Учетно-операционная работа в банках

 

Организация учетно-операционной работы во многом зависит от установленного в банке документооборота, т.е. порядка  прохождения документов по всем стадиям  их обработки с момента поступления  в банк или создания до сдачи в  архив (документы дня). Документооборот  разрабатывает главный бухгалтер. В целях рационализации этого  порядка в банке составляется график документооборота, который утверждает руководитель.

 

Требования главного бухгалтера относительно документального оформления операций и представления в бухгалтерию  необходимых документов и сведений обязательны для всех сотрудников  банка. Без подписи главного бухгалтера или уполномоченных им должностных  лиц денежные и расчетные документы, финансовые обязательства, оформленные  документами, считаются недействительными  и не должны приниматься к исполнению.

 

Право подписания расчетно-кассовых документов оформляется распоряжением  руководителя банка. Образцы подписей передаются в кассу операционным и контролирующим работникам и прочим службам, где используются документы. Право первой подписи на указанных  документах имеют обычно руководители и главные бухгалтеры банков, их заместители и начальники учетно-операционных отделов.

 

Учетно-операционный аппарат  состоит, как правило, из ответственных  исполнителей, а в необходимых  случаях - из операционных бригад. Ответственными исполнителями назначаются наиболее подготовленные работники, имеющие  достаточный опыт работы в банке. Они проверяют и оформляют  для отражения в учете документы, поступающие в банк от клиентов, филиалов и других банков. Все счета  бухгалтерского учета распределяются между ответственными исполнителями  так, чтобы обеспечить систематический  контроль, предотвратить задержки в  обработке и оформлении документов и обеспечить равномерную нагрузку на каждого работника.

 

Операционные группы создаются  в крупных банках; это позволяет  повысить производительность труда, ускорить документооборот, усилить внутренний контроль и обеспечить взаимозаменяемость работников. Общее руководство в  группе возлагается на более опытного работника, который организует работу и контролирует своевременность  оформления операций. Руководитель группы несет ответственность за работу всей группы.

 

Распределение счетов и обязанностей между ответственными исполнителями  и операционными бригадами - прерогатива  главного бухгалтера.

 

Ответственные исполнители  ведут расчетное и кассовое обслуживание клиентов, имеют право оформлять  и подписывать расчетные документы, лицевые счета. В течение дня  они перечисляют деньги в установленной  очередности и в пределах остатков средств на расчетных и текущих  счетах клиентов. С этой целью ведется  оперативный учет состояния соответствующих  счетов.

 

Обязанности операциониста следующие: прием от клиентов (их представителей) расчетно-денежных документов; оформление приходных кассовых операций; прием чеков, выдача клиенту контрольной марки принятого чека, проверка в установленном порядке личности получателя денег; разъяснение правил оформления расчетно-денежных документов, а также других вопросов; выдача под расписку платежных поручений, акцептованных банком, документов по аккредитивам, а также выписок из лицевых счетов, приложений к ним и других документов клиентам.

 

В обязанности оператора  подразделения автоматизации учета  входит: сверка документов аналитического и синтетического учета; формирование и подсчет мемориальных документов; подсчет процентных чисел по лицевым  счетам и начисление процентов; выполнение разного рода подсчетов и составление  сводных ордеров и описей бухгалтерского оформления операций.

 

В этом подразделении составляется отчетность банка, поэтому оператор должен также выполнять распечатку лицевых счетов и проверочных  ведомостей остатков средств на лицевых  счетов по состоянию на первое число  месяца, составлять ежедневный баланс остатков средств на счетах, составлять сводные ордера и ведомости, заполнять  ведомости отчетности.

 

Контролер руководит работой  операционной группы (бригады), а именно: проверяет правильность надписей на чеках и расходных ордерах; подписывает  документы и выписки из лицевых  счетов (контрольная подпись); ведет  кассовые расходные журналы, сверяет  их итоги с кассой; проверяет правильность сверки данных аналитического и синтетического учета; проверяет отчетность бригады.

 

Важное место в каждодневной деятельности банка отводится внутреннему  контролю, который подразделяется на предварительный (до составления баланса) и последующий (после составления  баланса).

