Учет расчетов с подотчетными лицами и персоналом по прочим операциям

Срок командировки работника определяется нанимателем и не может превышать 30 календарных дней, не считая времени нахождения в пути. Продление срока командировки допускается с разрешения нанимателя не более чем на 10 дней.

При служебных командировках работнику обязаны выдать аванс и возместить расходы:

• по проезду к месту служебной командировки и обратно,
• по найму жилого помещения (20 000 руб. за каждую ночь пребывания в командировке, если не были предоставлены документы, подтверждающие факт найма жилого помещения),
• суточные (расходы на проживание –  60 000 руб. за  каждые сутки нахождения в командировке ( при однодневной командировке работнику выплачиваются суточные в размере 30 000 руб.),
• другие расходы (стоимость израсходованного топлива, оплата постельных принадлежностей и т.д.)

Выдача очередных авансов подотчетному лицу производится только при условии полного расчета по ранее полученному авансу.

К авансовому отчету прилагаются:

• счета со штампами магазинов и подписями продавцов;
• квитанции, копии чеков и т.д.;
• В случае командировки:
• командировочное удостоверение с отметками «убыл-прибыл» во всех пунктах командировки;
• проездные билеты;
• квитанции гостиниц и другие документы.
• Расходы по найму жилого помещения, возмещаются в размерах, указанных в представленных документах (счетах, квитанциях), а без подтверждающих документов - в установленном размере.
• Оплата суточных производится на основании отметок о дне выбытия в командировку и дне прибытия из нее, включая дни отдыха и праздничные дни.

По окончании командировки в 3-хдневный срок работник обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах с приложением следующих документов:

• командировочное удостоверение с заверенными отметками о дне прибытия и дне выбытия из места командирования;
• билетов на проезд, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командировки и обратно;
• оплаченные счета, квитанции или другие документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения;
• др. расходы (телефонные переговоры);
• отчет о проделанной работе (по требованию руководителя организации).

За командированным работником сохраняются место работы (должность) и средний заработок за время командировки. Средний заработок за время нахождения работника в командировке сохраняется за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы. Пересылка зарплаты командированному работнику по его просьбе производится за счет предприятия. Отчеты утверждаются руководителем организации.

Корреспонденция счетов  по учёту расчетов с подотчетными лицами:

Таблица 3.2.1 Учет расчетов с подотчетными лицами в ОАО «Черлена»

Содержание хоз. операции	Дт	Кт	Сумма, руб.
Выданы из кассы в подотчет на командировочные и хозяйственные расходы	71	50	652 300
Перечислены с расчетного счета подотчет на командировочные и хозяйственные расходы	71	51	300 000
Списаны расходы на служебные командировки в пределах установленных норм	10,20,26,44	71	22 600
На сумму налога на добавленную стоимость, указанную в авансовом отчете	18	71	18 200
Возвращены в кассу неиспользованные  подотчетные суммы	71	50	7 100
Удержаны из заработной платы излишне выплаченные подотчетные суммы	70	71	91 500

Выдача денег под отчет оформляется расходным кассовым ордером (Приложение 3).

3.3 Учёт  денежных средств, выданных подотчёт  на хозяйственные и операционные  расходы

Список работников, имеющих право получать деньги под отчет на хозяйственные нужды, определяется приказом руководителя предприятия в начале года.[9]

Выдача наличных денег из касс производится по:

- расходному  кассовому ордеру формы КО-2, при  разовых выдачах наличных денег  под отчет на расходы, связанные  со служебными командировками  работников, и другие выдачи отдельным  лицам;

- платежной  ведомости с последующим проставлением  на ней реквизитов расходного  кассового ордера либо приложением  расходного кассового ордера  на общую сумму выплаченных  наличных денег по платежной  ведомости (ведомостям) без составления  расходного кассового ордера  на каждого получателя при  выдаче нескольким лицам наличных  денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками  работников, и другие выдачи.

На титульном листе платежной ведомости делается разрешительная надпись о выдаче наличных денег за подписями руководителя и главного бухгалтера юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя или лиц, ими уполномоченных, с указанием сроков выдачи и суммы наличных денег прописью.

При выдаче наличных денег по платежной ведомости получатели предъявляют документы, удостоверяющие или подтверждающие их личность, и расписываются за получение денег в соответствующей графе платежной ведомости.

Выдача наличных денег работникам может производиться по удостоверению, выданному юридическим лицом, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца удостоверения, подписи должностного лица и оттиска печати юридического лица, выдавшего удостоверение.

Платежная ведомость выписывается либо оформляется с помощью технических средств с указанием по итогу суммы наличных денег цифрами и прописью.

В графе напротив фамилии, собственного имени, отчества получателя средств цифрами проставляется сумма причитающихся к получению наличных денег.

В соответствии с приказом руководителя подотчетные лица получают наличные деньги, выдаваемые на основании оформленного расходно-кассового ордера (РКО).

Основными реквизитами расходно-кассового ордера являются:

- наименование организации;

- номер документа и дата его составления;

- сумма, подлежащая выдаче;

-  ФИО работника, которому необходимо выдать аванс;

- документ, на основании которого оформляется данный РКО;

- документ, удостоверяющий личность работника;

- сумма прописью и подписи руководителя, главного бухгалтера, подотчетного лица и кассира, выдавшего аванс.

