Учетно-операционная работа в банках

 

Тематическим проверкам  подлежит деятельность отдельных ответственных  исполнителей или отдельные виды учетно-операционной работы.

 

Ревизия - это проверка хозяйственно-финансовой деятельности учреждения банка, основанная на изучении первичных документов и  бухгалтерских записей. В акте ревизии  отдельно освещается состояние учетно-операционной работы.

 

Внутри банковский контроль за совершенными операциями подразделяется на предварительный (до составления  баланса) и последующий (после составления  баланса). Особенно важен своевременный предварительный контроль, который осуществляется через контрольные подписи.

 

Глава 2. Учетно-операционная работа в банках

 

 

2.1 Характеристика учетно-операционной  работы и принципы ее организации

 

 

Организация рабочего дня  бухгалтерских работников устанавливается  с таким расчетом, чтобы обеспечить своевременное оформление документов и отражение их в бухгалтерском  учете по балансовым и внебалансовым счетам с составлением ежедневного баланса.

 

Бухгалтерская работа в банках в зависимости от ее содержания делится  на операционную и учетную. Операционная работа заключается в обслуживании клиентов и проверке и обработке  документов, являющихся основанием для  проведения и отражения операции по бухгалтерским счетам. Она предусматривает  следующие этапы:

 

·Проверка законности операции (соответствует ли операция уставной деятельности клиента, банка и действующему законодательству);

 

·Проверка правильности оформления документа;

 

·Проверка правильности отражения  бухгалтерской проводки и подготовка документа для его проведения по бухгалтерскому учету;

 

·Проверка возможности осуществления  операции (проверяется наличие денег  на счету и др.);

 

·Передача документа для  компьютерной обработки.

 

Качество исполнения бухгалтерским  работником операционной работы зависит  от его знакомства с правилами  осуществления отдельных видов  банковских операций (кассовых, депозитных, расчетных, обменных и др_) и требует соответствующей профессиональной подготовки.

 

В составе учетной работы можно выделить следующие основные виды:

 

·Ведение учета по внутри банковским операциям (учет уставного  капитала, основных средств и материалов, капитальных вложений банка, доходов  и расходов, финансового результата деятельности и т.д.);

 

·Контроль за регистрацией всех совершенных банковских операций;

 

·Проверка правильности и  достоверности регистров аналитического и синтетического учета, полученных в процессе компьютерной обработки  данных, введенные по документам;

 

·Сверка и подтверждение  данных аналитического и синтетического учета путем составления ежедневного  баланса;

 

·Подготовка и составление  форм финансовой и другой отчетности коммерческих банков;

 

·Формирование архивных папок  документов.

 

Банковская операция считается  завершенной, если она отражена в  бухгалтерском учете. Таким образом, рациональная и четкая организация  учетно-операционной работы обеспечивает успешное выполнение возложенных на коммерческие банки функций.

 

Учетно-операционная работа - это совокупность процессов, связанных  с оформлением документации по банковским операциям, ведением бухгалтерского учета  и контролем за его полнотой и достоверностью.

 

Организация учетно-операционной работы в банке основывается:

 

·на утвержденной приказом руководителя банка учетной политике;

 

·на определенном учетной  политикой банка и другими  внутри банковскими положениями  порядке подготовки, оборота и  хранения документов по совершаемым  в банке операциям, их отражения  в регистрах бухгалтерского учета  и составления в банке периодической  бухгалтерской отчетности на основе данных бухгалтерского учета. Разработанные  процедуры должны учитывать возможные  аспекты проведения наиболее сложных  и ответственных операций и обеспечивать единообразный порядок подготовки, оборота и хранения документов по совершаемым операциям и их отражения  в регистрах бухгалтерского учета  и отчетности как в головном банке, так и в его филиалах. При этом установленные учетной политикой банка формы и методы обобщения данных в регистрах бухгалтерского учета должны обеспечивать своевременное и правильное составление сводной отчетности банка;

 

·на выделении в организационной  структуре банка в качестве самостоятельного подразделения, ответственного за ведение  бухгалтерского учета, бухгалтерии;

 

·на объединенных в локальную  вычислительную сеть банка средствах  вычислительной техники для ведения  учета и подготовки отчетности, использование  которых должно способствовать в  необходимой мере автоматизации  выполнения всех учетно-операционных процедур, а также должно обеспечивать ежедневное сведение баланса и отражение  в нем всех проведенных за день операций.

