Учет расчетов с подотчетными лицами

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2 Первичный учет расчетов с  подотчетными лицами на НПО «Искра»

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, оформляются оправдательными документами. Документы по учету расчетов с подотчетными лицами на НПО «Искра» подразделяются на три вида. К первому виду относятся документы, которые составляются в отделе кадров и бухгалтерии, на основании служебной записки от заинтересованного цеха, подразделения, отдела. К этим документам относят: приказ руководителя, командировочное удостоверение, служебное задание, расчет суммы командировочных расходов, расходный кассовый ордер.

Приказ (распоряжение) - документ, который является основанием для направления работника  в командировку (форма №Т-9). В  нем указываются: фамилия, имя и  отчество командируемого, страна или  город командирования, планируемый  срок и цель командировки. Служебное  задание и отчет о его выполнении (форма №Т-10а), определяются на основании  приказа, выписывается командировочное  удостоверение (форма №Т-10). Сотрудникам, командированным для выполнения служебного задания, в соответствии с произведенными предварительными расчётами сумм командировочных расходов выдаются из кассы по расходному кассовому ордеру (№КО—2) денежные средства на оплату проездных документов туда и обратно, а также на проживание и питание.

Расходный кассовый ордер (форма КО-2) применяют  для оформления выдачи наличных денежных средств из кассы, Выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем и главным бухгалтером. Регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3).

Если  на документах, прилагаемых к расходным  кассовым ордерам, имеется разрешительная надпись руководителя , то его подпись на расходном кассовом ордере необязательна. В расходном кассовом ордере указываются содержание хозяйственной операции и перечень прилагаемых первичных документов (с указанием номера и даты составления).

Ко второму  виду относятся документы, которые  сотрудник получает во время нахождения в командировке, по оплате работ, при  приобретении ТМЦ, услуг. К ним относятся: проездные документы, товарные чеки с указанием НДС, чеки ККМ, накладная, счет, квитанция к приходному кассовому ордеру, счет-фактура. Кроме этого, командированный должен сделать отметку о времени нахождения в месте командировки в командировочном удостоверении.

При покупке  за наличный расчёт у организации  розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у продавца два документа - кассовый и товарный чеки (или накладную).

Кассовый  чек - это документ, подтверждающий факт оплаты товара. Он обязан содержать реквизиты: наименование предприятия-продавца; заводской номер ККМ, идентификационный номер (ИНН); порядковый номер чека; дату и время покупки; стоимость (цену) покупки; признак фискального режима. Вместо кассового чека возможна выдача номерного бланка строгой отчётности по формам, которые утверждены Министерством финансов РФ.

Товарный  чек (или накладная) в соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском  учёте» должен содержать следующие  реквизиты: наименование и дату составления  документа; наименование предприятия, от имени которого составлен документ; содержание хозяйственной операции; единицы измерения (натуральная  и денежная, например «ткань», «хозяйственные товары»); должность и личную подпись  ответственного лица, заверенную штампом (печатью) предприятия-продавца.

Счёт-фактура  содержит следующие реквизиты: порядковый номер счёта-фактуры и дата выписки; наименование продавца в соответствии с учредительными документами; идентификационный  номер продавца (ИНН); наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами, его  почтовый адрес; идентификационный  номер покупателя (ИНН); наименование товара (работ, услуг); стоимость (цена) товара (работ, услуг); налоговая ставка; сумма налога на добавленную стоимость; страна происхождения товара.

И к третьему виду документов относится итоговая документация. Работник, вернувшийся  из командировки, должен сделать отметку  в командировочном удостоверении  о прибытии в течение трех дней после окончания командировки, по приказу представить подробный  отчет руководству фабрики о  результате выполнения служебного задания (форма №Т-10а), в бухгалтерию - авансовый  отчет об истраченных суммах полученных денежных средств. Авансовый отчет  составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.

Проверенные авансовые отчеты утверждаются руководителем  фабрики, после чего принимаются  к учету. Остатки неиспользованных денежных средств, сдаются по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому ордеру.

Таким образом, к итоговым документам НПО «Искра» относятся: авансовый отчет (с приложением командировочного удостоверения, служебного задания, чеков, проездных документов, накладных, счетов-фактур, квитанций к приходным кассовым ордерам) и письменный отчет о результатах командировки.

Если  утеряны некоторые документы, которые  подтверждают факт нахождения сотрудника в командировке (билеты, чеки, квитанции  из гостиницы и др.), то используют следующие варианты отражения в  учете:

1. сотрудник отражает неиспользованные денежные средства по авансовому отчету и возвращает их в кассу фабрики;
2. целесообразность произведенных расходов утверждается в авансовом отчете, и бухгалтер списывает их (для целей бухгалтерского учета) в расходы фабрики. Но расходы, без первичных документов, не принимаются для уменьшения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль. (п.З ст.217 главы 23 НК РФ).

 

 

2.3 Аналитический и синтетический  учет расчетов с подотчетными  лицами

 

Учет  расчетов с подотчетными лицами ведется  на балансовом счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в разрезе субсчетов:

71.1 «Расчеты  с подотчетными лицами в рублях»; 

71.11 «Расчеты  с подотчетными лицами в валюте».

Данный  счет активно-пассивный, его сальдо отражает задолженность подотчетных лиц  предприятия или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные в подотчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту - денежные средства, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам (таблица 3).

 

Таблица 3. –   Структура 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами»

По дебету	По кредиту
Сальдо начальное по счету 71 - это  остаток долгя подотчетного лица на начало периода.	Сальдо начальное - это остаток  долга подотчетному лицу на начало периода.
Оборот по дебету - выдача денежных средств  подотчетному лицу.	Оборот по кредиту-списание денежных средств с подотчетного лица.
Сальдо дебетовое на конец периода -это остаток долга подотчетного лица на конец периода.	Сальдо кредитовое на конец периода - это остаток долга подотчетному лицу на конец периода.

