Учет расчетов с подотчетными лицами

Аудиторская практика показывает, что при проведении инвентаризации подотчетных сумм в некоторых  случаях требуется фактическая  проверка средств, находящихся у  подотчетных лиц, например, в случае если наличные деньги на руках и  не поступившие на депозит средства занимают большой удельный вес в  остатке кассовой наличности и если процедуры документального контроля неэффективны.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 3  Мероприятия по совершенствованию  учета расчетов с подотчетными лицами на НПО «Искра»

Чтобы контролировать прибывших из командировки подотчетных  лиц необходимо вести журнал регистрации  работников, прибывших из командировки. Также необходимо вести журнал регистрации  работников, направленных в командировку. Для того чтобы меньше допускать  ошибок при расчетах с подотчетными лицами, в штат швейной предприятия необходимо ввести новую штатную единицу - бухгалтер по расчетам с подотчетными лицами, поставщиками и подрядчиками, покупателями, дебиторами и кредиторами.

Внедрение автоматизированного учета в  процесс оформления первичных документов может служить одним из эффективных  путей по совершенствованию первичного учета на НПО «Искра». Это позволит:

• снизить вероятные ошибки при переносе информации из первичной документации в регистры учета;
• сократить количество первичных учетных документов, это будет способствовать повышению оперативного и точного учета по расчетам с подотчетными лицами.

Чтобы знать, с кого спрашивать, необходимо утвердить приказом перечень работников, имеющих право получать деньги под отчет. Объяснить избранным, что их статус повысился: теперь они не только привозят товар - им доверено составлять авансовые отчеты.

В приказе прописать главные запреты: деньги выдаются в подотчет только после сдачи авансового отчета за предыдущие суммы; один сотрудник не имеет права передавать другому полученные в подотчет суммы. Все остальные важные моменты лучше поместить в отдельную памятку для подотчетников.

Указания по заполнению авансового отчета, утвержденные постановлением Госкомстата от 1 августа 2001 г. № 55, не могут служить полноценной инструкцией. Но пренебрегать ими не стоит: в них  четко обозначено, что авансовый  отчет составляет именно подотчетное  лицо.

Можно составлять авансовые отчеты на компьютере и отдавать расписаться подотчетному лицу. Но делать такое исключение лучше лишь для руководства фирмы. Самостоятельное составление авансовых отчетов излечит сотрудников фирмы от провалов в памяти и заставит относиться к документам серьезно.

Каждое подотчетное лицо должен помнить, что магазины розничной торговли выдают не только товарные чеки, но и обычные накладные и счета-фактуры. Для того чтобы фирма не теряла на налоговых вычетах по НДС, подотчетному лицу достаточно иметь при себе всего лишь обычную доверенность по форме № М-2.

Записать в памятке: «Товарные чеки бухгалтерия принимает как оправдательный документ лишь в исключительных случаях. Использование товарных чеков приводит к тому, что наше предприятие платит больше налогов. Поэтому приобретение товаров подтверждайте накладной и счетом-фактурой с выделенным в них НДС».

Особое внимание - чеку кассового  аппарата. Без него нельзя принимать ни товарных чеков, ни накладных, ни квитанций к приходно-кассовым ордерам. Заменой может служить лишь слип, подтверждающий расчет пластиковой картой.

Можно долго рассуждать о том, что  чек кассового аппарата не есть «оправдательный  документ» и его отсутствие - всего  лишь повод для встречной проверки поставщика. Но только если вас уже  оштрафовали. Если нет, то дешевле придерживаться требований налоговиков, даже самых  абсурдных.

Так, например, некоторые инспекторы настаивают, чтобы в товарном чеке указывали подробную расшифровку  купленного. Чтобы подстраховаться, можно включить в памятку такой пункт: «Обобщенные группы приобретенных товаров (канцтовары, хоз. товары, запчасти и прочее) должны быть расшифрованы. Если первичный документ (товарный чек или накладная) не содержит исчерпывающего перечня, составьте его самостоятельно на отдельном листе и приложите к авансовому отчету».

Другая сложность возникает, если с одним и тем же поставщиком  работают несколько подотчетных лиц. В этом случае вы всегда должны быть готовы дать им расшифровку оплаты по отдельным договорам.

