Учет расчетов с подотчетными лицами

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

Введение………………………………………………………………………..….3

1 Порядок выдачи денег  под отчет………………………………………………6

1. Правила выдачи авансов под отчет………………………………………….6
2. Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами по хозяйственным расходам……………………………………………………..9
3. Документальное оформление и оплата служебных командировок……...12
4. Оформление представительских расходов………………………………...20
2. Организация учета подотчетных сумм………………………………...…..23
1. Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами………………………………………………………………………..23
2. Составление, проверка и обработка авансовых отчетов……………….…27
3. Совершенствование учета расчетов с подотчетными лицами……………29

Заключение…………………………………………………………………...…..32

Список использованных источников……………………………………...……34

Приложения…………………………………………………………………..….36

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций часто  возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также  различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению  организации. При этом в бухгалтерском  учете операции по расчетам с подотчетными лицами отражаются достаточно просто.

Тем не менее, практика аудиторских  проверок показывает, что достаточно часто встречаются ошибки и нарушения, допущенные при расчетах с подотчетными лицами.

Основным нормативным  документом, регламентирующим принципы и порядок ведения бухгалтерского учета и отчетности на предприятиях любой формы собственности, является Закон «О бухгалтерском учете  и отчетности». Он определяет правовые и методологические основы организации  и ведения бухгалтерского учета, устанавливающие требования, предъявляемые  к составлению и предоставлению бухгалтерской отчетности, регулирует взаимоотношения по вопросам бухгалтерского учета и отчетности в Республике Беларусь. В соответствии с этим законом законодательство Республики Беларусь о бухгалтерском учете  и отчетности должно обеспечивать:

- единообразие ведения учета имущества, обязательств и хозяйственных операций всеми организациями;

- сопоставимость учетной информации различных организаций;

- достоверность учетной информации каждой организации.

Кроме того, руководитель организации  обязан организовать бухгалтерский  учет и создать необходимые условия  для правильного его ведения. Он должен обеспечить неукоснительное  выполнение всеми подразделениями  и работниками, имеющими отношение  к учету, требований главного бухгалтера в части соблюдения правил ведения бухгалтерского учета, оформления и представления для учета документов и сведений.

Правильное ведение и  оформление учета расчетов с подотчетными лицами позволит избежать не только появления  негативных моментов и ошибок при  ведении своей хозяйственной  деятельности, но и конфликтных ситуаций, которые могут возникнуть между  руководителем предприятия и  его работниками.

Учет расчетов с подотчетными лицами имеет место практически  на каждом предприятии. В условиях функционирования предприятий, налаживания внешнеэкономических  связей с поставщиками и партнерами, производства работ в разных точках страны, а так же необходимость  использования наличных денежных средств, актуальность данного вида учета  постоянно возрастает и требует  своего совершенствования. Именно это  обстоятельство и легло в основу выбора данной темы для написания  курсовой работы.

Целью работы является рассмотрение порядка учета расчетов с подотчетными лицами, в том числе и на примере  ТЧУП «ТрансТрэвел» -  транспортного предприятия частной формы собственности, осуществляющего услуги по грузоперевозкам.

В связи с этим задачи данной работы следующие:

- ознакомиться с теоретическим аспектом по данному вопросу;

- изучить документальное оформление выдачи, использования и возврата подотчетных сумм при ведении расчетов с работниками предприятия;

- ознакомиться с нормативной базой, регламентирующей порядок ведения данного вида расчетов;

- на основании документального отражения расчетов с подотчетными лицами (приложенными документами ТЧУП «ТрансТрэвел») проследить взаимосвязь теории с практикой.

Таким образом, методологической основой написания курсовой работы являются нормативные документы  по ведению бухгалтерского учета  и отчетности с подотчетными лицами предприятия, учебная литература и данные транспортного частного унитарного предприятия «ТрансТрэвел».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 ПОРЯДОК ВЫДАЧИ ДЕНЕГ  ПОД ОТЧЕТ

 

1. Правила выдачи авансов под отчет

 

 

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций часто  возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также  различных работ, услуг не только по безналичному расчёту, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под его ответственность (под отчёт) для выполнения определённых действий по поручению организации, в частности, на хозяйственные, командировочные  и представительские расходы. Такие  работники называются подотчётными лицами.

Выдача наличных денег  под отчет производится из касс юридических  лиц, подразделений, а также использующих наемный труд частных нотариусов и индивидуальных предпринимателей в соответствии с Инструкции о  порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными  средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь.

Выдачи наличных денег  под отчет на расходы, связанные  со служебными командировками работников юридического лица, подразделения, индивидуального  предпринимателя, производятся в порядке  и размерах, установленных постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12 апреля 2000 г. № 35 «Об утверждении  инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных  командировках в пределах Республики Беларусь» (в редакции постановления от 29.02.2008г. № 29), постановлением Министерства финансов Республики Беларусь 30 января 2001 г. № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу» (в редакции постановления от 17.10.2005г. № 123 с последующими изменениями и дополнениями) и другими законодательными документами.