 

Организация учетно-операционной работы в банке должна обеспечить выполнение следующих условий:

 

.все операции с документами,  принятыми от клиентов в течение  операционного времени отражаются  в бухгалтерском учете в тот  же день (операционное время устанавливается  банком самостоятельно);

 

2.передача обработанных  документов на ВЦ банка производится  в течение рабочего дня по  графику, но не позднее чем  за 1,5 - 2 часа до его окончания,  для того чтобы ввести необходимую  информацию, обработать ее для  составления отчетности текущего  дня;

 

.платежные поручения,  принятые на инкассо за два  часа до окончания рабочего  дня, должны быть отправлены  в учреждения банков по месту  нахождения счета плательщика  в тот же день;

 

.документы, поступившие  в банк после окончания операционного  времени, отражаются в бухгалтерском  учете следующего рабочего дня;

 

.платежи по имеющимся  претензиям производятся за счет  свободного остатка средств на  начало рабочего дня и за  счет денег, поступивших в банк  в течение операционного времени:

 

.деньги, перечисленные от  одногородних учреждений банков. обслуживаемых вычислительными центрами (ВЦ), используются для удовлетворения претензий не позднее утра следующего дня.

 

.Бухгалтерский ежедневный  баланс составляется не позднее  следующего рабочего дня (так  как выписки с корреспондентских  счетов банка поступают на  следующий после проведенных  операций день).

 

Для выполнения указанных  требований необходима четкая организация  учетно-операционной работы, обеспечивающая равномерную нагрузку на каждого  банковского работника и быстрое  прохождение документов по всем стадиям  их обработки.

 

 

2.2 Синтетический и аналитический  учет в банках

 

 

Аналитический учет - это  подробный детальный учет, отражающий банковскую операцию во всех ее деталях. Задачи аналитического учета:

 

Øполно, подробно и оперативно отражать банковские операции на бухгалтерских счетах;

 

Øконтролировать банковские операции по существу и по форме, пользуясь данными первичных денежно-расчетных документов.

 

Основные регистры аналитического учета:

 

üлицевые счета;

 

üведомости остатков по счетам;

 

üведомости остатков размещенных (привлеченных) средств.

 

Лицевые счета открываются  по каждому балансовому и вне балансовому счету по видам учитываемых средств, ценностей с подразделением их по назначению и по владельцам. Лицевым счетам присваиваются наименования и номера. Номер лицевого счета должен однозначно определять его принадлежность конкретному клиенту и целевому назначению. По истечении отчетного года (после 31 декабря) разрешается новым счетам клиентов присваивать номера лицевых счетов, закрытых в отчетном году.

 

В аналитическом учете  на счетах второго порядка открываются  парные лицевые счета, определенные Списком парных счетов, по которым  может изменяться сальдо на противоположное. Допускается наличие остатка (сальдо) только на одном лицевом счете открытой пары - активном или пассивном.

 

В обозначении счета целесообразно  показывать текстом: по кредитным (депозитным) счетам - цель, на которую выдан (получен) кредит (депозит), номер и дату договора, размер процентной ставки, срок погашения  кредита (депозита), цифровое обозначение  группы кредитного риска, по которой  начисляется резерв на возможные  потери по кредитам; по кредитным и  другим счетам - другие данные по решению  кредитной организации.

 

В начале операционного дня  операции по парным счетам начинаются по лицевому счету, имеющему сальдо, а  при отсутствии остатка - со счета, соответствующего характеру операции. Если в конце рабочего дня на лицевом счете образуется сальдо противоположного признаку счета, т.е. на пассивном счете - дебетовое или на активном - кредитовое, оно должно быть перенесено бухгалтерской проводкой на соответствующий парный лицевой счет по учету средств на основании мемориального ордера. Если по каким-либо причинам образовалось сальдо на обоих парных лицевых счетах, необходимо в конце рабочего дня на основании мемориального ордера перечислить бухгалтерской проводкой меньшее сальдо на счет с большим сальдо, так как на конец рабочего дня должно быть только одно сальдо: либо дебетовое, либо кредитовое на одном из парных счетов.