Однако, если вы будете применять сокращенные проводки типа «дебет 10 кредит 71», бухгалтерская программа не выдаст вам необходимого аналитического разреза. Подотчетные суммы должны проходить через дебет 60, хотя типовая схема корреспонденции и не предусматривает такой проводки.

Любой бухгалтер рано или поздно сталкивается с тем, что некоторые  материалы и товары, оплаченные из «черной» кассы, приходится показывать в официальном учете. Для непосвященных  это выглядит так: работники, не получавшие подотчетных сумм, вдруг приносят авансовые отчеты.

Если пунктуально соблюдать  методологию бухгалтерского учета, то в такой ситуации придется оформить множество бумаг, причем задним числом (см. врезку «Фирма кредитует работника»). Чтобы не усложнять себе жизнь, оставляйте у работников в подотчете хотя бы небольшие суммы. Когда придет время оформлять отчет, вы спокойно заполните строки «получен аванс  из кассы» и «перерасход».

В памятке эту ситуацию можно  отразить так: «Авансовые отчеты бухгалтерия  примет только у тех, кому выдавали деньги под отчет. Перерасход по авансовому отчету возместят, если у тебя в подотчете  была хотя бы небольшая сумма. Если нет - авансовый отчет бухгалтерия  не примет».

Фактически подобные авансовые  отчеты оплачены обналиченными деньгами, которые уже включены в себестоимость. Возможность получения «официальных»  наличных и НДС к вычету может  обернуться чрезмерно завышенной себестоимостью.

Допущенную  ошибку бухгалтера и подотчетного лица можно исправить, организовав комиссию из уполномоченных лиц. Комиссия составит акт, в котором зафиксирует, что  конкретно и для каких целей  приобретено. Данный акт подшивается  к авансовому отчету и служит оправдательным документом.

Также по неопытности подотчетного лица и  предприятия-продавца встречается  такая ошибка, когда на приобретенные  ТМЦ выдаются подтверждающие документы (квитанция к ПКО) с указанием  суммы, превышающей лимит расчетов с юридическими лицами. В соответствии с Указанием ЦБ РФ от 20.07.2007 г., установленный  предельный размер расчетов наличными  деньгами в РФ между юридическими лицами установлен в 100000 рублей. В ходе проверки за данное нарушение грозит штраф не только самому предприятию, но и руководителю. Единственным выходом  из данной ситуации является замена подтверждающего  документа продавцом-предприятием.

Так же встречается такая ситуация, когда командированному работнику выдаются наличные средства организации, поступившие от покупателей. Это тоже является нарушением правил расчетов с подотчетными лицами, так как у предприятия нет специального разрешения обслуживающего банка на использование данных денежных средств на свои нужды.

Существует  определенная последовательность выдачи денег подотчетному лицу на приобретение той или иной продукции. Предприятие должно сначала сдать наличную выручку в банк, затем снять с расчетного счета необходимую сумму и оприходовать ее в кассу.

А можно, заранее снять с расчетного счета  денежные средства на хозяйственные  нужды. Данную сумму можно будет  хранить в кассе предприятия  и постепенно расходовать на покупку  необходимых товаров, выдавая деньги под отчет. Самое главное – не превысить лимит наличных в кассе.

Находясь  в командировке, зачастую подотчетные  лица должны информировать руководителя предприятия или фирму-партнера по телефону о ходе выполнения задания. В таких случаях организация  должна компенсировать стоимость переговоров.

Но на предприятии все телефонные переговоры оплачиваются за счет собственных средств  подотчетного лица. Это тоже является нарушением правил расчетов с подотчетными лицами. Организация ссылается на то, что при приобретении карт эксперсс-оплаты за наличный расчет, подтверждающими документами являются только кассовый чек и сама карта. А данные карты не соответствуют понятию первичного учетного документа, данному в п.2 ст.9 ФЗ «О бухгалтерском учете», следовательно, эти расходы нельзя признать в целях налогообложения прибыли. Но, несмотря на это предприятие, может самостоятельно составить первичные учетные документы, в частности бухгалтерскую справку или авансовый отчет.

