Учет расчетов с подотчетными лицами

Таким образом, все операции по выдаче авансов и расчетов по ним с подотчетными лицами находят  подтверждение в журнале-ордере предприятия, содержащем ФИО подотчетного лица, его должность, остаток на начало периода, обороты за период и остаток  на конец периода по 71 счету.

При автоматизированном учете  все документы могут вестись  в электронном виде с возможностью вывода на бумажный носитель. Порядок  учета и бухгалтерские записи сохраняются.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2 Составление, проверка  и обработка авансовых отчетов

 

Основным первичным документом, подтверждающим израсходованные суммы  и предназначенным для отчета подотчетных лиц по хозяйственным  или командировочным расходам, является авансовый отчет (типовая форма  № 286) (Приложение Б, Ж).

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре и является комбинированным первичным документом, поскольку, с одной стороны, в  нем обобщается информация об израсходованных  средствах, а с другой - он служит основанием для включения этих сумм в состав производственных затрат, издержек обращения или прочих расходов. Авансовый отчет составляется подотчетным лицом самостоятельно на основании документов, подтверждающих расходование сумм выданного ранее аванса [15].

Основными реквизитами авансового отчета являются:

- наименование организации;

- ФИО и должность работника;

- номер и дата составления авансового отчета;

- назначение аванса;

- сумма и дата получения аванса, утвержденная бухгалтером;

- и некоторые другие реквизиты.

На обратной стороне авансового отчета делаются следующие записи:

- дата;

- порядковый номер документа;

- кому, за что и по какому документу уплачено;

- сумма оплаты;

- итоговая сумма израсходованных средств и подпись подотчетного лица.

Составленный авансовый отчет  подотчетное лицо заверяет своей  подписью.

После отражения данной информации подотчетным лицом бухгалтер  проверяет полноту, правильность оформления и заполнения необходимых реквизитов. Кроме того, проверяются обоснованность и целесообразность расходов, произведенных  подотчетным лицом, их соответствие назначению выданного аванса и цели командировки.

После проверки правильности составления  авансового отчета подотчетным лицом  бухгалтер указывает сумму цифрами, которую следует утвердить руководителю организации. Бухгалтер, проверивший  авансовый отчет, подтверждает сумму  к утверждению своей подписью и указывает дату. Утверждаемая сумма  указывается прописью.

Руководитель организации, утвердивший  отчет, заверяет его собственноручной подписью и указывает дату.

Утвержденный авансовый отчет  подлежит бухгалтерской обработке, суть которой состоит в отражении  по каждой израсходованной сумме  бухгалтерской корреспонденции. Напротив каждого вида расходов проставляется  шифр дебета счета, корреспондирующего с кредитом счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Указываются номер проводки и дата отражения операции в журнале  учета хозяйственных операций (при  мемориально-ордерной или автоматизированной формах учета). По дебету записываются утвержденные суммы расходов (цифрами), отраженные на оборотной стороне  авансового отчета, с указанием корреспондирующих  счетов. По кредиту записывается общая  сумма по отчету с указанием счета 71 в качестве корреспондирующего. В  подтверждение завершения обработки  авансового отчета бухгалтер ставит свою подпись [15].

 

 

 

 

3 СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ УЧЕТА  РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

 

Переход экономики Республики Беларусь к рыночным отношениям требует  дальнейшего совершенствования  учета операций по расчетам с подотчетными лицами.

Для повышения оперативности  и эффективности учета расчетов с подотчетными лицами, важное значение имеет применение современной компьютерной техники. При этом сокращается дублирование в учете и снижается трудоемкость учетно-вычислительных работ.

В ТЧУП «ТрансТрэвел» бухгалтерский аппарат организован хорошо. Расчеты с подотчетными лицами ведет бухгалтер материального отдела. Ведется автоматизированный учет, с использованием лицензионных компьютерных программ. Бухгалтерский учет на предприятии строго контролируется.

