Учет расчетов с подотчетными лицами

- документ, на основании  которого оформляется данный  РКО;

- документ, удостоверяющий  личность работника;

- сумма прописью и подписи  руководителя, главного бухгалтера, подотчетного лица и кассира,  выдавшего аванс.

Физические лица, использовавшие личные денежные средства на приобретение продукции (товаров, работ, услуг), обязаны не позднее трех рабочих дней со дня ее приобретения, исключая день покупки, составить отчет (Приложение Б) об израсходованных суммах для возмещения средств, использованных ими в интересах юридического лица [6].

Документами, подтверждающими  расходы по приобретению (поступлению, изготовлению, выполнению) продукции (товаров, работ, услуг), являются:

- кассовый ордер формы  КО-1, квитанция формы КВ-1, другие  приходные документы, утвержденные  в соответствии с законодательством;

- кассовый чек, содержащий  номер, наименование юридического  лица, инициалы, фамилию индивидуального  предпринимателя, дату продажи  (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цену  товара (выполнения работы, оказания  услуги), сумму, идентификатор кассира. 

В случае отсутствия в кассовом чеке указанных реквизитов документами, подтверждающими расходы по приобретению (поступлению, изготовлению, выполнению) продукции (товаров, работ, услуг), являются кассовый чек и товарный чек, содержащий номер, наименование юридического лица, инициалы, фамилию индивидуального  предпринимателя, дату продажи (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цену товара (выполнения работы, оказания услуги), сумму, подписанные  лицом, непосредственно осуществившим  отпуск товаров (выполнение работ, оказание услуг), с указанием его должности, фамилии и инициалов.

В исключительных случаях  допускается использование личных денежных средств физических лиц, состоящих  в трудовых отношениях, в интересах  субъекта хозяйствования, предпринимателя  с применением наемного труда  на приобретение товарно-материальных ценностей, оказание услуг в пределах норм расчетов наличными денежными  средствами между субъектами хозяйствования, установленных обслуживающим учреждением  банка в соответствии с законодательством  Республики Беларусь [6].

 

 

 

 

 

 

1.3 Документальное оформление и оплата служебных командировок

 

Направление работника в  служебную командировку в пределах страны осуществляется в соответствии с Инструкцией о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12 апреля 2000 г. № 35 (в редакции постановления от 29.02.2008г. № 29).

Согласно документу  служебной  командировкой считается поездка  работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность  для выполнения служебного задания  вне места его постоянной работы.

Не считается служебными командировками поездки работника, постоянная работа которых протекает  в пути или носит разъездной либо подвижный характер, а также в пределах населенного пункта, где располагается наниматель [9, с.497].

Служебная командировка на ТЧУП «ТрансТрэвел» оформляется приказом (Приложение В) с указанием пункта назначения, наименования предприятия (организации), куда командируется работник, срока, цели и продолжительности командировки. Командированному работнику выдается командировочное удостоверение (Приложение Г), подписанное руководителем предприятия и скрепленное печатью. Обязательными реквизитами командировочного удостоверения являются следующие:

- номер командировочного удостоверения;

- штамп объединения, предприятия, учреждения, организации;

- ФИО, должность и место работы командируемого работника;

- пункт назначения;

- срок командировки;

- цель командировки;

- документ, являющийся основанием для выдачи командировочного удостоверения с указанием его номера и даты подписания.

На обратной стороне командировочного удостоверения делаются отметки  о выбытии в командировку, прибытии в пункты назначения, выбытии из них и прибытии в место постоянной работы.

 Срок командировки  работника определяется нанимателем  и не может превышать 30 календарных  дней, не считая времени нахождения  в пути. Продление срока командировки  допускается с разрешения нанимателя  не более чем на 10 дней.

Срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать  одного года.

Лица, убывающие в командировки, на предприятии регистрируются в  специальных журналах (Приложение Д) [5].

Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса либо другого транспортного  средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда  – день прибытия транспортного средства в место постоянной работы. При  отправлении транспорта до 24.00 часов  включительно днем выбытия считаются  текущие сутки, а с 0.00 часов и позднее – последующие сутки.

Если место отправления  транспортного средства находится  за чертой населенного пункта, то учитывается  время, необходимое для проезда  туда. На работников, находящихся в  командировке, распространяется режим  рабочего времени тех предприятий (организаций), в которые они командированы.

 Взамен дней отдыха, не использованных во время  командировки, другие дни отдыха  по возвращении из командировки  не предоставляются. Если работник  специально командирован для  работы в выходные или праздничные  дни, компенсация за работу  в эти дни производится в  соответствии с действующим законодательством. В случае, когда по распоряжению нанимателя работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки по решению нанимателя предоставляется другой день отдыха в установленном порядке.

Вопрос явки на работу в  день отъезда в командировку или  в день прибытия из командировки решается по договоренности с нанимателем.

Направление в командировку работника, работающего по совместительству, допускается в свободное от основной работы время (при представлении  подтверждения с основного места  работы) или в случае направления  в командировку одновременно по основной и совмещаемой работе.

За командированным работником сохраняются место работы (должность) и средний заработок за время  командировки. Средний заработок  за время нахождения работника в  командировке сохраняется за все  рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы. Пересылка  зарплаты командированному работнику  по его просьбе производится за счет предприятия.

При командировке лица, работающего  по совместительству, средний заработок  ему сохраняется на том предприятии, которое его командировало. В  случае направления в командировку одновременно по основной и совмещаемой  работе средний заработок сохраняется  по обеим должностям (работам), а  расходы по оплате командировки распределяются между командирующими предприятиями по соглашению между ними [5].