Документами, подтверждающими расходы по приобретению (поступлению, изготовлению, выполнению) продукции (товаров, работ, услуг), являются:

-  кассовый ордер формы КО-1, квитанция  формы КВ-1, квитанция формы 20-фс, другие приходные документы, утвержденные  в соответствии с законодательством;

-  кассовый чек, содержащий номер, наименование юридического лица, инициалы, фамилию индивидуального  предпринимателя, дату продажи (выполнения  работы, оказания услуги), наименование, количество и цену товара (выполнения  работы, оказания услуги), сумму, идентификатор  кассира. (см. приложение 2)

В случае отсутствия в кассовом чеке указанных реквизитов документами, подтверждающими расходы по приобретению (поступлению, изготовлению, выполнению) продукции (товаров, работ, услуг), являются кассовый чек и товарный чек, содержащий номер, наименование юридического лица, инициалы, фамилию индивидуального предпринимателя, дату продажи (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цену товара (выполнения работы, оказания услуги), сумму, подписанные лицом, непосредственно осуществившим отпуск товаров (выполнение работ, оказание услуг), с указанием его должности, фамилии и инициалов.

В исключительных случаях допускается использование личных денежных средств физических лиц, состоящих в трудовых отношениях, в интересах субъекта хозяйствования, предпринимателя с применением наемного труда на приобретение товарно-материальных ценностей, оказание услуг в пределах норм расчетов наличными денежными средствами между субъектами хозяйствования, установленных обслуживающим учреждением банка в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Основным первичным документом, подтверждающим израсходованные суммы и предназначенным для отчета подотчетных лиц по хозяйственным или командировочным расходам, является авансовый отчет (типовая форма № 286).

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре и является комбинированным первичным документом, поскольку, с одной стороны, в нем обобщается информация об израсходованных средствах, а с другой - он служит основанием для включения этих сумм в состав производственных затрат, издержек обращения или внереализационных расходов. Авансовый отчет составляется подотчетным лицом самостоятельно на основании документов, подтверждающих расходование сумм выданного ранее аванса. В Инструкции о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка РБ от 17 января 2008 г. № 4 и Правилах ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденных постановлением Правления Нацбанка РБ от 28.06.2004 № 98, рассматриваемый документ именуется как отчет об израсходованных суммах.

Выдаются наличные денежные средства под отчет на хозяйственно-операционные и иные виды расходов на следующие сроки:

- не более трех рабочих дней  на хозяйственно-операционные расходы, производимые в месте нахождения  предприятия;

- не более десяти рабочих  дней на хозяйственно-операционные  расходы, производимые вне места  расположения предприятия;

- до тридцати рабочих дней  в сумме, не превышающей размера  одной базовой величины в целом  по предприятию.

Список работников, имеющих право получать деньги под отчет на хозяйственные нужды, определяется приказом руководителя предприятия в начале года.

В соответствии с приказом руководителя ОАО «Черлена» подотчетные лица получают наличные деньги, выдаваемые на основании оформленного расходно-кассового ордера. В бухгалтерии на выданные по расходным кассовым ордерам подотчетные суммы составляется запись, отражающая дебиторскую задолженность предприятию, т.е. Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  Кедит 50 «Касса».

Основными реквизитами расходно-кассового ордера являются:

• наименование организации;
• номер документа и дата его составления;
• сумма, подлежащая выдаче;
• ФИО работника, которому необходимо выдать аванс; 
  документ, на основании которого оформляется данный РКО;
• документ, удостоверяющий личность работника;
• сумма прописью и подписи руководителя, главного бухгалтера, подотчетного лица и кассира, выдавшего аванс.

Лица, получившие деньги на хозяйственные нужды, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они были выданы, представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу остаток неиспользованной суммы.

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре и является комбинированным первичным документом, поскольку, с одной стороны, в нем обобщается информация об израсходованных средствах, а с другой - он служит основанием для включения этих сумм в состав производственных затрат, издержек обращения или внереализационных расходов. Авансовый отчет составляется подотчетным лицом самостоятельно на основании документов, подтверждающих расходование сумм выданного ранее аванса (кассовый чек, товарный чек и др.).

В авансовом отчете указывается  фамилия, имя, отчество подотчетного лица, его должность, дата составления отчета, наименование материальных ценностей, приобретенных им, их количество, сумма.

К документам, подтверждающим факт приобретения (поступления, изготовления, выполнения) продукции, товаров, работ, услуг, относятся: кассовый чек либо квитанция к приходному кассовому ордеру формы № КО-1 с приложением к ним копии товарного чека, квитанции к отрывному талону формы № 20-ФС, квитанция формы № КВ-1, другие приходно-расходные документы, утвержденные уполномоченными государственными органами.  
Каждый из этих оправдательных документов должен быть установленной формы с содержанием обязательных реквизитов. Так, например, кассовый чек должен содержать номер, наименование предприятия, дату продажи (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цену товара (работы, услуги), сумму. Он должен быть подписан лицом, непосредственно осуществившим отпуск товаров (работ, услуг), с указанием его должности, фамилии и инициалов.

Приобретение товарно-материальных ценностей (канцелярских, хозяйственных товаров, комплектов бланков бухгалтерской отчетности, технической и экономической литературы и т.п.) в организациях розничной торговли должно подтверждаться чеком контрольно-кассовых машин и товарным чеком, дополнительно содержащим отметку об оплате.