Учет расчетов с подотчетными лицами

В случае предоставления командированному работнику одноразового питания  суточные выплачиваются в размере 70 %, двухразового - 30 % установленной  нормы [5];

- расходы по междугородным  телефонным переговорам возмещаются  командированному работнику лишь  в случаях, когда они производились  в интересах выполнения служебного  задания, на основании соответствующих  квитанций (счетов) с подтверждением  необходимости этих переговоров  нанимателем.

Для покрытия дополнительных личных расходов во время нахождения в командировке выплачиваются суточные за каждый день нахождения в командировке по нормам, устанавливаемым Министерством  финансов Республики Беларусь. Суточные за время нахождения в пути выплачиваются  по тем же нормам, что и за время  пребывания в командировке.

При командировании работника  на незначительное расстояние от постоянного  места работы вопрос о том, может  ли работник ежедневно возвращаться из места командировки к месту  своего постоянного жительства, в  каждом конкретном случае решается нанимателем (оговаривается в приказе о  командировании работника) с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.

В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему  на общих основаниях возмещаются  расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный  работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию  здоровья приступить к выполнению служебного поручения или вернуться к  месту постоянной работы (но не свыше 40 дней).

В случае стационарного лечения  в больнице командированному работнику  возмещаются суточные, расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы. Временная нетрудоспособность командированного работника, а также  невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту работы должны быть удостоверены в установленном  порядке.

За время временной  нетрудоспособности командированному работнику выплачивается на общих  основаниях пособие по временной  нетрудоспособности, и эти дни  не включаются в срок командировки для выполнения служебного задания.

В случае использования командированным  работником своих выходных дней в  месте командировки до начала или  после ее окончания оплата проезда  работнику производится на общих  основаниях, а суточные и расходы  по найму жилого помещения за эти дни не возмещаются [5].

 

 

 

 

 

 

 

1.4 Оформление представительских расходов

 

Во многих организациях для  осуществления успешной финансово-хозяйственной  деятельности производятся так называемые представительские расходы. К данной категории затрат относят, связанные  с коммерческой деятельностью расходы  предприятий по приему и обслуживанию представителей других хозяйственных  структур (предприятий, организаций, учреждений), включая иностранных, прибывших  для переговоров с целью установления и поддержания взаимовыгодного  сотрудничества, а также участников заседаний совета (правления) предприятия  и ревизионной комиссии.

К представительским расходам, как правило, относятся расходы  на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации, участвующих в переговорах (транспортное обеспечение доставки этих лиц к  месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг  переводчиков, не состоящих в штате  налогоплательщика, по обеспечению  перевода во время проведения представительских  мероприятий).

По  вопросам отражения в бухгалтерском  и налоговом учете представительских  расходов официальными органами были даны соответствующие разъяснения. В письме Минфина РБ от 21.01.2011 № 05-1-26/878 «Расходы на представительские цели организации определяют сами» сказано, что с 1 января 2011 г. снято ограничение по учету при налогообложении представительских расходов в пределах норм, установленных Президентом РБ, содержавшееся ранее в подп.1.5 п.1 ст.131 Особенной части Налогового кодекса РБ.

В этой связи в настоящее время организации  вправе самостоятельно определять перечень расходов на представительские цели, необходимых для осуществления предпринимательской деятельности. Документом, определяющим такой перечень может быть локальный нормативный акт, принятие которого осуществляется в рамках учетной политики организации [13].

Таким образом, прежде всего структуру представительских расходов следует оговорить в учетной политике организации.

Законодательством не определены формы документов, которыми должны быть оформлены представительские  расходы. Поэтому формы таких  первичных учетных документов организации  разрабатывают самостоятельно, руководствуясь положениями ст.9 Закона РБ от 18.10.1994 № 3321-XII «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее - Закон).

Указанной статьей Закона определено, что факт совершения хозяйственной операции подтверждается первичным учетным документом, имеющим юридическую силу, который составляется ответственным исполнителем совместно с другими участниками операции. При отсутствии утвержденных типовых форм  или недостатке содержащейся в них информации организация принимает к учету самостоятельно разработанные и утвержденные первичные учетные документы, которые должны содержать следующие обязательные реквизиты:

- наименование, номер документа,  дату и место его составления; 

- содержание и основание  совершения хозяйственной операции, ее измерение и оценку в  натуральных, количественных и  денежных показателях; 

- должности лиц, ответственных  за совершение хозяйственной  операции и правильность ее  оформления, их фамилии, инициалы  и личные подписи. 

Перечень лиц, имеющих  право подписи первичных учетных  документов, должен быть согласован с  главным бухгалтером и утвержден  руководителем организации.

Документы, которыми оформляются  хозяйственные операции, связанные  с поступлением или выплатой денежных средств, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами [2].

Таким образом, прежде всего  организации следует разработать распорядительный документ, определяющий порядок приема и обслуживания иностранных делегаций и отдельных лиц (в т.ч. вопросы оплаты проживания (в т.ч. в гостинице), питания, культурных мероприятий, транспортных и бытовых услуг, услуг переводчика), организации проведения собраний, конференций, семинаров, коллегий, советов. Данный локальный акт следует согласовать с главным бухгалтером.