Кроме приказа руководителя и командировочного удостоверения  при направлении работника в  командировку могут также оформляться  и другие документы, в частности  доверенность и путевой лист на автомобиль. Доверенность оформляется на представление интересов предприятия при подписании документов, заключении договоров в случае, если командируется работник, не имеющий в соответствии с уставом организации на это прав.

При направлении работника  в командировку на служебном или  личном транспорте оформляется путевой лист на автомобиль. Заполнение путевого листа производится в соответствии с требованиями Инструкции по изготовлению, учету, заполнению и обработке путевых листов служебного легкового автомобиля, утвержденной Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 31.03.2000 г. № 31 и согласованной с Министерством транспорта Республики Беларусь. Ответственность за заполнение путевых листов и достоверность указанных в них сведений несет руководитель юридического лица, чьим штампом и печатью они заверены, а также лица, обеспечивающего эксплуатацию служебных легковых автомобилей.

На основании приказа  руководителя работнику выдается аванс  на командировочные расходы. Сумма  аванса включает средства на оплату проезда  в обе стороны, суточные, расходы по найму жилья на срок командировки и некоторые другие расходы по установленным нормам [8, с.139].

Как и при выдаче подотчетной суммы на хозяйственные расходы, выдача наличных денег на командировку производится на основании расходного кассового ордера (РКО) (Приложение Е).

После возвращения из командировки работник в течение трех дней отчитывается о проделанной работе во время  командировки и использовании полученных денег. При этом об исполнении денежных средств на предприятии составляется авансовый отчет (Приложение Ж).

К авансовому отчету прикладываются все оправдательные документы, к  которым относятся следующие:

- командировочное удостоверение с заверенными отметками о дне выбытия и дне прибытия. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте. Отметки о прибытии и выбытии заверяются печатью (штампом) с наименованием организации, в которую был командирован работник;

- оплаченные счета, квитанции или другие документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и другие расходы;

- проездные билеты, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командировки и обратно;

- отчет о проделанной работе (по требованию нанимателя) [12, с.507].

Неизрасходованные суммы  аванса работник должен возвратить в  кассу предприятия, что отражается оформлением приходным кассовым ордером (ПКО) (Приложение З).

В соответствии с законодательной  базой Республики Беларусь работнику, направленному в служебную командировку, возмещаются расходы:

- по проезду транспортом  общего пользования (кроме такси)  к месту служебной командировки  и обратно к месту постоянной  работы в размере стоимости  представленных подлинных проездных  документов. Командированному работнику  возмещаются расходы по бронированию  билетов, за пользование в поездах  постельными принадлежностями при  проезде к месту командировки  и обратно в плацкартных, купейных  и мягких вагонах при наличии  подтверждения их оплаты. Стоимость  набора питания, выдаваемого в  поездах международного сообщения,  включенная в цену железнодорожного  билета, возмещению не подлежит. При нерегулярном транспортном  сообщении в пределах одного  административного района с разрешения  нанимателя оплата за проезд  может быть компенсирована без  представления проездных документов  по минимальной стоимости проезда.  Подлежат возмещению расходы  по проезду транспортом общего  пользования (кроме такси) к  станции, пристани, аэропорту, если  они находятся за чертой населенного пункта [5];

- по найму жилого помещения  (исключая время нахождения в  пути) в размере стоимости представленных  подлинных документов (счетов, квитанций  и других документов), подтверждающих  оплату расходов, но не выше стоимости одноместного номера (одного места в номерах с количеством мест для проживания два и более). Возмещение расходов за проживание в номерах высшего разряда (категории) допускается с разрешения нанимателя с учетом характера задания, выполняемого работником. Командированному работнику при представлении подтверждающих документов возмещаются расходы по бронированию мест в гостинице.

В случае предоставления командированному работнику дополнительных услуг, не включенных в стоимость номера (телевизора, холодильника и других предметов  культурно-бытового назначения, включенных в состав оборудования гостиничного номера), данные расходы подлежат возмещению на основании подлинных документов, подтверждающих оплату дополнительных услуг [12, с.505].

Стоимость завтрака, включенного  в стоимость номера (места) за проживание в гостинице, командированному работнику  не возмещается.

Без представления документов, подтверждающих оплату расходов по найму  жилого помещения, командированному работнику  с даты прибытия в место служебной  командировки и по дату выбытия из него возмещаются расходы в размерах, устанавливаемых Министерством  финансов Республики Беларусь, кроме  случаев, когда командированному работнику  предоставляется жилое помещение  за счет принимающей стороны либо когда эти расходы оплачиваются направляющей стороной путем безналичного перечисления. При определении количества суток для оплаты расходов по найму  жилого помещения время, составляющее менее половины суток, исключается, а равное половине суток и более - принимается за полные сутки.

Водителям грузовых автомобилей  и работникам, командированным вместе с ними, останавливающимся в соответствии с графиком движения в пути следования на отдых и не представившим оплаченных счетов, расходы по найму жилого помещения за время нахождения в пути подлежат возмещению на общих основаниях [9, с.498];

- за проживание вне  места постоянного жительства  для покрытия дополнительных  личных расходов возмещаются  суточные в размерах, устанавливаемых  Министерством финансов Республики  Беларусь. Суточные за время нахождения  в пути выплачиваются в тех  же размерах, что и за время  пребывания в месте служебной  командировки. При направлении работника  в командировку для участия  в совещаниях, семинарах, сборах  и в других случаях, если  принимающая сторона обеспечивает  за свой счет питанием, либо  эти расходы оплачивает направляющая  сторона путем безналичного перечисления, суточные выплачиваются только  за время нахождения в пути, если в эти дни питание не  было предоставлено.