Учет расчетов с подотчетными лицами

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание

 

Введение                3

ГЛАВА 1 Теоритические аспекты учета  расчетов с подотчетными лицами     5

1. Понятие и функции учета расчетов с подотчетными лицами      5
2. Нормативно – законодательное регулирование учета расчетов

  с подотчетными лицами            9

ГЛАВА 2 Учет расчетов с подотчетными лицами на НПО «Искра»    14

2.1 Экономическая  характеристика исследуемого предприятия  

«Научно-производственное объединение «Искра»      14

2.2 Первичный учет расчетов с подотчетными лицами на НПО «Искра»18

2.3 Аналитический  и синтетический учет расчетов  с подотчетными  лицами             21

2.4 Отражение  информации в отчетности        22

ГЛАВА 3  Мероприятия по совершенствованию  учета расчетов с

 подотчетными лицами на НПО  «Искра»                 26

Выводы и предложения         32

Список использованных источников   34

Приложение 1. Бухгалтерский баланс ОАО  НПО «Искра»

Приложение 2. Отчет о прибылях и  убытках ОАО  НПО «Искра»

Приложение 3. Авансовый отчет

Приложение 4 Приходный кассовый ордер

Приложение 5 Расходный кассовый ордер

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Трудно  себе представить работу любой организации  без подотчетных лиц. Вероятнее  всего, каждый сотрудник организации  хотя бы однажды получал денежные средства под отчет.

В подотчет выдаются наличные денежные средства на предстоящие командировочные  расходы, для оплаты хозяйственных  расходов, на представительские цели, для покупки за наличный расчет продукции  у других предприятий или у  физических лиц, для оплаты выполненных  работ, оказанных услуг, а также  на иные хозяйственно-операционные цели.

Практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверяемых  объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается именно при расчетах с подотчетными лицами.

Поэтому тема данной курсовой работы  «Учет расчетов с подотчётными лицами

в ОАО НПО «Искра».

Целью курсовой работы является рассмотрение состояния учета расчетов с подотчетными лицами в ОАО НПО «Искра».

В ходе выполнения курсовой работы возникли следующие  задачи:

• изучить теоретический материал, и действующие нормативные акты в сфере учета расчетов с подотчетными лицами;
• изучить  проблемы бухгалтерского учёта по командировочным расходам;
• проанализировать деятельность ОАО НПО «Искра» в области бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами, пользуясь документами бухгалтерии;
• выдвинуть предложения по совершенствованию бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами в ОАО НПО «Искра»

Объектом  исследования является Открытое Акционерное Общество Научно-производственное объединение «Искра».

 

 

Предметом исследования являются основные источники информации:

- Организационно - учредительные документы (устав, учетная политика НПО «Искра»);

-  Бухгалтерская отчетность (формы №1 «Бухгалтерский баланс», №2 «Отчет о прибылях и убытках»);

- Учетные регистры (главная книга, журнал-ордер №7);

- Первичные документы (приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты, чеки, квитанции, проездные документы и т.п.);

- Учебная литература.

Для выполнения данной курсовой работы был взят период исследования работы предприятия с 2009 -2011 год.

Для выполнения работы были использованы основные методы исследования, такие  как:

 -   экономико-математические (группировка данных);

 - экономико-статистические;

- экономический   анализ.

Информационная  база работы – первичная документация НПО «Искра» (авансовые отчеты, приходные расходные кассовые ордера, кассовая книга), бухгалтерская отчетность (формы №1 «Бухгалтерский баланс», №2 «Отчет о прибылях и убытках»);

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 1 Теоритические аспекты учета  расчетов с подотчетными лицами

3. Понятие и функции учета расчетов с подотчетными лицами

Определенные  виды хозяйственных и других расходов организации не могут быть оплачены с расчетного счета или непосредственно  из кассы организации. В этих случаях  допускается расход наличных денежных средств через подотчетных лиц, которые являются сотрудниками организации.

Подотчётные лица – работники, выполняющие свои функции за пределами предприятия. Для выполнения этих функций бухгалтерия выдаёт им денежные средства в виде авансов, в размере, определённом действующим законодательством. Денежные авансы выдаются в подотчёт на служебные командировки и на мелкие хозяйственные расходы.

Служебная командировка – поездка работника  по распоряжению работодателя на определённый срок для выполнения служебного поручения  вне места постоянной работы. Служебные  поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или  имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются

Круг  должностных лиц, имеющих право  получать денежные средства под отчет, определяется и утверждается руководителем  организации в учетной политике (приложение). Денежные средства, выдаваемые под отчет, классифицируются по направлениям расходования: административно-хозяйственные и операционные расходы.

Денежные  средства могут выдаваться под отчет  на командировочные расходы, на представительские  цели, для покупки за наличный расчет в других организациях и физических лиц товаров, на приобретение ГСМ, для  оплаты выполненных работ, оказанных  услуг, на иные хозяйственно-операционные цели – в соответствии с приказом руководителя.

Обязательными условиями выдачи денежных средств  под отчет является:

- наличие утвержденного руководителем организации списка подотчетных лиц;

-  расходование денег строго по целевому назначению;

- полный расчет по ранее выданным суммам.

Выдача  денежных средств под отчет оформляется  расходным кассовым ордером (форма  №КО-2). Бухгалтер выписывает расходный  кассовый ордер на основании заявления  работника, подписанного руководителем. В заявлении работник указывает  необходимую сумму аванса, а также  цель, на которую испрашивается подотчетная  сумма. Передача подотчетных сумм одним  лицом другому запрещается.