 

Не допускается в конце  дня образование в учете дебетового сальдо по пассивному счету или кредитового  по активному счету.

 

Если четыре (менее четырех) знака номера филиала (отделения, структурного подразделения) излишни, то свободные  знаки могут использоваться кредитной  организацией по потребности. Свободные  знаки в номере филиала (отделения, структурного подразделения) и в  порядковом номере лицевых счетов обозначаются нулями и располагаются в неиспользуемых разрядах слева перед номером  филиала (отделения, структурного подразделения) или порядковым номером лицевого счета.

 

Транзитные счета по учету  валютной выручки, подлежащей обязательной продаже, средств государственных  внебюджетных фондов, подлежащих перечислению в соответствующие фонды, и других средств открываются на тех балансовых счетах второго порядка, на которых  ведутся расчетные (текущие) счета. При ведении по отдельным программам учета основных средств, малоценных и быстроизнашивающихся предметов  и других товарно-материальных ценностей  в номерах лицевых счетов в  разрядах 1-5 слева обязательно обозначение  номера балансового счета второго  порядка, предусмотренного Планом счетов бухгалтерского учета, а порядковые номера лицевых счетов (разрядность, реквизиты) могут устанавливаться  банком самостоятельно.

 

В номерах лицевых счетов по учету взносов акционеров, вкладов  физических лиц, расчетов с работниками  банка, ведущихся по отдельным программам, в разрядах 1-8 слева обязательно  обозначение реквизитов номера счета, предусмотренного настоящей схемой нумерации лицевых счетов, а порядковые номера лицевых счетов устанавливаются  банком самостоятельно.

 

В целях создания резерва  целесообразно в программном  обеспечении предусмотреть для  номеров счетов 25 знаков (резерв 5 знаков).

 

Организационную структуру  бухгалтерского аппарата банк устанавливает  самостоятельно. Это, как правило, единое бухгалтерское подразделение, состоящее  из отделов и/или секторов (например, отделы учета операций в сомах, учета  валютных операций, учета операций с ценными бумагами и др.). Независимо от специфики организационной структуры  все бухгалтерские работники  банка подчиняются его главному бухгалтеру.

 

Совокупность процессов, связанных с выполнением операционной работы и ведением бухгалтерского учета, называют учетно-операционной работой, а работников, выполняющих соответствующие  функции, - учетно-операционным аппаратом  банка.

 

Ответственность за организацию  бухгалтерского учета, соблюдение законодательства при выполнении банковских операций несет руководитель банка. Ответственность  за формирование учетной политики, ведение учета, своевременное представление  полной и достоверной отчетности возлагается на главного бухгалтера банка. Обычно главный бухгалтер  имеет заместителей, отвечающих за разные участки работы: учет внутрихозяйственных  операций банка, операционный учет, учет валютных операций, учет ценных бумаг, учет доходов, расходов и финансовых результатов, а также составление  финансовой и налоговой отчетности.

 

Основные задачи главного бухгалтера - методическое обеспечение  учета совершаемых банком операций, аналитические и контрольные  функций, обеспечение обязательств банка. Главный бухгалтер организует учетно-операционную работу, занимается организационными вопросами, обеспечивает: отражение на счетах бухгалтерского учета операций, совершаемых банком; оформление открытия счетов клиентов; контроль исправлений в лицевых счетах; контроль начисления процентов по счетам; контроль за использованием бланков строгого учета; распределение счетов бухгалтерского учета и обязанностей между ответственными исполнителями; представление руководству банка оперативной информации; составление отчетности; экономический анализ финансовой деятельности банка.

 

Главный бухгалтер ежедневно  проверяет заключение кассовых операций, полноту оприходования денег, сводку оборотов и баланс за день, правильность формирования и хранения денежно-расчетных  документов. Однако на него не могут  быть возложены обязанности, связанные  с непосредственной материальной ответственностью за деньги и материальные ценности.

 

Главный бухгалтер, его заместители  и начальники отделов разрабатывают  должностные инструкции для бухгалтерских  работников, а также порядок ведения  и регистрации операций в книгах, журналах или передачи обработанных сведений в вычислительный центр  либо в информационную систему, другие внутренние документы, регламентирующие различные стороны работы бухгалтерии, ведения учета и отчетности.