 

Для получения  информации о наличии и движении средств предприятия, выданных под отчет или возвращенных в кассу, предназначается ведение аналитического учета. Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, которая выдается в подотчет.

Регистром учета является журнал-ордер №7, сочетающий аналитический и синтетический  учет. Каждой выданной под отчет  сумме отводится одна строка.

Итоги из журнала-ордера №7 каждый месяц переносят  в Главную книгу: дебетовые обороты - по корреспондирующим счетам, кредитовые - всей суммой. Данные из главной книги  переносятся в баланс. Дебиторская задолженность в балансе (по расчетам с подотчетными лицами) учитывается по строке 246, а кредиторскую - по строке 628. Чаще всего через подотчетных лиц приобретается оборудование. Это связано с тем, что есть возможность осмотра технического состояния приобретаемого оборудования. Движение документов представлено на рисунке.

 

2.4 Отражение информации в отчетности  

При составлении бухгалтерской отчетности дебиторская и кредиторская задолженность организации, возникшая в связи с осуществлением расчетов с подотчетными лицами по выданным им суммам и отраженная в бухгалтерском учете на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами», фигурирует в бухгалтерском балансе (Приложение 1) и приложении к бухгалтерскому балансу.

В бухгалтерском балансе дебиторская  задолженность работников отражается в составе активов по строке «Дебиторская задолженность» раздел II «Оборотные активы», а кредиторская задолженность перед  подотчетными лицами по возмещению им сумм перерасхода в соответствии с утвержденными авансовыми отчетами - в составе пассивов по строке «Кредиторская  задолженность» раздел V «Краткосрочные обязательства». Для заполнения строки «Дебиторская задолженность» на начало и конец года используются данные о дебиторской задолженности подотчетных лиц по выданным им суммам, а для заполнения строки «Кредиторская задолженность» - данные о кредиторской задолженности перед подотчетными лицами.

Схема последовательности записей  по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» представлена на рис. 1.

 

ПД		Авансовый отчет		Журнал-ордер №7		Главная Книга по счету 71		Отчетность
Служебное задание по форме №  Т-10а; Приказ руководи-теля №Т-9 или Т-9а; Командировочное удостоверение; РКО, ПКО		С приложением доку-ментов, подтвержда-ющих расходы: - товарный чек; - накладную; - чеки ККМ; - закупочные акты и т.д.						Бухгалтерский баланс (ф. №1) - по строке 240 «Дебиторская задолженн-ность» и по строке 622 «Задолженность перед персоналом организации»; Приложение к бухгалте-рскому балансу (ф. №5) - раздел «Дебиторская и кредиторская задолжен-ность»

Рисунок 1. –  Схема последовательности записей по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

 

Таким образом, организация учета  расчетов с подотчетными лицами является достаточно важным и трудоемким процессом.

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами проводится в  целях выяснения соответствия выдачи наличных денег под отчет требованиям  п.11 Положения о порядке ведения  кассовых операций, утвержденного решением Совета директоров Центрального банка  РФ 22 сентября 1993 года N 40. В приказе  об учетной политике организации  должен быть указан срок, на который  могут выдаваться подотчетные суммы. Отдельным организационно-распорядительным документом организации утверждается список лиц, которым могут выдаваться подотчетные суммы. При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам  с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (дата выдачи, целевое назначение).

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами должна проводиться  чаще, чем с прочими дебиторами и кредиторами. Это объясняется  тем, что лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее  трех рабочих дней по истечении срока, на который были выданы денежные средства (или со дня возвращения из командировки), предъявить в бухгалтерию организации  отчет об израсходованных суммах. На конец отчетного периода у  подотчетных лиц не должны скапливаться неиспользованные суммы. Данные суммы  могут расцениваться как беспроцентные  ссуды, которые должны быть оформлены  договорами займа с работниками, где оговаривается срок и порядок  возврата денежных сумм.

Если остатки неиспользованных подотчетных сумм не будут своевременно возвращены, то в учете подобные хозяйственные ситуации отразятся  проводками:

Дебет 94 Кредит 71 - подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки;

Дебет 73 Кредит 94 - суммы, подлежащие взысканию, когда они не могут быть удержаны из заработной платы работника;

Дебет 70 Кредит 94 - суммы, подлежащие взысканию, когда они могут быть удержаны из заработной платы;

Дебет 50 Кредит 73 - суммы погашенной наличными дебиторской задолженности  подотчетным лицом.

Требование существенности отчетных данных означает, что в  соответствии с п.4 Методических рекомендаций о порядке формирования показателей  бухгалтерской отчетности организаций  каждый существенный показатель, способный  повлиять на экономические решения  пользователей бухгалтерской отчетности, должен представляться в ней отдельно. Несущественные суммы аналогичного характера или назначения могут  объединяться и не представляться отдельно. Такое объединение может проводиться в Бухгалтерском балансе, Отчете о прибылях и убытках или в пояснениях к ним. Согласно этому же пункту существенной признается сумма, удельный вес которой в общем итоге соответствующих данных за отчетный год составляет не менее 5%. Вместе с тем допускается принятие организацией в приказе по учетной политике решения о применении другого критерия существенности, отличного от вышеназванного. Таким образом, определение критерия существенности при формировании учетной политики относится в настоящее время к компетенции бухгалтера, его профессиональному суждению на основе ориентира в 5% от соответствующего показателя в год (от общего итога соответствующего показателя, либо от общего итога актива, или группы показателей) в большую или меньшую сторону.