 

Предварительный контроль ведется  посредством контрольных подписей. Главный бухгалтер обязательно  подписывает документы, содержащие информацию о движении по счетам фондов банка, иностранной валюты (или начальник  валютного отдела), драгоценных металлов, а также информацию о подкреплении и излишках кассы, о прибылях и  убытках. Он также подписывает документы  по внебалансовым долгам, списываемым в убыток, ордера на закрытие клиентских счетов, на исправление ошибок в учете, кассовые документы и некоторые другие.

 

 

Контрольные подписи ответственных  исполнителей ставятся на расчетно-кассовых документах, при списании средств  со счетов клиентов, при выдаче чековых  книжек и акцептованных поручений, на документах по операциям без акцепта  и документах кредитного отдела, по операциям на счетах для учета  вкладов граждан. Перечень операций банков, подлежащих дополнительному  контролю, указан в Правилах учета.

 

Обязательной частью внутреннего  контроля является постоянный последующий  контроль. Главный бухгалтер, его  заместители, начальники отделов и  работники последующего контроля обязаны  систематически проводить последующие  проверки бухгалтерской и кассовой работы. В ходе таких проверок должны вскрываться причины выявленных нарушений правил совершения операций и ведения учета и приниматься  меры к устранению недостатков.

 

В штат учетно-операционного  аппарата обычно входят работники, задача которых - последующий контроль сделанных  бухгалтерских проводок, включая  кассовые. Так, все бухгалтерские  операции, проведенные в предыдущий день, должны быть проверены в течение  следующего рабочего дня на основании  первичных документов, записей в  лицевых счетах и других регистрах  бухгалтерского учета. Проверяется  наличие подписи уполномоченного  работника банка на соответствующих  документах, правильность перенесения  в лицевые счета соответствующих  реквизитов и сумм документов, входящих остатков и выведения исходящих  остатков, правильность оформления документов, совершения исправительных записей, если они делались, и др. О проведенной  проверке делается запись в бухгалтерском  журнале.

 

Результаты последующих  проверок оформляются справками. Руководящие  работники банка обязаны в  пятидневный срок после получения  такой справки лично рассмотреть  ее в присутствии сотрудников  бухгалтерии и принять адекватные меры.

 

Банки обязаны хранить  свою бухгалтерскую документацию (первичные  учетные документы, регистры учета  и отчетность) в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами государственного архивного  дела, но не менее пяти лет. Ответственность  за правильную организацию и соблюдение установленного порядка хранения документов возлагается на руководителя и главного бухгалтера банка.

 

 

2.3 Совершенствование техники  и технологии учетно-операционной  работы в банках

 

 

Для того чтобы система  внутреннего контроля стала эффективной, нужно её постоянно совершенствовать. Пути совершенствования можно выделить следующие: периодически пересматривать документы, устанавливающие стратегию и политику финансовой организации в области внутреннего контроля, утвержденную стратегию и политику внедрять менеджментом в практику на базе оценки рисков, создавать необходимую инфраструктура, позволяющую обеспечить эффективность контроля, создавать эффективные и безопасные каналы доведения информации, проводить независимый мониторинг эффективности системы внутреннего контроля.. Утверждать и периодически пересматривать владельцами (Советом директоров) документы, устанавливающие стратегию и политику финансовой организации в области внутреннего контроля:

 

Øустанавливать основные виды деятельности организации;

 

Øидентифицировать основные неотъемлемые риски, связанные с основными видами деятельности;

 

Øустанавливать приемлемые уровни риска, который может (должен) принимать на себя кредитная организация и её подразделения для достижения поставленных целей;

 

Øопределять основные методы контроля и структуру контроля, не позволяющие превысить установленные уровни риска.