Совершенствовать учет можно  путем использование более новых  улучшенных программ автоматизированного  учета и введения графика документооборота.

Под документооборотом понимается создание или получение от других предприятий, принятие к учету, обработка  и передача в архив первичных  документов. Движение же первичных  документов в бухгалтерском учете  регламентируется графиком документооборота, который может быть оформлен в  виде схемы, таблицы или иным способом как приложение к учетной политике предприятия по бухгалтерскому учету.

Наличие графика документооборота способствует улучшению системы  внутреннего контроля организации, дисциплинирует работников организации.

Переход на международные  стандарты потребует знания нормативно-законодательной базы и решения других проблем, связанных с организацией учета расчетов с подотчетными лицами.

Поэтому для совершенствования ведения бухгалтерского учета на ТЧУП «ТрансТрэвел» можно порекомендовать установку законодательной базы «Бизнес-Инфо».

Универсальный правовой информационный банк, который адресован самому широкому кругу специалистов (руководителям, юристам, бухгалтерам и аудиторам, налоговым инспекторам, финансистам, специалистам по внешнеэкономической  деятельности, работникам банков и  др.). Может быть использован в  организациях всех форм собственности  и направлений деятельности.

Информационный банк включает в себя:

а) нормативные правовые акты Республики Беларусь;

б) нормативные правовые акты БССР и СССР, действующие на территории Республики Беларусь или  представляющие интерес в настоящее  время;

в) акты официального разъяснения  правовых норм, регулирующих отдельные  сферы деятельности;

г) правоприменительные акты, связанные с экономическими, финансовыми, организационными и иными аспектами  деятельности субъектов хозяйствования;

д) документы судебной практики;

е) документы, регламентирующие взаимоотношения Республики Беларусь со странами дальнего и ближнего зарубежья (СНГ), другие документы международного публичного и частного права;

ж) документы справочной экономической и юридической  информации (курсы валют Национального  банка Республики Беларусь, индексы  цен, размер минимальной заработной платы, базовой величины, календарь  налогоплательщика, производственный календарь, ставки налогов, тарифы, сведения о банкротстве, аналитические обзоры правовой информации и др.).

Также в данной программе  имеется блок «Корреспонденция счетов», который включает в себя схемы отражения в бухгалтерском учете организаций отдельных хозяйственных операций по плану счетов бухгалтерского учета. При этом каждый материал состоит из:

- описание финансово - хозяйственной ситуации;

- правовое обоснование ее отражения в учете;

- разъяснение сложных моментов в учете;

- табличный пример схемы проводок с указанием корреспондирующих счетов, необходимых первичных документов, а также арифметический пример с условным иллюстрирующим расчетом.

Блок "Формы бухгалтерских  документов и отчетности" содержит:

- формы первичных учетных документов;

- регистры бухгалтерского учета;

- формы налоговой отчетности;

- формы бухгалтерской отчетности и многое другое.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

В процессе хозяйственно –  финансовой деятельности предприятия  возникает необходимость выдачи наличных денежных средств из кассы  предприятия работникам на хозяйственные  нужды и служебные командировки. В этом случае возникают расчетные  отношения с подотчетными лицами. Подотчетные лица – это работники, которые получили денежные средства под отчет согласно распоряжению руководителя предприятия для будущих  затрат. Командировкой считается  поездка работника на определенный срок в другой населенный пункт для  исполнения служебного поручения вне  места его постоянной работы. Выданные под отчет суммы должны быть потрачены  строго по целевому назначению. Остаток  не потраченных средств должен быть возвращен в кассу предприятия. Работник должен предоставить документы, подтверждающие его расходы во время  командировки (чеки, квитанции), в ином случае эти расходы не будут ему  возмещены.

В результате всего вышеизложенного  материала можно сделать следующие  основные выводы.