Наличные  деньги под отчет выдаются конкретному  работнику только при условии, что  он полностью отчитался по предыдущему  авансу. Если за работником числится дебиторская  задолженность по подотчетным суммам, то он не имеет права получить новый  аванс.

Согласно  Порядку ведения кассовых операций лица, получившие наличные деньги под  отчет, обязаны не позднее трех рабочих  дней по истечении срока, на который  они выданы, или со дня возвращения  их из командировки предъявить в бухгалтерию  организации отчет об израсходованных  суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, устанавливаются руководителем  организации. Эти сроки могут  быть установлены единым приказом по организации. При этом в приказе  может быть установлен как единый срок для всех подотчетных лиц, так  и разные сроки для разных подотчетных  лиц.

Порядок выдачи подотчетных сумм и определения  сроков, на которые они выдаются, необходимо предусмотреть в приказе  по учетной политике организации.

Учет  по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности  подотчетных лиц предприятию  или сумму возмещенного перерасхода  и вновь выданные под отчет  на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту – суммы, использованные, согласно авансовым отчетам и  сданные в кассу по приходным  кассовым ордерам.

Служебной командировкой признается поездка  работника по распоряжению руководителя организации для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы на срок не более 40 дней, не считая времени нахождения в пути.

Во время  командировки (в том числе за время  нахождения в пути) за командированным  работником сохраняется средний  заработок за все рабочие дни  недели по графику, установленному по месту постоянной работы.

Предприятия, как правило, ведут специальные  журналы – «Журнал учета работников, прибывших из командировки» и  «Журнал учета работников, выбывающих в командировки», в которых работник, отбывающий в командировку, должен своей подписью подтвердить факт получения командировочного удостоверения. Работники ответственные за ведение  этих журналов, назначаются приказом руководителя предприятия.

Фактическое время нахождения в командировке при расчете суточных определяется по отметкам в командировочном удостоверении (форма №Т-10), которое выписывается отделом кадров на основании приказа  руководителя. В нем указывается  фамилия, имя, отчество работника, срок, место и цель командировки. Также  должны проставляться отметки о  выбытии в командировку, прибытии в пункт назначения, выбытии из них и прибытии на место постоянной работы. После возвращения из командировки работник сдает в бухгалтерию  организации командировочное удостоверение  и составляет авансовый отчет (форма  №АО-1), который подтверждается руководителем  организации или лицом, на это  уполномоченным. К отчету прилагаются  все документы, подтверждающие произведенные  им расходы.

Командированному  работнику возмещаются следующие  расходы по командировке, при наличии  приложенных оправдательных документов:

• расходы по найму жилого помещения, в т. ч. плата за бронирование мест в гостиницах;
• расходы по проезду к месту командировки и обратно, в т. ч. плата за пользование в поездах постельными принадлежностями;
• расходы по проезду транспортом общего пользования к месту командировки;
• суточные за время пребывания в командировке, в т. ч. и за время нахождения в пути;
• различные страховые и комиссионные сборы;
• сборы за услуги аэропортов, вокзалов;
• расходы на провоз багажа.

На приобретенные  подотчетным лицом материальные ценности к авансовому отчету должны быть приложены накладная или  приходный ордер на оприходование средств.

Суточные  выплачиваются командированному работнику  за каждый день нахождения в командировке. Согласно статьи 168 Трудового Кодекса РФ их размер определяется руководителем организации самостоятельно. Однако для целей налогообложения суточные учитываются в размерах, предусмотренных Налоговым Кодексом РФ (далее НК РФ).

С 1 января 2009 г. согласно п. 33 ст. 217 НК РФ установлены  предельные нормативы суточных, которые  не будут включаться в доход командированного работника и облагаться НДФЛ, - до 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и до 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке (Федеральный закон от 24.07.07 г. N 216-ФЗ).

Для целей  налогообложения прибыли размер суточных по-прежнему составляет 100 рублей за один день пребывания в командировке.

Нормы расходов организаций на выплату суточных в пределах в целях налогообложения  прибыли, расходы относятся к  прочим расходам, связанным с производством  и реализацией, утверждены Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 г. №93.

Поэтому в учетной политике для целей  бухгалтерского учета может быть лишь уточнена схема бухгалтерских  записей для случаев, когда выплата  суточных производится в размерах, превышающих необлагаемые суммы.

Организация, выполняя функции налогового агента, обязана начислить НДФЛ на сумму  превышения фактических суточных над  необлагаемой этим налогом суммы  суточных. Удержание НДФЛ производится непосредственно из доходов налогоплательщика, при фактической выплате указанных денежных средств налогоплательщику.

Если  подотчетное лицо рассчитывается наличными  денежными средствами с другой организацией, то необходимо помнить, что в настоящее  время предельный размер расчетов наличными  деньгами между юридическими лицами по одной сделке установлен в сумме 100 000 рублей.

Если  работник не полностью израсходовал выданную подотчетную сумму, то в  день сдачи в бухгалтерию авансового отчета он должен вернуть в кассу  организации неиспользованную сумму  аванса. При этом работнику выдают квитанцию к приходному кассовому  ордеру (форма №КО-1). Копию этой квитанции  следует приложить к авансовому отчету для подтверждения полного  расчета по полученной подотчетной сумме.

Учет  операций по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, является несложным, но с другой, именно здесь  допускается большое количество ошибок, так как данные расчеты  затрагивают несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета.

 

 

1.2. Нормативно – законодательное  регулирование учета расчетов  с подотчетными лицами

 

Ведение бухгалтерского учета расчетов с  подотчетными лицами осуществляется в  соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них  обязательны к применению, другие носят рекомендательный характер.