонений стоимости  материалов или

Дебет счетов учета производственных затрат — Кредит счета 16 (сторно) —  на сумму отрицательных отклонений в стоимости материалов.

Одна из двух последних  проводок оформляется одновременно с проводками, которыми материалы  списываются в производство.

Следует иметь в виду, что на протяжении срока действия принятой учетной политики должен сохраняться  единый порядок отражения в учете сумм материально-производственных запасов в пути и на складах поставщика. Нарушение этого требования сделает информацию о состоянии учета активов организации непригодной к использованию для принятия управленческих решений.

§ 4.2. Учет материально-производственных запасов, изготовленных силами организации