Порядок выдачи наличных денег  под отчет на предстоящие расходы  заключается, как правило, в предварительном  обеспечении работников авансом  на предстоящие расходы. В исключительных случаях по решению руководителя допускается использование личных денежных средств физических лиц  в интересах юридического лица с  которыми они состоят в трудовых отношениях.

Сумма аванса, выдаваемого  под отчет, определяется по предварительному расчету стоимости проезда, суточных (в пределах установленных норм), расходов по найму жилого помещения  и других расходов. Полученные деньги разрешается расходовать подотчетным  лицам только на те цели, на которые они выданы [10, с.603].

Выдача наличных денег  под отчет производится при условии  полного отчета по ранее выданным суммам.

Передача наличных денег, выданных под отчет одному лицу, другим лицам запрещается.

Предприятия выдают наличные деньги под отчет на предстоящие расходы на сроки, определяемые руководителем, включая день выдачи наличных денег под отчет:

- не более 3 рабочих дней – на расходы, производимые в месте нахождения юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя, частного нотариуса;

- не более 10 рабочих дней – на расходы, производимые вне места нахождения юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя, частного нотариуса;

- до 30 рабочих дней – в сумме, не превышающей размера одной базовой величины, в целом по юридическому лицу [6].

Лица, получившие наличные деньги, в т.ч. с использованием корпоративных карточек, под отчет на предстоящие расходы, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, представить в бухгалтерскую службу отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги.

Лица, получившие денежные средства с использованием корпоративных  карточек под отчет на предстоящие  расходы, обязаны не позднее 15 рабочих дней с даты проведения оплаты в безналичной форме, исключая день оплаты, либо при проведении оплаты частично в безналичной форме, частично в наличной форме, исключая день оплаты, представить в бухгалтерскую службу отчет об израсходованных суммах [6].

В случае невозвращения неиспользованных сумм выданных авансов задолженность  работника можно погасить путем  удержания из его заработной платы.

Удержания из заработной платы  работников для погашения их задолженности  нанимателю производят по распоряжению нанимателя:

- для возвращения аванса, выданного в счет заработной платы;

- возврата сумм, излишне выплаченных вследствие счетных ошибок;

- погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного на служебную командировку или перевод в другую местность, на хозяйственные нужды, если работник не оспаривает основания и размер удержания (п.1 части второй ст.107 ТК РБ).

В этих случаях наниматель вправе сделать распоряжение об удержании не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности.

Иными словами, для того чтобы  бухгалтер имел право произвести указанные удержания, наниматель должен сделать распоряжение об удержании  в течение вышеуказанного срока. Ознакомившись с содержанием  распоряжения об удержании своевременно не возвращенных сумм, работник тем  самым соглашается с основанием и размером удержаний из своей  заработной платы. Если этот срок будет  пропущен или работник оспаривает основания  или размер удержания, дальнейшее взыскание  сумм производится в судебном порядке [14].

1.2 Документальное оформление  расчетов с подотчетными лицами  по хозяйственным расходам

 

Список работников, имеющих  право получать деньги под отчет  на хозяйственные нужды, определяется приказом руководителя предприятия в начале года.

Выдача наличных денег  из касс производится по:

- расходному кассовому  ордеру формы КО-2, при разовых  выдачах наличных денег под  отчет;

- платежной ведомости  с последующим проставлением  на ней реквизитов расходного  кассового ордера либо приложением  расходного кассового ордера  на общую сумму выплаченных  наличных денег по платежной  ведомости (ведомостям) без составления  расходного кассового ордера  на каждого получателя при  выдаче нескольким лицам наличных  денег под отчет на расходы,  связанные со служебными командировками  работников, и другие выдачи [6].

На титульном листе  платежной ведомости делается разрешительная надпись о выдаче наличных денег  за подписями руководителя и главного бухгалтера юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя  или лиц, ими уполномоченных, с  указанием сроков выдачи и суммы  наличных денег прописью.

При выдаче наличных денег  по платежной ведомости получатели предъявляют документы, удостоверяющие или подтверждающие их личность, и  расписываются за получение денег  в соответствующей графе платежной  ведомости.

Выдача наличных денег  работникам может производиться  по удостоверению, выданному юридическим  лицом, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца удостоверения, подписи должностного лица и оттиска печати юридического лица, выдавшего удостоверение.

Платежная ведомость выписывается либо оформляется с помощью технических  средств с указанием по итогу  суммы наличных денег цифрами  и прописью.

В графе напротив фамилии, собственного имени, отчества получателя средств цифрами проставляется  сумма причитающихся к получению  наличных денег.

В соответствии с приказом руководителя ТЧУП «ТрансТрэвел» подотчетные лица получают наличные деньги, выдаваемые на основании оформленного расходно-кассового ордера (РКО) (Приложение А).

Основными реквизитами расходно-кассового  ордера являются:

- наименование организации;

- номер документа и  дата его составления;

- сумма, подлежащая выдаче;

- ФИО работника, которому  необходимо выдать аванс;