На основании приказа  директора ТЧУП «ТрансТревэл» (Приложение И) был утвержден Порядок организации  приема представителей партнеров по бизнесу (Приложение К). В разрабатываемом документе указываются должностные лица предприятия, ответственные за организацию приема иностранных делегаций и отдельных лиц, разработка программы их пребывания (Приложение Л), составление сметы расходов (Приложение М). Также в данном документе указываются сроки представления отчетов и документов, подтверждающих фактически понесенные расходы, порядок их учета и контроля.

При составлении отчета (Приложение Н) следует учитывать, что:

- затраты на проживание делегаций подтверждаются счетами гостиниц, в которых должны содержаться сведения о проживающих лицах, о номерах проживания, цене, количестве суток проживания;

- затраты на приобретение продуктов питания подтверждаются чеками, счетами, товарными накладными, выданными организациями, осуществляющими торговлю либо оказывающими услуги общественного питания.

Перечисленные выше документы (программа пребывания, смета расходов, отчет об использовании средств, выделенных на прием делегации) регистрируются в журнале [13].

 

2 ОРГАНИЗАЦИЯ УЧЕТА ПОДОТЧЕТНЫХ  СУММ

2.1 Синтетический и аналитический  учет расчетов с подотчетными  лицами

 

Согласно Инструкции о  порядке применения типового плана  счетов бухгалтерского учета, утвержденной Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 29.06.2011г. № 50, синтетический  учет расчетов с работниками предприятия  по подотчетным суммам должен осуществляться на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету счета  отражается дебиторская задолженность  работников по выданным им авансам. По кредиту 71 счета отражается израсходованная  сумма денежных средств, выданная в  подотчет.

На выданные под отчет  суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции с кредитом счетов учета денежных средств (50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета»). Возврат неизрасходованных сумм сопровождается обратной записью: дебет 50 (51) и кредит 71.

На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции с дебетом счетов, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или других счетов, в зависимости от характера произведенных расходов (10 «Материалы», 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные затраты» и другие) [3].

Расходы, оплаченные из подотчетных  сумм сверх норм, но с разрешения руководителя предприятия, списываются  с кредита счета 71 в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы».

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные  сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются с кредита счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника) [3].

Кроме приведенных бухгалтерских  записей при учете расчетов с  подотчетными лицами могут составляться и другие проводки, приведем примеры типовых проводок по счету (Приложение О).

Следует отметить, что счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - активно-пассивный и в  аналитическом учете он может  иметь сальдо сразу по дебету (когда  кто-то из работников не отчитался по подотчетным деньгам) и кредиту (сотрудник  потратил свои деньги, а предприятие  их пока не вернуло).

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

В условиях применения полной журнально-ордерной формы учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  ведется в журнале-ордере №7. Он является комбинированным регистром, сочетающим аналитический и синтетический  учет с линейной формой записи. Это  означает, что каждой выданной под  отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка.

При применении сокращенной  журнально-ордерной формы учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  ведется в журнале-ордере № 03.

Учет наличия и движения подотчетных сумм при упрощенной форме обобщается в ведомости  № В-5, которая ведется по данным расходных и приходных кассовых ордеров, авансовых отчетов и  других документов [9, с.496].

Согласно учетной политике, принятой в ТЧУП «ТрансТрэвел», применяемая форма бухгалтерского учета – автоматизированная. При ведении бухгалтерского учета на предприятии используется бухгалтерская программа 1С:Бухгалтерия версии 7.7.

Денежные расчеты с  подотчетными лицами отражаются документами: «Расходный кассовый ордер» и «Приходный кассовый ордер» с указанием соответствующего вида операции, подотчетного лица и суммы.

Для учета использования  наличных денежных средств подотчетными лицами используется документ «Авансовый отчет».

Все сформированные кассовые ордера отражаются соответственно в журнале  «Касса».

Авансовые отчеты регистрируются, обрабатываются в журнале «Авансовые отчеты» в разделе документов «Учет расчетов с подотчетными лицами». Документы позволяют произвести расчеты с подотчетными лицами по командировкам, по приобретенным за наличный расчет ценностям, формируют печатные формы документов.

На основании введенных данных система автоматически генерирует бухгалтерские записи по дебету и кредиту счета 71.

Нормы возмещения могут быть введены  в автоматизированную систему на этапе ее настройки в окне «Сведения об организации». На закладке «Документы» значения вводятся в группе элементов «Нормы командировочных расходов».

Перечень расходов, относимых к  командировочным, и размер их выплаты зависят от места служебной командировки работника. Размер суточных и нормы проживания задаются в системе в специальном справочнике «Нормы командировочных».

По расчетам с подотчетными лицами можно сформировать за отчетный период такие аналитические регистры, как:

         - Оборотно-сальдовая ведомость по  счету 71. В поле «Счет» надо внести 71 (либо уточнить субсчет 71.1 или 71.2). В списке «Вид субконто» автоматически будет выбран элемент «Сотрудники», а в поле «Субконто» можно уточнить конкретного сотрудника (Приложение П).

         - Карточка счета по счету 71. Документ позволит получить детальную информацию о взаиморасчетах с подотчетным лицом (Приложение Р).

        - Журнал-ордер счета 71 по развернутому  субконто «Сотрудники» и сгруппированному субконто «Целевое назначение». Данный документ строится в разрезе подотчетных лиц и направлений использования подотчетных сумм (Приложение С).