Расчеты с подотчетными лицами – неотъемлемая часть хозяйственной  деятельности предприятии, в связи  с чем, основными задачами ведения  бухгалтерского учета расчетов с  подотчетными лицами на нем должны стать следующие:

- своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы и результаты использования денежных средств на хозяйственные нужды;

- документальная обоснованность использования подотчетных сумм;

- контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно цели.

Только при решении  данных задач и правильного документального  отражения расчетов с подотчетными лицами в соответствии с учетной  политикой предприятия можно избежать негативные и сложные моменты, связанные с контролем за использованием подотчетных сумм и неправильным их учетом.

Знание всех нормативно-правовых актов, регламентирующих порядок, условия, документальное оформление расчетов с  подотчетными лицами позволит облегчить  и значительно ускорить данные расчеты  на любом предприятии.

Что касается ТЧУП «ТрансТрэвел», то на нем учет расчетов с подотчетными лицами ведется в соответствии с законодательством Республики Беларусь. Все операции, отражающие учет расчетов с подотчетными лицами, осуществляются посредством первичных документов установленной формы, основными из которых являются расходный и приходный кассовые ордера, командировочное удостоверение, авансовый отчет и некоторые другие.

Для ускорения расчетов с  подотчетными лицами, в ТЧУП «ТрансТрэвел» используется автоматизированная система учета, которая позволят снизить затраты времени на оформление документов и обработку данных.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

 

1. Трудовой Кодекс Республики Беларусь от 26.07.1999 г. № 296-З (с изм. и доп. от 30.12.2010г. № 225-З).
2. Закон Республики Беларусь от 18 октября 1994г. № 3321-ХII «О бухгалтерском учете и отчетности» (с изм. от 26.12.2007 № 302-З).
3. Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 29.06.2011г. № 50 «Об установлении Типового плана счетов бухгалтерского учета и Инструкции по применению Типового плана счетов бухгалтерского учета» (с изм. и доп. от 20.12.2012 г. № 77).
4. Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 30.09.2011г. № 102 «Об утверждении Инструкции по бухгалтерскому учету доходов и расходов» (с изм. и доп. от 14.12.2012 г. № 74).
5. Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 г. № 35 «Об утверждении Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь» (в редакции постановления от 29.02.2008г. № 29).
1. Постановление Правления Национального банка Республики Беларусь от 29.03.2011 г. № 107 «Об утверждении Инструкции о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь» (с изм. и доп. от 12.11.2012 г. № 574)
2. Письмо Министерства финансов Республики Беларусь от 21.01.2011 г. № 05-1-26/878 «Расходы на представительские цели организации определяют сами».
3. Бухгалтерский учет, анализ и аудит: учеб.пособ / П.Г.Пономаренко [и др.]; под общ. ред. П.Г.Пономаренко. – 3-е изд., испр. – Минск: Выш., шк., 2010. – 558 с.
4. Бухгалтерский учет в организациях автомобильного транспорта: учеб.-метод. Пособие / А.Д.Молокович [и др.]; под общ.ред. А.Д.Молоковича. – Мн.: ФУАинформ, 2008. – 720с.
5. Левкович О.А.  Бухгалтерский учет: учеб.пособие / О.А.Левкович, И.Н.Тарасевич. – 6-е изд., перераб. и доп. Минск: Амалфея, 2010. – 768с.
6. Палицын В.А.  Бухгалтерский учет, анализ, аудит: учебное пособие / В.А.Палицын. – Минск: Вышейшая школа, 2010. – 510с.
7. Стражева Н.С, Стражев А.В. Бухгалтерский учет: учебное пособие / Н.С. Стражева, А.В. Стражев. – 14-е изд., перераб. и доп. – Минск: Современная школа, 2011. – 944 с.
8. Журнал «Главный Бухгалтер», № 29, 2012 г.
9. Журнал «Главный Бухгалтер», № 47, 2012 г.
10. Оформляем авансовый отчет / Информационный портал / Бусел [Электронный ресурс] – Режим доступа:  http://www.busel.org/texts/cat3ao/id5rwkfem.htm