Согласно  п. 1 ст. 252 НК РФ под документально  подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством  РФ, и (или) документами, косвенно подтверждающими  произведенные расходы. Таким образом, перечень документов, косвенно подтверждающих произведенные затраты, является открытым, поэтому карты экспресс-оплаты также могут быть признаны документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы. Суды чаще всего подтверждают обоснованность таких расходов (постановление ФАС ВВО от 19.12.05 № А28-4833/2005-137/18). В любом случае расходы работника на приобретение экспресс-карт должны быть возмещены работодателем.

Единственной  неразрешимой проблемой остается НДС, поскольку в этом случае счет-фактура  не предоставляется, а без этого  документа организация не вправе принять к вычету НДС.

Так же дело обстоит при оплате услуг сотовой  связи подотчетным лицом через  свободные кассы.

Лучшим  разрешением данной проблемы является заключение договора на оказание услуг  сотовой связи. Тогда предприятие  сможет получать от операторов мобильной  связи подтверждающие документы (счета-фактуры, акты, расшифровку телефонных переговоров).

Для подтверждения  законности и целесообразности расходов по подотчетным суммам на хозяйственные  и операционные нужды необходимо вести вспомогательную ведомость, в которой сличают счета, товарные чеки с накладными на оприходование материальных ценностей с карточками складского учета, отчетами движения приобретенных ТМЦ.

Чтобы контролировать прибывших из командировки подотчетных  лиц необходимо вести журнал регистрации  работников, прибывших из командировки.

Также нужно  вести журнал регистрации работников, направленных в командировку.

Для того чтобы было значительно меньше ошибок при расчетах с подотчетными лицами, в штат предприятия необходимо ввести новую штатную единицу – бухгалтер  по расчетам с подотчетными лицами, поставщиками и подрядчиками, покупателями, дебиторами и кредиторами.

Лишь, соблюдая все «подотчетные» нюансы, организация  сможет оградить себя от возможных  проблем при налоговых проверках.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выводы и предложения

На примере  Открытого Акционерного общества НПО «Искра» была рассмотрена организация учета расчетов с подотчетными лицами, а также общая теория учета данных расчетов.

Рассмотрены такие вопросы как: понятие подотчетных  сумм, право и порядок получения  денег под отчет при закупе товаров, продукции у физических и юридических лиц, при направлении  подотчетных лиц в командировки, документальное оформление соответствующих  операций, отражение расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.

 Как  выяснилось, на предприятии деньги  под отчет выдаются достаточно  часто и разным работникам, так  как не всегда есть возможность  приобретения ТМЦ безналичным  путем. 

Вследствие  перехода предприятия на автоматизированный учет с использованием программы 1С: Предприятие стало значительно меньше ошибок при расчетах с подотчетными лицами по сравнению с предыдущими годами, так как программа позволяет механизировать обработку информации о командированных работниках, снижает вероятность ошибок при перенесении информации из первичных документов в регистры бухгалтерского учета, а также сокращает количество первичной учетной документации, что, в свою очередь, способствует повышению точности и оперативности учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии.

Данная  программа позволяет формировать  стандартные отчеты, которые полезны  при подведении итогов и составлении  отчетности.

ОАО НПО  «Искра» существуют нарушения правил расчетов с подотчетными лицами».

В части оформления оправдательных документов, а именно авансовых отчетов, выявлены нарушения, и как следствие, они не могут быть приняты к учету. Что может привести к финансовым последствиям. В случае налоговой проверки подобное оформление авансовых отчетов может привести к исключению из состава затрат расходов принимаемых на основании данных авансовых отчетов. Это приведет к взысканию недоимки по налогу на прибыль, начислению штрафа в размере 20% от неуплаченной суммы (ст. 122 «Неуплата или неполная уплата сумм налога» НК РФ) и пеней в размере 1/300 установленной ставки рефинансирования за каждый день просрочки уплаты налога (ст.75 НКРФ «Пеня»). Поэтому предприятию рекомендуется оформлять авансовые отчеты, учитывая все требования, предъявляемые к первичным документам (ФЗ «О бухгалтерском учете» №129фз).