 

II. Утвержденную стратегию  и политику внедрять менеджментом  в практику на базе оценки  рисков:

 

üпроводить идентификацию, оценку и контроль внутренних и внешних факторов, которые могут неблагоприятно повлиять на достижение кредитной организацией поставленных целей (идентификация, мониторинг и контроль за рисками);

 

üутверждать организационную структуру и распределение полномочий;

 

üразрабатывать необходимые процедуры и процессы, направленные на выявление, отслеживание изменений и контроля за рисками;

 

üпланировать и контролировать деятельность по мониторингу эффективности системы внутреннего контроля;

 

üсоздавать контрольную среду, которая выражает и демонстрирует персоналу всех уровней важность внутреннего контроля и соблюдения этических норм.

 

III. Создавать необходимую  инфраструктуру, позволяющую обеспечить  эффективность контролей:

 

Øпроцедуры контроля реализовать на всех уровнях управления;

 

Øосуществлять периодические проверки обеспечения соответствия всех областей деятельности установленным политикам и процедурам;

 

Øобеспечивать встроенность мероприятий контроля в ежедневные операции;

 

Øобеспечивать разделение обязанностей и отсутствие конфликтов интересов при выполнении персоналом своих обязанностей;

 

Øобеспечивать адекватность, полноту и достоверность внешних рыночных данных о событиях, которые могут повлиять на принятие решений;

 

Øобеспечивать адекватность, полноту и достоверность финансовой и управленческой отчетности;

 

Øобеспечивать соответствие операций действующему законодательству.

 

IV. Создавать эффективные  и безопасные каналы доведения  информации:

 

üвесь персонал предупреждать о существующих политиках и процедурах, касающихся их обязанностей и ответственности;

 

üобеспечивать адресацию и быстроту доведения необходимой информацией до соответствующего персонала;

 

üобеспечивать соответствие уровня информационных систем и всех видов деятельности организации;

 

üобеспечивать безопасность информационных систем, осуществлять их периодическую проверку.

 

V. Проводить независимый  мониторинг эффективности системы  внутреннего контроля:

 

üпроводить на ежедневной основе мониторинг наиболее рискованных операций;

 

üпроводить оценку влияния на операции организации каждого вида риска по отдельности, и всеобъемлющую оценку риска с учетом существующих методов и мер контроля;

 

üобеспечить проведение эффективного и всеобъемлющего внутреннего аудита системы внутреннего контроля независимыми в функциональном отношении, адекватно подготовленными и компетентными сотрудниками;

 

üобеспечить своевременное доведение информации о недостатках внутреннего контроля до управляющих соответствующего уровня и ее правильная адресация;

 

üобеспечить доведение до менеджмента и Совета директоров информации о существенных недостатках внутреннего контроля и оценка ее эффективности.

 

Таким образом, при определении  эффективности и адекватности системы  внутреннего контроля должны в первую очередь учитываться не конкретные формы, методы и технологии контроля, не количество людей, занятых контролем, количество проведенных ими проверок или выявленных ошибок, а действия (или бездействие) менеджмента и  владельцев предприятия, направленные на встраивание внутреннего контроля во все бизнес-процессы, своевременную  оценку рисков и эффективности мер  контроля, применяемых для смягчения их воздействия.

 

Заключение

 

 

Банк - основная структурная  единица сферы денежного обращения. Продуктом банковской деятельности являются услуги, связанные с организацией платежей и расчетов, ведением счетов юридических и физических лиц, хранением  денежных средств, кредитованием и  выполнением прочих банковских операций.

 

Результат работы банка - это  экономическая выгода, получаемая как  им самим, так и его клиентами.

 

Основным предназначением  учета является обеспечение всех заинтересованных сторон информацией  об операциях и финансовом состоянии  банка. При этом информация должна быть легко доступна, понятна, непротиворечива, не допускать различных толкований. Данная информация используется в процессе непосредственного управления банком, проведения операций, а также для целей анализа и контроля.

 

Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему  сбора, регистрации и обобщения  информации в денежном выражении  об имуществе, обязательствах организации  и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.

 

Организация учетно-операционной работы требует установления в учреждении банка порядка прохождения документов по всем стадиям обработки. Для этого составляются график и схемы документооборота, утверждаемые руководителем. При оформлении банковских операций необходимо обеспечивать контроль за законностью операций и сохранностью средств.